Como usar Agendamentos & Fidelidade

7 ideias que aparecem em quase todas as telas de Serviços & Agendamentos. Entendendo elas agora, o resto do guia fica fácil.

1. A "Pessoa" é o rei. O cliente (paciente, freguês, tutor…) é, antes de tudo, uma Pessoa com nome e telefone. Todo agendamento é feito no nome de uma pessoa. Você cadastra uma vez e o sistema reaproveita em toda a agenda.
2. Tipo de serviço = o que você oferece. Antes de agendar, você lista os serviços que faz (consulta, corte, revisão, sessão…), cada um com preço e duração. É isso que o sistema usa para reservar o tempo certo na agenda e já saber quanto cobrar.
3. Agendamento tem status. Cada horário marcado passa por etapas: Agendado (marcado) → Confirmado (o cliente disse que vem) → Em andamento (está sendo atendido) → Concluído. Pode também virar Cancelado. Olhando o status você sabe, num relance, como está o dia.
4. Os nomes mudam conforme o seu ramo. O sistema fala a sua língua: numa clínica é "Consultas / Paciente / Médico(a)"; num salão, "Agendamentos / Cliente / Profissional"; numa oficina, "Ordens". As telas são as mesmas — só os rótulos mudam.
5. Ninguém fica sem vaga: a lista de espera. Quando não há horário livre, você põe o cliente na lista de espera. Assim que abrir uma vaga, é só chamar quem está aguardando — nada de perder cliente por falta de agenda.
6. Quem volta é recompensado: fidelidade. Cada atendimento pode virar pontos para o cliente. É o programa de fidelidade, que dá um motivo a mais para ele voltar sempre em você.
7. Cliente sumido pode voltar: reativação. Se alguém não aparece há um tempo, o sistema separa esses nomes e deixa você convidá-los de volta por WhatsApp — só quando você autorizar. É trazer de volta quem já é seu cliente.

As marcações que aparecem no guia

Vamos acompanhar a Clínica da Dra. Marina num dia de trabalho — mas serve igualzinho para um salão, uma oficina ou um estúdio. Nada de teoria solta: é o dia a dia de verdade, pra você ver como cada tela se encaixa. Respira e vem. ☕

Passo 1 — Deixar os serviços prontos (uma vez só)

1. Antes de marcar qualquer cliente, a Dra. Marina cadastra o que a clínica oferece: Consulta (40 min, R$ 180), Retorno (20 min), Procedimento (1h, R$ 500). Cada serviço com seu tempo e seu preço.
2. Isso ela faz uma vez. Depois, é só escolher o serviço na hora de agendar, e o sistema já reserva o tempo certo e sabe quanto cobrar.

Passo 2 — Abrir a Agenda e ver o dia

1. De manhã, a recepção abre a Agenda (a tela principal). Lá estão todos os horários do dia, com o nome de cada pessoa, o profissional e o status.
2. Os cartões coloridos no topo já respondem: quantos hoje? quantos confirmados? algum cancelado? Um olhar e o dia está na cabeça.

Passo 3 — Marcar um novo horário

1. Toca o telefone: a Dona Alice quer marcar. A recepção clica em Adicionar, escolhe a pessoa, o serviço e o horário livre. Pronto: agendado.
2. Se preferir, manda um WhatsApp pedindo a confirmação. Quando a Alice responde que vem, o status vira Confirmado.

Passo 4 — Não tem vaga? Vai pra lista de espera

1. Outro cliente quer hoje, mas o dia está cheio. Em vez de dizer "não temos", a recepção coloca ele na lista de espera.
2. Se alguém cancelar, é só olhar a lista e chamar quem estava aguardando. Vaga aberta não fica vazia.

Passo 5 — Chegou sem marcar? Registrar e cobrar na hora

1. A Dona Alice trouxe a vizinha, que resolveu ser atendida também, sem agendamento. Sem problema: a recepção usa o Registrar e cobrar para lançar o atendimento e receber ali mesmo.
2. Fica tudo no sistema como qualquer outro atendimento — inclusive contando pontos de fidelidade.

Passo 6 — Um cancelamento de cima da hora

1. Um cliente liga cancelando em cima da hora. A clínica tem uma Política de Cancelamento que combina, com antecedência, uma taxinha para cancelamentos de última hora.
2. Como essa política já estava configurada, o próprio cliente já sabia da regra — ela aparece pra ele no agendamento online.

Passo 7 — Fim do atendimento: avaliação e pontos

1. Terminou o atendimento. O cliente recebe um convite para avaliar (dar estrelas e um comentário). A Dra. Marina lê e responde os elogios e as críticas.
2. E aquele atendimento vira pontos de fidelidade pra ele — mais um motivo pra voltar.

Passo 8 — Faz tempo que fulano não aparece

1. No fim do mês, a Dra. Marina olha a tela de Reativar clientes inativos: quem não volta há muitos dias. Ela escolhe alguns e envia um convite carinhoso por WhatsApp.
2. Só que o envio vem desligado: nada sai antes de ela ligar a chave e conferir. Segurança em primeiro lugar.

Esta é a tela principal do módulo: a lista (ou agenda) com todos os horários marcados. É daqui que você marca novos horários, confirma, atende e acompanha o dia inteiro sem se perder.

Os cartões do topo (a "Visão Geral")

Logo acima da lista ficam cartões coloridos que resumem tudo num relance: total de agendamentos, quantos são hoje, quantos estão agendados, confirmados, em andamento, concluídos e os cancelados (esse vem com um alerta em vermelho). É o "como está o dia" antes mesmo de você rolar a lista.

Marcar um novo horário

1. Clique no botão Adicionar (o laranja, no topo).
2. Escolha a pessoa (o cliente), o serviço, o profissional e o horário livre.
3. Salve. O agendamento aparece na lista já com o status Agendado.

Filtrar para achar rápido

Você tem três formas de garimpar a lista, sem apagar nada:

• Período: Hoje, Ontem, Esta Semana, Este Mês, Últimos 3 Meses, Este Ano.
• Abas: Todos, Hoje, Agendados, Confirmados, Em Andamento, Concluídos, Atrasados, Com Valor.
• Busca por nome, e os botões Tabela / Grid / Cards para trocar o jeito de ver.

O que a lista mostra

Antes de marcar gente na agenda, diga ao sistema o que você oferece. Cada serviço ganha um tempo padrão, um valor e uma cor — e é isso que faz a agenda reservar o horário certo e já saber quanto cobrar.

Cadastrar um serviço

1. Clique em Adicionar.
2. Dê um nome (ex.: "Consulta", "Corte feminino", "Revisão dos 10.000 km").
3. Informe a duração padrão (quanto tempo leva) e o valor estimado.
4. Escolha uma cor — ela ajuda a identificar o serviço no calendário de um relance.
5. Salve. O serviço passa a aparecer na hora de agendar.

Os cartões da Visão Geral

No topo dessa tela, os cartões resumem seu catálogo: total de tipos cadastrados, ativos, novos este mês, rápidos (menos de 30 min), complexos (mais de 2h), premium (acima de R$ 500) e inativos. É uma fotografia do que você vende.

Aqui você ajusta como o módulo funciona: seus horários de atendimento, os tipos de serviço, os equipamentos e os relatórios. E aqui mora uma novidade importante: a Política de Cancelamento.

Gerenciamento do Módulo

No topo há quatro cartões de atalho:

• Disponibilidade — os horários em que cada profissional atende.
• Tipos de Procedimento — as categorias e valores dos serviços (a mesma ideia da seção 2).
• Equipamentos — gerenciar salas, cadeiras, aparelhos que você reserva junto com o horário.
• Relatórios — o painel executivo com os números do módulo.

Política de Cancelamento (novidade)

É onde você define quanto se cobra quando um cliente cancela em cima da hora. A regra é justa e transparente: essa política aparece para o cliente no agendamento online, então ele já sabe das condições antes de marcar.

1. Dê um nome à política (ex.: "Política padrão").
2. Ligue a chave Política ativa quando quiser que ela valha.
3. Preencha as linhas: "Cancelamento com até (dias) de antecedência" × "Taxa cobrada (%)". Ex.: cancelou com 2 dias, sem taxa; cancelou no mesmo dia, 50%.
4. Se quiser, escreva uma Mensagem de confirmação (opcional) que o cliente verá.
5. Clique em Criar política.

Horário de Funcionamento

Mais abaixo você define os dias e horas em que seu estabelecimento atende. Cada dia tem uma chavinha (liga/desliga) e os horários — por exemplo, 08:00 até 18:00, com intervalo de almoço das 12:00 às 13:00. Domingo pode ficar Fechado. É isso que impede a agenda de oferecer horário fora do seu expediente.

Agenda cheia não precisa virar "não temos horário". Coloque o cliente na lista de espera e, assim que abrir uma vaga (um cancelamento, um encaixe), é só chamar quem estava aguardando.

Colocar alguém na fila

1. Clique em Adicionar (no topo, à direita).
2. Escolha o cliente, o serviço que ele quer, o profissional (ou "Qualquer") e o período que serve pra ele.
3. Defina a prioridade (Normal ou mais urgente) e salve. Ele entra com o status Aguardando.

O que a lista mostra

Cliente que volta sempre merece um agrado. No programa de fidelidade, cada atendimento vira pontos — e isso dá a ele um motivo a mais para escolher você da próxima vez.

Os quatro números do topo

• Clientes Fidelizados — quantas pessoas já estão no programa.
• Pontos em Circulação — o total de pontos que seus clientes têm acumulado.
• Regras Ativas — quantas regras de pontuação estão valendo.
• Nível mais Comum — o "degrau" em que a maioria dos clientes está.

Duas abas

• Ranking de Clientes — a lista de quem mais pontua, com uma busca para achar um cliente. No começo aparece "Nenhum cliente no programa de fidelidade ainda" — é normal, vai enchendo conforme você atende.
• Regras de Fidelidade — onde você define como os pontos são ganhos (por exemplo, tantos pontos por atendimento ou por real gasto).

Depois do atendimento, o cliente pode dar estrelas e escrever um comentário. Aqui você acompanha essas avaliações, responde os elogios e as críticas, e entende o que melhorar.

Os cartões do topo

• Média Geral — a nota média de todos os atendimentos avaliados.
• Total de Avaliações — quantas você recebeu.
• Sem Resposta — quantas ainda estão esperando um retorno seu.
• % Positivas — a fatia de notas boas (4 e 5 estrelas).

Distribuição e filtros

O bloco Distribuição de Avaliações mostra, em barras, quantas notas de 5, 4, 3, 2 e 1 estrela você teve — dá pra ver na hora se o pessoal está feliz. Logo abaixo, os Filtros ajudam a achar uma avaliação específica:

• Rating mínimo, Moderação e Status resposta (ex.: mostrar só as "Sem resposta").
• Técnico/Profissional e um intervalo de datas (De / Até).
• Uma busca por cliente ou comentário.

Todo negócio tem aquele cliente que era frequente e sumiu. Esta tela junta esses nomes e deixa você convidá-los a voltar por WhatsApp — com todo cuidado, e só quando você autorizar.

A chave que protege você

No cartão Reativação por WhatsApp há uma chave que vem Desligada — "ligue para autorizar o envio". Enquanto ela estiver desligada, nada é enviado. Você monta a lista com calma e só liga quando tiver certeza.

Como usar

1. Ajuste o "Sem voltar há (dias)" (ex.: 60) — isso define quem é considerado "sumido".
2. Veja os contadores: quantos podem receber agora e quantos estão sem telefone (pulados).
3. Confira o Exemplo da mensagem que será enviada — é um convite amigável para reagendar.
4. Marque os clientes (ou use "Selecionar todos com telefone") na lista, que mostra há quantos dias cada um não volta e quantos atendimentos já teve.
5. Só então ligue a chave para autorizar e enviar.

O orçamento é a proposta que você manda antes de fazer o serviço: o que vai ser feito, quanto custa, até quando vale. Aprovou? Vira Ordem de Serviço com um clique, sem digitar tudo de novo.

O que cada coisa faz

Excluir vários de uma vez

1. Marque a chavinha no começo de cada linha que você quer tirar.
2. Use a ação de excluir selecionados que aparece no topo.
3. Se algum não puder ser excluído, o sistema exclui os outros e avisa quais ficaram e por quê — não perde a viagem inteira por causa de um.

Aqui você monta a proposta. O essencial é só o cliente — o resto ajuda, mas é opcional. E se você quiser saber quanto sobra de lucro em cada serviço, tem um campo discreto para isso que o cliente nunca vê.

O passo a passo

1. Cliente — digite o nome, o CPF/CNPJ, o e-mail ou o telefone e escolha na lista. É o único campo obrigatório. Se a pessoa ainda não estiver cadastrada, o botão Novo cadastra na hora, sem sair da tela.
2. Título e Validade — opcionais. A validade já vem preenchida com 3 dias; mude se o seu prazo for outro.
3. Serviços — escolha o serviço na barra, informe a Qtde e o Valor Unit., e clique no +. Ele entra na lista de baixo.
4. Salvar. O orçamento ganha um número automático e volta para a lista.

O campo Custo — quanto sobra para você

Ao lado do valor que você cobra existe um campo Custo: quanto aquele serviço custa para a sua empresa (o terceiro que você paga, o material aplicado, a hora do técnico). Com ele preenchido, a tela mostra o lucro de cada linha e a margem do orçamento inteiro.

Centro de Custo (opcional)

Se você trabalha por obra, projeto ou departamento, o campo Centro de Custo agrupa o que entrou e o que saiu de cada um. Aí o Dashboard de Centro de Custo mostra, por obra, quanto entrou, quanto saiu e quanto sobrou.

Quase todo serviço leva material: cabo, tinta, peça, filtro. Esta seção lança esses itens junto com a mão de obra, no mesmo orçamento e na mesma O.S. — o cliente recebe uma conta só.

Lançar um material

1. No campo Produto, digite pelo menos duas letras do nome ou do código. A lista aparece embaixo.
2. Clique no produto. O sistema traz sozinho o nome, a unidade e o valor de venda do cadastro.
3. Ajuste a Qtd e o Valor Unit. se aquele caso for diferente.
4. Clique no +. O item entra na tabela e soma no total.

O que a tabela mostra

Nem toda empresa cobra material, e nem todo mundo quer ver custo na tela. Por isso esses recursos vêm desligados e você liga só o que fizer sentido para o seu negócio — a qualquer momento, sem precisar chamar ninguém.

Aprovou o orçamento? Ele vira Ordem de Serviço sem você digitar nada de novo. E tem algumas coisas que o sistema segura de propósito — para proteger o seu histórico.

Transformar orçamento em O.S.

1. Abra o orçamento aprovado.
2. Use a ação de converter em Ordem de Serviço.
3. É o mesmo registro que muda de status — cliente, serviços, materiais e valores vão junto. Ele sai da lista de Orçamentos e passa a aparecer em Ordens de Serviço.

Editar depois de salvo

Abra pelo lápis. Tudo volta preenchido: cliente, serviços com o custo que você informou, materiais lançados. Mude o que precisar e salve de novo — o que você não mexeu fica exatamente como estava.

O que o sistema segura (e por quê)

Se o seu negócio deixa um aparelho na casa do cliente — difusor de aroma, purificador, máquina de café, ar-condicionado, filtro — esta é a tela que diz onde cada um está, de quem é, até quando tem garantia e quando precisa de manutenção. Cada máquina ganha um QR Code para imprimir e colar nela.

Cadastrar uma máquina

1. Clique em Adicionar, no topo da lista.
2. Em 1. Qual é a máquina, preencha o tipo de equipamento — é o único campo obrigatório. Use o nome que a sua equipe fala no dia a dia ("Difusor de aroma", "Purificador"). Marca, modelo e número de série são opcionais, mas ajudam muito na hora do conserto.
3. O código interno pode ficar em branco: o sistema cria sozinho (EQ-0001, EQ-0002…).
4. Em 3. Ficha técnica, informe capacidade, voltagem e potência se souber. Em 4. Garantia e manutenção, as datas.
5. Salve. Você cai direto na ficha da máquina, já com o QR Code gerado.

Instalar a máquina no cliente

1. Na lista, clique no lápis (Editar) da máquina.
2. Em 2. Onde está e de quem é, busque o cliente por nome, CPF/CNPJ ou telefone. Se ele ainda não estiver cadastrado, o botão Novo ali do lado resolve na hora — ou Enviar link de cadastro, e a própria pessoa preenche pelo celular.
3. Preencha o local dentro do endereço ("Recepção", "Sala 2") e a data da instalação. O endereço completo é o que o técnico vai usar para chegar lá.
4. Salve. A ficha passa a mostrar o cliente e o local.

A ficha da máquina e o QR Code

Colada na máquina, a etiqueta resolve o problema mais chato do serviço externo: o técnico chega, aponta a câmera do celular e já sabe qual é aquele aparelho, de quem é, quando foi instalado e quando foi a última manutenção — sem precisar ligar para o escritório.

O que a lista mostra

Manutenção: deixe o sistema lembrar

Ao cadastrar, preencha a próxima manutenção. A ficha passa a mostrar quantos dias faltam, e a lista traz o cartão garantia vencendo no topo. É o que transforma "a gente vai quando o cliente reclama" em visita programada — e visita programada é receita previsível.

Bateu dúvida com alguma palavra? Volte aqui. Estão todas explicadas do jeito mais simples possível.