Tutorial da Ótica — do balcão ao óculos pronto

O módulo Ótica leva o cliente da receita até o óculos pronto, sem papel e sem planilha. Você não precisa decorar nada: o dia a dia é sempre o mesmo caminho. Entenda o ciclo abaixo e depois é só repetir.

Esta é a tela inicial do módulo — o seu painel de controle da ótica. De um relance você vê as vendas do dia, quantos óculos estão no laboratório, quantos orçamentos estão em aberto e quais receitas estão vencendo. É por aqui que você começa o dia e, com um clique, já abre um atendimento novo.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra Ótica — você cai direto neste painel.
2. Leia os cartões de números no topo: eles resumem o dia (vendas, ticket médio, OS no laboratório, orçamentos abertos, receitas vencendo, armações em estoque).
3. Veja o Pipeline do laboratório: ele mostra quantos óculos estão em cada etapa da produção.
4. Quer atender alguém agora? Clique em + Novo atendimento para abrir o Balcão Óptico.
5. Volte aqui sempre no começo do dia — é o seu resumo antes de agir.

O Balcão Óptico é onde tudo acontece: você atende o cliente do início ao fim numa tela só. Ele funciona em 4 etapas guiadas — quem é o cliente, qual a receita, qual armação e lentes, e a revisão final. Ao terminar, você gera o orçamento e, com mais um clique, manda o óculos para o laboratório. É a tela que você mais vai usar.

Passo a passo

1. No painel, clique em + Novo atendimento (ou entre por Ótica > Balcão Óptico).
2. Etapa 1 — Cliente: busque a pessoa pelo nome ou CPF. Se for cliente novo, clique em Novo para cadastrar (ou envie um link para ele preencher pelo celular).
3. Etapa 2 — Receita: digite o grau (é opcional, mas preenchê-lo ajuda o sistema a sugerir a armação e a lente certas). Clique em Avançar.
4. Etapa 3 — Armação + Lentes: abra a vitrine para escolher a armação e adicione as lentes/acessórios. Cada item entra no resumo à direita, somando o total.
5. Etapa 4 — Revisão: confira cliente, receita e itens. Clique em Gerar orçamento para fechar a proposta.
6. Se o cliente fechou negócio, clique em Gerar OS de laboratório: o óculos vai direto para o kanban da produção.

A vitrine é o catálogo visual de armações da sua ótica. Em vez de procurar de gaveta em gaveta, você filtra por grife, cor, material e medidas e vê tudo com foto, medidas e preço. Escolheu? Um clique manda a armação direto para o balcão. Ela aparece tanto sozinha (por Ótica > Vitrine) quanto dentro do atendimento (etapa 3 do balcão).

Passo a passo

1. Abra Ótica > Vitrine de armações — ou, dentro do balcão, clique em Ver vitrine completa.
2. Use a busca para achar pelo nome, grife ou código; ou marque os filtros (grife, cor, material, medidas) na lateral.
3. Olhe os cards: cada um traz a foto, a grife, as medidas (aro-ponte-haste) e o preço.
4. Clique no card para selecionar a armação (dá para escolher várias de uma vez).
5. Confirme para enviar ao atendimento: as armações escolhidas viram itens do orçamento no balcão.

A matriz é um mapa do seu estoque de lentes de contato. Cada família de lente (Acuvue, Air Optix…) vira uma grade que cruza o grau esférico (ESF) com o cilíndrico (CIL). A cor de cada célula diz na hora se aquele grau tem estoque, está acabando ou zerou — assim você sabe o que vender e o que precisa comprar, sem abrir uma planilha.

Passo a passo

1. Abra Ótica > Lentes de contato > Matriz.
2. Leia os cartões do topo: quantas famílias, quantos graus em grade, quantos estão para repor e quantas caixas em estoque.
3. Use a busca por família ou os botões Tudo / Para repor / Grade completa para focar no que precisa.
4. Confira a legenda de cores: verde = em estoque, amarelo = estoque baixo, vermelho = sem estoque, cinza = grau não cadastrado.
5. Toque numa célula para abrir os detalhes daquele grau e escolher Encomendar (abre um pedido de compra para o fornecedor) ou Vender (leva ao balcão com a lente já escolhida).

O kanban é o quadro visual da produção: cada óculos (cada OS) vira um cartão que caminha pelas colunas, da entrada da armação até a retirada. É a forma mais fácil de ver, de longe, em que pé está cada óculos — como um quadro de post-its, só que digital e sempre atualizado. Você arrasta o cartão para a coluna seguinte para avançar a produção.

Passo a passo

1. Abra Ótica > Laboratório > Kanban (ou clique em Gerar OS de laboratório no balcão — o cartão nasce aqui).
2. Leia o quadro da esquerda para a direita: quanto mais à direita, mais adiantado está o óculos.
3. As colunas são as etapas: Aguardando armação → Enviado ao laboratório → Surfaçagem → Coloração/tratamento → Montagem → Concluído (CQ) → Pronto p/ retirada.
4. Para avançar um óculos, arraste o cartão para a coluna seguinte.
5. Clique num cartão para abrir os detalhes e o checklist daquele óculos (fotos da armação, estado, termo).
6. Use a busca por número da OS ou nome do cliente para achar um óculos específico.

Esta tela é a lista das ordens de serviço já enviadas para o laboratório fabricar as lentes. Aqui você acompanha o status de cada envio (recebido, em produção…), o protocolo e a data — e abre o checklist de entrada de cada óculos. É o "extrato" do que está com o laboratório.

Passo a passo

1. Abra Ótica > Laboratório > Envios (ou clique em Envios no topo do kanban).
2. Use os filtros por status e por laboratório para achar rapidamente uma ordem.
3. Leia a tabela: cada linha traz a OS, o laboratório, o protocolo, o status e a data do envio.
4. Clique em Checklist para registrar o estado da armação recebida antes do envio (fotos da frente e das hastes, estado e termo).

Aqui você define como a sua ótica se relaciona com o cliente e como o sistema fala com você. São três abas: a Régua de relacionamento (os avisos automáticos), os Campos da receita (o que aparece na hora de anotar o grau) e a Terminologia (os nomes das telas). Configurado uma vez, o sistema passa a avisar o cliente sozinho, nos prazos que você escolheu.

Passo a passo

1. Abra Ótica > Configurações.
2. Na aba Régua de relacionamento, ligue o aviso de pronto para retirada e defina os follow-ups de pós-venda (ex.: D+7 e D+30 — dias depois da venda em que a ótica dá um "oi" para saber da adaptação).
3. Ajuste o lembrete de exame de vista (em meses) e o de recompra de lente de contato (em dias).
4. Clique em Salvar régua.
5. Nas outras abas, ajuste os Campos da receita e a Terminologia conforme a sua ótica — e salve cada uma.

O assistente de primeiros passos prepara o sistema para a sua ótica em poucos minutos, em 4 etapas simples. Ele já vem com opções sugeridas — você pode só ir clicando em "Avançar" e ajustar depois. É o melhor lugar para começar no primeiro dia.

Passo a passo

1. Abra Ótica > Primeiros passos (o assistente também aparece sozinho quando a ótica ainda não foi configurada).
2. Etapa 1 — Nomes: troque o vocabulário das telas para o jeito da sua loja (ex.: "Vendedor" pode virar "Consultor Óptico"; "Cliente" pode virar "Paciente"). Deixe em branco para usar o nome padrão.
3. Etapa 2 — Receita: escolha quais campos do grau você usa no dia a dia.
4. Etapa 3 — Pós-venda: defina os avisos automáticos (os mesmos da régua de relacionamento).
5. Etapa 4 — Pronto: confirme e conclua. O sistema já fica com a cara da sua ótica.

A ótica tem alguns termos próprios que aparecem o tempo todo nas telas e na receita. Este glossário rápido explica cada um em linguagem simples, para você nunca ficar em dúvida.

A receita, em palavras simples

• Esférico (ESF) — o grau principal, para enxergar de longe ou de perto (miopia com sinal de menos, hipermetropia com sinal de mais).
• Cilíndrico (CIL) — o grau que corrige o astigmatismo (quando a vista "distorce" um pouco as imagens).
• Eixo — o ângulo (de 0 a 180 graus) em que o grau cilíndrico é aplicado; anda sempre junto do CIL.
• Adição — o grau extra para perto, usado nas lentes multifocais/perto (comum a partir dos 40 anos).
• DNP (distância naso-pupilar) — a distância do centro do nariz até a pupila de cada olho; garante que o centro da lente fique na frente da pupila.
• DP (distância pupilar) — a distância entre as duas pupilas; usada para centralizar as lentes na armação.

A armação, por partes

• Aro — a parte que envolve e segura cada lente.
• Ponte — o pedacinho que liga os dois aros e apoia no nariz.
• Haste — as duas "pernas" que vão até as orelhas. As medidas 52□18-140 são aro, ponte e haste em milímetros.

O laboratório

• Surfaçagem — a etapa em que a lente é desbastada/lapidada até chegar exatamente no grau da receita.
• Montagem — encaixar a lente já pronta na armação escolhida.
• OS (Ordem de Serviço) — o pedido de fabricação de um par de óculos, que você acompanha no kanban.