NF-e de Devolução e Garantia — Tutorial DotCompany ERP

Em uma frase: a nota de devolução é uma NF-e que aponta para a nota original. Você não recomeça do zero — o sistema lê a nota que originou a compra (ou a venda) e monta a devolução com os mesmos produtos e os mesmos impostos, na proporção do que você está devolvendo.

1. Comece por aqui: onde ficam as suas notas

A devolução é uma nota fiscal como as outras — ela nasce, vive e é transmitida na mesma tela de NF-e. Então o primeiro passo é abrir a sua lista de notas.

Lista de Notas Fiscais com uma devolução (CFOP 5202) já criada

Como chegar

No menu à esquerda, clique em Fiscal e depois em NF-e. Você cai nesta lista, chamada Notas Fiscais.

Por que a devolução mora aqui? Porque ela é uma NF-e de verdade — a Receita precisa dela para dar baixa na mercadoria que voltou. Não é um simples “estorno interno”: é uma nota que vai para a SEFAZ igual a uma venda.

2. O atalho da devolução: “Importar e Devolver”

Clique em Adicionar e o sistema abre a Nova Nota Fiscal em 4 etapas. Logo no topo tem um atalho laranja feito só para devolução, troca e garantia — é por ele que você começa.

Nova Nota Fiscal com o card laranja Devolução, Troca ou Garantia e o botão Importar e Devolver

Não confunda com “Vendas → Devoluções”. Aquele menu serve para o seu controle interno de troca e crédito da loja (baixa de estoque, crédito do cliente) — ele não emite a nota fiscal que vai para a Receita. A devolução com valor legal (com XML e DANFE, que a SEFAZ autoriza) é sempre por aqui: Fiscal → NF-e → Importar e Devolver. Se você registrar só no menu de Vendas, nenhuma nota chega à Receita.

3. Importar a nota original (o jeito mais seguro é o XML)

O sistema abre a janela “Importar Nota para Devolução”. Aqui você informa qual foi a nota original — e o próprio sistema explica o que vai fazer: copiar os produtos, converter o CFOP, referenciar a original e manter os impostos.

Janela Importar Nota para Devolução com as abas Enviar Arquivo (PDF ou XML) e Digitar Chave, e o painel Como funciona a Devolução

Prefira sempre o XML. É o arquivo eletrônico da nota, com todos os impostos dentro — o sistema lê tudo dele, sem depender de mais nada. Você recebe o XML do fornecedor por e-mail, ou baixa em Fiscal → Notas recebidas (as notas que chegaram contra o seu CNPJ).

Só tem o PDF (DANFE) ou a chave? Dá certo também: o sistema lê a chave e busca o XML na SEFAZ automaticamente. Para isso, a empresa precisa do certificado digital configurado (o mesmo que você já usa para emitir nota). Na dúvida, use o XML — é o caminho que nunca falha.

A nota original é obrigatória. Toda devolução precisa apontar para a nota que a originou (pela chave de 44 dígitos, que vem junto no XML/PDF). Sem essa referência o sistema não deixa transmitir — é regra da Receita, e é o que evita a nota ser rejeitada depois.

4. Confira os produtos e a quantidade a devolver

Assim que você importa, o sistema copia os produtos da nota original para a devolução e leva você para a Etapa 2 · Produtos. Aqui você confere o que está voltando e ajusta a quantidade — pode devolver tudo ou só uma parte.

Etapa 2 Produtos da devolução, com os produtos já carregados da nota original

Devolveu 3 de 10 peças? Deixe na nota só o que voltou e ajuste a quantidade para 3. O sistema recalcula o valor e o imposto na proporção — você nunca precisa fazer regra de três na mão. Devolver tudo = devolução total; devolver parte = devolução parcial.

5. O sistema monta a devolução sozinho

Aqui está a parte que mais dá medo e que o sistema resolve por você: o CFOP, o tipo de operação e todos os impostos. Você confere, não digita.

Formulário da devolução preenchido: CFOP 5202, tipo Devolução, finalidade Devolução e NF-e referenciada

“Espelhamento” de impostos. O sistema copia o ICMS, o PIS, o COFINS e o IPI da nota original, na proporção do que você devolveu — como um espelho. É exatamente o que a Receita espera numa devolução. Por isso a regra de ouro aqui é: não altere os impostos na mão.

Simples Nacional? A devolução respeita o seu regime automaticamente (usa o CSOSN certo). Se a nota original tinha ICMS destacado, o sistema ajusta para o adquirente recuperar o crédito. Na dúvida de um caso específico, o seu contador confirma em 1 minuto.

6. Conferir e transmitir para a Receita

Com a devolução montada, é só revisar e enviar. Esta tela mostra a nota inteirinha antes de ir para a SEFAZ.

Visão completa da NF-e de devolução com botão Transmitir SEFAZ e os impostos espelhados

O que acontece depois

A SEFAZ autoriza (ou aponta o que corrigir). Autorizada, a nota ganha chave e protocolo.
Você baixa o XML e a DANFE e envia ao fornecedor junto com a mercadoria que está voltando.
O estoque e o financeiro são atualizados conforme a operação.

Antes de clicar em Transmitir: confira o destinatário (o fornecedor), os itens e a chave da nota original. Transmitir é o passo que “vale para a Receita” — o cancelamento depois tem prazo e regras.

7. Devolução de compra × devolução de venda

Existem duas situações bem diferentes. O sistema entende as duas — o que muda é o CFOP (o código da operação). Você não decora: ele detecta a partir da nota original.

Situação	O que acontece	CFOP (mesmo estado / outro estado)
Devolução de compra	Você comprou do fornecedor e está devolvendo a ele (peça errada, defeito, excesso).	`5202` / `6202` — para revenda `5411` / `6411` — peça com ST
Devolução de venda	Você vendeu e o cliente devolveu para você. A nota entra no seu estoque de novo.	`1202` / `2202`

Na prática, qual escolher? Pergunte “quem está com a peça na mão no fim?”. Se a peça volta para o fornecedor → é devolução de compra (5202/6202). Se a peça volta para você, mandada pelo cliente → é devolução de venda (1202/2202). Você nem precisa decorar: o sistema decide pela nota original que você importou no passo 3.

Peça com Substituição Tributária (ST)? É o dia a dia de autopeças. Quando a nota original tinha ST, a devolução usa o CFOP de ST (5411/6411) — e o ICMS-ST também é espelhado da nota original, junto com os outros impostos. Ou seja: você não recalcula o ST na mão, o sistema traz o valor proporcional ao que voltou. Tudo a partir da nota que você importou.

8. E a garantia? (peça com defeito e conserto)

Muita gente procura uma “nota de garantia”. Ela não existe como um tipo separado — garantia se resolve com os mesmos recursos de devolução e remessa. Veja qual é o seu caso.

Caso 1 — peça com defeito que você devolve ao fornecedor

É uma devolução normal. Siga exatamente os passos de 2 a 6: importe a nota da compra, marque a peça e transmita. O CFOP é o de devolução de compra (5202/6202).

Caso 2 — mandar a peça para o fornecedor analisar/consertar e ela volta

Aqui são duas notas, com CFOPs próprios de conserto/garantia (você escolhe pelo mesmo campo de operação, no atalho de importar):

Momento	Operação	CFOP (mesmo / outro estado)
Você envia a peça para o fornecedor analisar/consertar	Remessa para conserto/garantia	`5915` / `6915`
A peça volta consertada/trocada	Retorno de conserto/garantia	`5916` / `6916`

Resumindo: peça que não volta (você devolveu de vez) → devolução (5202/6202). Peça que vai e volta (foi consertar) → remessa (5915) e depois retorno (5916). Não há um botão “garantia” à parte — é o CFOP que conta a história para a Receita.

Dúvida no seu caso concreto? Garantia envolve regras que variam por estado e por acordo com o fornecedor. Este guia cobre o caminho no sistema; a classificação fiscal fina, confirme com o seu contador.

Glossário rápido (sem jargão)

Devolução (finalidade 4): Nota que “desfaz” uma operação anterior. Sempre aponta para a nota original.
NF-e referenciada: A chave da nota original que a devolução está desfazendo. É o elo obrigatório entre as duas notas.
CFOP: Código que diz o que você está fazendo com o produto (vender, devolver, mandar consertar…). O sistema escolhe o certo a partir da nota original.
Chave de acesso: Os 44 números que identificam uma nota fiscal na Receita — ficam embaixo do código de barras da DANFE.
XML (procNFe): O arquivo eletrônico completo da nota (com os impostos). É o “original de verdade”, diferente do PDF, que é só a representação.
DANFE: O “papel” (PDF) que representa a nota e acompanha a mercadoria.
Espelhamento de impostos: O sistema copia os impostos da nota original para a devolução, na proporção do que voltou — como um espelho. Por isso você não digita imposto.
ST (Substituição Tributária): Regime em que o imposto da cadeia é recolhido de uma vez. Muito comum em autopeças; tem CFOP próprio na devolução (5411/6411).
Remessa / Retorno de conserto: As duas notas de quem manda a peça consertar (5915) e recebe de volta (5916). É o caminho de garantia que “vai e volta”.
SEFAZ: A Secretaria da Fazenda do seu estado — quem autoriza (ou rejeita) as notas.