Como usar o módulo de Contratos
Um guia simples, do começo ao fim, para quem cuida dos contratos da empresa — prestação de serviço, aluguel, fornecimento, assessoria. Não precisa ser advogado: é só seguir os passos.
🚪 Acesso rápido
Endereço do sistema
erp.dotcompany.com.brOnde ficaMenu lateral → Contratos
Quem usadono, financeiro, jurídico, administrativo
💡 Cada empresa vê só o que contratou. Se um item do menu não aparecer pra você, pode ser permissão de acesso — fale com o responsável.
A vida de um contrato: você cria (nasce como rascunho) → aprova → ativa (fica vigente e o sistema gera as parcelas) → recebe as parcelas mês a mês → perto do fim, renova com reajuste ou encerra. 📄🔁
★Comece por aqui — 7 ideias que se repetem o tempo todo
7 ideias que aparecem em quase todas as telas de Contratos. Entendendo elas agora, o resto fica fácil.
- A "Pessoa" é o rei. Todo contrato é feito com uma parte — que é sempre uma Pessoa (o cliente, o fornecedor, o inquilino), com nome, CPF/CNPJ e telefone. Você cadastra a pessoa uma vez e o sistema reaproveita em todos os contratos.
- O ciclo de vida. Um contrato nasce como Rascunho, passa por Aprovação, vira Vigente (valendo), e no fim pode ser Renovado, Finalizado ou Cancelado. Cada situação libera ações diferentes na tela.
- As parcelas nascem quando o contrato é ATIVADO. Enquanto está em rascunho, o contrato não tem parcelas. Assim que você ativa, o sistema cria automaticamente as parcelas (mensais, trimestrais…) conforme o valor e a periodicidade que você definiu.
- Valor total × valor mensal. O valor mensal é quanto o cliente paga por parcela. O valor total é a soma do contrato inteiro. Se você informa só o total, o sistema divide igualmente pelas parcelas (o centavo que sobra vai na última).
- Reajuste e renovação. Contratos longos são corrigidos por um índice (IPCA, IGP-M…). Na renovação, o sistema aplica o índice sozinho e cria um novo contrato ligado ao antigo — sem digitar tudo de novo.
- Aditivo = mudança no meio do caminho. Precisou mudar valor, prazo ou objeto de um contrato que já está valendo? Não apague nem refaça: crie um aditivo. Ele registra a alteração com histórico, preservando o contrato original.
- O sistema avisa por você. Você configura notificações automáticas (WhatsApp, e-mail) para vencimento próximo, boleto gerado, contrato a renovar. Assim ninguém esquece um prazo importante.
As marcações que aparecem no guia
💡
Dica — um jeito mais fácil ou rápido de fazer.
⚠️
Atenção — cuidado para não errar, principalmente em dinheiro.
📌
O que é isso? — explicação simples de uma palavra difícil.
🔗
Por baixo dos panos — o que o sistema faz sozinho quando você clica em algo.
Comece por aqui
1A Central de Gestão de Contratos (o painel)
É a primeira tela ao entrar em Contratos. Ela mostra, de relance, quantos contratos você tem, quanto eles somam por mês (MRR), quais estão em risco e quais vencem em breve.
- O botão Novo Contrato começa a criação de um contrato do zero.
- As carteiras filtram o painel por empresa/cliente administrado — clique em uma aba para ver só os contratos daquele grupo.
- O bloco Contratos com risco de churn lista quem pode não renovar: o número à esquerda é a nota de saúde e ao lado aparece em quantos dias vence.
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Role a página para baixo e você encontra os Indicadores-chave: total de contratos, quantos estão vigentes, o MRR e o ARR.
📌 MRR / ARR — MRR é a receita recorrente por mês (a soma do que todos os contratos ativos rendem mensalmente). ARR é o mesmo valor no ano (MRR × 12). É a forma mais rápida de saber o tamanho da sua carteira de contratos.
💡 Use o botão Atualizar no topo do painel se acabou de criar ou ativar um contrato e quer ver os números recalculados na hora.
Criar e acompanhar um contrato
2Criar um contrato (passo a passo)
A forma recomendada de criar um contrato completo é o formulário "Novo Contrato". Ele nasce como RASCUNHO — você preenche com calma e só depois aprova e ativa.
- Os presets (Prestação de serviço, Locação, Fornecimento, Consultoria) já preenchem periodicidade, índice e prazo típicos — um atalho para não começar do zero.
- Em Dados básicos você informa o Título, o Tipo de contrato e a Natureza (a receber = você recebe; a pagar = você paga).
- O Objeto do contrato tem um editor de texto rico: use o botão
Campospara inserir variáveis como{{contratante.nome}}que o sistema preenche sozinho na impressão.
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O passo a passo
- No menu, abra Contratos → Novo Contrato (ou clique em Novo Contrato no painel).
- Se quiser, clique num preset para já preencher o tipo comum. Senão, siga preenchendo à mão.
- Preencha o Título (um nome que ajude a achar depois, ex.: "Assessoria contábil — Loja Centro").
- Escolha o Tipo e a Natureza (na maioria é A receber).
- Escolha a Parte principal: quem é o cliente/fornecedor do contrato (é a Pessoa — busque pelo nome ou CPF/CNPJ).
- Informe Início e Fim, o valor (mensal e/ou total), a periodicidade, o dia de vencimento e o índice de reajuste.
- Escreva o objeto (o que o contrato cobre) e clique em Salvar. Pronto: o contrato foi criado como rascunho.
⚠️ Sobre o valor: se você informar o valor mensal, cada parcela sai com esse valor. Se informar só o valor total, o sistema divide igualmente pelas parcelas (o centavo que sobra vai na última) — a soma sempre fecha o total certinho.
📌 Parte / Contratante — é com quem você fecha o contrato. Como "Pessoa é o rei", você escolhe uma pessoa já cadastrada (cliente ou fornecedor). Se ainda não existe, cadastre-a antes em Cadastros.
💡 Prefere ir por etapas? Use o assistente "Criar Contrato" (menu Contratos → Criar): ele leva você passo a passo — tipo, contratante, objeto, vigência e valores — e no fim cria o contrato como rascunho. O formulário completo e o assistente levam ao mesmo lugar; escolha o que for mais confortável.
3O ciclo de vida: rascunho → aprovado → vigente
Um contrato não "vale" só por ter sido criado. Ele precisa ser aprovado e ativado. É nesse momento que o sistema passa a cobrar as parcelas.
As situações (status) de um contrato
| Situação | O que significa | O que você pode fazer |
|---|---|---|
| Rascunho | Recém-criado, ainda editável. | Editar tudo, enviar para aprovação, aprovar. |
| Em aprovação | Aguardando o OK de um responsável. | Aprovar ou voltar para rascunho. |
| Aprovado | Liberado, pronto para valer. | Ativar (vira vigente). |
| Vigente | Valendo. As parcelas foram geradas. | Receber parcelas, gerar boletos, renovar, aditar, cancelar. |
| Renovado / Finalizado | Chegou ao fim (renovado por outro, ou encerrado). | Consultar histórico. |
| Cancelado | Encerrado antes do fim. | Consultar; parcelas em aberto foram canceladas. |
🔗 Por baixo dos panos: quando você ativa um contrato, o sistema (1) muda o status para Vigente, (2) gera as parcelas conforme o valor e a periodicidade, e (3) sincroniza essas parcelas com o Financeiro (contas a receber). Por isso as parcelas só aparecem depois da ativação.
⚠️ Cancelar um contrato vigente é uma ação séria (perde receita futura) e por isso costuma exigir permissão de administrador. Ao cancelar, as parcelas ainda em aberto também são canceladas.
4Ver o contrato (a tela completa)
Ao clicar num contrato da lista, você abre a tela dele — o "raio-x" completo: dados, partes, parcelas, documentos, linha do tempo e todos os botões de ação.
- No topo ficam os botões de ação: Imprimir (gera o contrato em PDF), compartilhar por link público e o QR code.
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Conforme o status, aparecem botões diferentes: Editar (rascunho), Aprovar/Ativar, Partes, Aditivos, Enviar para assinatura, Gerar boletos, Renovar, Termo de rescisão e Cancelar.
💡 A tela mostra uma linha do tempo com tudo o que aconteceu no contrato (criação, aprovação, pagamentos, documentos). É a sua "caixa-preta" para auditoria — nada se perde.
5Parcelas e recebimento
Depois que o contrato está vigente, cada mês vira uma parcela. Nesta tela você acompanha o que já foi pago, o que está pendente e registra os recebimentos.
- Os cartões no topo somam o Valor total, o quanto já foi Pago (e o % do total) e o que ainda está Pendente.
- Os filtros (Todas, Pendentes, Pagas, Vencidas) ajudam a focar só no que interessa.
- Na tabela, cada linha é uma parcela: número, vencimento, valor, quanto foi pago e a situação. É aqui que você registra o recebimento e reenvia o boleto.
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Registrar o recebimento de uma parcela
- Na parcela desejada, clique na ação de registrar pagamento.
- Informe o valor recebido. Pode usar vírgula (ex.:
1.500,00). - Confirme. A parcela vira Paga (ou Paga parcial, se recebeu só uma parte).
⚠️ Se você receber só parte do valor, a parcela fica como Paga parcial e continua mostrando o saldo que falta. Só vira Paga quando o total é quitado. O valor que você digita é exatamente o que entra — nada é somado em dobro.
🔗 Por baixo dos panos: registrar o pagamento aqui dá baixa também no Financeiro (contas a receber). Contrato e Financeiro andam juntos — você não precisa lançar duas vezes.
Prazos e continuidade
6Vencimentos — o que vence e o que atrasou
A tela de Vencimentos junta, num só lugar, os contratos e parcelas que estão chegando na data — para você agir antes de o cliente atrasar.
- A lista mostra o que vence por período — priorize o que está mais próximo ou já vencido.
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💡 Há também um calendário de vencimentos (em Contratos → Vencimentos → Calendário) — bom para enxergar o mês inteiro de uma vez.
7Renovar um contrato (com reajuste)
Quando um contrato chega perto do fim, você pode renová-lo. O sistema aplica o índice de reajuste sozinho e cria um novo contrato ligado ao antigo — sem redigitar tudo.
- A tela lista os contratos elegíveis para renovar e o reajuste sugerido pelo índice configurado.
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📌 Índice de reajuste — é o índice econômico que corrige o valor (IPCA, IGP-M, INPC…). Na renovação, o sistema pega o acumulado do índice e aplica sobre o valor atual automaticamente.
⚠️ Cada contrato só pode ser renovado uma vez: o sistema bloqueia uma segunda renovação do mesmo contrato para você não gerar contratos duplicados por engano (dois cliques, por exemplo).
8Aditivos — mudar um contrato que já vale
Precisou mudar valor, prazo ou objeto de um contrato vigente? Não apague nem refaça: crie um aditivo. Ele registra a alteração com histórico e preserva o contrato original.
- A tela lista os aditivos do contrato e permite criar um novo (mudança de valor, prazo ou objeto).
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💡 O aditivo começa como rascunho. Revise antes de aplicar — aplicar é o que efetiva a mudança no contrato. Enquanto for rascunho, você pode cancelar sem afetar nada.
9Partes do contrato
Um contrato pode ter mais de uma parte: o contratante principal, testemunhas, fiador, anuente. Aqui você gerencia quem participa.
- Cada parte é uma Pessoa com um papel (contratante, testemunha, fiador…). Adicione, edite ou remova por aqui.
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📌 Lembre: como "Pessoa é o rei", ao adicionar uma parte você busca uma pessoa já cadastrada pelo nome ou CPF/CNPJ. O nome, documento e contato vêm do cadastro dela.
Configurar o módulo
10Tipos de contrato
Os tipos organizam seus contratos por categoria (prestação de serviço, aluguel, fornecimento…). Facilitam filtrar, agrupar e aplicar padrões.
- Cada cartão é um tipo. Use Novo Tipo para criar, ou Criar Padrões para o sistema montar os tipos mais comuns de uma vez.
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💡 Se está começando, clique em Criar Padrões: o sistema já cadastra os tipos mais usados e você economiza tempo.
11Cláusulas (a biblioteca de textos)
A biblioteca de cláusulas guarda os textos jurídicos que você reaproveita entre contratos: objeto, prazo, reajuste, multas, rescisão, confidencialidade, foro…
- Cada cláusula tem um tipo e um texto. Crie novas com o editor rico ou use Criar Padrões para começar com um conjunto pronto.
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💡 No texto da cláusula você pode usar variáveis (merge fields) como
{{contratante.nome}} e {{valor_total}}. Na hora de imprimir, o sistema troca cada variável pelo dado real do contrato.12Modelos de contrato
Um modelo é um contrato "molde" completo, pronto para reutilizar. Em vez de escrever tudo de novo, você parte de um modelo e só ajusta o que muda.
- Cada modelo tem um nome, um tipo e um template completo (com variáveis). Use Novo Modelo para criar e o botão Usar para gerar um contrato a partir dele.
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📌 Modelo × Tipo × Cláusula — o tipo é a categoria; a cláusula é um parágrafo reutilizável; o modelo é o documento inteiro pronto (que costuma juntar várias cláusulas). Você combina os três para montar contratos rápido e padronizado.
13Notificações automáticas
Configure avisos que o sistema dispara sozinho — por WhatsApp, e-mail, SMS ou dentro do sistema — para não perder nenhum prazo importante.
- Cada regra define um evento (vencimento próximo, boleto gerado, contrato renovado…), quantos dias antes avisar e por quais canais.
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💡 Comece com uma regra simples: avisar por e-mail 5 dias antes do vencimento. Depois você adiciona outras conforme a necessidade.
14Pagamentos
Aqui ficam os pagamentos ligados aos contratos. Você acompanha o que já entrou e pode registrar um pagamento manual quando precisar.
- A lista mostra os pagamentos recebidos dos contratos. Use a opção de registrar pagamento manual para lançar um recebimento fora do fluxo do boleto.
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⚠️ Ao digitar o valor, use vírgula para os centavos (ex.:
2.500,00). Confira o valor exibido na lista depois de salvar para ter certeza de que ficou certo.Acompanhar e aprovar
15Relatórios
Os relatórios respondem às perguntas do dono: quanto minha carteira rende, o que vence, quem são meus maiores contratantes e como está o financeiro dos contratos.
- Cada cartão abre um relatório: Vencimentos, Fornecedores, Financeiro e Carteira de contratantes.
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💡 O relatório de Carteira de contratantes é ótimo para saber quais clientes concentram a maior parte da sua receita recorrente — e priorizar o relacionamento com eles.
16Workflow de aprovação
Para empresas que exigem várias aprovações antes de um contrato valer, o workflow define as etapas (ex.: gestor → financeiro → jurídico) e registra quem aprovou o quê.
- A tela lista os fluxos de aprovação em andamento, aprovados e rejeitados. Você inicia um fluxo a partir da tela do contrato.
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📌 O workflow é opcional. Se a sua empresa não precisa de aprovação em etapas, ignore — o contrato segue o ciclo simples (rascunho → aprovar → ativar).
17Configurações do módulo
Nas configurações você ajusta o comportamento padrão dos contratos: numeração, índice de reajuste padrão, alertas, assinatura digital e o motor de workflow.
- Aqui você define os padrões do módulo — o que já vem preenchido quando você cria um contrato novo.
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💡 Configure a numeração e o índice de reajuste padrão logo no início. Assim, todo contrato novo já nasce com o padrão da sua empresa e você não repete o ajuste toda vez.
Referência
📖Glossário — as palavras do módulo em português claro
Bateu dúvida numa palavra? Consulte aqui.
| Palavra | O que quer dizer |
|---|---|
| Contrato vigente | Contrato que está valendo agora (já foi aprovado e ativado). |
| Parcela | Cada cobrança do contrato (mês a mês, por exemplo). Nasce quando o contrato é ativado. |
| MRR | Receita recorrente mensal — a soma do que seus contratos ativos rendem por mês. |
| ARR | Receita recorrente anual (MRR × 12). |
| Churn | Perda de contrato/cliente. "Risco de churn" = contrato que pode não renovar. |
| Índice de reajuste | Índice econômico (IPCA, IGP-M, INPC) que corrige o valor do contrato na renovação. |
| Aditivo | Alteração formal de um contrato que já vale (mudar valor, prazo ou objeto) sem refazê-lo. |
| Parte | Quem participa do contrato (contratante, testemunha, fiador). É sempre uma Pessoa cadastrada. |
| Cláusula | Um parágrafo/texto jurídico reutilizável (objeto, prazo, multa, foro…). |
| Modelo | Um contrato "molde" completo, pronto para reutilizar. |
| Merge field / variável | Marcador como {{contratante.nome}} que o sistema troca pelo dado real na impressão. |
| Workflow | Fluxo de aprovação em etapas (gestor → financeiro → jurídico) antes do contrato valer. |