Tutorial de Frota — Veículos, Motoristas, Combustível e Manutenção

O módulo de Frota é onde a sua empresa deixa de administrar veículo por memória e planilha. Você cadastra a frota e os motoristas uma vez; depois, cada abastecimento, manutenção, multa, documento e viagem vira histórico daquela placa. O sistema soma os custos sozinho, calcula o consumo e — o mais importante — avisa antes do licenciamento, da CNH e da revisão vencerem.

A ordem que funciona para quem está começando: (1) cadastre os veículos, (2) cadastre os motoristas, (3) lance os documentos com as datas de vencimento, (4) comece a lançar os abastecimentos do dia a dia. Em duas semanas o painel já conta a história da sua frota.

É a primeira tela do módulo e a que responde, em 5 segundos, as três perguntas do dono: quantos veículos eu tenho rodando, quanto eles me custaram e o que está para vencer. Tudo que aparece aqui é calculado sozinho a partir do que você lança nas outras telas.

Passo a passo

1. No menu lateral, clique em Frota (Veículos) e depois em Dashboard.
2. Olhe primeiro a faixa de alertas: se houver documento vencido, resolva antes de qualquer outra coisa.
3. Confira os quatro cartões do topo — eles mostram o mês atual. No começo do mês eles ficam baixos porque ainda não houve lançamento.
4. Desça até Próximas Manutenções e Documentos a Vencer para ver o que chega nos próximos dias.
5. Use as abas Visão Geral, Inteligência, Gráficos e Operações para aprofundar.

Todo o módulo gira em torno do veículo: abastecimento, manutenção, multa, documento e viagem são sempre de um veículo. Por isso este é o primeiro cadastro. Preencha uma vez e o resto do sistema passa a reconhecer aquela placa em todas as telas.

Passo a passo

1. Abra Frota › Veículos e clique em Novo Veículo.
2. Escolha o Tipo de Veículo (caminhão, carro, moto, carreta…).
3. Digite a Placa. Ela é a identidade do veículo no sistema inteiro — confira antes de salvar.
4. Preencha marca, modelo e ano. Informe o KM atual: é a partir dele que o sistema calcula consumo e avisa a revisão.
5. Clique em Salvar. O veículo já aparece na lista e passa a ser selecionável nas outras telas.

É o retrato da frota. Cada linha é um veículo, com placa, modelo, situação e o que ele já consumiu. Serve tanto para achar rápido um caminhão quanto para ver quem está parado.

Passo a passo

1. Abra Frota › Veículos.
2. Use a busca para achar pela placa.
3. Clique no cabeçalho de uma coluna para ordenar; clique de novo para inverter.
4. Clique na linha (ou no ícone de olho) para abrir a ficha completa do veículo, com todo o histórico.
5. Use Atualizar se alguém cadastrou algo em outra máquina e você quer ver na hora.

Motorista cadastrado é o que permite dizer quem abasteceu, quem dirigia na multa e quem fez a viagem. E, principalmente, é aqui que o sistema vigia o vencimento da CNH — dirigir com habilitação vencida é infração gravíssima e ainda invalida o seguro.

Passo a passo

1. Abra Frota › Motoristas.
2. Confira a coluna da CNH: o sistema destaca as vencidas e as que estão perto de vencer.
3. Use a busca pelo nome para achar rápido.
4. Clique no motorista para ver a ficha: dados, CNH, veículo atual e histórico.
5. Quem já está vencido aparece também na Central de Alertas (seção 18).

O motorista não é um cadastro solto: ele nasce ligado a uma pessoa do ERP. Isso evita cadastro duplicado e faz o mesmo nome valer em toda a empresa. Você pode aproveitar alguém que já existe ou criar na hora.

Passo a passo

1. Abra Frota › Motoristas e clique em Novo Motorista.
2. Se a pessoa já existe no ERP (cliente, fornecedor ou funcionário), selecione em Pessoa Existente.
3. Se for gente nova, preencha nome e CPF que o sistema cria a pessoa junto.
4. Informe o número da CNH, a categoria e a validade — a validade é o que liga o alerta.
5. Salve. O motorista já pode ser escolhido em abastecimentos, viagens, multas e checklists.

Combustível costuma ser a maior despesa da frota. Aqui fica cada abastecimento: quando, qual veículo, quantos litros e quanto custou. É a base do consumo médio e do custo por quilômetro de cada placa.

Passo a passo

1. Abra Frota › Combustível.
2. Confira os últimos lançamentos — a lista já vem do mais recente para o mais antigo.
3. Use a busca para filtrar por placa.
4. Clique em Adicionar para lançar um abastecimento (próxima seção).
5. Para ver quanto cada veículo consome, use a exportação de Consumo em Relatórios.

A tela do dia a dia do frentista ou do motorista. São poucos campos e todos importam: é deste lançamento que saem o consumo médio, o custo por km e a detecção de abastecimento fora do padrão.

Passo a passo

1. Abra Frota › Combustível e clique em Novo Abastecimento.
2. Selecione o Veículo.
3. Informe a data e o KM do abastecimento (o número que está no painel do veículo).
4. Digite a quantidade de litros e o valor por litro — o total é calculado sozinho.
5. Escolha o tipo de combustível e, se quiser, o posto.
6. Salve. O abastecimento entra na lista e passa a contar nos custos.

Cadastrar os postos que a frota usa permite comparar preço entre eles e identificar onde o litro está mais caro. Também deixa o lançamento do abastecimento mais rápido: em vez de digitar, você escolhe da lista.

Passo a passo

1. Abra Frota › Combustível › Postos.
2. Clique em Novo Posto.
3. Informe o nome do posto e, se tiver, o fornecedor correspondente no ERP.
4. Salve. O posto passa a aparecer na lista de escolha do abastecimento.

Manutenção registrada é dinheiro rastreado e caminhão que não quebra na estrada. A lista reúne o que já foi feito e o que está agendado, com o valor de cada serviço — separando manutenção preventiva (planejada) de corretiva (quebrou).

Passo a passo

1. Abra Frota › Manutenções.
2. Veja o que está pendente e o que já foi concluído.
3. Clique no cabeçalho Valor para ordenar da mais cara para a mais barata — é assim que você acha o veículo que está drenando o caixa.
4. Clique em Adicionar para registrar um serviço novo.
5. As manutenções que se aproximam aparecem em Próximas Manutenções no painel.

Aqui você registra o serviço: qual veículo, que tipo de manutenção, quando, quanto custou e quanto tempo o veículo ficou parado. O tempo parado é o número que a maioria esquece — e é ele que mostra o custo real da quebra.

Passo a passo

1. Abra Frota › Manutenções e clique em Nova Manutenção.
2. Selecione o Veículo e o Tipo de Manutenção.
3. Informe a data e o KM em que o serviço foi feito.
4. Descreva o serviço e lance o valor (peças e mão de obra).
5. Em Fornecedor/Oficina escolha quem fez o serviço. É opcional, mas é o que permite depois somar quanto você gastou em cada oficina.
6. Se o veículo ficou parado, informe as horas paradas.
7. Salve. O custo entra no total da frota e no histórico do veículo.

Pneu é o segundo maior custo variável de uma frota pesada, e o que mais some sem controle. Aqui cada pneu tem cadastro próprio: onde está, quanto rodou e quando foi recapado.

Passo a passo

1. Abra Frota › Manutenções › Pneus.
2. Clique em Novo Pneu para cadastrar.
3. Informe marca, medida e o veículo/posição em que ele está.
4. Registre as recapagens ao longo da vida do pneu.
5. Salve — o pneu passa a ser rastreável por veículo.

Licenciamento, IPVA, tacógrafo, ANTT: é a tela que evita o caminhão parado na balança. Cada documento tem data de vencimento, e é dela que sai o aviso no painel e na central de alertas.

Passo a passo

1. Abra Frota › Documentos.
2. Confira primeiro os que estão vencidos — são os que geram multa hoje.
3. Clique no cabeçalho Valor ou Vencimento para ordenar.
4. Clique em Adicionar para cadastrar um vencimento novo.
5. Depois de pagar, edite o documento e lance a data de pagamento e o próximo vencimento.

O seguro tem vigência e prêmio, e um veículo sem apólice vigente é um risco que ninguém quer descobrir depois do acidente. Aqui ficam as apólices, com início, fim e valor.

Passo a passo

1. Abra Frota › Documentos › Seguros.
2. Clique em Novo Seguro.
3. Informe o veículo, a seguradora, o número da apólice e a vigência.
4. Lance o valor do prêmio e a franquia.
5. Salve. O vencimento da apólice entra no acompanhamento junto com os demais documentos.

Multa tem prazo: prazo para indicar o condutor, prazo para recorrer e prazo para pagar com desconto. Perder o prazo custa dinheiro e pontos na CNH de quem não dirigia. Esta tela existe para que nenhum desses prazos passe.

Passo a passo

1. Abra Frota › Multas.
2. Clique em Adicionar assim que a notificação chegar e lance a multa com o vencimento correto.
3. Indique o motorista que dirigia — é o que permite a indicação de condutor no prazo.
4. Clique no cabeçalho Valor para ordenar da maior para a menor.
5. Acompanhe a situação até quitar.

Batida, roubo, incêndio: o sinistro precisa de registro próprio porque envolve seguradora, boletim de ocorrência e veículo fora de operação. Registrar organiza o acionamento do seguro e mostra o custo real do evento.

Passo a passo

1. Abra Frota › Multas › Sinistros.
2. Clique em Novo Sinistro.
3. Informe o veículo, a data e o que aconteceu.
4. Registre o motorista envolvido e o número do boletim de ocorrência, se houver.
5. Salve e acompanhe até a conclusão com a seguradora.

A viagem amarra veículo, motorista, rota e — quando você informa a receita do frete — permite saber se aquele trajeto deu lucro. É a ponte entre a operação e o resultado financeiro da frota.

Passo a passo

1. Abra Frota › Viagens.
2. Clique em Nova Viagem.
3. Escolha o veículo e o motorista.
4. Informe origem, destino, datas e o KM de saída e chegada.
5. Se for frete, informe a receita — é ela que faz a tela de Rentabilidade funcionar.
6. Salve e acompanhe a viagem até a conclusão.

É a vistoria do veículo antes de rodar: pneu, freio, luz, documento, extintor. Fazer o checklist protege o motorista, protege a empresa em caso de acidente e pega problema pequeno antes de virar problema caro.

Passo a passo

1. Abra Frota › Checklist.
2. Antes, defina os Tipos de Checklist (o que será conferido em cada inspeção) — é o modelo que se repete.
3. Clique em Adicionar para executar uma inspeção.
4. Escolha o veículo, o motorista e o tipo.
5. Marque item por item e salve. Fica o registro de quem inspecionou e quando.

A tela que centraliza tudo que está para vencer: documento, CNH, seguro e revisão. Em vez de olhar cinco listas, você olha uma. É a rotina de segunda-feira do gestor de frota.

Passo a passo

1. Abra Frota › Central de Alertas.
2. Ajuste a janela de vencimento (por exemplo, 30 dias).
3. Filtre por Tipo se quiser tratar uma categoria por vez.
4. Resolva de cima para baixo — o que já venceu vem primeiro.
5. Volte na semana seguinte: a lista se atualiza sozinha conforme você regulariza.

Aqui a frota deixa de ser só custo e vira resultado: receita do frete menos custo do veículo, por viagem, por cliente e por rota. É a tela que responde "esse cliente vale a pena?" e "essa rota dá lucro?".

Passo a passo

1. Abra Frota › Rentabilidade.
2. Se estiver tudo zerado, é porque as viagens ainda não têm receita de frete informada — a própria tela avisa isso.
3. Volte em Viagens e preencha a receita das viagens do período.
4. Recarregue: os cartões e os três blocos passam a mostrar o resultado.
5. Use Lucro por Cliente para negociar preço com quem dá margem baixa.

Em frota compartilhada (equipe usa o mesmo carro), a reserva evita dois setores pedindo o mesmo veículo no mesmo dia. E a movimentação registra a saída e o retorno — quem pegou, quando e com qual quilometragem.

Passo a passo

1. Abra Frota › Reservas.
2. Clique em Nova Reserva e escolha o veículo, o solicitante e o período.
3. Salve — o veículo fica marcado como reservado naquele intervalo.
4. Na saída, registre a Movimentação com o KM de saída.
5. No retorno, edite a movimentação e lance o KM de volta.

Os cartões do painel estão todos zerados. Está quebrado?

Não. Os quatro cartões do topo somam apenas o mês atual. Se você está no dia 3 e ainda não lançou nada, eles mostram zero — o histórico continua inteiro no gráfico de evolução dos 12 meses, logo abaixo.

Cadastrei o veículo mas ele não aparece para escolher no abastecimento.

Verifique se o veículo está ativo na lista de veículos. Veículo inativo continua no cadastro (para preservar o histórico) mas sai das listas de escolha.

A tela de Rentabilidade está zerada mesmo com viagens cadastradas.

Rentabilidade = receita − custo. Se as viagens não têm a receita do frete preenchida, não há o que comparar. Abra as viagens do período e informe o valor cobrado.

Qual a diferença entre manutenção preventiva, corretiva e preditiva?

Preventiva é a revisão programada (troca de óleo no km certo). Corretiva é o conserto depois que quebrou. Preditiva é trocar com base em medição (análise de óleo, folga), antes de falhar. Frota saudável tem muita preventiva e pouca corretiva.

O consumo médio (km/L) do veículo aparece vazio.

O km/L nasce da diferença de quilometragem entre dois abastecimentos do mesmo veículo. Se o KM do abastecimento não for lançado (ou for lançado errado), o sistema não consegue calcular.

Como eu não perco mais nenhum vencimento?

Duas telas, uma vez por semana: o Painel (faixa de alertas no topo) e a Central de Alertas com a janela de 30 dias. Juntas, elas mostram documento, CNH, seguro e revisão vencendo — antes de virar multa.