Tutorial do Chat do WhatsApp — Atender, etiquetar e vender pelo chat

O Chat junta num só lugar todas as conversas de WhatsApp da sua empresa. Em vez de o celular ficar com uma pessoa, a equipe inteira atende pelo computador — e cada conversa já mostra quem é o cliente, em que ponto da negociação ele está (oportunidade, propostas e agendamentos) e o que ficou combinado nas anotações da equipe. Este passo a passo mostra a tela inteira, botão por botão, do primeiro 'oi' até a proposta enviada.

1. Conecte o WhatsApp uma vez (leitura de um QR Code, como no WhatsApp Web).
2. As conversas aparecem na coluna da esquerda, a mais recente no topo.
3. Clique numa conversa para ler e responder — igual ao WhatsApp que você já usa.
4. Use as ferramentas ao redor: etiquetar, cadastrar o cliente, anexar arquivo, cobrar, montar proposta.
5. Nada do que você faz aqui sai do sistema: fica ligado ao cliente para a equipe toda ver depois.

Esta é a tela onde você vai passar o dia. Ela tem três faixas: a coluna da esquerda com a lista de conversas, o meio com a conversa aberta, e a direita com a ficha do cliente. Antes de mexer em nada, vale reconhecer os três avisos que podem aparecer no topo da lista — eles explicam por que às vezes 'não chega mensagem'.

Passo a passo

1. Olhe a coluna da esquerda: cada linha é uma conversa. O nome, a hora da última mensagem e um pedaço do que foi dito.
2. Em cima dela há a caixa de busca. Ela procura por nome, número, CNPJ, razão social da empresa ligada e também pelo texto das mensagens antigas.
3. Se aparecer a faixa vermelha 'WhatsApp desconectado', nenhuma mensagem entra nem sai até você reconectar — o botão 'Conectar' fica ali do lado.
4. Se aparecer 'IA parada em toda a empresa', é porque o atendente automático está desligado. As conversas continuam funcionando; só não há resposta automática.
5. Clique em qualquer conversa para abri-la no meio da tela.

Por padrão, quem falou por último com você fica no topo. Isso é de propósito: a fila é de quem está esperando resposta. Responder alguém não o joga para a frente de quem ainda não foi atendido — o que conta é a hora em que o CLIENTE escreveu.

Passo a passo

1. Clique na barrinha que mostra a ordem atual (ela diz 'Quem falou por último').
2. Escolha uma das três: Quem falou por último (o padrão, e o recomendado), Última interação ou Nome (A–Z).
3. A própria tela explica cada uma: 'Quem mandou mensagem mais recente sobe para o topo', 'Conta também o que a empresa enviou' e 'Alfabética entre os contatos já carregados'.
4. A escolha fica guardada para você e para esta empresa — na próxima vez a lista já abre assim.
5. Contatos fixados continuam no topo em qualquer ordem: fixar é mais forte que ordenar.

Abrir uma conversa é igual ao WhatsApp: as mensagens do cliente à esquerda, as suas à direita. A diferença está na moldura — em cima você tem o nome com a situação do atendimento, e embaixo um campo de escrever com bem mais opções do que o WhatsApp comum.

Passo a passo

1. Clique na conversa. As mensagens carregam da mais antiga para a mais nova, e a tela desce sozinha até a última.
2. Digite no campo de baixo e aperte Enter para enviar.
3. Para responder citando uma mensagem (como no WhatsApp): passe o mouse sobre a mensagem, clique na setinha que aparece no canto da bolha e escolha "Responder". A mensagem citada sobe para uma barra acima do campo de escrever. Atenção: o botão "Responder" que fica embaixo, ao lado de "Nota Privada", é outra coisa — ele só decide se o que você escrever vai para o cliente ou fica como recado interno.
4. Use 'Nota Privada' para escrever algo que SÓ a sua equipe vê. O cliente não recebe nada.
5. No cabeçalho, "Resolver" marca o atendimento como concluído: o selo ao lado do nome muda de "Aberta" para "Resolvida" e o botão passa a ser "Reabrir". A conversa continua na lista, no mesmo lugar — resolver é um marcador para a equipe, não some com nada.
6. Os botões redondos ao lado do nome dão acesso rápido a: ligar a IA para esta conversa, etiquetar, ver a ficha, buscar dentro da conversa e abrir em janela separada.

Etiqueta é um adesivo colorido que você cola na conversa: 'Interesse comercial', 'Orçamento enviado', 'Cliente', 'Reclamação'. Serve para achar depois e para saber, de olhada, em que ponto cada conversa está. A etiqueta é da empresa: quem etiqueta, etiqueta para todo mundo.

Passo a passo

1. Com a conversa aberta, clique no ícone de etiqueta no cabeçalho (o de duas etiquetas). Abre um painel pequeno logo abaixo dele.
2. Marque a caixinha da etiqueta que quer colar; desmarcar tira. Se a sua empresa ainda não criou nenhuma etiqueta, o painel abre vazio — use a engrenagem dentro dele ("Gerenciar etiquetas") para criar a primeira.
3. Se tiver muitas, use o campo de busca do próprio seletor.
4. As etiquetas aparecem no cartão da conversa como pequenas pílulas coloridas com o NOME escrito dentro, em letras maiúsculas. Cabem 3 por cartão; se houver mais, um "+2" ao lado mostra quantas ficaram de fora. Clicar no nome da pílula troca as etiquetas do contato; o "x" ao lado tira aquela etiqueta na hora.
5. Para criar, renomear, trocar a cor ou apagar uma etiqueta, use 'Gerenciar / apagar' no menu do contato.

Clique com o botão direito em qualquer conversa da lista — ou passe o mouse por cima dela e clique na setinha que aparece na ponta direita — e abre o menu com todas as ações. É o painel de controle da conversa. Vale conhecer item por item, porque metade do trabalho do dia está aqui.

Passo a passo

1. Fixar no topo: escolha uma cor e a conversa passa a ficar sempre em cima, com um anel daquela cor.
2. Etiquetar: cola ou tira etiqueta sem abrir a conversa — e traz "Nova etiqueta" e "Gerenciar / apagar" logo abaixo. Este item só aparece se a empresa já tiver alguma etiqueta criada.
3. Renomear: troca o nome que aparece no cartão (útil quando chega só o número).
4. Marcar como não lida: devolve a bolinha de pendente, para você não esquecer de voltar.
5. Adicionar aos Favoritos: junta as conversas que você mais usa.
6. Silenciar notificações: 30 minutos, 8 horas, 7 dias ou sempre — e 'Reativar' quando quiser o som de volta.
7. Pesquisar na conversa: procura uma palavra dentro daquele histórico.
8. Selecionar contatos: liga o modo de seleção para agir em várias conversas de uma vez.
9. Vincular a pessoa/cliente: liga a conversa a um cadastro que já existe no ERP.
10. Cadastrar no ERP: cria o cadastro na hora (veja a seção seguinte).
11. Fazer proposta: monta a proposta comercial a partir da conversa.
12. Arquivar, Limpar e Bloquear ficam no fim, separados — role o menu para chegar neles. São as ações que mexem de verdade.

Toda conversa nova começa com alguém que ainda não está no sistema. Em vez de sair do chat, abrir o módulo de cadastros e voltar, você cadastra dali mesmo — e a pessoa já sai ligada àquela conversa. No chat não há como o sistema saber se é cliente, fornecedor ou transportadora, então quem escolhe é você.

Passo a passo

1. No menu do contato, clique em 'Cadastrar no ERP'.
2. O nome já vem preenchido com o nome da conversa, e o telefone também quando ele é um número de gente.
3. Se tiver o CNPJ, digite: o sistema consulta a Receita Federal e preenche razão social, nome fantasia e endereço sozinho. CPF também pode ser digitado, mas ele não traz dados de fora — serve para o sistema avisar se essa pessoa já está cadastrada.
4. Marque o que essa pessoa é para você: Cliente, Fornecedor, Transportadora, Colaborador — pode marcar mais de um.
5. Clique em Salvar. A pessoa é criada e fica ligada à conversa automaticamente.
6. Se preferir que o próprio cliente preencha, feche este cadastro e, no menu do contato, escolha "Vincular a pessoa/cliente". Logo acima do campo de busca aparece "Enviar link de cadastro" — clique e escolha "Enviar pelo WhatsApp da Empresa", "WhatsApp Web" ou "Copiar Link". O cliente informa CPF, endereço e e-mail, e o cadastro sai muito mais completo. (No "Cadastro Rápido" o mesmo botão aparece no topo, mas ali ele não abre as opções de envio.)

Esta opção aparece apenas para quem opera a central da DotCompany. No lugar de cadastrar uma pessoa, ela abre o cadastro completo de uma nova empresa dentro de uma janela do próprio chat: você preenche os dados do cliente, cria a conta dele e, ao terminar, a empresa nova já fica ligada àquela conversa.

Passo a passo

1. No menu do contato, clique em 'Cadastrar empresa do cliente'.
2. Preencha o formulário que abre na janela: país, telefone/WhatsApp e CNPJ da empresa; marque o aceite dos termos e clique em "Criar Conta". O botão "Buscar" ao lado do CNPJ traz os dados públicos da empresa. Nome e e-mail do responsável não são pedidos aqui — vêm depois, no assistente de cadastro da empresa nova.
3. Ao concluir, a empresa é criada e ligada ao contato sem você sair do chat.
4. Use 'Abrir o painel dela' para entrar na empresa nova e continuar a configuração.
5. Quando a conversa já tiver empresa ligada, o item do menu passa a ser 'Abrir a empresa cadastrada'.

Quando a conversa amadurece, o cliente pede o orçamento. Aqui você tem duas portas: o ERP monta a proposta lendo a conversa, ou você sobe o PDF que já fez. As duas terminam no mesmo lugar — a proposta entra no controle da empresa e pode ser enviada pelo WhatsApp na hora.

Passo a passo

1. No menu do contato, clique em 'Fazer proposta'.
2. Escolha 'O ERP monta para mim' se quiser que o sistema leia a conversa e preencha os campos.
3. Escolha 'Já tenho o meu PDF' se a proposta está pronta — você só anexa e ela entra no controle.
4. No primeiro caminho, escolha a cara da proposta entre os modelos e clique em 'Ler a conversa'.
5. Confira e corrija o que a leitura trouxe. Nada aqui é chute: o que a IA não achou na conversa fica em branco.

Ler uma conversa inteira leva tempo real: conversas longas têm centenas de mensagens. Em vez de travar a tela, o sistema lê em segundo plano e mostra o andamento de verdade — quantas partes já leu, quantas mensagens, e há quantos segundos está trabalhando. Você pode continuar atendendo.

↗ Abrir esta tela no sistema

Passo a passo

1. Depois de clicar em 'Ler a conversa', aparece o painel de andamento.
2. Ele diz em que etapa está: abrindo a conversa, lendo, conferindo cada dado, juntando tudo.
3. Os números são reais: '98 de 178 mensagens lidas — parte 2 de 3'.
4. Quando termina, os campos aparecem preenchidos e o painel desaparece.
5. Se a leitura falhar no meio, o sistema tenta de outro jeito sozinho — você não fica olhando uma barra parada.

Cada vez que você gera ou regera a proposta, nasce uma versão. A tela de prévia lista todas, da mais nova para a mais velha, dizendo se foi montada pelo ERP ou se é um PDF que você anexou. Serve para reabrir exatamente o arquivo que o cliente recebeu — não o que existe hoje.

Passo a passo

1. Na tela de prévia da proposta, clique em 'Ver o que já foi gerado'.
2. Cada linha traz a versão, a data, a origem, quantas páginas, o tamanho e se levava ficha técnica.
3. Se você tinha escrito um motivo ao regerar, ele aparece ali também.
4. Clique em 'Abrir' para ver o PDF daquela versão específica.
5. Se o arquivo antigo já foi limpo do servidor, a linha continua na lista dizendo isso — em vez de um botão que daria erro.

O painel da direita responde "com quem eu estou falando?". Ele mostra o cadastro ligado à conversa, de onde essa pessoa veio (origem e canal), a oportunidade aberta no funil, as últimas propostas, os agendamentos, a linha do tempo do atendimento e as suas anotações. É o que evita começar do zero: você já vê em que pé está a negociação e o que a equipe combinou.

Passo a passo

1. Com a conversa aberta, abra o painel pelo ícone de informação no cabeçalho.
2. Veja o cadastro ligado: a foto, o nome e o telefone — e logo abaixo o responsável, a prioridade, o status e desde quando esse contato existe.
3. Role para ver a oportunidade no funil, as últimas propostas e os agendamentos. A aba "Linha do tempo" mostra as interações, os agendamentos e as observações da equipe. (Compras e ordens de serviço não aparecem aqui: este painel é do CRM.)
4. Escreva na ficha o que precisa ficar registrado sobre o cliente.
5. Se o atendimento estiver com a IA, use 'Assumir Atendimento' para tomar a conversa; 'Devolver para IA' faz o contrário.

Esta tela mostra os seus CONTATOS do WhatsApp em formato de lista — inclusive quem ainda não trocou mensagem nenhuma com você (por exemplo quem veio da agenda do celular pelo "Sincronizar contatos"). É por isso que existe o botão "Com conversa": ele esconde quem nunca falou. A tela traz no máximo 100 linhas, as mais recentes primeiro, e não tem botão de "carregar mais".

Passo a passo

1. Na tela do Chat, clique na engrenagem ("Configurações e atalhos do CRM", na barrinha de ícones à esquerda) e escolha Contatos.
2. Use a busca para achar por nome ou telefone. Ela procura só dentro do que já está na tela — se o contato for antigo e não aparecer, procure por ele na tela do Chat. A busca não acha por etiqueta: as etiquetas você vê nas pílulas coloridas da própria linha.
3. Use os botões "Todos", "Com conversa" e "Business" para estreitar a lista. Quem não tem nome nenhum aparece só pelo número. (Saber se a pessoa já tem cadastro no ERP não se vê aqui — para isso, abra a conversa e use o menu do contato, na seção 6.)
4. Clique num contato para abrir a conversa dele no chat.

Mensagem pronta é o texto que você manda toda hora: horário de funcionamento, dados para pagamento, pedido de avaliação. Em vez de digitar de novo, você escreve uma vez e chama por um atalho dentro da conversa. Dá para deixar pedaços que o sistema preenche sozinho, como o nome do cliente e o do vendedor.

Passo a passo

1. Na tela do Chat, clique na engrenagem ("Configurações e atalhos do CRM", na barrinha de ícones à esquerda) e escolha Templates.
2. Crie a mensagem com um nome e um atalho curto.
3. Use os campos automáticos para o sistema trocar pelo nome de quem está falando.
4. Na conversa, chame o template pelo botão de mensagem pronta no campo de escrever.
5. Confira o texto antes de enviar — o template é um ponto de partida, não uma obrigação.

O painel responde as perguntas do dono: quantas mensagens entraram e saíram no período, quantas conversas estão ativas, quanto tempo a equipe leva para dar a primeira resposta, quantas ficaram esquecidas sem resposta e quais clientes mais falaram com você. É a tela para olhar uma vez por dia, não a cada minuto. (Em "Enviadas" entram só as mensagens que saíram com sucesso — as que falharam aparecem nos outros status.)

Passo a passo

1. Na tela do Chat, clique na engrenagem ("Configurações e atalhos do CRM", na barrinha de ícones à esquerda) e escolha Painel do chat (no menu do sistema ele aparece como "Dashboard Chat").
2. Veja "Total de Mensagens" e "Conversas Ativas" no topo, e escolha o período (Hoje, 7 dias, 30 dias ou o padrão da empresa).
3. Compare o tempo de primeira resposta — é o número que o cliente sente.
4. Em "Top 5 Contatos" veja quem mais falou com você no período, e em "Tempo de resposta da equipe" acompanhe "Dentro do alvo" e "Esquecidas". (O painel não separa os números por atendente, e não conta conversas resolvidas.)

O chat precisa de um número de WhatsApp conectado, uma vez. A conexão é igual à do WhatsApp Web: o sistema mostra um código e você lê com o celular. Depois disso as mensagens passam a entrar e sair pelo sistema.

Passo a passo

1. Chegue aqui pelo aviso 'WhatsApp desconectado' no topo da lista, ou pelo assistente de configuração do CRM.
2. No celular, abra o WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar aparelho.
3. Aponte a câmera para o código que aparece na tela.
4. Espere a confirmação: o aviso vermelho no chat desaparece.
5. Pronto: daqui para a frente o celular NÃO precisa ficar ligado o tempo todo. A conexão é do tipo "aparelho conectado" (a mesma do WhatsApp no computador), e ela se sustenta sozinha. Só não deixe o celular semanas sem uso: o WhatsApp desconecta aparelhos ligados quando o telefone some por muito tempo — e desconectar pelo próprio celular, em "Aparelhos conectados", encerra na hora.

Esta tela é o diagnóstico da conexão. Ela diz se o WhatsApp está conectado, se o serviço está no ar, há quanto tempo, qual foi a última sincronização e qual número está ligado. É a primeira tela a abrir quando alguém diz 'não estou recebendo mensagem'.

Passo a passo

1. Na tela do Chat, clique na engrenagem ("Configurações e atalhos do CRM", na barrinha de ícones à esquerda) e escolha Status do WhatsApp.
2. Confira 'Conexão' e 'Serviço': os dois precisam estar verdes.
3. Olhe 'Última sincronização' — se estiver velha, algo parou.
4. Use 'Atualizar' para reler o estado agora.
5. Com o WhatsApp conectado aparecem mais dois botões: "Sincronizar contatos", que atualiza nome e foto vindos do celular (ele não traz mensagem nem conversa antiga de volta), e "Desconectar", que encerra a sessão do aparelho. Desconectado, como nesta demonstração, só o "Atualizar" fica na tela.

Pelo campo de escrever você manda muito mais que texto: foto, documento, áudio gravado na hora, figurinha, enquete e até uma cobrança com link de pagamento. A cobrança é a única que mexe no financeiro — e ela NÃO pergunta "tem certeza?": quando você envia, a conta a receber já é criada e a mensagem já sai para o cliente.

Passo a passo

1. Clique no clipe (anexo) no campo de escrever.
2. Escolha o tipo no menu que abre: "Fotos e vídeos", "Câmera", "Documento", "Áudio", "Contato", "Enquete", "Figurinha", "Resposta rápida", "Cobrar" ou "Catálogo".
3. Para cobrar, clique em "Cobrar": abre a janela "Cobrar cliente". Informe o valor, a descrição, o vencimento e a forma de pagamento (PIX ou cartão) e confirme.
4. A cobrança cria a conta a receber no Financeiro, gera o link de pagamento e manda a mensagem para o cliente.
5. Para gravar áudio, clique no microfone à direita do campo (ele aparece quando você não digitou nada). A gravação começa na hora — você vê o tempo correndo e pode Pausar ou Cancelar. Ao terminar, clique no visto "Concluir e ouvir antes de enviar": aí o áudio aparece num player e ainda dá para Regravar, Tirar ruído, Salvar nos meus áudios ou Descartar. O cliente só recebe depois que você clica em Enviar.

Quando a mesma coisa precisa ser feita em várias conversas — mandar o mesmo aviso para dez pessoas, colocar a etiqueta "Orçamento" em todas de uma vez (ou tirar de todas) — o modo de seleção evita repetir o trabalho dez vezes. São essas duas ações: "Mensagem" e "Etiquetar", com no máximo 10 contatos por vez (proteção contra bloqueio do WhatsApp). Arquivar é sempre uma conversa por vez, pelo menu do contato.

Passo a passo

1. No menu do contato, clique em 'Selecionar contatos'.
2. Marque as conversas que quer incluir.
3. Escolha a ação na barra que aparece.
4. As duas ações se comportam diferente: "Mensagem" abre uma janela para você escrever antes de disparar; "Etiquetar" aplica na hora e avisa quantos contatos mudaram — e, se algum falhar, diz quantos não deram.
5. Para sair do modo, use o botão de cancelar seleção.

O chat também abre conversas de grupo. Elas funcionam quase igual, com duas diferenças que importam: o 'número' de um grupo não é telefone de ninguém, e há um painel próprio para ver os participantes e o link de convite.

Passo a passo

1. Abra a conversa do grupo pela lista, como qualquer outra.
2. Abra a aba "Grupo", no painel da direita, para ver quem participa.
3. Para chamar alguém, clique em "Mostrar link de convite" e depois em "Copiar". Isso só funciona se o número da sua empresa for administrador do grupo — se ele apenas foi adicionado, no lugar do link aparece um aviso de que falta permissão, e quem libera é um administrador do grupo lá no WhatsApp, não o ERP.
4. Etiquetas, notas e busca funcionam igual às conversas individuais.

São duas ferramentas diferentes, e é fácil confundir. Para levar o TEXTO de uma conversa, use o modo de seleção dentro dela. Já "Exportar / Copiar tudo", no menu de mais opções da lista, faz outra coisa: gera a sua LISTA DE CONTATOS (nome e telefone, sem repetidos) — não as mensagens.

Passo a passo

1. Para levar o texto de uma conversa: abra a conversa, clique no botão de três pontos do cabeçalho e escolha "Selecionar Mensagens" (ou clique com o botão direito sobre uma mensagem). Aparece a barra de seleção — nela, "Selecionar" pega por período (Tudo de hoje, Tudo de ontem, Últimos 7 dias, Tudo).
2. Clique em "Copiar" para levar o texto, ou "Baixar" para salvar as mídias junto com um .txt da transcrição.
3. Para a lista de contatos: no menu de mais opções da lista, abra "Exportar / Copiar tudo", escolha o formato (Nome;Telefone, Só números ou Nome;Telefone;Origem), marque o que incluir ("Contatos e conversas" e "Membros dos grupos") e clique em "Copiar tudo" ou "Baixar .txt".
4. Confira o que vai sair antes de enviar para fora — conversa de cliente é dado dele.

A IA pode responder sozinha enquanto ninguém está disponível, e devolver a conversa para uma pessoa quando o assunto aperta. Ela é ligada por empresa e pode ser desligada em uma conversa específica — sem afetar as outras.

Passo a passo

1. No cabeçalho da conversa, o botão de IA mostra se ela está ligada ali.
2. Desligue quando quiser assumir você mesmo: clique no botão de IA do cabeçalho e escolha "Não responder este contato" — a IA fica muda nessa conversa, sem afetar as outras. Ao desligar, o sistema pergunta o motivo; as opções dessa lista são cadastradas pelo gestor em CRM > Configuração > "Desligamento da IA".
3. São dois botões diferentes, e é fácil trocar um pelo outro. Para um rascunho de resposta, use "Sugestão da IA": no cabeçalho ela é a varinha; ao lado do campo de digitar é o botão de estrelinhas, na fileira dos ícones. A IA lê a conversa e o texto aparece numa barra com "Usar" e "Descartar" — "Usar" joga o texto no campo para você ajustar, e nada vai ao cliente até você enviar. Já "Perguntar à IA" abre "Perguntar sobre esta conversa", onde você pergunta sobre o histórico ("o que ficou combinado até agora?") e ela responde citando as mensagens que provam — com "Copiar" e "Virar nota".
4. Na ficha do contato, 'Assumir Atendimento' e 'Devolver para IA' fazem a troca completa.
5. O aviso "IA parada em toda a empresa" quer dizer que a IA não responde ninguém automaticamente — com uma exceção: as conversas marcadas como "Responder SÓ este contato" continuam sendo respondidas. O chat segue funcionando normalmente em qualquer caso.

As palavras do dia a dia, em português simples:

• Conversa: Uma linha da lista da esquerda: todo o histórico com um número de WhatsApp.
• Contato: A pessoa (ou grupo) do outro lado da conversa.
• Etiqueta: Adesivo colorido para organizar conversas por assunto. É da empresa, não sua.
• Fixar: Prender a conversa no topo da lista, com uma cor. Vale para a equipe toda.
• Resolver: Marcar o atendimento como concluído. A conversa não é apagada.
• Nota privada: Texto que só a sua equipe vê; o cliente não recebe.
• Template: Mensagem pronta, com pedaços que o sistema preenche.
• Proposta: O orçamento em PDF, montado pelo ERP ou anexado por você.
• Versão da proposta: Cada PDF gerado. Serve para reabrir o arquivo exato que o cliente recebeu.
• Vincular: Ligar a conversa a um cadastro que já existe no ERP.
• IA / atendente virtual: O robô que pode responder sozinho e devolver a conversa para uma pessoa.