CRM: do primeiro contato ao cliente fiel

0:00Oi! Que bom ter você aqui. Nesta aula, eu vou te mostrar como cuidar de cada venda no sistema, do primeiro contato até o cliente fiel. Vamos acompanhar a Camila Duarte, dona de uma confeitaria, em cada passo. Pode pausar quando quiser. Vem comigo!

0:21Capítulo 1: Conhecendo o CRM. Entender o que é um CRM, ler o painel do dia e achar cada parte no menu.

0:32Este é o CRM, que é o caderno de vendas da sua empresa, dentro do sistema. Ele guarda cada pessoa que pode comprar de você e lembra o próximo passo com ela. Esta primeira tela é o painel de hoje.

0:48Agora, olhe os atalhos coloridos no alto. Um deles é Leads: as pessoas interessadas que ainda não compraram. Outro é Oportunidades: as vendas que estão em negociação.

1:02Logo abaixo, esta faixa amarela mostra quanto da configuração já está pronta e o que ainda falta. A gente cuida dela no próximo capítulo.

1:14Mais abaixo, os atalhos rápidos: botões grandes para o que você faz todo dia. O sistema coloca na frente o que você mais usa, como Novo Lead e Oportunidade.

1:28Depois vem o resumo do dia. Atividades são as tarefas com data, como ligar para um cliente. Aqui aparecem as de hoje, os leads novos e os fechamentos previstos para hoje.

1:44Descendo mais, aparece o funil: o caminho da venda, em etapas, do primeiro contato até o fechamento. Ele mostra quantos negócios e quanto dinheiro há em cada etapa.

1:58Agora o menu da esquerda. Role até achar CRM, Funil de Vendas. Se ele estiver fechado, clique nele para abrir.

2:09O menu do CRM é separado em grupos. O Painel do CRM é esta tela. Depois vêm os leads, o funil com as oportunidades, as atividades com a agenda, e o chat com o WhatsApp.

2:27Mais abaixo, o atendente com inteligência artificial, o pós-venda, os relatórios e as configurações. A aula passa por todos eles, um de cada vez.

2:41Recapitulando. O CRM guarda quem pode comprar e o próximo passo; Lead é quem tem interesse e ainda não comprou; O painel mostra o resumo do seu dia; O menu do CRM fica separado em grupos. Você consegue abrir o grupo CRM (Funil de Vendas) no menu da esquerda?

0:00Capítulo 2: Arrumando a casa. Ver o assistente de configuração e as listas que o CRM usa todo dia.

0:11Lembra da faixa amarela do painel? Ela leva ao assistente de configuração, que deixa o CRM pronto para usar. Clique em Concluir agora.

0:22Este é o assistente de configuração. A barra mostra quanto do CRM já está pronto. No primeiro acesso, ele prepara quase tudo sozinho: o funil, as origens dos clientes e os modelos de mensagem.

0:39Logo abaixo, o que só você pode fazer, como conectar o WhatsApp da empresa. Isso fica para os capítulos do chat e do atendente.

0:49Este botão, Configurar Automaticamente, cria sozinho o que faltar no funil, nas origens e nos modelos. Na demonstração a gente não clica, porque essa parte já está pronta. Para ajustar com calma, clique em Configurações, aqui embaixo.

1:06Estas são as configurações do CRM. Na esquerda ficam as abas. Comece pelo funil padrão, que já vem escolhido quando você cria uma oportunidade nova. Aqui, o Funil Principal. Se trocar, clique em Salvar Configurações.

1:24Agora, as origens: de onde o cliente chegou até você. Clique em Origens de Lead.

1:32Já vêm prontas: site, WhatsApp, Instagram, indicação e outras. Chegou cliente por outro caminho? Clique em Nova Origem e escreva o nome. Aqui a gente só mostra, então clique em Cancelar.

1:48Os motivos explicam por que você ganha ou perde uma venda. Ganhou pelo preço? Perdeu para o concorrente? Marcando sempre, os relatórios mostram onde melhorar.

2:01Por fim, as etiquetas: marcadores coloridos para separar os contatos do seu jeito, como atacado ou cliente fiel. A etiqueta Cliente já vem pronta. Para criar outra, clique em Nova Etiqueta.

2:19Recapitulando. O assistente mostra o que já está pronto; Conectar o WhatsApp depende de você; O funil padrão fica nas Configurações; Origens, motivos e etiquetas ajudam nos relatórios. Você consegue achar o funil padrão nas Configurações do CRM?

0:00Capítulo 3: Seu primeiro lead. Cadastrar a Camila Duarte, abrir a ficha dela e completar os dados.

0:11Esta é a lista de leads. No alto, os números: quantos leads você tem e em que situação cada um está. Logo abaixo, a temperatura: frio, morno ou quente. Quanto mais quente, mais perto de comprar.

0:28Para achar um lead, digite o nome, o telefone ou o e-mail na busca. Agora chegou uma novidade: a Camila Duarte chamou pelo Instagram. Ela tem uma confeitaria e quer um cardápio digital. Clique em Novo Lead.

0:45Abriu o cadastro rápido. O nome é obrigatório. Clique em Nome e digite o nome completo dela.

0:53Além do nome, o sistema pede pelo menos um contato: telefone ou e-mail. Digite o telefone, com o DDD. É por ele que você vai falar com ela no WhatsApp. E o e-mail também, se ela passou.

1:07Na lateral, em De onde veio, abra a lista e escolha Instagram. Assim os relatórios mostram de onde vêm os seus clientes. Se quiser, marque uma palavra-chave, que ajuda a achar o lead depois: digite confeitaria e clique no botão ao lado.

1:27Confira e clique em Criar Lead. Pronto! O lead foi salvo, e o sistema abriu a ficha da Camila Duarte.

1:37Esta é a ficha do lead. Nestes botões você chama no WhatsApp e registra cada contato: ligação, e-mail, reunião ou uma anotação. Ao lado, o sistema sugere o próximo passo. E aqui fica a temperatura: ela começou fria, porque a gente ainda sabe pouco sobre ela.

2:01Vamos completar a ficha. Clique em Editar. Agora aparecem mais campos. Escreva o nome da empresa dela. Depois, em O que o lead procura, conte o que ela quer.

2:16Ela pode investir uns quatro mil e oitocentos reais: digite no orçamento estimado. Mais abaixo, a cidade. Agora clique em Salvar Alterações. Pronto, salvou. Repare na sugestão: falar com ela. E, com mais informações, a pontuação subiu: a Camila Duarte virou um lead quente.

2:41Recapitulando. A lista mostra os leads e a temperatura de cada um; O cadastro pede o nome e um contato; A origem mostra de onde o cliente veio; Completar a ficha esquenta o lead. A ficha da Camila Duarte mostra a temperatura quente?

0:00Capítulo 4: Leads em quantidade. Ver todos os leads num quadro, mudar a situação de um deles e trazer muitos contatos de uma vez.

0:14Este é o quadro de leads, que são as pessoas interessadas que ainda não compraram. Ele é um kanban, que quer dizer quadro de colunas. Cada coluna é uma situação. Novo: acabou de chegar. Contatado: você já falou com a pessoa. Depois vêm qualificado, convertido e desqualificado.

0:35Agora, ache a Camila Duarte. Digite o nome dela na busca. Pronto: o quadro mostra só o cartão dela, ainda na coluna Novo.

0:45Você já ligou para ela? Então atualize o cartão. Clique nos três pontinhos e escolha Contatado. O cartão muda de coluna sozinho. Com o mouse, você também pode arrastar o cartão.

0:59Agora, a lista de leads. Para dizer quem cuida da Camila Duarte, marque a caixinha dela. Aparece a barra de ações em lote: mudar a situação, escolher o vendedor, exportar. Ela vale para um lead ou para vários de uma vez. Escolha a Ana Paula e clique em Atribuir. Confirme. Pronto: a Ana Paula cuida deste lead.

1:27E quando chega uma lista grande, de uma feira ou de uma planilha antiga? Você não digita um por um. Na lista de leads, clique em Importar.

1:37Abriu a importação rápida. Ela tem quatro etapas, aqui do lado: enviar o arquivo, dizer qual coluna é o quê, conferir e concluir. Você arrasta a planilha do Excel para cá, ou clica em Selecionar Arquivo. Na demonstração a gente não envia arquivo, para não encher a demo de contatos.

2:00O menu tem um segundo importador, o Importar leads, que abre a importação com modelos. Ele segue o mesmo caminho e ainda guarda os modelos. Clique em Modelos salvos: aqui ficam os modelos que você salvar. Eles lembram qual coluna é o nome e qual é o telefone, para a próxima planilha.

2:22Sem leads chegando? A prospecção automática procura empresas no Google Maps, pelo ramo e pela cidade, e manda a primeira mensagem com a ajuda da inteligência artificial. Quando você criar uma campanha, estes números vão contar quantas empresas ela achou, quantas receberam mensagem, quantas responderam e quantas viraram cliente.

2:47Para começar, clique em Nova Campanha. Dê um nome. Em Segmento, escreva o ramo: confeitarias. E a cidade.

2:57Tudo preenchido. O botão Criar Campanha começa a busca. Na demonstração a gente não cria, porque a campanha manda mensagem de verdade para empresas reais. Clique em Cancelar.

3:13Recapitulando. O quadro de leads mostra cada lead numa coluna; Os três pontinhos mudam o lead de coluna; O Importar traz uma planilha inteira de contatos; A prospecção procura empresas pelo ramo e pela cidade. O cartão da Camila Duarte aparece na coluna Contatado do quadro de leads?

0:00Capítulo 5: Funil e oportunidades. Entender o funil de vendas e transformar o interesse da Camila Duarte num negócio com valor.

0:12Agora, o coração do CRM: o funil, que é o caminho que toda venda percorre, etapa por etapa. Este é o Funil Principal, que já vem pronto. As etiquetas mostram as etapas, na ordem em que a venda anda. Clique em Editar Etapas para ver cada uma.

0:34Abriu a tela do funil. Aqui estão as etapas, na ordem. Cada uma tem a chance de virar venda, em porcentagem. Em Proposta Enviada, por exemplo, a chance é de sessenta por cento. Você pode mudar nomes e chances; hoje a gente só olha.

0:50A Camila Duarte pediu um cardápio digital para a confeitaria. Isso já é um negócio de verdade. Ache o cartão dela no quadro de leads e clique nele.

1:01Abriu a ficha da Camila Duarte. A oportunidade é um negócio com valor e com data para fechar. Clique em Nova oportunidade.

1:11Abriu o formulário. Dê um título curto, que você reconheça. O valor estimado já veio do orçamento da Camila Duarte: quatro mil e oitocentos reais. Se a conversa mudar, você ajusta aqui. O vendedor responsável também já veio do lead: a Ana Paula, que você escolheu na lista de leads.

1:35Agora, o funil. Abra a lista e escolha o Funil Principal. A etapa começa na primeira: Novo Lead. Na previsão de fechamento, digite mais quinze: o sistema marca a data daqui a quinze dias.

1:52Lá embaixo, a Camila Duarte já aparece como lead de origem: o negócio fica ligado a ela. Confira e clique em Salvar Oportunidade.

2:03Esta é a ficha da oportunidade. Em cima, as etapas do funil: ela começa em Novo Lead. Embaixo, o valor estimado, a probabilidade, que é a chance de fechar, e o valor ponderado, que é o valor vezes a chance.

2:21No quadro de oportunidades, cada coluna é uma etapa do funil. O cartão da Camila Duarte está em Novo Lead. Ela respondeu? Clique nos três pontinhos e mova para Primeiro Contato. Pronto, o cartão mudou de coluna. Prefere uma tabela? O botão Lista mostra os mesmos negócios, em linhas.

2:44Recapitulando. O funil é o caminho da venda, etapa por etapa; Cada etapa tem uma chance de virar venda; A oportunidade nasceu na ficha da Camila Duarte; No quadro, os três pontinhos mudam a etapa. O cartão do negócio da Camila Duarte aparece na coluna Primeiro Contato?

0:00Capítulo 6: Atividades e agenda. Marcar a ligação para a Camila Duarte e ver onde ela aparece: lista, agenda e calendário.

0:12A Camila Duarte pediu para você ligar amanhã. Para não esquecer, crie uma atividade, que é uma tarefa com dia e hora. Aqui na ficha do negócio, em Atividades Agendadas, clique em Nova.

0:27Abriu a nova atividade, já ligada ao negócio da Camila Duarte. Escolha o tipo: Ligação. E escreva um título curto.

0:38Agora, o dia. Na data, escreva a palavra amanhã: o sistema troca pela data certa. Na hora de início, digite dez. A ligação fica para as dez.

0:53Repare: o lembrete já vem ligado, e o sistema avisa você antes da hora. Clique em Criar Atividade. Pronto! Amanhã, depois de ligar, você volta aqui e clica em Concluir.

1:09Na lista de atividades, os cartões contam o que é para hoje, para esta semana e o que está atrasado. Os botões logo abaixo filtram a lista com um clique. Aqui está a ligação da Camila Duarte.

1:25A agenda do dia começa por hoje: mostra só o que é para hoje, hora por hora. A ligação da Camila Duarte é amanhã. Clique em Próximo Dia, e ela aparece.

1:39A agenda da semana mostra os sete dias, lado a lado. Cada cartãozinho é uma atividade, no dia certo.

1:51O calendário mostra o mês inteiro, e a lista do lado traz as próximas atividades. Nestes botões, você vê por semana ou por dia.

2:02Por fim, as atrasadas: o que passou do dia e ficou sem fazer. Em cada uma, conclua ou reagende. Olhe esta tela todo dia e deixe ela vazia.

2:15Recapitulando. A atividade nasceu na ficha do negócio; Escrever amanhã na data já marca o dia certo; A lista, a agenda e o calendário mostram a mesma tarefa; Nas atrasadas, conclua ou reagende todo dia. A ligação para a Camila Duarte aparece no Próximo Dia da agenda?

0:00Capítulo 7: Proposta e fechamento. Ver a previsão de vendas, montar a proposta da Camila Duarte e fechar o negócio.

0:11Antes da proposta, uma espiada no futuro: a previsão de vendas. O valor em aberto, que é tudo o que está em negociação, já soma o negócio da Camila Duarte. A receita prevista é mais pé no chão: ela multiplica cada valor pela chance de fechar.

0:30Agora, a proposta comercial: o documento com o que você vai entregar e o preço. Aqui ficam todas, com quantas foram enviadas e aceitas. Clique em Nova Proposta.

0:44Primeiro, a oportunidade: abra a lista e clique no negócio da Camila Duarte. O título pode ficar em branco, porque ele usa o nome do negócio.

0:55Agora, o que você vai vender. Clique em Adicionar Item. Descreva o serviço e coloque o preço: quatro mil e oitocentos. Em forma de pagamento, escreva Pix, que cai na hora. Clique em Salvar Proposta.

1:15A proposta está pronta, com número. Clique em Enviar: ela vai por e-mail ou pelo WhatsApp, com um link. A cliente abre no celular e aceita ali mesmo. Na demonstração a gente não envia, para não mandar mensagem de verdade. Feche a janela.

1:33Imagine que a Camila Duarte achou caro e disse não. Abra o negócio dela, aqui em Oportunidade. Clique em Marcar Perdida, escolha o motivo, Preço alto, e confirme. Pronto: a perda fica registrada.

1:53O motivo da perda mostra onde você perde venda. Mas uma semana depois, ela ligou de volta! Negócio perdido não some: clique em Reabrir, conte o motivo e confirme. Pronto: o negócio está aberto de novo.

2:11Agora sim, ela fechou! Clique em Marcar Ganha. Escolha o motivo do ganho, Bom atendimento. O valor final já vem preenchido. Confirme. E a venda já conta nos números do CRM.

2:27Negócio ganho! Apareceu o quadro Próximos passos: daqui, o CRM passa a venda para o resto do sistema. Cadastrar como cliente leva a Camila Duarte para o cadastro de clientes: a gente faz isso no capítulo do pós-venda. Criar Venda gera o pedido de venda; na demonstração, a gente só mostra onde fica.

2:51Recapitulando. A previsão de vendas conta a chance de fechar; A proposta nasceu do negócio, com item e preço; Negócio perdido pode ser reaberto; Ganhou: marque o motivo do ganho; Do negócio ganho saem o cliente e a venda. A ficha do negócio da Camila Duarte mostra a situação Ganha?

0:00Capítulo 8: Chat e WhatsApp. Ver se o WhatsApp está conectado, conhecer o Chat e criar um modelo de mensagem pronto.

0:12Para conversar com os clientes pelo WhatsApp aqui dentro, o número da empresa precisa estar ligado ao sistema. Esta tela mostra a situação dessa conexão. Repare no aviso Modo demonstração: aqui, o envio de WhatsApp fica desligado de propósito. Por isso, o cartão Conexão mostra Desconectado.

0:33Este é o Chat do CRM. As conversas de WhatsApp de toda a equipe ficam aqui, num lugar só, e nada se perde quando alguém falta. À esquerda fica a lista de conversas. À direita, abre a conversa que você escolher, igual ao WhatsApp do celular. Na demonstração, o WhatsApp e a inteligência artificial ficam desligados, por isso aparecem estes avisos vermelhos.

1:01Agora, a barrinha da esquerda. Ela tem atalhos: todas as conversas, as não lidas e os leads, que são os interessados que ainda não compraram. Toque em Leads, e a lista mostra só as conversas deles.

1:15Do lado direito aparece o aviso WhatsApp Desconectado, porque o número ainda não foi ligado. No seu sistema, o botão Conectar WhatsApp mostra um QR Code, que é um quadrado de pontinhos. Você aponta a câmera do celular para ele, e pronto. Na demonstração, a gente não conecta.

1:38Em Contatos do chat ficam todas as pessoas que já falaram com a empresa. Você busca pelo nome, pelo telefone ou pela etiqueta. Etiqueta é uma marquinha, como cliente ou orçamento, que você põe em cada contato para achar depois.

1:56No Painel do chat, você acompanha os números do atendimento: quantas mensagens chegaram e quanto tempo a equipe leva para responder. Na demonstração, o WhatsApp fica desligado, então quase não há conversa para medir. Quanto mais rápido a equipe responde, mais venda fecha.

2:15Agora, os modelos de mensagem: textos prontos para mandar com um clique, sem digitar tudo de novo. Clique em Novo modelo.

2:26Abriu a janela do modelo. No nome, escreva Apresentação do cardápio. Na categoria, escolha Vendas. O atalho é opcional: com ele, você digita uma barra e uma palavra no chat, e o texto aparece pronto.

2:41Em seguida, no conteúdo, escreva a mensagem. O nome entre chaves é trocado pelo nome do cliente na hora de enviar. Clique em Salvar. Pronto: o modelo novo já aparece na lista.

2:57Recapitulando. Você viu se o WhatsApp está conectado; O Chat junta as conversas da equipe num lugar só; Contatos e painel ajudam a acompanhar o atendimento; Você criou um modelo de mensagem pronto. O modelo Apresentação do cardápio aparece na lista de modelos?

0:00Capítulo 9: Follow-up automático. Montar uma cadência, colocar a Camila Duarte nela e agendar uma mensagem.

0:11Follow-up quer dizer voltar a falar com o cliente na hora certa. A cadência faz isso por você: é uma sequência de contatos que o sistema segue sozinho, etapa por etapa. Clique em Nova Cadência.

0:26Agora, dê um nome, como Boas-vindas para Camila Duarte. No tipo, escolha Boas-vindas, que é acompanhar o cliente novo. Na aba Condições, a sequência para sozinha quando o cliente responde ou quando vira cliente. Como ela já comprou, desligue Sair quando virar cliente. Clique em Criar Cadência.

0:52Pronto: a cadência entrou na lista, já ligada. Agora, as etapas. Clique em Montar as etapas, o ícone de lista, e em Adicionar Etapa. A primeira é uma mensagem de WhatsApp, no mesmo dia: escreva o nome e o texto. O nome entre chaves vira o nome do cliente na hora de enviar. Ligue Enviar sozinho: assim ela sai sozinha. Se ficar desligado, vira uma tarefa para você.

1:26Agora, clique em Adicionar Etapa de novo. A segunda é uma ligação, dois dias depois: no canal, escolha Ligação. Ela vira uma tarefa na agenda do vendedor. Clique em Salvar Etapas.

1:43Agora, coloque a Camila Duarte na cadência. Clique em Inscrever leads e procure pelo nome dela. Toque no nome e clique em Inscrever um lead. Pronto: ela entrou, e cada etapa acontece no dia certo.

2:02Para uma mensagem só, num dia e hora marcados, use os Envios agendados. Os cartões mostram o que está pendente, o que já saiu e o que deu erro. O botão Calendário mostra tudo dia a dia. Clique em Novo Agendamento.

2:20Agora, no campo Lead, digite o nome dela e escolha na lista. O telefone e o nome entram sozinhos. A data e a hora já vêm para daqui a uma hora, e você pode mudar. Escreva a mensagem. Aqui, um aviso de que o cardápio fica pronto amanhã, oferecendo uma ligação.

2:41Agora, clique em Criar Agendamento. A mensagem entra na lista. Busque pelo nome dela: está pendente, e sai sozinha na hora marcada. Na demonstração, ela não sai de verdade.

2:55E para falar com muita gente de uma vez, existem as Campanhas. Você escreve a mensagem uma vez e cola a lista de telefones, um por linha. O sistema manda um por um, com o intervalo que você escolher aqui, para o WhatsApp não bloquear o seu número. Na demonstração, a gente só mostra.

3:16Recapitulando. A cadência faz o follow-up sozinha, etapa por etapa; A Camila Duarte entrou na cadência de boas-vindas; Você agendou uma mensagem para ela; Campanhas falam com muita gente de uma vez. A mensagem para a Camila Duarte aparece como pendente nos Envios agendados?

0:00Capítulo 10: Atendente IA: ligar e treinar. Conhecer o painel da IA, ensinar a base de conhecimento e testar no Sandbox.

0:12O Atendente IA é uma inteligência artificial, a IA, que conversa com os seus clientes no WhatsApp a qualquer hora. Ela tira dúvidas, passa preço e chama você quando precisa. Este é o painel dela.

0:26Logo abaixo, os cartões mostram as conversas que a IA está atendendo agora. Depois vêm as que esperam uma pessoa: é quando a IA passa a conversa para alguém da equipe. E ainda as mensagens de hoje e as vendas que ela ajudou a fechar.

0:43Agora, repare neste selo. Ele mostra o status, quer dizer, a situação do atendente: por enquanto, desativado. Para ligar, clique em Configurar, aqui do lado.

0:55Aqui fica a chave principal, Atendente IA ativo. Ligada, a IA passa a responder os clientes sozinha. Antes de ligar, ensine e teste a IA. Na demonstração, a gente deixa desligada.

1:12A IA só responde com o que você ensina. Isso fica na Base de conhecimento, separado por assunto: a empresa, as perguntas frequentes, as objeções e os produtos. Objeção é a desculpa do cliente para não comprar. Clique em Novo Conhecimento.

1:32Agora, escolha a categoria Produtos. No título, escreva Cardápio digital para confeitaria.

1:41Em seguida, no conteúdo, escreva com as suas palavras o que a IA precisa saber: o que é e o prazo. Deixe o preço para a proposta: a IA não fala de valor com quem ainda não foi qualificado. Nas palavras-chave, coloque cardápio e confeitaria: elas ajudam a IA a achar o assunto. Clique em Criar Conhecimento. Depois, toque em Produtos e busque pelo título: o novo conhecimento aparece na lista.

2:13Antes de ligar, teste. O Sandbox é a área de teste: você conversa com a IA como se fosse um cliente, e nada é enviado a ninguém. Digite uma pergunta. Depois, clique em Enviar. Em alguns segundos, a resposta aparece na conversa.

2:32Pronto, veja a resposta da IA, com o nome de quem respondeu. Se a IA escolhida não responder, outra, de reserva, responde no lugar, e a tela avisa. Faltou alguma coisa? Volte na base, ensine e teste de novo. Quando a resposta estiver boa, ligue o atendente.

2:52Recapitulando. O painel mostra as conversas, as que esperam uma pessoa e as vendas da IA; A chave Atendente IA ativo liga a IA; Você ensinou um conhecimento novo à IA; No Sandbox, você testa sem enviar nada a ninguém. A resposta da IA apareceu no Sandbox?

0:00Capítulo 11: Atendente IA no dia a dia. Acompanhar as conversas da IA, saber quando ela chama uma pessoa, assumir e devolver.

0:13Esta é a tela de Conversas do atendente com IA, a inteligência artificial que responde seus clientes no WhatsApp. Aqui você acompanha, ao vivo, o que a IA está conversando com cada cliente.

0:28Comece pelo filtro Esperando uma pessoa. Clique nele. Aqui ficam as conversas que a IA entregou para uma pessoa da equipe. Lista vazia quer dizer que ninguém está esperando.

0:41Ao lado, em Com IA, ficam as conversas que a IA cuida sozinha. E como você assume uma conversa? Quando uma chegar em Esperando uma pessoa, ela vai aparecer nesta lista, com o botão Atender. Clicando nele, a IA para de responder aquele cliente, e a conversa vai para Com Vendedor. Quando terminar, abra a conversa: lá vai estar o botão Devolver para IA, que manda a conversa de volta para Com IA.

1:12E quem decide quando a IA chama uma pessoa? Você, na Configuração do atendente. Clique na aba Passar para uma pessoa.

1:21Nesta aba, o campo Palavras que chamam uma pessoa na hora guarda frases como falar com humano. Se o cliente escrever uma delas, a conversa passa na hora para alguém da equipe. Logo abaixo ficam os prazos. Por padrão, se ninguém assumir, o vendedor é avisado de novo em dez minutos. Em trinta minutos, os gestores também são avisados. E em sessenta, a conversa volta para a IA.

1:50Agora, desça até Avisos ao vendedor no celular. Quando um cliente espera resposta, o vendedor recebe um aviso com o link da conversa. E os avisos saem só no horário de trabalho. Na demonstração, a gente só mostra, sem salvar.

2:07Às vezes, é você quem desliga a IA de um contato, pelo chat. Aí o sistema pergunta o motivo, em um clique. Nesta tela, você escolhe essas opções, como quando o próprio cliente pediu.

2:23Por último, o Follow-up da IA. Follow-up quer dizer voltar a falar com quem sumiu. Cada regra diz quanto esperar, como Sem resposta vinte e quatro horas. Ela só age quando está ativa: aqui ela está inativa, e o botão ao lado liga. Com o atendente e a regra ligados, passado esse tempo, a IA manda uma mensagem sozinha.

2:49Recapitulando. Em Conversas, você acompanha a IA ao vivo; Esperando uma pessoa: a IA passou a conversa para alguém da equipe; Em Atender você assume, e em Devolver para IA ela volta; A aba Passar para uma pessoa guarda as frases, os prazos e os avisos; O follow-up da IA volta a falar com quem sumiu. Você achou o filtro Esperando uma pessoa na tela de Conversas?

0:00Capítulo 12: Atendente IA avançado. Conhecer as telas que ensinam e medem a IA: documentos, produtos, segmentos, materiais, qualidade e métricas.

0:16Agora, as telas que deixam a IA mais esperta. Comece por Documentos. Arraste aqui um PDF ou um arquivo de texto, e a IA aprende com ele. Também dá para importar uma página da internet, pelo link. Na demonstração, a gente não envia arquivo.

0:38Em Produtos, você conta para a IA como vender cada produto. Clique em Novo contexto de produto. Escolha o produto: digite chocolate e clique no chocolate amargo. Depois, escreva por que vale a pena comprar.

0:56Mais abaixo, ainda cabem os benefícios, as objeções, que são as dúvidas que travam a compra, e os produtos que combinam. Na sua empresa, você clica em Salvar contexto. Como isto é um exemplo, clique em Cancelar.

1:14Em Segmentos, você ensina a IA a reconhecer o ramo do cliente. Clique em Novo Segmento. Dê um nome, como Confeitarias. Escreva como o cliente fala desse ramo, por exemplo bolo, e clique no mais. Como isto também é um exemplo, clique em Cancelar.

1:36Em Materiais, você monta kits de links. Cada kit tem as suas próprias palavras do ramo, como bolo e confeitaria: quando o cliente fala uma delas, a IA envia sozinha os links desse kit. Para montar um kit, use o botão Novo kit.

1:58Fluxos de conversa é uma tela antiga, que está saindo do sistema. O aviso explica: o que você cadastra aqui não muda as respostas da IA. Para ensinar a IA, use o Treinamento e os Documentos.

2:13Em Qualidade, a tela mostra quanto a IA já aprendeu: uma nota de zero a cem pelo que você ensinou. A nota não diz se as respostas estão certas: para isso, use o Sandbox. Mais abaixo, as recomendações dizem o que ainda falta ensinar.

2:33E em Métricas, você vê os números da IA: quantas conversas teve, quantas resolveu sem chamar ninguém e quanto custou. Logo abaixo, aparecem as vendas que ela ajudou a fechar. Na demonstração, a IA fica desligada, por isso os números estão zerados.

2:53Recapitulando. Documentos e links ensinam a IA; Em Produtos, você diz como vender cada item; Segmentos e Materiais ajudam a IA a reconhecer o ramo; Fluxos de conversa é uma tela antiga; Qualidade e Métricas mostram a nota e os números. Você abriu a tela Qualidade e viu a nota da IA?

0:00Capítulo 13: Vender pelo WhatsApp. Conhecer o WhatsApp Commerce, montar um catálogo e ver a IA que vende pelo WhatsApp.

0:12Este é o WhatsApp Commerce, onde você monta catálogos com os seus produtos. Repare no aviso do alto: o pedido pelo catálogo direto no WhatsApp ainda não está ligado. Hoje, quem vende pelo WhatsApp é a IA, e você vai ver como no fim deste capítulo.

0:29Mesmo assim, já dá para montar a vitrine. Clique em Novo Catálogo e dê um nome. Aqui, Linha confeitaria.

0:39Logo abaixo, Preço e Pedido já vêm marcados. Marque também Estoque, para a vitrine mostrar o que tem. Clique em Salvar. Pronto: o catálogo aparece na lista.

0:51Agora, coloque os produtos. Clique em Ver Itens, e depois em Adicionar Produto.

0:59Na busca, digite chocolate e escolha o chocolate amargo. O preço vem do seu cadastro de produtos; se quiser, mude o preço só na vitrine. Clique em Adicionar. Pronto: o chocolate está no catálogo, com foto e preço.

1:15Quando o pedido pelo catálogo for ligado, os pedidos aparecem aqui, na aba Pedidos, e o resultado fica em Métricas.

1:26Agora, a venda pelo WhatsApp que já funciona hoje: a IA. Na Configuração do atendente, clique na aba Vender no WhatsApp. A IA mostra os seus produtos com preço, monta o carrinho, cobra o cliente e lança a venda no sistema. Em Escolher produtos, você diz quais ela pode vender.

1:51A lista Está tudo pronto confere o que falta, item por item. Na demonstração, o atendente, o WhatsApp e o pagamento não estão ligados. Para começar, escolha Só números de teste: você e a sua equipe compram de mentira, antes de liberar para todos. Aqui a gente não salva, para não mandar mensagem de verdade.

2:19Recapitulando. O pedido pelo catálogo no WhatsApp ainda não está ligado; Você montou a Linha confeitaria com o chocolate amargo; Hoje, quem vende pelo WhatsApp é a IA; O modo de teste vem primeiro. O catálogo Linha confeitaria aparece com o chocolate amargo dentro?

0:00Capítulo 14: Pós-venda e NPS. Cuidar da cliente depois da venda: boas-vindas, pesquisa de satisfação, renovação e chance de vender mais.

0:14A Camila Duarte fechou negócio. Agora ela vira cliente da sua empresa. Na ficha da oportunidade ganha, em Próximos passos, clique em Cadastrar como cliente, e depois em Confirmar. Pronto: o botão agora diz Já é cliente. Ela já está no seu cadastro de clientes. Logo abaixo, o Histórico de vendas ainda está zerado. Ele muda quando você clicar em Criar Venda, que lança a venda no módulo Vendas.

0:46Agora vem o pós-venda, que é cuidar de quem já comprou. Cliente bem cuidado compra de novo e ainda indica você. Cada aba desta tela é um cuidado diferente.

0:58Comece pelas boas-vindas, que são os primeiros passos da cliente com você. Clique na aba Boas-vindas. Em Modelos, clique em Novo. Dê um nome e escreva as etapas, uma por linha. Cada linha vira um item que a equipe marca. Clique em Salvar.

1:17O modelo está pronto. Agora, clique em Iniciar boas-vindas. Em Cliente, digite o nome e escolha a Camila Duarte na lista.

1:27Em seguida, no campo Modelo, escolha o modelo que você criou. Por fim, clique em Iniciar. Pronto: as boas-vindas da cliente aparecem, com a barra de progresso.

1:39Vamos ao NPS, que é a nota de zero a dez que o cliente dá para a sua empresa. Clique na aba NPS e em Nova. Dê um nome para a pesquisa. A pergunta padrão já vem pronta. Clique em Salvar.

1:56A pesquisa entrou na lista. Clique nela para ver o resultado. Quem dá nove ou dez é promotor, que é o fã. Sete ou oito, neutro. De zero a seis, detrator, que é o cliente insatisfeito. Para mandar a pesquisa, clique em Enviar Pesquisa.

2:15Abriu a janela de envio. Em Para quem enviar, digite o nome e escolha a Camila Duarte. O botão Enviar manda a pesquisa pelo WhatsApp ou por e-mail, com um link para a nota. Na demonstração a gente não envia, para não mandar mensagem de verdade. Clique em Fechar.

2:36Tem mais. Na aba Renovações, você anota quando o contrato da cliente vence, e o sistema avisa antes. Na aba Vender mais, ficam as ideias de venda para quem já é cliente. Converter transforma a ideia numa oportunidade nova. E a aba Saúde do cliente dá uma nota de zero a cem: mostra quem está feliz e quem pode ir embora. Na sua empresa, clique em Calcular para todos, e o sistema mede cada cliente.

3:09Recapitulando. Cadastrar como cliente leva a cliente para o seu cadastro; As boas-vindas acompanham os primeiros passos dela; O NPS mede a nota de zero a dez; Renovações, Vender mais e Saúde do cliente cuidam do futuro. As boas-vindas da Camila Duarte aparecem na aba Boas-vindas?

0:00Capítulo 15: Relatórios e equipe. Ler os números do CRM e acompanhar a equipe: relatórios, previsão, produtividade, ranking e metas.

0:15Agora você vai descobrir se as vendas estão indo bem. Esta é a tela de Relatórios. Em cima, fica o período: aqui, os últimos trinta dias. Logo abaixo, os números desse período: leads, vendas, o valor ganho e o que ainda está em negociação. Esses números mudam com o período escolhido.

0:40Antes, troque o período para os últimos doze meses: o funil conta os negócios criados no período. Mais abaixo, ficam as abas. Na aba Funil, você vê quantos negócios passam de uma etapa para a outra. Onde cai muita gente, está o gargalo, o ponto que trava as vendas. Clique na aba Previsão: ela mostra quanto deve entrar nos próximos meses.

1:06Lá em cima, em Conversas paradas, você acha os clientes que ficaram sem resposta. E para levar os números a uma reunião, clique em Exportar: sai em planilha do Excel ou em PDF.

1:19Agora, a tela de Produtividade. A sua conta não é de um vendedor, então a tela avisa e deixa você escolher de quem quer ver os números: aqui, a Ana Paula. Os quatro cartões mostram as atividades feitas, os leads em aberto, as vendas ganhas e a taxa de conversão, ou seja, quantos viraram venda.

1:44No alto, escolha o período. Mais abaixo, o sistema sugere as próximas ações, como retomar um lead parado, ou avisa que está tudo em dia. E quem é gestor clica em Equipe para comparar os vendedores lado a lado. No comparativo, troque Atividades por Vendas: o gráfico mostra quantas vendas cada um fechou.

2:09No Ranking de vendedores, as oportunidades ganhas mostram quem vendeu mais. Escolha o mês, o trimestre ou o ano, e veja quem está na frente. Sem venda no período, a tela avisa. Use o ranking para motivar a equipe.

2:25Em Atividade do vendedor, você responde as perguntas do dia a dia: quanto vendeu, com quantos clientes falou e quantos orçamentos fez. O gestor escolhe aqui de qual vendedor quer ver.

2:40Nas Análises do WhatsApp, você mede o atendimento: mensagens entregues, lidas e respondidas, e quanto tempo a equipe leva para responder. Na demonstração, o WhatsApp fica desligado, por isso nenhuma mensagem chega a ser entregue.

2:58Para animar a equipe, existe a Gamificação, que transforma as vendas num jogo. Cada vendedor ganha pontos e sobe de nível. Nas abas, você acompanha as metas, as conquistas e o ranking.

3:12Agora, crie uma meta para a equipe. Clique em Nova meta. Dê um nome e escolha o que a meta conta, por exemplo negócios ganhos. Em Valor alvo, digite quanto quer alcançar. Para guardar, clique em Salvar. Na demonstração, a gente fecha sem salvar, para não deixar uma meta de teste na conta.

3:36Recapitulando. Relatórios mostram os números e o funil do período; A aba Previsão mostra quanto deve entrar; Produtividade e ranking acompanham a equipe; Na Gamificação, você cria metas para o time. Você consegue achar a aba Previsão na tela de Relatórios?

0:00Capítulo 16: Automações e integrações. Deixar o CRM trabalhando sozinho e conversando com outros sistemas.

0:13Agora, o CRM vai trabalhar sozinho por você. Cada automação é uma regra: quando acontece uma coisa, o sistema faz outra. Por exemplo: chegou um lead novo, e ele já cria a tarefa do primeiro contato. A chave do lado liga e desliga a regra.

0:34Para criar a sua, clique em Nova automação e dê um nome. Em Quando, escolha o gatilho, que é o que dispara a regra: oportunidade ganha.

0:48Em Ação, escolha criar atividade: é isso que a automação vai fazer sozinha. Depois, escreva o título da tarefa. Aqui, ligar para dar as boas-vindas, para ninguém esquecer do cliente novo.

1:04Com essa regra, cada venda ganha vira uma tarefa para dar as boas-vindas ao cliente. Para guardar a regra, clique em Salvar. Na demonstração, a gente fecha sem salvar, para não mudar as regras da conta de teste.

1:19Agora, clique na aba Pontuação, que é a nota de cada lead: quanto maior a pontuação, mais perto de comprar. Aqui você vê quantos leads em aberto estão em cada faixa de nota. Na demonstração, eles ainda estão na faixa mais baixa. Em Nova Regra, você diz quantos pontos cada coisa vale. E nas abas Alertas e Histórico, você vê quem está esquecido e tudo o que as automações já fizeram.

1:49Nas Configurações gerais também tem automação. Clique em Automações. Com a opção Atribuir vendedor automaticamente ligada, o sistema escolhe sozinho o vendedor de cada lead novo. Assim, nenhum lead fica esquecido.

2:06Em Regras de auto-etiqueta, o sistema põe etiquetas sozinho em cada lead novo. Clique em Nova Regra. Em Condições, clique em Adicionar e diga quando a regra vale, por exemplo: lead que veio do Instagram. Depois, escolha as etiquetas que ele ganha. Na demonstração, a gente fecha sem salvar.

2:30Em Territórios, você divide os clientes por equipe e por região. Crie a equipe em Nova equipe e as regiões na aba Territórios. Na aba Distribuição, o sistema passa os leads de um vendedor para outro, por exemplo nas férias. Na demonstração, a gente não redistribui.

2:49Em Integrações, o CRM avisa outros sistemas sozinho. Esse aviso se chama webhook, que é um aviso automático entre sistemas. Clique em Nova integração: dê um nome, cole o endereço do outro sistema e marque os eventos, como oportunidade ganha. Na demonstração, a gente fecha sem salvar.

3:13Por último, a API, que é a porta de integração entre sistemas. Para entrar por ela, o outro sistema usa uma chave, que funciona como uma senha. A chave nasce na Central de APIs: quando um programador pedir, clique em Criar chave na Central de APIs. Na demonstração, a gente não cria chave. Na aba Webhooks, ficam os avisos que você ligou.

3:40Recapitulando. Automação: quando acontece algo, o sistema faz outra coisa; A Pontuação dá uma nota para cada lead; Territórios dividem os leads entre as equipes; Integrações e chaves de API ligam o CRM a outros sistemas. Você consegue achar, na lista de automações, o gatilho e a ação de uma regra?

0:00Capítulo 17: O ciclo completo. Rever o caminho da Camila Duarte: lead, oportunidade, atividade, proposta, venda e pós-venda.

0:15Para fechar, vamos refazer, bem rápido, o caminho da Camila Duarte: do primeiro contato até a cliente fiel. Tudo começa aqui, no Painel do CRM: ele mostra o seu dia e o funil inteiro, num olhar.

0:33Primeiro, ela chegou como lead, a pessoa interessada. Na lista de leads, digite o nome dela na busca. Lá está a Camila Duarte, da Doce Sabor Confeitaria. Clique no nome para abrir a ficha.

0:47Na ficha, está tudo sobre ela: a situação do lead e o Histórico, com cada contato e cada mudança. Conversou com o cliente? Registre aqui. Assim ninguém esquece de ninguém.

1:04Depois, o lead virou oportunidade, o negócio com valor. Na lista de oportunidades, troque o status para Ganhas e busque por Doce Sabor. Quando ela aparecer na lista, clique no cardápio digital dela.

1:21A ficha da oportunidade mostra a situação: ganha, com o valor de quatro mil e oitocentos reais. A linha do tempo conta a história: a proposta, a perda, a volta da cliente e a venda fechada. Do lado, ficam as tarefas marcadas para este negócio.

1:41A proposta também fica guardada. Em Propostas, busque por Doce Sabor: lá estão o número, o valor e a situação. Ela ficou como rascunho, que é a proposta ainda não enviada: na demonstração, a gente não envia.

1:59E a venda não acaba no fechamento. No Pós-venda, clique na aba Boas-vindas, que é o acompanhamento dos primeiros dias: ela mostra cada cliente novo e quanto já avançou. Na aba NPS, ficam as pesquisas que medem se o cliente indicaria você.

2:19Esse é o ciclo completo do CRM: o lead chega, vira oportunidade, ganha tarefas e proposta, fecha a venda e é cuidado no pós-venda. E a regra de ouro: conversou com o cliente, atualize o CRM. Assim, nenhum cliente fica esquecido.

2:41Recapitulando. O lead é a pessoa interessada; A oportunidade é o negócio, com valor e etapa; Atividades e proposta levam até a venda ganha; O pós-venda cuida da cliente depois da compra. Você acha a ficha da cliente pela busca de leads?

3:03Pronto! Você acabou de ver o caminho inteiro de uma venda no CRM, do primeiro contato até a cliente fiel. Agora é a sua vez. Abra o demo, que é de graça, e repita os passos no seu ritmo. Se ficar alguma dúvida, o tutorial escrito tem cada tela explicada. Até a próxima!