📁 Treinamento do GED

Tutorial do GED — Gestão de Documentos

Guarde, organize e encontre todos os documentos da sua empresa num lugar só, sem papelada perdida. Contratos, notas, certidões, comprovantes — com telas reais e áudio, passo a passo, pensado para quem nunca usou.

★Comece por aqui

GED quer dizer Gestão Eletrônica de Documentos. Pense nele como um arquivo digital da sua empresa: em vez de guardar contratos, notas fiscais, certidões e comprovantes em pastas de papel (que somem, rasgam ou vencem sem ninguém ver), você guarda tudo aqui — organizado, fácil de achar e com aviso automático quando um documento está perto de vencer.

📌 A ideia é simples: cada documento é um arquivo (um PDF, uma foto, uma planilha) que você envia para o sistema. Depois você o coloca numa pasta (como uma gaveta), pode grudar etiquetas (para achar rápido) e, se quiser, marcar uma data de validade para o sistema te avisar antes de vencer.
💡 A ordem natural de aprender: (1) veja o Painel para se situar → (2) envie seu primeiro documento → (3) aprenda a organizar em pastas e etiquetas → (4) treine a busca. O resto (aprovação, assinatura, lixeira) você usa quando precisar. Não precisa decorar nada: siga as seções na ordem.
🔗 Por baixo dos panos: os documentos ficam guardados na nuvem (armazenamento seguro), não no computador da loja. Assim, se o computador quebrar, seus documentos continuam a salvo e podem ser abertos de qualquer lugar. Cada documento pertence só à sua empresa — ninguém de fora vê.

Parte 1 · Primeiros passos

1O Painel do GED (sua visão geral)

Esta é a primeira tela que abre. Ela dá o "resumo do dia": quantos documentos você tem, quantas pastas, quanto espaço usou e — o mais importante — quais documentos estão vencidos ou vencendo em breve. É por aqui que você começa e envia um documento rapidinho.

Painel do GED
📸 Painel do GED
  1. O botão Upload Rápido é o caminho mais curto para enviar um documento novo (veja a seção 2).
  2. Os avisos Documentos Vencidos e Vencendo em Breve mostram o que precisa de atenção; clique em Ver para abrir a lista já filtrada.
  3. Os cartões de números (Documentos, Pastas, Uploads de hoje, Armazenamento) são a visão geral — clique em cada um para ir direto àquela lista.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: no menu lateral, clique em GED (no celular, toque no ☰ no canto para abrir o menu). O Painel é a primeira tela que aparece.

Passo a passo

  1. Abra o menu e clique em GED.
  2. Olhe primeiro os dois avisos coloridos no topo: se houver documento vencido ou vencendo, resolva isso primeiro.
  3. Confira os cartões de números para saber o tamanho do seu acervo.
  4. Para enviar um documento agora, clique em Upload Rápido.
  5. Role a página para ver os Documentos Recentes e as Atividades Recentes (quem enviou ou baixou o quê).
💡 Dica: volte a esta tela sempre que quiser saber "como está minha papelada". Os avisos de vencimento poupam multas e dores de cabeça — um alvará ou certidão vencido pode parar sua operação.
🔗 Por baixo dos panos: esses números não são chutes — o sistema conta em tempo real os documentos, pastas e o espaço usado. O aviso de vencimento aparece sozinho a partir da data de validade que você informa ao enviar cada documento (veja a seção 2).
2Enviar um documento (upload)

"Enviar" (ou upload) é colocar um arquivo do seu computador ou celular dentro do sistema. É a ação principal do GED. Você escolhe o arquivo, dá um nome, escolhe a pasta e pronto: ele fica guardado e organizado.

Enviar um documento (upload)
📸 Enviar um documento
  1. Clique em Selecionar Arquivo (ou arraste o arquivo para dentro da área tracejada) para escolher o PDF, a foto ou a planilha.
  2. Em Nome do Documento, dê um nome que você reconheça depois (ex.: "Contrato Cliente Aurora"). Aproveite para escolher a Pasta, colocar Tags e a Data de Vencimento, se tiver.
  3. Clique em Fazer Upload para guardar. Pronto — o documento aparece na lista.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: no Painel do GED, clique em Upload Rápido; ou entre em Documentos e clique em Upload.

Passo a passo

  1. Clique em Selecionar Arquivo e escolha o arquivo no seu aparelho (aceita PDF, Word, Excel, imagens etc., até 50 MB).
  2. Digite o Nome do Documento — use algo claro para achar depois.
  3. Escolha a Pasta onde ele vai ficar (ex.: Contratos, Fiscal). Se não escolher, ele fica "sem pasta" e você organiza depois.
  4. Se quiser, adicione Tags (etiquetas separadas por vírgula) e uma Data de Vencimento.
  5. Defina o Nível de Acesso (Privado é o padrão) e clique em Fazer Upload.
💡 Dica: a Data de Vencimento é o segredo do GED. Preencha-a em certidões, alvarás, contratos e seguros: o sistema passa a te avisar no Painel antes de cada um vencer.
⚠️ Atenção: dê nomes bons aos documentos. "documento1.pdf" não ajuda ninguém a achar depois. Prefira "Certidão Negativa Federal — 2026".
3A lista de documentos

É a lista de tudo que você já guardou. Cada linha mostra o nome, o tipo (PDF, imagem…), o tamanho, a pasta, as etiquetas, a data de envio e o status. É daqui que você abre, filtra e gerencia os documentos.

Lista de documentos
📸 Lista de documentos
  1. O botão Upload (canto superior direito) envia um documento novo, igual à seção 2.
  2. A caixa Buscar documentos filtra a lista pelo nome enquanto você digita.
  3. Cada linha é um documento: mostra tipo, tamanho, pasta, etiquetas e status. Clique nela para abrir.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: Menu → GED → Documentos (ou clique no cartão "Documentos" do Painel).

Passo a passo

  1. Abra Documentos para ver tudo que está guardado.
  2. Use a caixa Buscar documentos para filtrar pelo nome.
  3. Clique no botão Filtros para refinar por pasta, tipo ou status.
  4. Clique numa linha para abrir o documento e ver os detalhes (seção 7).
  5. Para enviar um novo, clique em Upload.
💡 Dica: a coluna Status mostra "Ativo" para os documentos em uso. Os que você jogou fora ficam na Lixeira (seção 10), separados, e ainda dá para recuperar.

Parte 2 · Organizar e encontrar

4Organizar em Pastas

As pastas são como gavetas de um arquivo: você cria uma para cada assunto (Contratos, Fiscal, Recursos Humanos, Jurídico) e pode ter pastas dentro de pastas. Assim, cada documento tem um lugar certo e você não se perde.

Pastas do GED
📸 Pastas
  1. O botão Nova Pasta cria uma gaveta nova. Dê um nome, escolha uma cor e um ícone para reconhecer de longe.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: Menu → GED → Pastas.

Passo a passo

  1. Abra Pastas.
  2. Clique em Nova Pasta, dê um nome (ex.: "Contratos") e escolha uma cor.
  3. Para criar uma subpasta, abra uma pasta e crie a nova pasta dentro dela (ex.: Contratos → Clientes).
  4. Ao enviar um documento (seção 2), escolha a pasta certa no campo Pasta.
  5. Um documento que já existe pode ser movido de pasta a qualquer momento.
💡 Dica: comece com poucas pastas grandes (Contratos, Fiscal, RH, Jurídico). É mais fácil manter do que dezenas de pastinhas. Você sempre pode dividir depois.
5Etiquetas (Tags)

As tags (etiquetas) são palavras coloridas que você gruda nos documentos — como "importante", "urgente", "cliente", "fiscal". Um documento fica numa pasta só, mas pode ter várias etiquetas. Elas ajudam a achar tudo de um assunto de uma vez.

Etiquetas (Tags)
📸 Etiquetas (Tags)
  1. O botão Nova Tag cria uma etiqueta: você escolhe o nome e a cor.
  2. Cada etiqueta já criada aparece como um cartão; o lápis ao lado permite renomear ou trocar a cor.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: Menu → GED → Tags.

Passo a passo

  1. Abra Tags para ver e criar etiquetas.
  2. Clique em Nova Tag, digite o nome (ex.: "urgente") e escolha uma cor.
  3. Clique em Salvar tag.
  4. Para mudar depois, clique no lápis da etiqueta e edite o nome ou a cor.
  5. Ao enviar ou editar um documento, digite as etiquetas no campo Tags (separadas por vírgula).
💡 Qual a diferença de pasta e etiqueta? A pasta diz "onde o documento mora" (só uma). A etiqueta diz "com que assuntos ele tem a ver" (pode ter várias). Ex.: um contrato mora na pasta "Contratos" e leva as etiquetas "cliente" e "importante".
6Buscar um documento

Quando você tem muitos documentos, a busca é a maneira mais rápida de achar. Digite parte do nome, uma palavra-chave ou uma etiqueta e o sistema mostra os documentos que combinam.

Buscar documentos
📸 Buscar documentos
  1. Digite na caixa de busca parte do nome, uma palavra-chave ou uma etiqueta; os resultados aparecem logo abaixo.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: Menu → GED → Buscar (ou o botão "Buscar" no Painel).

Passo a passo

  1. Abra Buscar.
  2. Comece a digitar: o nome do documento, uma palavra que esteja nele, ou uma etiqueta.
  3. Clique no resultado desejado para abrir o documento.
💡 Dica: quanto melhor você nomear e etiquetar os documentos ao enviar, mais fácil fica a busca. É por isso que vale a pena caprichar no nome (seção 2) e nas etiquetas (seção 5).
7Abrir e baixar um documento

Ao clicar num documento na lista, você abre a tela de detalhes: vê a pré-visualização, as informações (tamanho, pasta, data, versão), a descrição, as etiquetas e o histórico de atividades. Daqui você também baixa, compartilha ou edita.

Abrir e baixar um documento
📸 Detalhes do documento
  1. O botão Editar muda os dados do documento (nome, pasta, etiquetas, validade).
  2. O botão Compartilhar gera um link para enviar o documento a alguém.
  3. O botão Download baixa o arquivo para o seu aparelho. À direita você vê as Informações (tamanho, status, pasta, versão) e o histórico de Atividades recentes.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: em Documentos, clique em qualquer linha da lista.

Passo a passo

  1. Na lista de Documentos, clique no documento que quer ver.
  2. Confira a pré-visualização à esquerda e as Informações à direita.
  3. Clique em Download para baixar, em Compartilhar para gerar um link, ou em Editar para ajustar os dados.
  4. Role a coluna da direita para ver as Atividades recentes (quem abriu e quando).
🔗 Por baixo dos panos: cada vez que alguém abre ou baixa um documento, o sistema registra isso no histórico. Isso é ótimo para saber quem acessou o quê — importante em documentos sensíveis como folha de pagamento e contratos.

Parte 3 · Recursos avançados (use quando precisar)

8Fluxo de aprovação (Workflow)

Um workflow (fluxo de aprovação) é um caminho de "carimbos" pelo qual um documento passa antes de ser aceito. Por exemplo: um contrato passa primeiro pela Análise Jurídica e depois pela Aprovação da Diretoria. Serve para nada importante ser aprovado sem os responsáveis olharem.

Fluxo de aprovação (Workflow)
📸 Fluxos de aprovação
  1. O botão Novo Workflow cria um fluxo: você define as etapas (ex.: Jurídico, Diretoria) e quem aprova cada uma.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: Menu → GED → Workflow.

Passo a passo

  1. Abra Workflow para ver os fluxos já criados.
  2. Clique em Novo Workflow e dê um nome (ex.: "Aprovação de Contratos").
  3. Adicione as etapas na ordem e escolha quem aprova cada uma.
  4. Salve. Depois, você pode iniciar esse fluxo em um documento para ele passar pelas aprovações.
💡 Precisa disso? Só se a sua empresa exige que documentos sejam aprovados por mais de uma pessoa. Se você trabalha sozinho ou aprova tudo, pode pular esta parte.
9Assinatura de documentos

Alguns documentos precisam de assinatura para valer. Nesta tela ficam reunidos os documentos que estão esperando ser assinados. Quando não há nenhum pendente, ela mostra que está tudo em dia.

Assinatura de documentos
📸 Documentos para assinar

A tela lista os documentos que aguardam assinatura. No exemplo, aparece "Nenhum documento pendente" — ou seja, não há nada esperando. Quando um documento for marcado para assinatura, ele surge aqui para você assinar.

🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: Menu → GED → Assinatura (ou o atalho "Assinatura" no Painel).

Passo a passo

  1. Abra Assinatura para ver o que está pendente.
  2. Se houver documentos na lista, clique em um para abri-lo e assinar.
  3. Confira o conteúdo antes de confirmar a assinatura.
💡 Dica: um documento chega aqui quando alguém o marca como "requer assinatura" ao enviá-lo. Se a lista está vazia, é sinal de que não há pendências — nada a fazer.
10Lixeira (recuperar o que apagou)

Quando você apaga um documento, ele não some de vez: vai para a Lixeira, como no computador. Assim, se apagou algo por engano, dá para restaurar. Isso evita perder documentos importantes por um clique errado.

Lixeira do GED
📸 Lixeira
  1. O botão Restaurar devolve o documento para a lista normal, do jeito que estava.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: Menu → GED → Lixeira (ou o atalho "Lixeira" no Painel).

Passo a passo

  1. Abra a Lixeira para ver os documentos apagados.
  2. Achou algo que apagou sem querer? Clique em Restaurar e ele volta para a lista.
💡 Dica: a Lixeira é uma rede de segurança. Antes de dar como "perdido" um documento, sempre confira aqui — provavelmente ele só foi para a lixeira e pode ser restaurado.
11Configurações do GED

Nas Configurações você ajusta como o GED se comporta para a sua empresa — por exemplo, com quantos dias de antecedência o sistema avisa que um documento vai vencer. Você define uma vez e esquece.

Configurações do GED
📸 Configurações
  1. Ajuste as opções (como os dias de aviso de vencimento) e clique em Salvar configurações para valer.
🔊 Ouça esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: Menu → GED → Configurações.

Passo a passo

  1. Abra Configurações.
  2. Ajuste, por exemplo, com quantos dias de antecedência quer ser avisado de vencimentos.
  3. Clique em Salvar configurações.
💡 Dica: um bom valor para o aviso de vencimento é de 15 a 30 dias — tempo suficiente para renovar uma certidão ou um alvará com calma, sem correria.
📖Glossário (palavras difíceis)

Palavras que aparecem no GED, explicadas em português simples:

GED
Gestão Eletrônica de Documentos — o arquivo digital da sua empresa.
Upload (enviar)
Colocar um arquivo do seu computador ou celular dentro do sistema.
Download (baixar)
Trazer o arquivo do sistema de volta para o seu aparelho.
Pasta
Uma "gaveta" onde o documento fica guardado. Cada documento fica em uma pasta.
Tag (etiqueta)
Uma palavra colorida grudada no documento para achá-lo rápido. Um documento pode ter várias.
Data de validade / vencimento
Até quando o documento vale. O sistema avisa antes de vencer.
Workflow (fluxo de aprovação)
O caminho de aprovações por que um documento passa antes de ser aceito.
Assinatura
O "de acordo" que valida um documento. Documentos que precisam dela ficam na tela de Assinatura.
Lixeira
Onde ficam os documentos apagados, prontos para restaurar caso tenha sido engano.
Versão
Cada atualização de um documento vira uma versão; o sistema guarda o histórico.
Confidencial / Nível de acesso
Diz quem pode ver o documento. "Privado" é o padrão.