Tutorial do CRM ERP DotCompany
Manual do Usuário · Passo a Passo

Como usar o CRM do seu sistema

Um guia simples, do primeiro contato até o cliente fiel, para o dono, o vendedor e quem atende. CRM é só um nome bonito para "organizar quem quer comprar de você e não deixar ninguém esquecido". Vem com a gente.

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Endereço do sistemaapp.dotcompany.com.br
Onde ficaMenu lateral › CRM (Funil de Vendas)
Quem usadono, vendedor, quem atende os clientes, gerente

💡 Cada empresa vê só o que contratou. Se um item do menu não aparecer pra você, pode ser permissão de acesso — fale com o responsável.

O caminho de uma venda no CRM: alguém demonstra interesse e vira um Lead → você transforma em Oportunidade e arrasta pelas etapas do Funil → cria Atividades (ligar, mandar zap) pra não esquecer → manda uma Proposta → conversa tudo pelo WhatsApp (com ajuda da IA) → quando fecha, marca Ganhou (vira venda) → e cuida do cliente no Pós-venda. 🤝
🎬 Uma venda completa 👤 Leads 🗂️ Funil (Quadro) ✅ Atividades 💬 WhatsApp 🤖 Atendente IA 📊 Relatórios
🎬 NOVIDADE · VIDEOAULA
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17 capítulos curtos (~56 min), narrados passo a passo, mostrando o sistema de verdade. Com legendas.
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🧭 1. Conhecendo o CRM🧰 2. Arrumando a casa📇 3. Seu primeiro lead📥 4. Leads em quantidade🎯 5. Funil e oportunidades🗓️ 6. Atividades e agenda🤝 7. Proposta e fechamento💬 8. Chat e WhatsApp🔁 9. Follow-up automático🤖 10. Atendente IA: ligar e treinar🙋 11. Atendente IA no dia a dia🧠 12. Atendente IA avançado🛒 13. Vender pelo WhatsApp💚 14. Pós-venda e NPS📊 15. Relatórios e equipe⚡ 16. Automações e integrações🏁 17. O ciclo completo
★Comece por aqui — 8 ideias que se repetem o tempo todo

8 ideias que aparecem em quase todas as telas do CRM. Entendendo elas agora, o resto fica fácil.

  1. A "Pessoa" é o rei. Um lead, um contato, um cliente — antes de tudo são uma Pessoa (nome, telefone, e-mail). Você cadastra a pessoa uma vez e o sistema reaproveita ela no CRM, na venda, no financeiro. Nunca tem o "nome do lead" solto: tem o nome da pessoa.
  2. Lead ≠ Oportunidade ≠ Cliente. O Lead é só um interessado ("apareceu, pode comprar"). Quando ele esquenta e vira um negócio com valor e prazo, vira uma Oportunidade. Quando a oportunidade é Ganha, ele finalmente vira Cliente. É uma escadinha de amadurecimento.
  3. O Funil e suas Etapas. O funil é a esteira da venda: Novo Lead → Primeiro Contato → Qualificação → Proposta Enviada → Negociação → Ganho. Cada oportunidade está parada em uma etapa. No Quadro de oportunidades você arrasta o cartão de uma coluna para a outra conforme a conversa avança.
  4. Atividade = tarefa com data. Toda promessa de "depois eu ligo" vira uma Atividade (ligar, mandar WhatsApp, visitar, mandar proposta) com dia e hora. É isso que faz você não esquecer ninguém — o sistema te lembra do que fazer hoje.
  5. Cadência = sequência automática de contatos. Em vez de lembrar de cada toque, você liga uma cadência (ex.: "dia 1 manda mensagem, dia 3 liga, dia 7 manda oferta") e o sistema vai criando os contatos sozinho, no ritmo certo, até o lead responder.
  6. Temperatura / Pontuação do lead. O sistema dá uma "nota" de quão quente é o lead: frio, morno ou quente. Lead quente = grande chance de fechar. Serve pra você focar a energia em quem está perto de comprar, em vez de gastar o dia com quem só está olhando.
  7. Origem e Motivo. Sempre que dá, registre de onde o lead veio (indicação, Instagram, site…) e, quando fecha ou perde, por quê (ganhou por preço? perdeu pro concorrente?). Parece burocracia, mas é o que faz os relatórios te dizerem onde investir.
  8. Ganhar / Perder fecha o ciclo. Quando a venda fecha, você marca a oportunidade como Ganha (e ela pode virar uma venda/orçamento de verdade no resto do sistema). Se não rolar, marca como Perdida com o motivo. Nada fica "no ar": toda oportunidade tem um destino.

As marcações que aparecem no guia

💡
Dica — um jeito mais fácil ou rápido de fazer.
⚠️
Atenção — cuidado para não errar, principalmente com cliente.
📌
O que é isso? — explicação simples de uma palavra difícil.
🔗
Por baixo dos panos — o que o sistema faz sozinho (criar tarefa, avisar você, registrar a conversa) quando você clica em algo.

Comece por aqui

🎬Uma venda completa, do primeiro "oi" até o cliente fiel

▶ Ver este passo em vídeo (3:26)

🔊 Ouvir esta seção

Vamos acompanhar a Paula, vendedora da Comercial Pão Quente, fechando uma venda do começo ao fim. Nada de teoria solta: é o dia a dia de verdade, pra você ver como cada pedacinho do CRM se encaixa.

📌 Antes de tudo: não decore botões. Siga a história abaixo na ordem em que as coisas acontecem. Cada passo tem um link "ver detalhes" pra seção que ensina aquilo com calma.

Passo 1 — Chega um interessado: nasce um Lead

  1. Um dono de padaria manda mensagem perguntando preço de farinha. A Paula abre o CRM e cadastra um Lead: nome, telefone e de onde ele veio ("WhatsApp").
  2. Pronto — agora esse contato não vai mais se perder num caderninho. Ele está na lista de Leads, esperando atenção.
🔗 Por baixo dos panos: ao salvar o lead, o sistema já cria a Pessoa por trás dele e dá uma temperatura inicial. Você cadastra uma vez; o nome e o telefone valem pro CRM inteiro. Ver como cadastrar um lead →

Passo 2 — O lead esquenta: vira uma Oportunidade no funil

  1. Conversando, a Paula vê que o cliente quer comprar 20 sacos por mês. Isso já é um negócio de verdade: ela cria uma Oportunidade com o valor estimado e coloca no Funil, na etapa "Primeiro Contato".
  2. No Quadro de oportunidades, esse negócio vira um cartão numa coluna. Conforme a conversa anda, ela arrasta o cartão para "Qualificação", depois "Proposta Enviada"…
🔗 Por baixo dos panos: arrastar o cartão de coluna muda a etapa da oportunidade e atualiza a Previsão de vendas automaticamente. O funil é o coração do CRM. Ver o Quadro de oportunidades →

Passo 3 — Não esquecer de ninguém: cria uma Atividade

  1. O cliente pediu pra "ligar na sexta". A Paula cria uma Atividade do tipo "Ligação" com data sexta, 10h, ligada àquela oportunidade.
  2. Na sexta de manhã, o CRM mostra essa ligação na lista de "Hoje". Ela liga, conversa, e marca a atividade como feita.
🔗 Por baixo dos panos: a atividade é o que transforma "depois eu falo com ele" em algo que aparece na sua tela no dia certo. Sem isso, lead bom esfria por esquecimento. Ver Atividades →

Passo 4 — Hora de propor: a Proposta

  1. O cliente gostou. A Paula monta uma Proposta com os itens e o preço, e envia pra ele — que pode até aceitar digitalmente.
  2. A oportunidade vai pra etapa "Proposta Enviada". Agora é acompanhar a resposta.
🔗 Por baixo dos panos: a proposta nasce ligada à oportunidade — você não redigita nada. E o CRM ainda te lembra de dar um retorno se o cliente sumir. Ver Propostas →

Passo 5 — Tudo pelo WhatsApp (com a IA ajudando)

  1. A conversa toda acontece no Chat do CRM, que junta os WhatsApp num lugar só. Quando a Paula está almoçando, o Atendente IA responde as primeiras dúvidas sozinho e só chama ela quando precisa de gente.
  2. O cliente fecha! Ele até paga por um link de pagamento mandado no zap.
🔗 Por baixo dos panos: toda mensagem fica registrada na ficha do cliente. A IA responde com o que você ensinou na base de conhecimento. Os produtos e os preços ela lê do seu cadastro, na hora — e nunca inventa. Ver o Atendente IA →

Passo 6 — Fechou: marca Ganhou

  1. Com o pedido confirmado, a Paula arrasta o cartão para "Ganho". Aquele interessado lá do começo agora é cliente.
  2. Se tivesse dado errado, ela marcaria "Perdido" e diria o motivo (preço, prazo…) — pra empresa aprender com isso.
🔗 Por baixo dos panos: marcar Ganho fecha o ciclo da oportunidade e alimenta os relatórios de conversão. O motivo da perda vira um gráfico que mostra onde a empresa está perdendo dinheiro. Ver Relatórios →

Passo 7 — Depois da venda: o Pós-venda

  1. Semanas depois, o CRM pergunta ao cliente (pesquisa NPS) se ele ficou satisfeito. A nota entra no painel de Pós-Venda.
  2. E quando o cliente fica um tempo sem comprar, o CRM avisa a Paula pra reativar — ou faz isso sozinho com uma mensagem amigável.
🔗 Por baixo dos panos: vender de novo pra quem já é cliente é mais barato do que achar um novo. O Pós-venda e as Automações cuidam disso no automático. Ver Pós-Venda →
💡 O ciclo se repete: capturar lead → virar oportunidade no funil → fazer atividades de follow-up → mandar proposta → conversar no WhatsApp → marcar Ganho ou Perdido → cuidar no pós-venda. Quanto mais redondo o dia a dia, mais venda fecha sozinha. 💪
⚠️ O erro mais comum: deixar o CRM "desatualizado" — falar com o cliente e não mexer no cartão. Aí o funil mente, o relatório mente, e bom negócio esfria sem ninguém ver. A regra de ouro: conversou, mexeu no CRM. Leva 10 segundos e salva a venda.

Agora é a sua vez: abra o seu CRM

🎬 Passo a passo em figuras · 2 passo(s)

  1. No menu à esquerda, clique em CRM (Funil de Vendas).

    No menu à esquerda, clique em CRM (Funil de Vendas).

    👀 Abrem as partes do CRM, uma embaixo da outra.

    🔊 Ouvir este passo
  2. Clique em Painel do CRM.

    Clique em Painel do CRM.

    👀 Aparece o Painel do CRM, com atalhos para várias partes do CRM no topo.

    🔊 Ouvir este passo
😕 Deu errado? Veja aqui
  • Não acha o CRM (Funil de Vendas)? Digite «CRM» em Buscar no menu..., no alto do menu, e clique em Painel do CRM. Se nada aparecer, peça ao administrador para liberar o CRM.
  • Abriu outra tela? Clique em Painel do CRM, o primeiro item do CRM.

Parte 1 · Primeiros passos no CRM

1Entrar no CRM e o Painel do CRM (a tela inicial)

▶ Ver este passo em vídeo (3:06)

O Painel é a sua tela inicial do CRM — o "bom dia" do vendedor. Ele mostra, num lugar só, o que precisa de você HOJE: leads novos, atividades do dia, e como está o funil de vendas. Comece sempre por aqui.

Painel do CRM com três marcas: a barra de atalhos do topo, os Atalhos Rápidos e o cartão Funil de vendas
📸 O Painel do CRM (a tela inicial)
  1. Barra de atalhos — botões para as telas mais usadas do CRM.
  2. Atalhos Rápidos — o que você faz todo dia, como Novo Lead e Oportunidade.
  3. Funil de vendas — quantos negócios e quanto dinheiro em cada etapa.
↗ Abrir esta tela no sistema
🔊 Ouvir esta seção
📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Painel do CRM. A tela abre com o título Painel do CRM e a data de hoje.

O que você vê na tela

  • Barra de atalhos no topo — botões coloridos para as telas mais usadas: Leads, Oportunidades, Quadro de oportunidades, Atividades, Chat, Relatórios e outras. O que não está nela, como Propostas e Atendente IA, fica no menu da esquerda.
  • Atalhos Rápidos — botões grandes para o dia a dia: Novo Lead, Oportunidade, Atendimento, Clientes, Campanhas, Tarefas e outros. Dá para arrastar um botão e mudar a ordem.
  • Cartões de resumo — as atividades de hoje, os leads novos de hoje, os fechamentos previstos para hoje e as vendas de hoje. Um raio-x do seu dia.
  • Funil de vendas — uma mini-visão do funil: quantos negócios e quanto dinheiro tem em cada etapa. O link Ver quadro abre o Quadro de oportunidades.
💡 Rotina campeã: abra o CRM de manhã, olhe as atividades de hoje, resolva o que for urgente e dê uma espiada no Funil de vendas. 5 minutos que organizam o dia inteiro.
🔗 Por baixo dos panos: o Painel não cria nada — ele só junta e mostra o que já está nas outras telas (leads, atividades, oportunidades). É um resumo guiado pra nada importante passar batido.
2Configurar o CRM (origens, motivos, etiquetas e funil padrão)

▶ Ver este passo em vídeo (2:41)

Antes de sair vendendo, vale 10 minutos arrumando a casa. Nas Configurações você define as listinhas que o CRM usa o tempo todo: de onde seus leads costumam vir, os motivos de ganhar ou perder, as etiquetas e qual é o seu funil padrão. Feito uma vez, serve pra sempre.

Configurações do CRM com três marcas: o título, as abas à esquerda e o Funil padrão com o botão Salvar configurações
📸 Configurações do CRM
  1. Configurações do CRM — onde você arruma as listinhas que o sistema usa o tempo todo.
  2. Abas à esquerda — Configurações gerais, Pontuação, Origens de lead, Motivos de perda/ganho, Etiquetas e outras.
  3. Funil padrão — escolha o funil que abre primeiro e clique em Salvar configurações.
↗ Abrir esta tela no sistema
🔊 Ouvir esta seção
📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Configurações, automações e ajuda › Configurações gerais. Ou o atalho Configurações no topo do Painel do CRM. À esquerda ficam as abas; à direita, o conteúdo de cada uma.

As abas que mais importam

  • Configurações gerais — escolha o Funil padrão (o que abre primeiro).
  • Origens de lead — a lista "de onde veio?" (Indicação, Instagram, Site, WhatsApp, Evento/Feira…). Quanto mais real, melhores os relatórios.
  • Motivos de perda/ganho — por que você ganha ("preço", "atendimento") e por que perde ("achou caro", "foi pro concorrente"). Ouro puro pra gestão.
  • Etiquetas — marcadores coloridos pra agrupar leads do seu jeito ("VIP", "Atacado", "Black Friday").
  • Pontuação, Automações e Integração com o ERP — ajustes mais avançados (pode deixar pra depois).
📌 E o assistente de configuração? No primeiro acesso, o CRM se configura sozinho: ele já cria um funil padrão, as origens básicas e os modelos de mensagem pra você sair usando na hora. Enquanto faltar alguma coisa, como conectar o WhatsApp, o alto das telas do CRM mostra o aviso Termine de configurar seu CRM, com a porcentagem pronta. Concluir agora abre o assistente. O X esconde o aviso até você abrir o sistema de novo.
💡 Não trave aqui. O CRM já vem pronto pra usar. Comece a trabalhar agora e volte pra ajustar essas listas quando sobrar um tempo.

Parte 2 · Leads (quem pode virar cliente)

3A Lista de leads (lista, temperatura e filtros)

Lead é todo mundo que demonstrou interesse mas ainda não comprou. A Lista de leads é a sua lista de "gente pra trabalhar". Ela mostra quantos você tem, quais estão quentes (perto de fechar) e quais estão frios, e deixa você filtrar pra achar rápido quem precisa de atenção.

Tela Lista de leads com quatro marcas: os botões Novo lead, Importar e Exportar; os contadores e a temperatura; o filtro; e a caixinha de cada lead
📸 A Lista de leads
  1. Novo lead, Importar e Exportar.
  2. Os contadores e a Temperatura dos leads.
  3. Filtrar leads.
  4. A caixinha de cada lead (ações em lote).
🔊 Ouvir esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Leads (prospectos) › Lista de leads.

O que a tela mostra

  • Contadores — Total, Novos, Contatados, Qualificados, Convertidos e Conversão (30 dias).
  • Temperatura dos leads — as caixas Frios, Mornos e Quentes em aberto.
  • Filtrar leads — busque por nome, telefone ou e-mail. Filtre por situação, temperatura, canal e origem.
  • A tabela — clique no nome do lead para abrir a ficha.
🔗 O que é "temperatura"? É uma nota automática que o sistema dá com base no comportamento do lead (respondeu rápido? abriu a proposta?). Quente = foque agora: comece o dia por eles. Frio = pode esperar ou entrar numa cadência. As caixas contam só os leads novos, contatados e qualificados.
💡 Prefere colunas? Em Leads (prospectos) › Quadro de leads (Kanban), arraste o lead de coluna e a situação muda junto.

Ações em lote: vários leads de uma vez

🎬 Passo a passo em figuras · 5 passo(s)

  1. Caixinha desmarcada à esquerda do primeiro lead da lista.

    Marque a caixinha à esquerda do nome do lead.

    👀 Aparece uma barra com o número de leads marcados e os botões das ações.

    🔊 Ouvir este passo
  2. Campo Situação e botão Aplicar na barra das ações em lote.

    Para mudar a situação, escolha em Situação... e clique em Aplicar.

    👀 Aparece uma pergunta. Confirme em Sim, alterar.

    🔊 Ouvir este passo
  3. Campo Vendedor e botão Atribuir na barra das ações em lote.

    Para dar um dono, escolha em Vendedor... e clique em Atribuir.

    👀 Aparece uma pergunta. Confirme em Sim, atribuir.

    🔊 Ouvir este passo
  4. Botão Exportar na barra das ações em lote.

    Clique em Exportar para baixar só os marcados.

    👀 O navegador baixa uma planilha só com os leads marcados.

    🔊 Ouvir este passo
  5. Botão Excluir, em vermelho, na barra das ações em lote.

    Só se precisar: clique em Excluir para tirar os marcados das listas.

    👀 Aparece uma pergunta. As conversas e as oportunidades continuam guardadas.

    🔊 Ouvir este passo
😕 Deu errado? Veja aqui
  • A barra não apareceu? Marque a caixinha da linha. Clicar no nome abre a ficha do lead.
  • O botão Aplicar ou Atribuir está apagado? Escolha antes a situação ou o vendedor na lista ao lado dele.
  • A lista de vendedores está vazia? Ela mostra quem tem cadastro de vendedor ativo. Cadastre o vendedor em Vendas (orçamentos e pedidos) › Equipe Comercial › Vendedores.
  • Não aparece o Excluir? Ele só aparece para quem pode excluir leads. Peça essa permissão ao administrador.

🎯 Você marcou três leads e quer passar os três para a vendedora Ana. O que faz?

🔗 Por baixo dos panos — ações em lote: a marcação continua valendo quando você troca de página da lista. O Exportar da barra baixa uma planilha CSV (um arquivo de planilha simples, que o Excel abre) só com os leads marcados. O Limpar desmarca todos. O Excluir tira os leads das listas, do quadro e do painel do CRM, mas guarda as conversas, as oportunidades e as atividades. O vendedor da lista é quem tem cadastro de vendedor ativo na empresa.
4Cadastrar um lead novo

▶ Ver este passo em vídeo (3:02)

Sempre que alguém demonstrar interesse, cadastre na hora — leva 30 segundos e evita perder o contato. O formulário pede o básico: o nome, um jeito de falar com a pessoa (telefone ou e-mail) e de onde ela veio. O resto você completa depois.

🔗 Lead vira cliente nos Cadastros: cadastrar cliente
Formulário Novo lead com duas marcas: o bloco Dados básicos e a coluna da direita com Origem, Palavras-chave e o botão Criar lead
📸 Cadastrar um lead novo
  1. Dados básicos — Nome (obrigatório) e pelo menos um contato: Telefone ou E-mail.
  2. Origem e Palavras-chave — de onde o lead veio e marcadores; depois clique em Criar lead.
↗ Abrir esta tela no sistema
🔊 Ouvir esta seção
📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Leads (prospectos) › Novo lead. Ou o botão Novo lead da Lista de leads ou do Painel do CRM.

Passo a passo

  1. Em Dados básicos, escreva o Nome e um contato: Telefone ou E-mail.
  2. Em Origem, escolha em De onde veio? (Indicação, Instagram, Site…).
  3. Use Palavras-chave pra marcar o lead, se quiser ("VIP", "Atacado").
  4. Clique em Criar lead. Abre a ficha do lead.
💡 Não tem o e-mail? Tudo bem. Telefone com WhatsApp já é o suficiente pra trabalhar o lead. Complete os dados conforme a conversa avança.
🔗 Por baixo dos panos: ao criar o lead, o sistema verifica se já existe uma Pessoa com aquele telefone/CPF. Se existir, ele reaproveita (não cria duplicado). É a regra "Pessoa é o rei" trabalhando por você. A Origem escolhida alimenta os relatórios, e o lead já aparece na Lista de leads.

Conferir o resultado

😕 Deu errado? Veja aqui
  • Apareceu Informe ao menos um contato: telefone ou e-mail? Preencha o Telefone ou o E-mail. Só o nome não cria o lead.
  • A lista De onde veio? está vazia? Cadastre as origens em Configurar o CRM (seção 2).
5Importar leads em massa (planilha CSV ou Excel)

▶ Ver este passo em vídeo (3:36)

Tem uma lista grande de contatos numa planilha — de uma feira, de um evento, da lista antiga? Em vez de digitar um por um, você sobe o arquivo e o CRM cadastra todos de uma vez. É um assistente em etapas: subir o arquivo, dizer qual coluna é o quê, conferir e concluir.

Importação rápida de leads na Etapa 2, com quatro marcas: o Progresso, a Origem dos leads, as chaves Ignorar leads duplicados e Rodar as automações de lead novo para os importados, e as colunas do quadro Qual coluna é o quê
📸 Importar leads em massa
  1. Progresso — as quatro etapas.
  2. Origem dos leads — vale para todos os contatos.
  3. As duas chaves (duplicados e automações) — vêm ligadas.
  4. Qual coluna é o quê — o dado de cada coluna.
🔊 Ouvir esta seção
↗ Abrir esta tela no sistema
📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Leads (prospectos) › Lista de leads, botão Importar.

Passo a passo

  1. Clique em Selecionar arquivo e escolha a planilha.
  2. Clique em Próximo e escolha a Origem dos leads.
  3. Deixe ligada Rodar as automações de lead novo para os importados.
  4. Em Qual coluna é o quê, diga o dado de cada coluna e clique em Próximo.
  5. Confira os dados e clique em Importar leads.
⚠️ Atenção a duplicados: limpe a planilha antes de subir.
🔗 Por baixo dos panos — a chave das automações: ligada (é o padrão), cada lead importado passa uma vez pelo que todo lead novo passa: as automações com o gatilho Lead criado (seção 29), o vendedor automático, as etiquetas automáticas e o aviso aos sistemas integrados. Desligada, a lista só é guardada. A importação com modelos (link Abrir a importação com modelos, à direita da tela, ou o menu CRM (Funil de Vendas) › Leads (prospectos) › Importar leads) tem a mesma chave e ainda guarda as colunas e o histórico para a próxima vez. A chave Ignorar leads duplicados (também vem ligada) pula quem já existe com o mesmo telefone ou e-mail; o mesmo cliente escrito de outro jeito na planilha ainda pode virar dois leads.

Conferir o resultado

😕 Deu errado? Veja aqui
  • O Próximo está apagado? Escolha a Origem dos leads e diga qual coluna é o Nome. Sem os dois, ele não anda.
  • A lista de origens está vazia? Cadastre as origens em Configurar o CRM (seção 2).
  • Entraram menos leads que a planilha tem? Com Ignorar leads duplicados ligada, telefone ou e-mail repetido fica de fora. Linhas com erro aparecem no resumo.
6Prospecção automática (Google Maps + IA)

Sem leads chegando? A Prospecção sai à caça de clientes novos por você: busca empresas no Google Maps por tipo e região (ex.: "padarias em Goiânia"), monta a lista e pode até mandar a primeira mensagem no WhatsApp com a ajuda da IA. É encher o topo do funil sem garimpar contato na mão.

Tela Prospecção automática com três marcas: o título, os contadores e o botão Criar campanha
📸 Prospecção automática
  1. Prospecção automática — capta leads no Google Maps e manda mensagem no WhatsApp com IA.
  2. Contadores — Encontrados, Enviados, Respondidos e Convertidos.
  3. Criar campanha — diga o ramo e a cidade e o sistema monta a lista de prospects.
↗ Abrir esta tela no sistema
🔊 Ouvir esta seção
📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Leads (prospectos) › Prospecção automática.

O que a tela mostra

  • Botão Criar campanha / Nova campanha pra dizer o que buscar e o que dizer.
📌 Tela vazia? "Nenhuma campanha criada" é normal no começo: crie a primeira campanha.
⚠️ Mande com bom senso. Disparo em massa pra desconhecido pode irritar e até bloquear seu número. Use mensagens personalizadas, em volume moderado, e respeite quem pedir pra não receber.

Parte 3 · Funil e Oportunidades (o coração do CRM)

7Funis de vendas (a esteira e suas etapas)

O funil é a esteira por onde toda venda passa: Novo Lead → Primeiro Contato → Qualificação → Proposta → Negociação → Ganho. Cada etapa é uma fase da conversa. Nesta tela você vê seus funis, as etapas de cada um e quantos negócios estão abertos. E pode criar funis diferentes para tipos de venda diferentes.

Tela Funis de vendas com duas marcas: o botão Novo funil e o cartão do funil com Editar etapas e Ver quadro
📸 Funis de vendas
  1. Novo funil — cria esteiras separadas (ex.: Atacado x Varejo).
  2. O cartão do funil — as etapas, os números e os botões Editar etapas e Ver quadro.
↗ Abrir esta tela no sistema
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Funil e oportunidades › Funil de vendas. Ou o atalho Funis no topo do Painel do CRM.

O que dá pra fazer

  • Ver o funil padrão — com as etapas já prontas, as oportunidades abertas e ganhas, e a conversão.
  • Editar etapas — renomear, adicionar ou tirar fases pra bater com o jeito que VOCÊ vende.
  • Novo funil — criar esteiras separadas (ex.: um funil pra "Atacado" e outro pra "Varejo"), cada uma com suas etapas.
  • Ver quadro — o botão que leva direto pro quadro de cartões daquele funil (é a próxima seção). Atalho pra sair da lista e ir pro lugar onde você arrasta os negócios.
💡 Comece com o funil padrão. Só crie funis novos quando perceber que um tipo de venda tem etapas bem diferentes do outro. Simplicidade primeiro.
📌 Por que ter etapas? Porque saber "em que pé está" cada negócio é o que te deixa prever vendas, cobrar follow-up e descobrir onde os clientes travam (ex.: muita gente para na "Proposta" = seu preço ou sua proposta precisa melhorar).
8O Quadro de oportunidades — arrastar a oportunidade pelas etapas

O Quadro de oportunidades é a tela mais importante do CRM. Cada negócio é um cartão; cada etapa do funil é uma coluna. Conforme a conversa avança, você arrasta o cartão de uma coluna para a próxima. Bate o olho e vê tudo: o que está começando, o que está pra fechar, e quanto dinheiro tem em jogo.

Quadro de oportunidades com três marcas: o título com o botão Nova oportunidade, a busca com o Funil e os filtros, e as colunas das etapas
📸 O Quadro de oportunidades
  1. Quadro de oportunidades — com o botão Nova oportunidade.
  2. Funil e filtros — escolha qual esteira ver.
  3. As colunas — cada uma é uma etapa, com seus cartões. Arraste o cartão de uma coluna para a próxima.
↗ Abrir esta tela no sistema
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Funil e oportunidades › Quadro de oportunidades (Kanban). Ou Ver quadro, no cartão Funil de vendas do Painel do CRM.

Como usar no dia a dia

  1. Escolha o Funil no seletor do topo (se você tiver mais de um).
  2. Olhe as colunas: cada uma é uma etapa, com o total de negócios e o valor somado.
  3. Arraste um cartão da coluna onde está pra coluna da etapa nova (ex.: de "Qualificação" pra "Proposta Enviada"). Solte e pronto.
  4. Clique num cartão pra abrir a oportunidade e ver o histórico, criar atividade, anexar proposta.
⚠️ A regra de ouro do CRM: conversou com o cliente, mexa no cartão. Se o negócio avançou, arraste. Se travou, registre. Um quadro atualizado é um vendedor organizado; um quadro parado mente pra você e pro chefe.
🔗 Por baixo dos panos: arrastar o cartão muda a etapa da oportunidade na hora e recalcula a previsão de vendas. Quando você arrasta pra "Ganho" ou "Perdido", abre a janela Fechar oportunidade, que pede o motivo.

Conferir o resultado

😕 Deu errado? Veja aqui
  • Não acha o cartão? Digite o nome em Buscar oportunidade, contato..., no alto do quadro. Com mais de um funil, troque em Funil.
  • Arrastou para Ganho ou Perdido e abriu a janela Fechar oportunidade? Escolha o Motivo e clique em Confirmar. É ele que mostra, nos relatórios, por que você ganha e por que perde.
9Lista de oportunidades (a visão de planilha do funil)

O Quadro de oportunidades é ótimo pra ver o funil de relance. Mas às vezes você quer uma lista completa pra filtrar e ordenar. A tela Oportunidades de venda mostra os negócios numa tabela. Ela traz o valor em aberto, quantos estão abertos, ganhos e perdidos, e a taxa de conversão. É a mesma informação do funil, em formato de planilha.

Tela Oportunidades de venda com três marcas: o título com os botões Nova oportunidade, Quadro e Exportar, os cartões e os filtros com a tabela
📸 Oportunidades de venda
  1. Oportunidades de venda — com os botões Nova oportunidade, Quadro e Exportar.
  2. Cartões — valor em aberto (o que está em negociação), abertas, ganhas, perdidas, taxa de conversão e ganho neste mês.
  3. Filtros + tabela — cada negócio com o contato, a etapa, o valor e a previsão.
↗ Abrir esta tela no sistema
🔊 Ouvir esta seção
📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Funil e oportunidades › Oportunidades.

O que a tela mostra

  • Filtros — por funil, situação, temperatura, origem e etiqueta, além da busca por título ou código.
  • A tabela — cada negócio com o contato e o responsável, a etapa, o valor com a probabilidade e a previsão de fechamento.
💡 Use o Quadro no dia a dia e a Lista para analisar: ordenar por valor, filtrar os parados, achar os mais prováveis.
10Criar uma oportunidade (um negócio de verdade)

▶ Ver este passo em vídeo (3:04)

Quando um lead esquenta e vira um negócio com valor e prazo, você cria uma Oportunidade. É ela que entra no funil e que você acompanha até fechar. O formulário pede o essencial: do que se trata, quanto vale, em que funil/etapa entra, quem é o responsável e a previsão de fechar.

Formulário Nova oportunidade com duas marcas: o bloco Dados da oportunidade e os blocos Contato / cliente e Detalhes do negócio
📸 Criar uma oportunidade
  1. Dados da oportunidade — Título, Funil de vendas, Etapa inicial, Valor estimado, Previsão de fechamento e Vendedor responsável.
  2. Contato / cliente e Detalhes do negócio — ligue a Pessoa e, se for o caso, a Receita recorrente (mensal).
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Funil e oportunidades › Oportunidades, botão Nova oportunidade. Ou o atalho Oportunidade no Painel do CRM.

Passo a passo

  1. Em Título da oportunidade, dê um nome curto, como "Padaria Pão Quente".
  2. Escolha o Funil de vendas e a Etapa inicial.
  3. Digite o Valor estimado do negócio.
  4. Escolha o Vendedor responsável e a Previsão de fechamento.
  5. Em Contato / cliente, busque a Pessoa e clique em Salvar oportunidade.
🔗 Por baixo dos panos — valor e previsão: é do Valor estimado e da Previsão de fechamento que sai a Previsão de vendas (seção 11). Eles não precisam ser exatos: uma aposta honesta vale mais do que deixar vazio.
📌 Receita recorrente? Se o cliente compra todo mês, ligue a Receita recorrente (mensal). O CRM entende que aquele valor se repete e calcula o impacto certo no seu faturamento futuro.

Conferir o resultado

😕 Deu errado? Veja aqui
  • Apareceu Preencha os campos obrigatórios? Escreva o Título da oportunidade e escolha o Funil de vendas.
  • O vendedor não está na lista? A lista mostra quem tem cadastro de vendedor ativo. Clique em Cadastrar vendedor, embaixo do campo.
11Previsão de vendas

A Previsão de vendas responde a pergunta que todo dono faz: "quanto eu devo vender esse mês?". Ela olha as oportunidades abertas, o valor de cada uma e a chance de fechar, e projeta a receita. Serve pra planejar — comprar estoque, contratar, definir meta — com base em dado, não em achismo.

Tela Previsão de vendas com duas marcas: os quatro cartões e os gráficos Receita projetada mês a mês e Distribuição por mês
📸 Previsão de vendas
  1. Os cartões — Receita prevista, Já vendido da previsão, Ticket médio (em aberto) e Valor em aberto.
  2. Gráficos — a receita projetada mês a mês e a distribuição por mês.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Funil e oportunidades › Previsão de vendas (forecast).

O que a tela mostra

  • Selecione o funil e Período de análise — escolha o funil e as datas e clique em Atualizar.
  • Receita projetada mês a mês — quanto deve entrar nos próximos meses: o previsto e o provável.
  • Distribuição por mês — em qual mês cada venda deve cair. Embaixo, a Projeção mensal traz a mesma conta numa tabela.
📌 O que é «Provável (ponderado)»? É a previsão "pé no chão": cada negócio entra no cálculo multiplicado pela chance de fechar. Um negócio de R$ 10 mil com 30% de chance "vale" R$ 3 mil na conta. Por isso o provável é menor que o previsto — e mais realista.
💡 A previsão só é boa se o Quadro de oportunidades estiver em dia. Lixo entra, lixo sai: mantenha etapas e valores atualizados.

Parte 4 · Atividades e Cadências (o follow-up)

12Atividades (Hoje, Semana e Atrasadas)

Atividade é toda tarefa com data: ligar, mandar WhatsApp, visitar, mandar proposta. É o que faz você não esquecer ninguém. Esta tela lista tudo que você tem pra fazer e mostra com quem é cada uma. Os botões Hoje, Esta semana e Atrasadas filtram a lista num clique. Comece o dia por aqui.

Tela Atividades com três marcas: o título com o botão Nova atividade, os contadores e a lista
📸 Atividades (Hoje, Semana, Atrasadas)
  1. Atividades — com o botão Nova atividade.
  2. Contadores — Hoje, Esta semana, Atrasadas (essas pedem socorro), Concluídas no mês, Taxa de conclusão e Pendentes.
  3. A lista — cada atividade com a data, o contato, o responsável e o status (a situação).
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atividades e agenda › Lista de atividades.

O que a tela mostra

  • Filtros — por tipo, status, responsável e datas. Em Rápido, um clique mostra Hoje, Esta semana, Atrasadas ou Pendentes.
  • A lista — terminou a tarefa? Clique em Concluir (o ✓ verde no fim da linha).
⚠️ Atividade atrasada é venda esfriando. Olhe o filtro Atrasadas todo dia e zere a lista. Cada item ali é uma promessa que você fez a um cliente e ainda não cumpriu.
13Calendário de atividades (sua agenda visual)

Se você prefere ver seus compromissos numa agenda em vez de uma lista, o Calendário mostra suas atividades espalhadas pelos dias do mês — ligações, reuniões, visitas — cada uma no seu horário. Dá pra ver por mês, semana, dia ou em lista, e filtrar por tipo e responsável. É a sua agenda de vendas, visual.

Tela Calendário de atividades com três marcas: o título com o botão Nova atividade, os filtros e o calendário
📸 Calendário de atividades
  1. Calendário de atividades — com o botão Nova atividade.
  2. Filtros — por tipo (Ligação, Reunião, Visita…), responsável e status.
  3. O calendário — suas atividades nos dias do mês, nas visões Mês, Semana, Dia ou Lista.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atividades e agenda › Calendário.

O que a tela mostra

  • Filtros por tipo — Ligação, E-mail, Reunião, Visita, Tarefa, WhatsApp, Proposta, Follow-up e Publicação — além de Responsável e Status.
  • Visões Mês / Semana / Dia / Lista — escolha como quer enxergar a agenda.
  • Resumo (à esquerda) — quantas atividades Hoje, Esta semana e Atrasadas, e as Próximas atividades.
💡 É a mesma informação das Atividades, só que em forma de agenda. Use o calendário pra planejar a semana e a lista (seção anterior) pra "matar" as tarefas uma a uma.
14Criar uma atividade (tarefa ou lembrete)

▶ Ver este passo em vídeo (2:42)

Toda vez que combinar um próximo passo com o cliente ("te ligo terça", "mando o orçamento amanhã"), crie uma atividade. Você escolhe o tipo, a data e a hora, liga ao lead/oportunidade certo, e ainda pode pedir um lembrete pra avisar você antes. É assim que o CRM vira a sua memória.

Formulário Nova atividade com três marcas: Tipo de atividade, Informações da atividade e a coluna com Vinculação, Responsável e Lembrete
📸 Criar uma atividade
  1. Tipo de atividade — Ligação, E-mail, Reunião, Visita, Tarefa, WhatsApp, Proposta, Follow-up ou Publicação.
  2. Informações da atividade — Título, Descrição e Prioridade.
  3. Vinculação, Responsável e Lembrete — ligue ao lead ou à oportunidade e peça pra avisar antes.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atividades e agenda › Lista de atividades, botão Nova atividade. Ou, na página da oportunidade, o botão Nova atividade.

Passo a passo

  1. Escolha o Tipo de atividade, como Ligação ou Visita.
  2. Escreva um Título curto. Descrição e Prioridade são opcionais.
  3. Em Agendamento, escolha a Data e a hora, ou Dia inteiro.
  4. Em Vinculação, ligue a um Lead ou Oportunidade e escolha o Responsável.
  5. O Lembrete já vem ligado: ajuste Avisar antes e clique em Criar atividade.
🔗 Por baixo dos panos — prioridade e repetição: a Prioridade vai de Baixa a Urgente. Use Urgente só quando perder o momento custa a venda: se tudo é urgente, nada é. Em Agendamento também dá para ligar Atividade recorrente.

Conferir o resultado

😕 Deu errado? Veja aqui
  • Apareceu Informe o título da atividade? Escreva um Título curto, como «Ligar para o João».
  • Apareceu Informe a data da atividade? Escolha a Data, no bloco Agendamento.
15Cadências (sequência automática de contatos)

▶ Ver este passo em vídeo (3:37)

Cadência é um "piloto automático" de follow-up. Em vez de você lembrar de tocar o lead todo dia, define uma sequência — "dia 1 manda mensagem, dia 3 liga, dia 7 manda oferta" — e o CRM vai criando os contatos sozinho, no ritmo certo, até o lead responder ou a sequência acabar. É o que mantém o lead morno aquecendo sem esforço.

Tela Cadências de vendas com três marcas: o título com o botão Nova cadência, os indicadores e o botão Criar cadência
📸 Cadências de vendas
  1. Cadências de vendas — com o botão Nova cadência.
  2. Indicadores — Cadências ativas, Leads inscritos, Taxa média de conversão e Convertidos.
  3. Criar cadência — monte sua primeira sequência (ex.: boas-vindas para leads novos).
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atividades e agenda › Cadências de vendas. Ou o atalho Cadências no topo do Painel do CRM.

O que a tela mostra

  • Cadências ativas, Leads inscritos, Taxa média de conversão e Convertidos.
  • Botão Criar cadência pra montar a sua sequência de passos.
📌 Tela vazia? "Nenhuma cadência encontrada" só quer dizer que você ainda não criou nenhuma.
💡 Comece com UMA cadência simples (3 passos) pros leads que esfriaram. Depois que pegar o jeito, crie outras por tipo de cliente.

Parte 5 · Propostas

16Propostas comerciais (criar, enviar e aceite digital)

▶ Ver este passo em vídeo (3:18)

Quando o cliente pede "me manda uma proposta", você monta aqui. A proposta lista os itens e o preço, sai com a cara da sua empresa, e pode ser enviada pro cliente — que consegue até aceitar digitalmente, sem precisar imprimir nada. A tela ainda mostra quantas você mandou, quantas foram aceitas e o valor total.

🔗 A proposta aprovada vira venda: orçamento · transformar em venda
Tela Propostas comerciais com três marcas: o título com o botão Nova proposta, os contadores e a lista de propostas
📸 Propostas comerciais
  1. Propostas comerciais — com o botão Nova proposta.
  2. Contadores — Total, Rascunhos (propostas ainda não enviadas), Enviada, Aceita, Taxa de aceite e Valor aceito.
  3. A lista — cada proposta com o cliente, o valor, o status e a validade.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Funil e oportunidades › Propostas. Na proposta nova, você escolhe a Oportunidade, e ela já nasce ligada ao negócio.

O que a tela mostra

  • Contadores — Total, Rascunho, Enviada, Aceita, Taxa de aceite e Valor aceito.
  • Botão Nova proposta pra montar uma nova (você escolhe os itens e o valor).
📌 Tela vazia? "Nenhuma proposta encontrada" só quer dizer que ainda não há propostas.
🔗 Por baixo dos panos: a proposta nasce amarrada à oportunidade — você não redigita o cliente nem os itens. E quando o cliente aceita digitalmente, o CRM registra a data e move o negócio adiante no funil.

Parte 6 · Atendimento por WhatsApp e IA

17O Chat do CRM (todas as conversas num lugar só)

▶ Ver este passo em vídeo (3:19)

O Chat junta os seus atendimentos de WhatsApp dentro do CRM. Em vez de cada vendedor no celular dele, a empresa conversa por um lugar só — com a lista de conversas de um lado e o bate-papo do outro. Tudo fica registrado na ficha do cliente, então nada se perde quando alguém falta ou sai.

📘 O Chat tem tutorial próprio, muito mais detalhado. Esta seção é o resumo: mostra a tela e o essencial. O chat tem 6 telas e centenas de ações, então ele ganhou um guia inteiro — 30 seções que ensinam etiquetas, o menu do contato item por item, cadastrar o cliente sem sair da conversa, gerar proposta com leitura automática do que foi conversado, modelos de mensagem, grupos, cobrança no anexo e como conectar o WhatsApp. Abrir o Tutorial do Chat →
📌 Novo em setembro/2026: se a sua empresa ligou o Chat DotCompany (o chat do site e do aplicativo), a lista ganha as abas Todas | WhatsApp | Chat DotCompany e essas conversas chegam aqui também. Como usar as abas está na seção 2b do Tutorial do Chat; o lado do cliente está no Tutorial do Chat DotCompany.
📌 Vários números no mesmo Chat. Se a empresa tem mais de um número de WhatsApp, o Chat pode mostrar todos na mesma lista. A chave Mostrar todos os números no chat do CRM fica em Comunicação › Números de WhatsApp. Com ela ligada, cada conversa diz de qual número veio, e o botão Todos os números filtra por número. Cada vendedor também pode atender pelo número dele, o Meu número. O passo a passo está no Tutorial do Chat, nas seções Vários números no mesmo Chat e Meu número.
Tela do Chat com duas marcas: a lista de conversas com a busca e os avisos, e o botão Conectar WhatsApp
📸 O Chat do CRM
  1. A lista de conversas — a busca, os avisos do topo (como WhatsApp desconectado) e cada conversa.
  2. Conectar WhatsApp — aparece enquanto o número não está ligado ao sistema.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Chat e WhatsApp › Chat. Ou o atalho Chat no topo do Painel do CRM.

O que a tela mostra

  • Lista de conversas (à esquerda) — com a busca por nome, número, CNPJ ou mensagem. A ordem padrão é Quem falou por último.
  • Atalhos (a coluna de ícones da ponta esquerda) — filtros como Todas as conversas, Não lidas, Aguardando resposta e Leads. Pare o mouse sobre o ícone para ver o nome.
  • A conversa (à direita) — o bate-papo com o cliente, igual ao WhatsApp que você já conhece.
  • Novo contato (o primeiro ícone dos atalhos) — manda mensagem para um número que ainda não está na lista.
  • Avisos do topo da lista — WhatsApp desconectado (com o botão Conectar) e, quando o Atendente IA está parado, IA parada em toda a empresa: nenhum cliente recebe resposta automática nem follow-up, e você responde pelo chat normalmente. Para a IA voltar, quem configura o atendente toca em Religar e confirma.
⚠️ Se aparecer a faixa vermelha WhatsApp desconectado, é porque o número ainda não foi ligado ao sistema. O atendimento só funciona depois de conectar — veja o próximo passo.

As conversas antigas do celular entram no Chat (novo em setembro/2026)

Conectou um número que já conversava com clientes há meses? O histórico não fica para trás: ao ler o QR Code, o sistema puxa as conversas recentes do aparelho e as guarda na ficha de cada contato com a data original de cada mensagem — como se sempre tivessem estado ali.

  • Sem susto: mensagem antiga não acorda o Atendente IA nem dispara follow-up. Ela entra como histórico, e só.
  • Número que já estava conectado não refaz o passado sozinho — o histórico entra na conexão nova (QR Code). Se a sua empresa precisa trazer o histórico de um número que já está ligado, peça ao suporte: o botão Buscar conversas antigas, no cabeçalho da conversa, está sendo liberado empresa a empresa.
18Conectar o WhatsApp ao sistema

Pra atender pelo CRM, você liga o seu número de WhatsApp uma única vez — igual quando você usa o WhatsApp Web no computador: o sistema mostra um QR Code e você lê com a câmera do celular. Depois disso, as conversas passam a aparecer no Chat do CRM.

Tela Conectar WhatsApp na demonstração com duas marcas: o cartão de conexão e o aviso Na demonstração a conexão do WhatsApp fica desligada, com o botão Criar minha empresa grátis
📸 Conectar o WhatsApp
  1. Conectar WhatsApp — no sistema de verdade, aqui aparece um QR Code para você ler com o celular.
  2. O aviso Na demonstração a conexão do WhatsApp fica desligada — só na demonstração; no seu sistema a conexão funciona.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Chat e WhatsApp › Status do WhatsApp, botão Conectar WhatsApp. Ou, no Chat, o botão Conectar WhatsApp ou o Conectar da faixa vermelha.

Como conectar (no sistema de verdade)

  1. Clique em Conectar WhatsApp. Vai aparecer um QR Code.
  2. No celular, abra o WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar um aparelho.
  3. Aponte a câmera pro QR Code da tela. Pronto: seu número está ligado ao CRM.
⚠️ Por que na demonstração aparece «Na demonstração a conexão do WhatsApp fica desligada»? Porque esta é uma versão de demonstração: a conexão fica desligada de propósito, pra o número compartilhado da demonstração não correr risco de bloqueio. O botão Criar minha empresa grátis leva ao cadastro da sua empresa. No seu sistema, com a sua empresa cadastrada, a conexão funciona normalmente.
💡 E se a conexão cair no meio do atendimento? Acontece: o celular fica sem internet, a bateria acaba, ou o WhatsApp desconecta o aparelho. Quando isso ocorre, a resposta que o sistema tentou enviar não sai — e o sistema sabe que não saiu. Ele então não marca aquele cliente como "já respondido": o cliente continua na fila e recebe a resposta quando a conexão voltar. Ou seja, você não perde um cliente por causa de uma queda de sinal — mas vale reconectar o quanto antes, porque enquanto está fora ninguém recebe nada.

Conferir o resultado

😕 Deu errado? Veja aqui
  • Apareceu Só o administrador da empresa pode conectar ou trocar o WhatsApp? Peça ao administrador da empresa para fazer a conexão.
  • Está na demonstração e apareceu Na demonstração a conexão do WhatsApp fica desligada? Na demonstração o WhatsApp não conecta, de propósito. Clique em Criar minha empresa grátis e conecte o seu número lá.
19Atendente IA (responde sozinho)

O Atendente IA é uma inteligência artificial que conversa com seus clientes no WhatsApp por você — responde dúvidas, manda preço, qualifica o lead e, quando precisa de gente, passa a conversa para uma pessoa da equipe. Ele trabalha 24 horas, não perde a paciência e nunca deixa o cliente no vácuo. Esta tela é o painel de controle dele.

Painel do Atendente IA com três marcas: o título com a situação e o botão Configurar, os cartões e a Situação do sistema
📸 Atendente IA
  1. Atendente IA — mostra se está Ativo ou Desativado; Configurar abre as regras dele.
  2. Os cartões — Conversas ativas, Esperando uma pessoa, Mensagens hoje e Vendas assistidas.
  3. Situação do sistema — o atendente, o horário, a IA e o WhatsApp: ligados ou não.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atendente IA › Painel do atendente.

O que o painel mostra

  • Cartões — Conversas ativas, Esperando uma pessoa (a IA passou a conversa e ninguém assumiu ainda), Mensagens hoje e Vendas assistidas.
  • Esperando uma pessoa (o quadro) — quem a IA não resolveu sozinha e espera por você.
  • Situação do sistema — o atendente, o horário, a IA e o WhatsApp: ligados ou não, conectado ou não.
  • No alto, a situação Ativo ou Desativado. Para ligar ou pausar, clique em Configurar (a chave fica na aba Geral, seção 19b).
📌 O que é "passar para uma pessoa"? É a "passagem de bastão": quando a IA percebe que o caso precisa de gente (uma negociação difícil, uma reclamação), ela chama você e te entrega a conversa com o resumo do que já rolou. Você nunca começa do zero. Quer que o vendedor seja avisado no celular quando o cliente fica esperando? Veja a seção 19c.
⚠️ A IA só responde com base no que você ensinou (próximas seções). Ela não inventa preço nem promessa. Mantenha a base de conhecimento atualizada e ela será uma excelente vendedora.
🛡️ A rede de proteção: ninguém fica sem resposta por causa de falha técnica. De tempo em tempo o sistema varre os clientes que escreveram e ainda não foram respondidos — e responde. O detalhe que faz diferença: se a tentativa anterior falhou (a conexão do WhatsApp estava fora, o número era inválido), ela não conta como resposta dada, então o cliente continua na fila até receber de verdade. E no caso oposto — quando o sistema não tem certeza se a mensagem saiu (uma demora na rede, por exemplo) — ele prefere não repetir, pra você nunca aparecer mandando a mesma coisa duas vezes pro cliente. Na dúvida, o sistema escolhe não incomodar.
19bConfigurações do Atendente — em que canais a IA responde

Aqui ficam as regras do Atendente IA. Ligado ou não, horários, tom de voz e a passagem para uma pessoa. A novidade é o bloco Canais em que a IA responde. Nele você liga o Atendente IA no Chat DotCompany, o chat do site e do aplicativo.

Aba Geral das configurações do atendente com duas marcas: a chave Atendente IA ativo e o cartão Chat DotCompany, ainda não liberado nesta empresa
📸 Canais em que a IA responde
  1. Atendente IA ativo: a chave geral da IA.
  2. Cartão Chat DotCompany: liga a IA nesse canal. Aqui ele mostra ainda não liberado para a sua empresa.
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🎬 Passo a passo em figuras · 3 passo(s)

  1. No cartão Chat DotCompany, clique na chave da direita.

    No cartão Chat DotCompany, clique na chave da direita.

    👀 A chave fica verde e o cartão muda de cor. Aparece uma segunda chave embaixo.

    🔊 Ouvir este passo
  2. Só se precisar: ligue a segunda chave. A IA responde neste canal mesmo com o atendente da empresa desligado.

    Só se precisar: ligue a segunda chave. A IA responde neste canal mesmo com o atendente da empresa desligado.

    👀 Aparece o aviso: o atendente está desligado, mas a IA continua respondendo neste canal.

    🔊 Ouvir este passo
  3. Botão Salvar Configurações, no fim da aba, ao lado de Resetar.

    Clique em Salvar Configurações.

    👀 Aparece a mensagem de salvo. Ao abrir a tela de novo, a chave continua ligada.

    🔊 Ouvir este passo
🔁 De outro jeito: É como a luz de cada cômodo: a chave geral liga a casa; cada cartão acende um canal.
😕 Deu errado? Veja aqui
  • Não achou o bloco? Confira a aba Geral e role para baixo.
  • A IA não responde no Chat DotCompany? Veja se o cartão mostra ainda não liberado para a sua empresa. Se mostra, peça ao suporte para liberar o canal.
📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atendente IA › Configuração do atendente, aba Geral.

Passo a passo

  1. Role até Canais em que a IA responde.
  2. No cartão Chat DotCompany, ligue a chave da direita.
  3. Só se precisar: ligue Responder neste canal mesmo com o atendente desligado.
  4. Clique em Salvar Configurações.
  5. Abra a tela de novo e confira a chave ligada.
🔗 Por baixo dos panos: o WhatsApp tem chave própria — Atendente IA ativo, no topo da tela. Com ela desligada, a IA só responde no canal que tiver a segunda chave ligada. Cartão com o aviso ainda não liberado para a sua empresa: esse canal ainda não foi ligado para você; peça ao suporte. Como o cliente chega pelo chat, e o que ele vê, está no Tutorial do Chat DotCompany.
19cAvisos ao vendedor no celular

O sistema avisa o vendedor em dois casos. Um cliente espera resposta de uma pessoa, ou a proposta prometida está para vencer. O aviso chega no sino do CRM, no WhatsApp e na notificação do celular, com um link que abre a conversa certa. Aqui você escolhe os avisos e o horário em que eles saem.

📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atendente IA › Configuração do atendente, aba Passar para uma pessoa.

O cartão na tela

Cartão Avisos ao vendedor no celular, com cinco marcas: a chave Cliente esperando resposta, a chave Proposta prometida ao cliente, o bloco Avisar só no horário de trabalho, a chave Quem responde o cliente vira o dono do lead e a dica Lembrar de mim
📸 Avisos ao vendedor no celular
  1. Cliente esperando resposta: a chave e o campo Avisar depois de.
  2. Proposta prometida ao cliente: a chave e o campo Avisar antes do prazo.
  3. Avisar só no horário de trabalho: Começa às, Termina às e Dias.
  4. Quem responde o cliente vira o dono do lead: vem desligada.
  5. A dica de Lembrar de mim, para o link abrir sem senha.
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🎬 Passo a passo em figuras · 9 passo(s)

  1. Aba Passar para uma pessoa, na barra de abas da configuração do atendente.

    Clique na aba Passar para uma pessoa.

    👀 Aparecem as regras da passagem para uma pessoa. Mais abaixo fica o cartão Avisos ao vendedor no celular.

    🔊 Ouvir este passo
  2. Título do cartão Avisos ao vendedor no celular e a frase que explica o que ele faz.

    Role a página até o cartão Avisos ao vendedor no celular.

    👀 O cartão mostra duas chaves já ligadas: Cliente esperando resposta e Proposta prometida ao cliente.

    🔊 Ouvir este passo
  3. Campo Avisar depois de, vazio, com o texto Padrão do sistema: 5.

    Digite em Avisar depois de quantos minutos o cliente pode esperar.

    👀 Campo vazio vale o padrão: 5 minutos. A tela aceita de 1 a 1440.

    🔊 Ouvir este passo
  4. Campo Avisar antes do prazo, vazio, com o texto Padrão do sistema: 120.

    Digite em Avisar antes do prazo com quanto tempo avisar.

    👀 Campo vazio vale o padrão: 120 minutos. Zero avisa só quando o prazo vence.

    🔊 Ouvir este passo
  5. Campo Começa às, com 08:00 e o relógio para escolher a hora.

    Digite em Começa às a hora em que os avisos podem sair.

    👀 A hora aparece no campo, como 08:00. O relógio ao lado também deixa escolher.

    🔊 Ouvir este passo
  6. Campo Termina às, com 18:00 e o relógio para escolher a hora.

    Digite em Termina às a hora em que os avisos param.

    👀 O padrão é 18:00. Fora do horário, o aviso espera o próximo horário de trabalho.

    🔊 Ouvir este passo
  7. Os dias Sex, Sáb e Dom. Sex e Sáb estão marcados; Dom está desmarcado.

    Só se precisar: clique em Dom para avisar também no domingo.

    👀 O dia fica marcado. Os outros dias continuam como estavam.

    🔊 Ouvir este passo
  8. Chave Quem responde o cliente vira o dono do lead, desligada.

    Só se precisar: ligue Quem responde o cliente vira o dono do lead.

    👀 A chave fica ligada. O lead passa a ser de quem responde, se ainda não tiver vendedor.

    🔊 Ouvir este passo
  9. Botão Salvar Configurações, no fim da página, ao lado de Resetar.

    Clique em Salvar Configurações, no fim da página.

    👀 Aparece a mensagem de que as configurações foram salvas.

    🔊 Ouvir este passo
🔁 De outro jeito: É como um recepcionista. Se um cliente espera sem ser atendido, ele chama o vendedor. Fora do expediente, deixa um bilhete.
😕 Deu errado? Veja aqui
  • O vendedor não recebeu o WhatsApp? Confira se o cadastro do usuário dele tem o celular. Confira também se o WhatsApp da empresa está conectado (seção 18). Sem isso, o aviso chega só pelo sino e pela notificação.
  • Nenhum aviso saiu? Veja se a chave do aviso está ligada. Veja também se agora é horário de trabalho: fora dele, o aviso espera.
  • Desmarcou todos os dias? O sistema ignora essa mudança e mantém os dias que já valiam. Deixe pelo menos um dia marcado.
  • A tela só mostra e não deixa mudar? Só o administrador da empresa, ou quem tem a permissão Alterar configurações do CRM, pode salvar. Peça a uma dessas pessoas.
  • O link pediu senha? No celular do vendedor, entre no sistema uma vez marcando Lembrar de mim. Depois os links abrem direto.

🎯 A chave Avisar só no horário de trabalho está ligada, o horário vai até as 18:00 e um cliente espera resposta às 20:30. O que acontece com o aviso?

🔗 Por baixo dos panos — o que o vendedor recebe: um aviso no sino do CRM, uma mensagem no WhatsApp (ela sai pelo WhatsApp da empresa, se o cadastro do vendedor tiver o celular) e uma notificação no celular (para quem já aceitou receber notificações). O aviso de um cliente traz o link que abre a conversa dele. No sino e na notificação, o título diz, por exemplo, Cliente esperando você: Maria (25 min) ou Proposta prometida vence em 1 h: Maria. Quando vários clientes esperam ao mesmo tempo, o vendedor recebe um resumo só: o WhatsApp traz um link para cada cliente e o sino abre o Chat.
🔗 Por baixo dos panos — quem recebe: primeiro quem está atendendo a conversa. Sem ele, o dono do lead. Sem ele, quem recebeu o chamado da IA. Se nenhum deles puder abrir a conversa, vale a escolha do atendimento: o vendedor com menos conversas, ou o vendedor padrão. Sem nenhum dos dois, o aviso vai para o responsável, depois para a equipe de vendas e, por último, para os administradores. Na proposta prometida, o responsável pela proposta vem primeiro. Os lembretes vão para quem recebeu o primeiro aviso. Quem não tem acesso à conversa nunca recebe o aviso.
🔗 Por baixo dos panos — repetir e chamar os gestores: o sistema confere a fila a cada 5 minutos. Se o cliente segue sem resposta, o aviso se repete depois do prazo Avisar o vendedor de novo depois de (padrão: 10 minutos), no máximo 5 avisos. Passado o prazo Avisar também os gestores depois de (padrão: 30 minutos), os administradores da empresa também são avisados, uma vez só, e o vendedor para de ser cobrado. Na proposta prometida, o lembrete sai quando o prazo vence, e os gestores são avisados se o atraso passar do prazo deles. Esses dois prazos ficam no bloco Prazos quando ninguém assume a conversa, na mesma aba.
🔗 Por baixo dos panos — o dono do lead: com a chave Quem responde o cliente vira o dono do lead ligada, o vendedor que responde o cliente pelo chat (ou pelo próprio WhatsApp ligado ao sistema) vira o dono do lead se ele ainda não tiver vendedor ou estiver com o vendedor padrão. Nunca tira o lead de outro vendedor.
🔗 Por baixo dos panos — o horário: a chave vem ligada, das 08:00 às 18:00, de segunda a sábado, no relógio da sua empresa. Fora do horário nada sai: o aviso fica guardado e, quando o horário começa, o vendedor recebe um resumo só. Com Começa às maior que Termina às (por exemplo, 22:00 e 06:00), o horário passa da meia-noite. Com a chave Avisar só no horário de trabalho desligada, os avisos saem a qualquer hora.
🔗 Por baixo dos panos — a proposta prometida: é a promessa de mandar uma proposta até certo prazo, por exemplo "em até 24 horas". Ela fica anotada no contato com a etiqueta Aguardando Envio de Proposta. Enviar a proposta, ou tirar a etiqueta, encerra o aviso.
19dA aba Inteligência artificial: qual IA responde e o que ela lê

Nesta aba você vê qual IA responde os seus clientes. Escolhe quanto da conversa ela lê. E liga ou desliga a leitura de fotos e PDFs.

📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atendente IA › Configuração do atendente, aba Inteligência artificial.

O que a aba mostra

Aba Inteligência artificial das configurações do atendente com três marcas: a aba, o bloco Qual IA responde seus clientes e o painel Quem responde seus clientes
📸 Aba Inteligência artificial
  1. A aba Inteligência artificial.
  2. Qual IA responde seus clientes: a IA padrão do atendimento.
  3. Quem responde seus clientes: quem responde em cada caso, do padrão à reserva.
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🎬 Passo a passo em figuras · 5 passo(s)

  1. Aba Inteligência artificial, na barra de abas da configuração do atendente.

    Clique na aba Inteligência artificial.

    👀 Aparecem os cartões da IA: qual IA responde, quem responde e o que ela lê.

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  2. Só se precisar: clique no cartão Últimos 30 dias.

    Só se precisar: clique no cartão Últimos 30 dias.

    👀 O cartão fica marcado. A IA passa a ler a conversa dos últimos dias.

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  3. Confira a chave Ler imagens e documentos do cliente.

    Confira a chave Ler imagens e documentos do cliente.

    👀 Verde é ligada: a IA olha a foto e o PDF que o cliente manda.

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  4. Em Resultados da IA, clique em Ver resultados.

    Em Resultados da IA, clique em Ver resultados.

    👀 Aparecem as respostas, as passagens para uma pessoa e as vendas do período.

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  5. Botão Salvar Configurações, no fim da aba.

    Clique em Salvar Configurações.

    👀 Aparece a mensagem de que as configurações foram salvas.

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🔁 De outro jeito: É como reler o caderno antes de atender: mais páginas, resposta mais certa, e mais tempo para ler.
😕 Deu errado? Veja aqui
  • A IA esqueceu o que o cliente disse dias atrás? Escolha Últimos 30 dias ou Tudo que couber e clique em Salvar Configurações.
  • A IA não comentou a foto que o cliente mandou? Confira se a chave Ler imagens e documentos do cliente está verde. Depois veja se a empresa tem a própria conta de uma IA com visão.
  • A tela só mostra e não deixa salvar? Só o administrador da empresa, ou quem tem a permissão Alterar configurações do CRM, pode salvar.

🎯 Você quer que a IA leia a conversa inteira com o cliente. Qual cartão escolhe?

🔗 Por baixo dos panos: quando o plano tem mais de uma IA, você escolhe em IA padrão do atendimento. Com uma IA só, aparece o nome dela e o link Usar minha chave própria.

O que a IA lê a cada resposta

Escolha quanto da conversa a IA relê antes de responder.

🔗 Por baixo dos panos: Últimas 60 mensagens (padrão): a IA lê as 60 mensagens mais recentes de cada conversa. Últimos 30 dias: lê também tudo o que foi conversado nesse período. Tudo que couber: lê a conversa inteira, até onde a IA aguenta. Quanto mais ela lê, mais cada resposta pode custar e demorar; cada cartão mostra, na própria tela, quanto isso custa a mais. Quem usa a própria conta de IA vê também, nesta aba, o limite de gasto por dia e por mês.

Ler imagens e documentos do cliente

A chave vem ligada em todas as empresas.

💡 A IA nunca diz ao cliente que não consegue ver o arquivo. Quando não consegue ler, avisa a sua equipe.
🔗 Por baixo dos panos: ligada, a IA olha a foto, o print ou o PDF que o cliente manda e responde sobre o que viu. Desligada, ela não analisa o arquivo: diz que recebeu e conversa sobre o resto. Ligada ou desligada, ela nunca diz ao cliente que não consegue ver. Para ler o arquivo, a empresa precisa ter a própria conta de uma IA com visão (Gemini, OpenAI ou Claude), cadastrada no link Configurar as IAs da empresa, logo embaixo da chave.

Resultados da IA

🔗 Por baixo dos panos: escolha o Tamanho do período e clique em Ver resultados. A tela mostra o que a IA entregou: respostas, conversas que passaram para uma pessoa e vendas. Trocou de IA? Informe o Dia em que você trocou a IA: a tela compara o período de antes com o de depois.
19eAs IAs da sua empresa: incluída, contratada e chave própria

Na tela Configuração de IA você vê qual IA atende a sua empresa. Há três jeitos de ter IA. A incluída vem no plano. A contratada é com a DotCompany. A chave própria é da sua conta.

📍 Como chegar: Administração › Integrações e Inteligência Artificial › Configuração da IA. Ou o link Configurar as IAs da empresa, na aba Inteligência artificial do atendente.

O que a tela mostra

Tela Configuração de IA com duas marcas: o quadro IA incluída no seu plano, com o nome da IA, e o cartão de um provedor, com o aviso Disponível na IA contratada e o botão Configurar
📸 Tela Configuração de IA
  1. IA incluída no seu plano: a IA que já vem no plano, paga pela DotCompany, com o nome dela.
  2. O cartão de cada provedor. Disponível na IA contratada: vem com a IA contratada. Configurar: usar a sua chave própria.
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Usar a sua chave própria

🎬 Passo a passo em figuras · 4 passo(s)

  1. No cartão do provedor, clique em Configurar.

    No cartão do provedor, clique em Configurar.

    👀 Abre Configurar, com o nome do provedor.

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  2. Não tem a chave? Clique em Obter a chave da API aqui.

    Não tem a chave? Clique em Obter a chave da API aqui.

    👀 A página do provedor abre numa aba nova.

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  3. Cole a chave em Chave da API (API Key).

    Cole a chave em Chave da API (API Key).

    👀 A chave aparece escondida, com pontinhos.

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  4. Clique em Testar. Funcionou? Clique em Salvar.

    Clique em Testar. Funcionou? Clique em Salvar.

    👀 Aparece um aviso dizendo se a conexão funcionou.

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🔁 De outro jeito: É como pôr a conta de luz no nome da sua empresa: a luz é a mesma, mas a conta chega direto para você.
😕 Deu errado? Veja aqui
  • O aviso diz que o provedor recusou a chave? Gere uma chave nova no site do provedor, cole de novo e clique em Testar.
  • O cartão diz Disponível na IA contratada? Esse provedor também vem com a IA contratada. Para contratar, clique em Falar com o suporte.

Para usar a conta da sua empresa:

🔗 Por baixo dos panos: com a chave própria, aquele provedor responde pela conta da sua empresa, e o custo em US$ é cobrado pelo provedor direto da sua empresa. Obter a chave da API aqui abre a página do provedor. Testar manda um pedido curto com a chave e mostra se a conexão funcionou. Com Provedor ativo desligado, a chave fica guardada e esse provedor não responde pela sua empresa.

Qual IA responde pela sua empresa

Primeiro vale a sua chave própria. Depois, a IA contratada. Por último, a IA incluída.

🔗 Por baixo dos panos: a chave própria vale para o provedor dela: com a chave do Claude, o Claude responde pela sua conta. A IA contratada é um serviço a mais da DotCompany, com limite mensal combinado; você acompanha o uso do mês em porcentagem, no botão Uso. A IA incluída vem no plano, sem custo extra, com limites de uso.
20Conversas da IA (acompanhar e assumir)

▶ Ver este passo em vídeo (3:23)

Esta é a sala de controle do atendimento por WhatsApp: aqui você acompanha, ao vivo, todas as conversas que o Atendente IA está tocando — e assume o controle quando quiser. Dá pra filtrar pelas que a IA cuida sozinha, pelas que estão esperando uma pessoa e pelas que já têm um vendedor.

Tela Conversas do Atendente IA com três marcas: as abas do Atendente IA, os filtros e a lista de conversas
📸 Conversas da IA
  1. As abas — Painel, Conversas, Treinamento… do Atendente IA.
  2. Filtros — Todas, Com IA, Esperando uma pessoa e Com vendedor.
  3. A lista de conversas — cada cliente com a situação (IA Ativa, esperando uma pessoa…).
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atendente IA › Conversas.

O que a tela mostra

  • Filtros — Todas, Com IA (a IA está respondendo), Esperando uma pessoa e Com vendedor.
  • A lista de conversas — cada uma com o número do cliente e a situação (IA Ativa, esperando uma pessoa…).
💡 As conversas em Esperando uma pessoa são as que pedem você agora — a IA passou a vez e o cliente está esperando. Resolva essas primeiro.
🔗 Por baixo dos panos: quando você assume uma conversa, a IA é pausada naquele contato — você fala direto com o cliente. Terminou? Pode devolver pra IA continuar o acompanhamento.
💡 Como saber se o WhatsApp está no ar? No Painel do atendente (seção 19) o bloco Situação do sistema mostra se a conexão está ativa. Se estiver fora, reconecte pelo QR Code (seção 18): as respostas que não saíram durante a queda voltam a ser enviadas depois, sem você precisar refazer nada. É o hábito de 10 segundos que evita cliente esperando sem ninguém perceber.
21Treinar a IA (a Base de Conhecimento)

▶ Vídeo: Atendente IA: ligar e treinar (3:17)▶ Vídeo: Atendente IA avançado (3:19)

A IA é tão boa quanto o que você ensina a ela. Na Base de Conhecimento você cadastra o que ela precisa saber: sobre a empresa, as perguntas frequentes, as objeções e os roteiros de venda. Os produtos e os preços ela lê do seu cadastro, na hora. Quanto mais completo, melhor ela responde — e mais venda ela fecha sozinha.

Tela Base de Conhecimento com três marcas: o botão Novo Conhecimento, os cartões por categoria e os filtros de categoria
📸 Treinar a IA (Base de Conhecimento)
  1. Novo Conhecimento — um texto novo para a IA aprender.
  2. Os cartões: quantos conhecimentos há em cada categoria.
  3. As categorias, com Meus produtos no chat e Criar padrão.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atendente IA › Base de conhecimento.

O que cadastrar

  • Sobre a empresa — quem você é, horário, endereço, formas de pagamento.
  • Produtos e Serviços — o que vale contar além do cadastro. O preço a IA lê do cadastro, na hora; Meus produtos no chat mostra quantos ela pode oferecer.
  • Perguntas frequentes — as perguntas que todo cliente faz ("tem entrega?", "funciona no celular?").
  • Roteiros de venda e Promoções — o jeito de falar e as ofertas do momento.
💡 Comece por Perguntas frequentes: liste as 10 perguntas que seus clientes mais fazem e responda cada uma. Isso sozinho já resolve a maioria dos atendimentos no automático.
💡 Há ainda um Sandbox (área de teste) pra você conversar com a IA e ver como ela responde, antes de soltar pros clientes de verdade. Veja como na seção 21c.

A IA não desiste do cliente na primeira recusa (novo em setembro/2026)

"Somos prestadores de serviço, não vamos precisar" ou "já resolvi com um aplicativo gratuito" não encerram mais a conversa. A IA reconhece essas objeções, responde com um argumento baseado no que você cadastrou, pergunta o ramo do cliente e oferece o caminho certo. Só desiste quando o cliente diz não pela segunda vez — aí encerra com educação. Quer que ela tenha o que dizer? Cadastre a resposta na aba Objeções (ex.: "Quem presta serviço também precisa de…").

21bFollow-up automático (a IA volta a falar com quem sumiu)

Cliente perguntou, recebeu a resposta e sumiu? O follow-up automático manda uma mensagem de retomada no momento certo — pedindo retorno, lembrando da proposta ou perguntando se ficou alguma dúvida. Você decide se o recurso fica ligado, o máximo de mensagens por dia e por hora, e em que dias da semana cada regra pode disparar. Cada mensagem leva o link certo do material que o cliente já recebeu — nunca um marcador vazio. Quem envia é o atendente IA: com a chave Atendente IA ativo desligada, nenhum follow-up sai.

Tela Follow-up automático com quatro marcas: a chave Follow-ups automáticos LIGADOS, os campos Máximo de envios por dia e por hora com o botão Salvar limites, a lista Regras de Follow-up com Nova Regra e o botão Criar regras padrão
📸 Follow-up automático
  1. Follow-ups automáticos — a chave geral. LIGADOS: as regras ativas mandam, com o atendente IA ligado. DESLIGADOS: nada sai, e as regras ficam guardadas.
  2. Máximo de envios por dia e por hora — os limites da empresa inteira. Salvar limites grava.
  3. Regras de Follow-up — cada regra mostra a faixa de silêncio (ex.: entre 1 e 25 horas), os dias da semana e o público. Nova Regra cria mais uma.
  4. Criar regras padrão — monta a escada pronta. As regras nascem desligadas (Inativa).
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🎬 Passo a passo em figuras · 5 passo(s)

  1. Confira a chave Follow-ups automáticos: o certo é LIGADOS.

    Confira a chave Follow-ups automáticos: o certo é LIGADOS.

    👀 Com DESLIGADOS, nenhum follow-up sai. As regras continuam guardadas.

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  2. Digite em Máximo de envios por dia quantas mensagens podem sair no dia.

    Digite em Máximo de envios por dia quantas mensagens podem sair no dia.

    👀 Chegou nesse número? O resto fica para o dia seguinte.

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  3. Digite em Máximo de envios por hora o limite de cada hora.

    Digite em Máximo de envios por hora o limite de cada hora.

    👀 Chegou no limite? O resto espera cerca de uma hora.

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  4. Clique em Salvar limites.

    Clique em Salvar limites.

    👀 Aparece a mensagem Limites salvos! As regras ativas passam a seguir esses limites.

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  5. Na lista Regras de Follow-up, clique no triângulo da regra que você quer ligar.

    Na lista Regras de Follow-up, clique no triângulo da regra que você quer ligar.

    👀 A etiqueta da regra muda de Inativa para Ativa.

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🔁 De outro jeito: Pense no follow-up como um despertador que lembra a IA de chamar de volta quem sumiu. A chave Atendente IA ativo é a energia da casa: sem ela, nenhum despertador toca. A chave LIGADOS é a tomada de todos os despertadores. A chave IA atendente responde de cada número é o volume: no mudo, nenhum toca por aquele número.
😕 Deu errado? Veja aqui
  • Nenhum follow-up saiu? Confira quatro coisas, nesta ordem: a chave Atendente IA ativo (menu Atendente IA › Configuração do atendente), a chave LIGADOS, a etiqueta Ativa na regra e a chave IA atendente responde do número de WhatsApp.
  • Usou Criar regras padrão e nada acontece? As regras padrão nascem com a etiqueta Inativa. Clique no ▶ de cada regra que você quer usar.
  • No Histórico de Follow-ups, o motivo da linha fala em ia_desligada_na_conexao? A IA do número dessa conversa está desligada. Ligue a chave IA atendente responde desse número, em Números de WhatsApp. Na tentativa seguinte, o follow-up pode sair; se o motivo começa com expirado, ele não tenta mais. A linha pode sair cortada, até no computador. Para ler tudo, passe o mouse sobre ela; no celular, segure o dedo sobre ela.

🎯 A regra está Ativa e a chave mostra LIGADOS. Mas a IA do número por onde o cliente escreveu está desligada. O follow-up sai?

📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atendente IA › Follow-up.

Ligar, limitar e escalonar

  1. Confira a chave Follow-ups automáticos. LIGADOS: o sistema retoma sozinho. DESLIGADOS: pausa tudo, sem apagar as regras.
  2. Defina os limites da empresa: quantas mensagens saem por dia e por hora. Chegou no limite? O resto espera o próximo período.
  3. Clique em Salvar limites. Toda regra ativa passa a seguir a chave e os limites.
  4. Olhe a lista Regras de Follow-up. Cada regra chama quem sumiu por um tempo, como entre 1 e 25 horas. Ela só sai nos dias da semana marcados (Seg a Sex por padrão). E só para o público dela (ex.: Só compradores).
  5. O lápis edita a regra. O ▶ liga e o ⏸ pausa. Não tem nenhuma? Criar regras padrão monta a escada pronta, de 20 minutos a 90 dias. Essas regras nascem Inativa: ligue no ▶ as que quiser. A regra feita em Nova Regra já nasce Ativa.
📌 Número com a IA desligada não manda follow-up. Além do Atendente IA ativo e da chave LIGADOS, o follow-up olha a chave IA atendente responde do número de WhatsApp. Vale o número por onde o cliente escreveu por último. Com essa chave desligada, o follow-up espera e tenta de novo a cada hora, sem gastar tentativa da regra. Religou a chave? Na tentativa seguinte, ele pode sair. Ficou desligada umas 5 horas? Ele vence e vai para Expirados. A chave fica em Comunicação › Números de WhatsApp (seção 5b do tutorial da Comunicação).
🔗 Por baixo dos panos: com Usar IA para gerar mensagem ligado na regra (o padrão), o texto de cada follow-up é gerado pela IA a partir da conversa; desligado, sai a Mensagem padrão da regra. Quando é a IA que escreve, o link que ela promete ("veja a página", "o tutorial", "a demonstração") é sempre o endereço real do material que aquele cliente já recebeu. Se a IA não tiver o link certo, ela não promete link nenhum.
💡 A sequência para sozinha: cada regra só dispara se o cliente continuar em silêncio na faixa dela. Respondeu, o follow-up daquela conversa vira Respondido e as etapas seguintes não saem. Os cartões do topo (Enviados, Respondidos, Expirados, Cancelados) mostram os últimos 30 dias.

Qual IA escreve o follow-up

Bloco Qual IA escreve o follow-up da tela Follow-up Automático com duas marcas: a frase com o nome da IA de mensagens automáticas e a chave Usar a IA escolhida na conversa/número
📸 Qual IA escreve o follow-up
  1. A IA que escreve o follow-up hoje: a de mensagens automáticas.
  2. A chave Usar a IA escolhida na conversa/número. Ligada, o contato com uma IA escolhida recebe o follow-up escrito por ela.
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O bloco Qual IA escreve o follow-up mostra qual IA escreve as mensagens de retomada.

Quer que o contato receba a IA escolhida para ele? Ligue a chave Usar a IA escolhida na conversa/número.

🔗 Por baixo dos panos: sem a chave, todo follow-up sai pela IA de mensagens automáticas, feita para mensagens curtas. Com a chave ligada, quando a conversa, a campanha ou o número do WhatsApp têm uma IA escolhida, o follow-up daquele contato é escrito por ela. A IA padrão da empresa não entra aqui: o follow-up em massa continua na IA de mensagens automáticas. Se a IA escolhida não responder, a de mensagens automáticas assume.
21cTestar a IA antes de ligar (Sandbox)

No Sandbox você conversa com a IA como se fosse um cliente. Nada é enviado a ninguém. Dá para testar com o atendente ainda desligado e escolher com qual IA testar.

📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atendente IA › Qualidade, métricas e sandbox › Sandbox (testar).

A tela do Sandbox

Tela do Sandbox IA com duas marcas: o bloco Testar com, com a lista Qual IA responde este teste, a caixa Sem reserva e a chave do limite de gasto, e a caixa de mensagem com o botão Enviar
📸 Tela do Sandbox IA
  1. Testar com: em Qual IA responde este teste você escolhe a IA do teste. Sem reserva mostra a falha em vez da IA de reserva. A chave do limite de gasto vale só para quem paga a própria IA.
  2. A caixa da mensagem e o botão Enviar. A resposta da IA aparece na conversa.
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🎬 Passo a passo em figuras · 4 passo(s)

  1. Em Qual IA responde este teste, escolha a IA que você quer testar.

    Em Qual IA responde este teste, escolha a IA que você quer testar.

    👀 A escolha vale só para este teste.

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  2. Só se precisar: marque Sem reserva.

    Só se precisar: marque Sem reserva.

    👀 Se a IA escolhida falhar, aparece a falha em vez da IA de reserva.

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  3. Digite uma pergunta de cliente na caixa de mensagem.

    Digite uma pergunta de cliente na caixa de mensagem.

    👀 A pergunta fica pronta para enviar.

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  4. Clique em Enviar.

    Clique em Enviar.

    👀 A resposta da IA aparece na conversa. Nada é enviado a ninguém.

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🔁 De outro jeito: O Sandbox é o ensaio antes da estreia. A IA treina com você, sem plateia.
😕 Deu errado? Veja aqui
  • Apareceu uma falha em vez da resposta? Leia o motivo embaixo da mensagem. Desmarque Sem reserva para a IA de reserva responder no lugar.
  • A IA respondeu errado? Ensine o que falta na Base de Conhecimento (seção 21). Depois clique em Resetar Conversa e teste de novo.

Para que serve cada opção

A escolha em Qual IA responde este teste vale só para este teste.

🔗 Por baixo dos panos: a lista é a mesma de IAs que os seus clientes podem receber. Com Sem reserva marcado, se a IA escolhida não responder, aparece a falha e o motivo; desmarcado, a IA de reserva responde no lugar, como no atendimento de verdade. A chave Testar mesmo com o limite de gasto do dia estourado vale só quando a IA testada é paga pela sua própria conta; com a IA incluída ou contratada, o teste respeita o limite, como o atendimento de verdade.
22WhatsApp Commerce: catálogos de produtos e pedidos

▶ Ver este passo em vídeo (2:42)

O WhatsApp Commerce guarda os seus catálogos de produtos e mostra os pedidos e as métricas do WhatsApp. O pedido pelo catálogo direto no WhatsApp ainda não está ligado. Hoje, quem vende no WhatsApp é a IA, com os produtos escolhidos na aba Vender no WhatsApp.

🔗 Vendeu pelo WhatsApp? Fature e emita a nota: faturar a venda · emitir a nota
Tela WhatsApp Commerce com quatro marcas: o aviso de que o pedido pelo catálogo no WhatsApp ainda não está ligado, os cartões, as abas e o botão Novo catálogo
📸 WhatsApp Commerce: catálogos e pedidos
  1. O aviso e o link Abrir Vender no WhatsApp, que leva à aba da IA.
  2. Os cartões dos catálogos e dos pedidos.
  3. As abas Catálogos, Pedidos e Métricas.
  4. Novo catálogo.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Chat e WhatsApp › WhatsApp Commerce.

O que a tela mostra

  • Cartões — Catálogos ativos, Abertos, Confirmados, Convertidos e Faturamento.
  • Catálogos — nome, produtos do seu cadastro, preço na vitrine e destaque. Dá para pausar, reativar e excluir.
  • Pedidos — os carrinhos e pedidos do WhatsApp, com a situação e o detalhe.
  • Métricas — pedidos, receita, ticket médio (valor médio por pedido) e conversão, em 7, 30 ou 90 dias.
📌 Tela vazia? Clique em Criar o primeiro catálogo, dê um nome e adicione os produtos.
🔗 Por baixo dos panos — o catálogo e a IA: os catálogos daqui não mudam o que a IA vende. A IA usa a lista própria da aba Vender no WhatsApp: lá você liga as vendas e escolhe os produtos, e a IA cobra por PIX (pagamento instantâneo), boleto (conta para pagar no banco) ou cartão. O passo a passo está na seção 22b.
22bA IA vende sozinha no WhatsApp (aba Vender no WhatsApp)

Agora a IA (a inteligência artificial do atendente) vende por você no WhatsApp. Ela monta o carrinho e cobra por PIX, boleto (conta para pagar no banco) ou cartão. Pagou, virou venda.

Aba Vender no WhatsApp com quatro marcas: a aba, a chave de ligar, a lista Está tudo pronto e o botão Resolver
📸 Vender no WhatsApp
  1. Vender no WhatsApp — a aba.
  2. A chave — liga e desliga.
  3. Está tudo pronto? — o que falta.
  4. Resolver — acerta o item.
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🎬 Passo a passo em figuras · 5 passo(s)

  1. Clique na aba Vender no WhatsApp.

    Clique na aba Vender no WhatsApp.

    👀 Abre o painel com a lista Está tudo pronto?.

    🔊 Ouvir este passo
  2. Ligue a chave Vender pelo WhatsApp.

    Ligue a chave Vender pelo WhatsApp.

    👀 Aparece o selo Liga ao salvar.

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  3. Escolha Só números de teste.

    Escolha Só números de teste.

    👀 O campo do número de teste aparece embaixo.

    🔊 Ouvir este passo
  4. Digite o seu celular e clique em Adicionar.

    Digite o seu celular e clique em Adicionar.

    👀 O número entra na lista de teste.

    🔊 Ouvir este passo
  5. Clique em Salvar vendas pelo WhatsApp e confirme.

    Clique em Salvar vendas pelo WhatsApp e confirme.

    👀 O selo muda para Modo teste: só os números da lista.

    🔊 Ouvir este passo
🔁 De outro jeito: É como um vendedor novo no balcão. Primeiro ele atende só a equipe, de mentira. Quando você confia nele, ele atende todo mundo.
😕 Deu errado? Veja aqui
  • Clicou em Salvar Configurações e nada mudou? As vendas têm o botão próprio: Salvar vendas pelo WhatsApp, no fim da aba.
  • O botão Enviar teste está apagado? Salve antes. Ele só funciona com as vendas ligadas e o número salvo.
  • A lista mostra um ⚠️? Clique em Resolver ou Configurar ao lado do item.

🎯 Você ligou as vendas em Só números de teste. Quem pode comprar com a IA agora?

📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Atendente IA › Configuração do atendente, aba Vender no WhatsApp.

Fazer o primeiro teste

  1. Clique em Enviar teste ao lado do seu número.
  2. No seu WhatsApp, diga o que quer comprar.
  3. Escolha como pagar e pague o pedido.
🔗 Por baixo dos panos — a lista Está tudo pronto?: a aba confere tudo no servidor. Cada item aparece com ✅ ou ⚠️, e o ⚠️ traz um botão Resolver ou Configurar. A lista confere o atendente ligado na aba Geral, o WhatsApp conectado (seção 18), o PIX, o boleto ou o cartão prontos no Financeiro (EFI ou Mercado Pago da sua empresa), os produtos ativos com preço e o módulo Pedidos da loja.
🔗 Por baixo dos panos — o que dá para ajustar: desconto no PIX, prazo do boleto e validade do link do cartão; retirada na loja ou entrega com taxa (e grátis acima de um valor); pedido mínimo, pedidos por dia de cada cliente e valor máximo sem uma pessoa; cancelar o pedido não pago depois de algumas horas e lembrar o carrinho esquecido; e um texto com as suas orientações para a IA. Em Escolher produtos: sem marcar nenhum, a IA oferece todos os ativos com preço; marcando alguns, vende só os marcados.
🔗 Por baixo dos panos — liberar para todos: deu certo no teste? Escolha Todos os clientes e salve. A tela pede confirmação e só libera com a lista toda em ✅.
🔗 Por baixo dos panos — depois que o cliente paga: o pedido aparece em Loja Virtual › Pedidos › Pedidos da Loja com o selo WhatsApp (IA). Ele vira uma venda, baixa o estoque e lança o recebimento no Financeiro. O cliente recebe a confirmação no WhatsApp. A nota fiscal continua com você: emita pela venda, como sempre.
🔗 Por baixo dos panos — os avisos ao lojista: se o cliente pagar depois de você mexer no pedido, ou se a venda tiver sido cancelada, chega um aviso no sino com o que fazer. O sistema nunca dá baixa sozinho nesses casos: quem decide é você, com o extrato na mão.
🔗 Por baixo dos panos — o boleto e o WhatsApp Commerce: a IA pede o nome completo e o CPF ou CNPJ antes de gerar o boleto, e o resumo mostra o nome e o final do documento antes do sim. O WhatsApp Commerce (seção 22) só guarda catálogos e mostra os pedidos: o pedido pelo catálogo direto no WhatsApp ainda não está ligado. Quem vende no WhatsApp é a IA, com os produtos escolhidos aqui. Na conta de demonstração, o Salvar mostra um convite para criar a sua empresa: lá o WhatsApp fica desligado.

Parte 7 · Agendamentos e Campanhas

23Envios agendados (mensagens com hora marcada)

Aqui você programa mensagens pra saírem na hora certa — um lembrete de visita, um "feliz aniversário", um aviso — em vez de mandar na correria e esquecer. Dá pra agendar uma mensagem só, e a tela mostra quantas estão pendentes, quantas já foram enviadas e quais deram erro.

Tela Envios agendados com três marcas: o título com os botões Calendário, Campanhas e Novo agendamento, os contadores e o cabeçalho da lista
📸 Envios agendados
  1. Envios agendados — com os botões Calendário, Campanhas e Novo agendamento.
  2. Contadores — Pendentes, Enviadas, Com erro e Canceladas, dos últimos 30 dias.
  3. A lista — cada mensagem com a hora, o destinatário, o canal e a situação.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Chat e WhatsApp › Campanhas e envios agendados › Envios agendados.

O que a tela mostra

  • Contadores — Pendentes, Enviadas, Com erro e Canceladas, das mensagens criadas nos últimos 30 dias.
  • Botões Calendário e Campanhas, e os filtros por Status e Canal.
  • Botão Novo agendamento.
💡 Mensagem agendada é ouro pro follow-up: combinou de "voltar a falar mês que vem"? Agende agora. O sistema lembra por você — e o cliente sente que você é organizado.
24Campanhas (envio em massa)

Quando você quer falar com MUITA gente de uma vez — uma promoção, um aviso, um convite — usa as Campanhas. Você monta a mensagem uma vez e dispara (ou agenda) pra uma lista inteira de contatos. A tela mostra quantas campanhas você tem, quantas estão agendadas, em andamento e concluídas.

Tela Campanhas de mensagens com três marcas: o título com o botão Nova campanha, os contadores e o botão Criar campanha
📸 Campanhas de mensagens
  1. Campanhas de mensagens — com o botão Nova campanha (e Envios agendados).
  2. Contadores — Total, Rascunhos, Agendadas, Em andamento, Concluídas e Canceladas.
  3. Criar campanha — monte a mensagem uma vez e dispare para a lista.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Chat e WhatsApp › Campanhas e envios agendados › Campanhas. Ou o atalho Campanhas nos Atalhos Rápidos do Painel do CRM.

O que a tela mostra

  • Contadores — Total, Rascunhos, Agendadas, Em andamento, Concluídas e Canceladas.
  • Botão Nova campanha / Criar campanha pra montar e disparar.
⚠️ Disparo em massa tem regras. Mandar a mesma mensagem pra muita gente desconhecida pode irritar e até bloquear o seu número no WhatsApp. Personalize a mensagem, mande em volume saudável e prefira quem já te conhece.

Parte 8 · Acompanhar e melhorar

25Relatórios e análises (o funil de conversão)

▶ Ver este passo em vídeo (3:58)

Os Relatórios respondem "como vai o meu CRM?". A estrela aqui é o funil de conversão: quantos leads entram, quantos viram proposta, quantos fecham — e onde a maioria desiste. Com isso você descobre o gargalo (ex.: muita gente para na proposta) e ataca o ponto certo, em vez de chutar.

Tela Relatórios e análises com três marcas: o título com o Período, os cartões e o Funil de conversão com os Detalhes por etapa
📸 Relatórios e análises
  1. Título e Período — escolha o intervalo (últimos 30 dias, etc.).
  2. Os cartões — leads, convertidos, oportunidades, vendas, Valor ganho e Em negociação (o que está em aberto agora).
  3. Funil de conversão e Detalhes por etapa — onde achar o gargalo (a maior queda).
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Relatórios e análises › Relatórios.

O que a tela mostra

  • Abas — Funil, Evolução, Vendedores, Origens, Perdas, Ciclo e Previsão.
  • Funil de conversão — a esteira em barras: quanto passa de uma etapa pra outra.
  • Detalhes por etapa — números frios de cada fase, pra achar o gargalo.
💡 Olhe a maior "queda" entre uma etapa e a seguinte: é ali que você perde mais negócio. Melhorar essa única passagem costuma render mais que qualquer outra coisa.
26Produtividade e ranking de vendedores

Esta tela mostra o desempenho da equipe: quantas atividades cada um fez, quantos leads tem em aberto, quantas oportunidades ganhou e a taxa de conversão. Tem ranking de vendedores e até sugestões de próximas ações. Serve pra reconhecer quem está indo bem e ajudar quem precisa de um empurrão.

Tela Produtividade de vendas de uma conta sem vendedor ligado, com quatro marcas: o período com Meu painel e Equipe, o aviso Sua conta não está ligada a um vendedor, o campo Ver a produtividade de e o ranking com a tendência
📸 Produtividade de vendas
  1. O período, Meu painel e Equipe.
  2. O aviso Sua conta não está ligada a um vendedor.
  3. Ver a produtividade de — escolha o vendedor.
  4. Ranking de vendedores e Tendência (6 meses).
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Relatórios e análises › Produtividade.

O que a tela mostra

  • Período — 7, 15, 30 ou 60 dias.
  • Meu painel e Equipe — os números de um vendedor ou o Comparativo da equipe.
  • Cartões — Atividades realizadas, Leads em aberto, Oportunidades ganhas e Taxa de conversão.
  • Próximas ações recomendadas — o que o sistema sugere fazer agora.
💡 Use o ranking pra motivar, não pra humilhar. E olhe a taxa de conversão, não só o volume: às vezes quem fala com menos gente fecha mais — e tem o que ensinar pro resto da equipe.

Conta sem vendedor ligado

📌 Apareceu «Sua conta não está ligada a um vendedor»? É o que vê quem não vende com um cadastro de vendedor, como o dono ou o administrador: o Meu painel não tem números seus. Gerente ou administrador escolhe o vendedor em Ver a produtividade de, e os cartões, as próximas ações e a tendência passam a ser dele. Quem não pode escolher clica em Ver os números da equipe e pede ao administrador para ligar o seu usuário ao seu cadastro de vendedor.
27Gamificação (metas, ranking e conquistas da equipe)

Vender também pode ser um jogo. A Gamificação transforma as metas da equipe em pontos, conquistas e ranking — cada vendedor evolui de nível conforme bate objetivos. É uma forma leve de motivar o time, deixar a meta visível e reconhecer quem se destaca, sem precisar de planilha nenhuma.

Tela Gamificação e metas com três marcas: o título com o botão Nova meta, o seu nível com os cartões e as abas
📸 Gamificação e metas
  1. Gamificação e metas — com o botão Nova meta.
  2. Seu nível e cartões — Iniciante e os pontos: Metas atingidas, Conquistas, Posição no ranking e Pontos do mês.
  3. Abas — Metas, Conquistas, Ranking e Níveis.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Configurações, automações e ajuda › Automações e ferramentas › Gamificação.

O que a tela mostra

  • Seu nível e pontos — você começa como "Iniciante" e sobe conforme produz.
  • Cartões — Metas atingidas, Conquistas, Posição no ranking e Pontos do mês.
  • Abas — Metas, Conquistas, Ranking e Níveis, além de Nova meta.
💡 Defina metas alcançáveis e celebre as conquistas. Gamificação funciona quando vira diversão e reconhecimento — não quando vira mais uma fonte de pressão.
28Pós-venda e NPS (cuidar de quem já é cliente)

▶ Ver este passo em vídeo (3:37)

A venda não acaba quando o cliente paga. O Pós-venda cuida de quem já comprou: mede a satisfação (a famosa nota NPS), avisa quando uma renovação está chegando, aponta chances de vender mais e dá uma nota de saúde pra cada cliente. Cliente bem cuidado compra de novo e indica — é a venda mais barata que existe.

Tela Pós-venda e NPS com três marcas: as abas, a nota NPS com as renovações e a saúde dos clientes com as ideias para vender mais
📸 Pós-venda e NPS
  1. As abas da tela.
  2. Nota NPS (últimos 30 dias) e Renovações nos próximos 30 dias.
  3. Saúde dos clientes por faixa e Ideias para vender mais.
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Pós-venda e NPS.

O que a tela mostra

  • Abas — Resumo, Boas-vindas, NPS, Renovações, Vender mais e Saúde do cliente.
  • Nota NPS (últimos 30 dias) — a nota de satisfação, com promotores, neutros e detratores.
  • Renovações nos próximos 30 dias — contratos e compras que vencem logo.
  • Saúde dos clientes por faixa e Ideias para vender mais — quem está bem e quem pode comprar mais.
  • Nova pesquisa NPS — o botão que dispara a pesquisa de satisfação pra um grupo de clientes. É por aqui que você começa a medir a nota.
📌 O que é NPS? É uma pesquisa de uma pergunta só: "de 0 a 10, quanto você indicaria a gente?". Quem dá 9-10 é promotor (fã), 7-8 é neutro, 0-6 é detrator (insatisfeito). O NPS é promotores menos detratores. Simples e poderoso.
29Automações e Pontuação (o CRM trabalhando sozinho)

▶ Ver este passo em vídeo (4:07)

As Automações são regras do tipo "quando acontecer X, faça Y" — sem você mexer. Por exemplo: "lead novo entrou → manda mensagem de boas-vindas", ou "oportunidade parada há 5 dias → avisa o vendedor". Junto vem a Pontuação, a nota automática que diz quais leads estão quentes. É o CRM trabalhando enquanto você dorme.

Tela Automações e pontuação de leads com três marcas: o título com o botão Nova automação, os cartões e a lista de automações
📸 Automações e pontuação de leads
  1. Automações e pontuação de leads — regras «quando acontecer X, faça Y» que rodam sozinhas, com o botão Nova automação.
  2. Os cartões — Automações, Ativas, Execuções hoje e Taxa de sucesso.
  3. A lista de automações — cada regra com o gatilho, a ação e a chave liga/desliga (e as abas Pontuação, Alertas e Histórico).
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📍 Como chegar: CRM (Funil de Vendas) › Configurações, automações e ajuda › Automações e ferramentas › Regras e workflows (fluxos automáticos). Ou use o atalho Automações no topo do Painel do CRM. A tela abre com o título Automações e pontuação de leads.

O que a tela mostra

  • Cartões — quantas automações existem, quantas ativas, execuções de hoje, taxa de sucesso.
  • A lista de automações — cada regra com um botão liga/desliga (ex.: "Primeiro contato automático", "Notificar lead qualificado", "Follow-up lead sem contato").
  • Abas Pontuação, Alertas e Histórico (o que já rodou).
  • Nova automação — o botão pra criar a sua própria regra "quando acontecer X, faça Y", além das que já vêm prontas.
💡 O CRM já vem com automações úteis ligadas. Dê uma olhada na lista, entenda o que cada uma faz, e desligue só o que não fizer sentido pro seu negócio. Não precisa criar nada pra começar a colher o benefício.
⚠️ Automação que manda mensagem pro cliente: teste com calma antes de ligar pra todo mundo. Uma regra mal configurada pode disparar muita mensagem — comece pequeno e observe o Histórico.

Parte 9 · Glossário

📖Glossário do CRM

Aqui estão, em palavras simples, os termos que mais aparecem no CRM. Sempre que bater uma dúvida com alguma palavra, volte aqui.

Os personagens da venda

TermoO que significa
LeadUm interessado: alguém que demonstrou que pode comprar, mas ainda não comprou.
OportunidadeUm negócio de verdade, com valor e prazo, que entra no funil e você acompanha até fechar.
ClienteO lead que fechou: quando a oportunidade é Ganha, ele vira cliente.
PessoaO cadastro central (nome, telefone, e-mail) por trás de todo lead, contato e cliente. Você cadastra uma vez e o sistema reaproveita.
ContatoA pessoa específica com quem você fala dentro de um cliente (ex.: o comprador da empresa).

O funil e as etapas

TermoO que significa
FunilA esteira por onde toda venda passa, dividida em etapas, do primeiro contato até o fechamento.
EtapaCada fase do funil (ex.: Qualificação, Proposta Enviada, Negociação). Toda oportunidade está parada em uma.
Quadro de oportunidades / Quadro de leadsA tela de cartões e colunas onde você arrasta a oportunidade (ou o lead) de uma etapa para a outra. No menu, o quadro aparece com «(Kanban)» ao lado: é o nome em inglês desse quadro de colunas.
Ganho / PerdidoO destino final da oportunidade: fechou (Ganho) ou não rolou (Perdido, com motivo).
Previsão de vendasA projeção de quanto você deve vender, com base nas oportunidades abertas e na chance de cada uma fechar.
Provável (ponderado)A previsão "pé no chão": cada negócio entra no cálculo multiplicado pela sua chance de fechar.

Follow-up e contato

TermoO que significa
AtividadeUma tarefa com data (ligar, mandar WhatsApp, visitar) que o sistema te lembra de fazer.
Follow-upO acompanhamento: voltar a falar com o cliente pra não deixar o negócio esfriar.
CadênciaUma sequência automática de contatos (dia 1, dia 3, dia 7…) que o sistema executa por você.
PontuaçãoA nota automática que diz quão quente está um lead, pra você focar em quem está perto de comprar.
TemperaturaO jeito simples de ver a pontuação: lead frio, morno ou quente.
OrigemDe onde o lead veio (indicação, Instagram, site…). Alimenta os relatórios.

WhatsApp, IA e atendimento

TermoO que significa
Chat do CRMA central que junta os atendimentos de WhatsApp dentro do sistema, num lugar só.
Atendente IAA inteligência artificial que conversa com o cliente por você, responde dúvidas e qualifica leads.
Base de ConhecimentoO que você ensina pra IA: a sua empresa, as perguntas frequentes, as objeções e os roteiros de venda. Os produtos e os preços ela lê do seu cadastro, na hora.
Passar para uma pessoaA passagem de bastão: quando a IA chama alguém da equipe pra assumir uma conversa.
WhatsApp CommerceA tela que guarda catálogos de produtos e mostra os pedidos do WhatsApp. O pedido pelo catálogo no WhatsApp ainda não está ligado: hoje quem vende no WhatsApp é a IA (seção 22b).
ProspecçãoBuscar clientes novos automaticamente (ex.: no Google Maps) pra encher o topo do funil.

Pós-venda e gestão

TermoO que significa
NPSPesquisa de satisfação de uma pergunta ("de 0 a 10, quanto indicaria?"). Mede o quanto seus clientes são fãs.
Vender maisOferecer um produto melhor, ou um a mais, pra quem já é cliente.
Saúde do clienteUma nota de "saúde" do cliente: o quão bem vai o relacionamento com ele.
RenovaçãoQuando um contrato ou compra recorrente está chegando ao fim e precisa ser renovado.
CampanhaUm envio de mensagem em massa para vários contatos de uma vez (promoção, aviso, convite).
GamificaçãoTransformar metas em pontos, conquistas e ranking, para motivar a equipe de vendas.
ConversãoA passagem de uma etapa pra outra; a taxa de conversão diz quantos % avançam (ou fecham).
AutomaçãoUma regra "quando X, faça Y" que o CRM executa sozinho (mandar mensagem, criar tarefa, avisar você).
Etiqueta (tag)Um marcador colorido pra agrupar leads do seu jeito (VIP, Atacado, Black Friday).