Tutorial de Configurações — deixe o sistema com a cara da sua empresa

Esta é a área onde o sistema aprende quem é a sua empresa. É o primeiro lugar em que você entra depois de assinar e o lugar para onde volta sempre que algo precisar mudar: o endereço mudou, entrou uma filial nova, você quer receber os relatórios no WhatsApp, quer trocar sua senha ou guardar uma cópia dos seus dados. Nada aqui é do dia a dia da operação — é a fundação. Se estiver bem preenchida, o resto do sistema (nota fiscal, e-mail para o cliente, impressão) simplesmente funciona. Uma boa ordem para a primeira vez é: dados da empresa → certificado digital → e-mail → backup → sua senha. Como chegar: no menu, procure Configurações (endereço /configuracoes/sistema).

Esta é a porta de entrada. Em vez de caçar cada ajuste pelo menu, você abre esta tela e escolhe a área pelo cartão. Cada cartão diz, embaixo do nome, o que ele resolve — Dados da Empresa (razão social, CNPJ, endereço e logotipo), Parâmetros Gerais (tema, idioma, notificações), Permissões, Acessos Externos, Minhas Empresas, Backup, Logs do Sistema, Histórico de Login, Painel Admin e Plano e Assinatura. Guardar só este endereço já basta: tudo o mais sai daqui.

Passo a passo

1. No menu, abra Configurações.
2. Leia a linha de baixo de cada cartão — ela diz em uma frase o que aquela área faz.
3. Clique no cartão da área que você quer ajustar.
4. Para voltar, use o caminho no topo da tela (Home › Configurações).

É o cadastro mais importante do sistema: o que estiver aqui é o que sai na nota fiscal, no orçamento, no boleto e em todo papel impresso. A tela é dividida em blocos numerados — 1. Dados Básicos (razão social, nome fantasia, CNPJ, e-mail, telefone), 2. Endereço Principal, e mais abaixo o regime tributário e os códigos da NFS-e. No alto, uma faixa mostra o quanto já está pronto (no exemplo, 5 de 6) e marca com ✓ o que já foi preenchido — é o seu checklist para conseguir emitir notas.

Passo a passo

1. Abra Configurações › Dados da Empresa.
2. Preencha Razão Social exatamente como está no seu cartão CNPJ — é esse nome que vai na nota.
3. Digite o CNPJ só com números; o sistema formata sozinho.
4. No CEP, digite e aguarde: rua, bairro e cidade vêm preenchidos automaticamente. Complete só o número.
5. Confira o checklist do topo e resolva o item que ainda estiver sem ✓.
6. Salve. A faixa de progresso sobe na hora.

O certificado digital é a identidade da sua empresa na internet — é com ele que o governo confirma que a nota fiscal foi mesmo emitida por você. Sem certificado, a Receita recusa a nota. Aqui a tela é honesta e te separa em dois caminhos: se você ainda não tem, a equipe emite para você (100% online, com validação por videoconferência); se você já tem o arquivo (extensão .pfx ou .p12) e a senha, é só enviar. Quando já existe um certificado configurado, aparece uma faixa verde no topo com a data de validade.

Passo a passo

1. Abra Configurações › Dados da Empresa › Certificado.
2. Olhe a faixa do topo: se estiver verde, veja a data de validade e siga em frente.
3. Se ainda não tem certificado, clique em Falar com a gente no WhatsApp — o atendimento é humano e conduz a emissão.
4. Se já tem, clique em Enviar meu certificado, escolha o arquivo .pfx e informe a senha criada na emissão.
5. Aguarde a confirmação. O sistema valida e ativa automaticamente.

É daqui que saem os e-mails que o sistema manda para os seus clientes — nota fiscal, orçamento, boleto, cobrança. Você não precisa configurar nada para começar: o sistema já envia pelos servidores da DotCompany, de graça, e a faixa azul do topo mostra inclusive quanto você já usou nas últimas 24 horas. Configurar aqui só faz sentido quando você quer que o e-mail chegue ao cliente saindo do seu próprio domínio (aquele @suaempresa.com.br). Nesse caso, escolha seu provedor — Gmail, Outlook, Brevo, SendGrid ou outro — e o sistema já preenche servidor e porta corretos.

Passo a passo

1. Abra Configurações › Dados da Empresa › E-mail / SMTP.
2. Se está tudo bem com o envio atual, não mexa — pode fechar a tela.
3. Para usar seu próprio domínio, clique no seu provedor (ex.: Gmail).
4. Preencha Usuário (seu e-mail) e Senha.
5. Confira o E-mail remetente e o Nome do remetente — é o que o cliente vê como remetente.
6. Salve e use o botão de testar para receber um e-mail de teste antes de confiar na configuração.

São os ajustes de comportamento do sistema — aquilo que muda como ele se apresenta e reage, sem alterar nenhum dado seu. Os quatro cartões coloridos do topo dão o retrato imediato: se o backup está ativo, qual tema está em uso, qual idioma e se as notificações estão ligadas. Abaixo você ajusta cada um: nome do sistema, logotipo, e-mail padrão de notificações, backup automático, tempo de sessão (quanto tempo até o sistema pedir login de novo), tema e idioma.

Passo a passo

1. Abra Configurações › Parâmetros Gerais.
2. Bata o olho nos quatro cartões do topo para ver como está hoje.
3. Ajuste o que quiser — por exemplo, marque Escuro em Tema Padrão se preferir a tela escura.
4. Em Sessão Timeout, defina de quanto em quanto tempo o sistema pede login de novo (aceita de 30 minutos a 7 dias).
5. Clique em Salvar Parâmetros.

Em vez de você entrar no sistema para saber como foi o dia, o sistema te procura. Você escolhe o que quer receber (total de vendas, top vendedores, contas do dia…) e por onde — WhatsApp, e-mail, notificação no celular ou aviso dentro do sistema — e o resumo chega sozinho, todo dia. Cada módulo tem seu próprio relatório: Vendas, Centro Automotivo, Fiscal, Financeiro e Suprimentos/Estoque. Há ainda a formatação com IA, que transforma a tabela de números num texto curto e fácil de ler.

Passo a passo

1. Abra Configurações › Relatórios.
2. Escolha a aba do módulo que te interessa (ex.: Vendas).
3. Ligue o relatório no botão do canto direito do bloco.
4. Em Métricas, marque o que quer receber.
5. Em Canais de Envio, marque por onde quer receber.
6. Confira Quem recebe os avisos — sem destino próprio, vai para os administradores da empresa.
7. Salve. Use Enviar teste para ver como a mensagem chega antes de esperar o envio automático.

Filial é outro endereço da mesma empresa — mesmo CNPJ base, mudando só o final. A matriz é 12.345.678/0001-90; a primeira filial é 12.345.678/0002-71. Se você tem uma segunda loja com CNPJ próprio derivado do mesmo raiz, ela entra aqui. O ponto importante, e a tela explica isso bem: você pode compartilhar cadastros (clientes e produtos) entre matriz e filiais, mas o estoque continua separado por estabelecimento — cada loja tem o seu.

Passo a passo

1. Abra Filiais no menu.
2. Clique em Adicionar Primeira Filial (ou Adicionar Filial, se já houver alguma).
3. Informe o CNPJ da filial — o mesmo raiz da matriz, com final diferente.
4. Preencha o endereço daquele estabelecimento.
5. Em Configurar, decida o que é compartilhado com a matriz (clientes, produtos).

É a solução para quem tem mais de uma empresa, com CNPJs diferentes, e não quer sair e entrar do sistema toda hora. Criando um grupo, você passa a alternar entre as empresas pelo seletor no topo da página, com um login só. Você também pode convidar outras empresas para o grupo. E há uma garantia importante: juntar empresas num grupo não mistura os dados — clientes, produtos e movimentação continuam isolados por empresa. O grupo facilita o acesso, não funde os cadastros.

Passo a passo

1. Abra Grupo Empresarial no menu.
2. Clique em Criar Meu Grupo e dê um nome ao grupo (ex.: "Grupo Silva").
3. Em Empresas, veja quem já faz parte.
4. Em Convites, convide outra empresa sua para entrar no grupo.
5. Pronto: use o seletor de empresa no topo da tela para alternar entre elas.

Esta tela responde a uma pergunta simples: a quais empresas o meu login tem acesso hoje? Cada empresa aparece num cartão com o nome, a razão social, o CNPJ e etiquetas que explicam a sua relação com ela — OWNER (você é o dono), Principal, Ativa agora (é a que você está usando neste momento). É também de onde você sai de uma empresa que não usa mais. Uma trava proposital: a sua empresa principal não pode ser removida, para você nunca ficar sem nenhuma.

Passo a passo

1. Abra Configurações › Minhas Empresas.
2. Confira a lista e as etiquetas de cada cartão.
3. Para trabalhar em outra empresa, use o seletor de empresa no topo da tela.
4. Para deixar de acessar uma empresa, use a opção de sair no cartão dela.

Aqui você vê, em quatro cartões, exatamente o que contratou e o quanto está usando: o plano atual, o status da conta (se está em dia), quantos usuários você já criou em relação ao limite e quanto do seu armazenamento já foi ocupado. É a tela para bater o olho antes de convidar mais gente para o sistema ou quando quiser saber se está perto de algum limite. Mais abaixo na mesma página ficam as opções de plano e a comparação entre elas.

Passo a passo

1. Abra Configurações › Plano e Assinatura.
2. Confira o Status — "Conta em dia" é o que você quer ver.
3. Olhe o contador de Usuários antes de convidar mais alguém para o sistema.
4. Role a página para comparar os planos disponíveis.

Backup é uma cópia de segurança de tudo que é seu — clientes, vendas, notas e configurações. A tela deixa claro o que está na cópia: apenas os dados da sua empresa, isolados dos demais. Você pode baixar uma cópia na hora, quando quiser, e pode deixar o backup automático ligado para receber a cópia por e-mail toda semana, de madrugada, sem precisar lembrar. Os quatro cartões mostram a situação atual: se o agendamento está ativo, quando foi o último backup, quantas cópias existem e quanto espaço ocupam.

Passo a passo

1. Abra Configurações › Backup.
2. Clique em Baixar meu backup agora e aguarde a cópia ficar pronta.
3. Guarde o arquivo baixado num lugar seguro — de preferência fora do computador da loja.
4. Ligue a chave de Backup automático para receber a cópia semanalmente por e-mail.
5. Confira depois, no cartão Último backup, se a data mudou.

Todo documento que o sistema imprime — orçamento, ordem de serviço, recibo — já sai num layout padrão pronto. Esta tela é para o caso de você querer um layout desenhado sob medida para a sua empresa: outro formato de papel, seus campos, sua identidade visual. Enquanto a sua empresa não tiver nenhum modelo personalizado, a tela mostra um aviso explicando que não há modelos e como pedir. Quando houver, eles aparecem aqui e passam a ser oferecidos na hora de imprimir.

Passo a passo

1. Abra Meus Modelos no menu.
2. Veja se já existe algum modelo personalizado para a sua empresa.
3. Se não houver e você quiser um, siga a orientação da tela para solicitar.
4. Depois de criado, o modelo aparece aqui e vira uma opção na hora de imprimir.

Enquanto as telas anteriores cuidam da empresa, esta cuida de você. Aqui ficam os seus dados pessoais de usuário — nome, e-mail, telefone, cargo e departamento —, a empresa à qual seu login está vinculado e o seu papel nela (no exemplo, Administrador). As abas do topo separam os assuntos: Informações, Sistema, Segurança, Autenticação 2FA (a proteção extra com código no celular) e Sessões Ativas (em quais aparelhos a sua conta está conectada agora).

Passo a passo

1. Clique no seu nome, no rodapé da barra lateral, e escolha Meu Perfil.
2. Confira se o seu e-mail está certo e verificado — é por ele que chegam avisos e a recuperação de senha.
3. Abra a aba Sessões Ativas e veja se reconhece todos os aparelhos conectados.
4. Abra a aba Autenticação 2FA e ligue a proteção extra.

Uma tela curta e direta, com três campos: a senha atual (para provar que é você), a nova senha e a confirmação da nova. O sistema exige no mínimo 6 caracteres e só aceita se as duas últimas forem iguais — assim você não fica trancado do lado de fora por causa de um erro de digitação. Vale trocar a senha de tempos em tempos e, principalmente, sempre que desconfiar que alguém a viu.

Passo a passo

1. No Meu Perfil, clique em Alterar Senha.
2. Digite a sua senha atual.
3. Digite a nova senha e repita na confirmação.
4. Clique em Alterar Senha.
5. Guarde a nova senha num lugar seguro antes de fechar a tela.

É o registro de todo mundo que entrou no sistema: quando, de qual cidade, de qual aparelho e se deu certo. Os números do topo resumem tudo — total de acessos, quantos deram sucesso, quantas foram falhas, quantos usuários diferentes, quantos IPs e quantos acessos vieram do celular. Logo abaixo, Cidades com mais acessos mostra de onde a sua equipe costuma entrar — e é o jeito mais rápido de notar algo estranho, como um acesso de uma cidade onde você não tem ninguém.

Passo a passo

1. Abra Configurações › Histórico de Login.
2. Olhe o número de Falhas — o ideal é zero ou perto disso.
3. Confira a lista de cidades: alguma que você não reconhece?
4. Use os filtros de usuário, status e período e clique em Filtrar.
5. Na lista abaixo, veja data, hora, usuário, dispositivo e navegador de cada acesso.

É o seu contrato, sempre disponível, já preenchido com os dados da sua empresa — razão social, CNPJ, endereço, plano contratado. Você pode ler na tela, baixar em PDF para guardar, compartilhar o link com o seu contador ou advogado e imprimir. O documento traz as cláusulas do que foi combinado: objeto, categoria, aceitação do estatuto e a contribuição mensal conforme o plano. É bom saber que ele está aqui: contrato que a gente só acha quando precisa costuma aparecer tarde demais.

Passo a passo

1. Abra Termo de Adesão — o link fica também no rodapé de qualquer tela do sistema.
2. Confira o quadro com os dados da sua empresa.
3. Clique em Baixar PDF e guarde uma cópia junto dos documentos da empresa.
4. Se o seu contador pedir, use Compartilhar link em vez de mandar o arquivo.

Os termos que mais aparecem nesta área, em português simples: