Como usar o CRM do seu sistema

8 ideias que aparecem em quase todas as telas do CRM. Entendendo elas agora, o resto fica fácil.

1. A "Pessoa" é o rei. Um lead, um contato, um cliente — antes de tudo são uma Pessoa (nome, telefone, e-mail). Você cadastra a pessoa uma vez e o sistema reaproveita ela no CRM, na venda, no financeiro. Nunca tem o "nome do lead" solto: tem o nome da pessoa.
2. Lead ≠ Oportunidade ≠ Cliente. O Lead é só um interessado ("apareceu, pode comprar"). Quando ele esquenta e vira um negócio com valor e prazo, vira uma Oportunidade. Quando a oportunidade é Ganha, ele finalmente vira Cliente. É uma escadinha de amadurecimento.
3. O Funil e suas Etapas. O funil é a esteira da venda: Novo Lead → Primeiro Contato → Qualificação → Proposta Enviada → Negociação → Ganho. Cada oportunidade está parada em uma etapa. No Kanban você arrasta o cartão de uma coluna para a outra conforme a conversa avança.
4. Atividade = tarefa com data. Toda promessa de "depois eu ligo" vira uma Atividade (ligar, mandar WhatsApp, visitar, mandar proposta) com dia e hora. É isso que faz você não esquecer ninguém — o sistema te lembra do que fazer hoje.
5. Cadência = sequência automática de contatos. Em vez de lembrar de cada toque, você liga uma cadência (ex.: "dia 1 manda mensagem, dia 3 liga, dia 7 manda oferta") e o sistema vai criando os contatos sozinho, no ritmo certo, até o lead responder.
6. Temperatura / Score do lead. O sistema dá uma "nota" de quão quente é o lead: frio, morno ou quente. Lead quente = grande chance de fechar. Serve pra você focar a energia em quem está perto de comprar, em vez de gastar o dia com quem só está olhando.
7. Origem e Motivo. Sempre que dá, registre de onde o lead veio (indicação, Instagram, site…) e, quando fecha ou perde, por quê (ganhou por preço? perdeu pro concorrente?). Parece burocracia, mas é o que faz os relatórios te dizerem onde investir.
8. Ganhar / Perder fecha o ciclo. Quando a venda fecha, você marca a oportunidade como Ganha (e ela pode virar uma venda/orçamento de verdade no resto do sistema). Se não rolar, marca como Perdida com o motivo. Nada fica "no ar": toda oportunidade tem um destino.

As marcações que aparecem no guia

Vamos acompanhar a Paula, vendedora da Comercial Pão Quente, fechando uma venda do começo ao fim. Nada de teoria solta: é o dia a dia de verdade, pra você ver como cada pedacinho do CRM se encaixa. 🤝

Passo 1 — Chega um interessado: nasce um Lead

1. Um dono de padaria manda mensagem perguntando preço de farinha. A Paula abre o CRM e cadastra um Lead: nome, telefone e de onde ele veio ("WhatsApp").
2. Pronto — agora esse contato não vai mais se perder num caderninho. Ele está na lista de Leads, esperando atenção.

Passo 2 — O lead esquenta: vira uma Oportunidade no funil

1. Conversando, a Paula vê que o cliente quer comprar 20 sacos por mês. Isso já é um negócio de verdade: ela cria uma Oportunidade com o valor estimado e coloca no Funil, na etapa "Primeiro Contato".
2. No Kanban, esse negócio vira um cartão numa coluna. Conforme a conversa anda, ela arrasta o cartão para "Qualificação", depois "Proposta Enviada"…

Passo 3 — Não esquecer de ninguém: cria uma Atividade

1. O cliente pediu pra "ligar na sexta". A Paula cria uma Atividade do tipo "Ligação" com data sexta, 10h, ligada àquela oportunidade.
2. Na sexta de manhã, o CRM mostra essa ligação na lista de "Hoje". Ela liga, conversa, e marca a atividade como feita.

Passo 4 — Hora de propor: a Proposta

1. O cliente gostou. A Paula monta uma Proposta com os itens e o preço, e envia pra ele — que pode até aceitar digitalmente.
2. A oportunidade vai pra etapa "Proposta Enviada". Agora é acompanhar a resposta.

Passo 5 — Tudo pelo WhatsApp (com a IA ajudando)

1. A conversa toda acontece no Chat do CRM, que junta os WhatsApp num lugar só. Quando a Paula está almoçando, o Atendente Virtual com IA responde as primeiras dúvidas sozinho e só chama ela quando precisa de gente.
2. O cliente fecha! Ele até paga por um link de pagamento mandado no zap.

Passo 6 — Fechou: marca Ganhou

1. Com o pedido confirmado, a Paula arrasta o cartão para "Ganho". Aquele interessado lá do começo agora é cliente.
2. Se tivesse dado errado, ela marcaria "Perdido" e diria o motivo (preço, prazo…) — pra empresa aprender com isso.

Passo 7 — Depois da venda: o Pós-venda

1. Semanas depois, o CRM pergunta ao cliente (pesquisa NPS) se ele ficou satisfeito. A nota entra no painel de Pós-Venda.
2. E quando o cliente fica um tempo sem comprar, o CRM avisa a Paula pra reativar — ou faz isso sozinho com uma mensagem amigável.

O Painel é a sua tela inicial do CRM — o "bom dia" do vendedor. Ele mostra, num lugar só, o que precisa de você HOJE: leads novos, atividades do dia, e como está o funil de vendas. Comece sempre por aqui.

O que você vê na tela

• Barra de atalhos no topo — botões coloridos para cada parte do CRM (Leads, Oportunidades, Atividades, Chat, Relatórios…). É o seu menu rápido.
• Atalhos Rápidos — as ações mais comuns do dia: Novo Lead, Nova Oportunidade, Atendimento, Calendário, Campanhas.
• Cartões de resumo — Atividades de Hoje, Leads Novos, Vendas de Hoje. Um raio-x do seu dia.
• Pipeline de Vendas — uma mini-visão do funil: quantos negócios e quanto dinheiro tem em cada etapa.

Antes de sair vendendo, vale 10 minutos arrumando a casa. Nas Configurações você define as listinhas que o CRM usa o tempo todo: de onde seus leads costumam vir, os motivos de ganhar ou perder, as etiquetas e qual é o seu funil padrão. Feito uma vez, serve pra sempre.

As abas que mais importam

• Configurações Gerais — escolha o Funil Padrão (o que abre por primeiro) e ajustes do módulo.
• Origens de Lead — a lista "de onde veio?" (Indicação, Instagram, Site, WhatsApp, Feira…). Quanto mais real, melhores os relatórios.
• Motivos (Perda/Ganho) — por que você ganha ("preço", "atendimento") e por que perde ("achou caro", "foi pro concorrente"). Ouro puro pra gestão.
• Etiquetas — marcadores coloridos pra agrupar leads do seu jeito ("VIP", "Atacado", "Black Friday").
• Lead Score / Automações / Integração com ERP — ajustes mais avançados (pode deixar pra depois).

Lead é todo mundo que demonstrou interesse mas ainda não comprou. A tela de Leads é a sua lista de "gente pra trabalhar". Ela mostra quantos você tem, quais estão quentes (perto de fechar) e quais estão frios, e deixa você filtrar pra achar rápido quem precisa de atenção.

O que a tela mostra

• Contadores no topo — total de leads, novos, e os números do seu dia.
• Temperatura — três caixas: Frios, Mornos e Quentes. Comece o dia pelos quentes.
• Filtros e busca — por funil, status, responsável, data de captação. Acha qualquer lead em segundos.
• A tabela — cada linha é um lead: nome, contato, origem, status e temperatura. Clique para abrir a ficha completa.

Sempre que alguém demonstrar interesse, cadastre na hora — leva 30 segundos e evita perder o contato. O formulário pede o básico: quem é a pessoa, como falar com ela, e de onde ela veio. Só o nome já basta pra começar; o resto você completa depois.

Passo a passo

1. Em Dados Básicos, escreva o Nome (único campo obrigatório), e se tiver, Telefone e e-mail.
2. Em Origem, escolha de onde o lead veio (Indicação, Instagram, Site…). Isso alimenta os relatórios depois.
3. Use Tags (etiquetas) pra marcar o lead, se quiser ("VIP", "Atacado").
4. Clique em Criar Lead. Pronto — ele já aparece na lista de Leads.

Tem uma lista grande de contatos numa planilha — de uma feira, de um evento, da lista antiga? Em vez de digitar um por um, você sobe o arquivo e o CRM cadastra todos de uma vez. É um assistente em etapas: subir o arquivo, dizer qual coluna é o quê, conferir e concluir.

Passo a passo

1. Selecionar Arquivo — arraste a planilha (CSV ou Excel) ou clique pra escolher.
2. Mapeamento — diga ao sistema qual coluna é o Nome, qual é o Telefone, etc. (Ele tenta adivinhar sozinho.)
3. Pré-visualização — confira se está tudo certo antes de gravar.
4. Concluir — o CRM cria todos os leads de uma vez.

Sem leads chegando? A Prospecção sai à caça de clientes novos por você: busca empresas no Google Maps por tipo e região (ex.: "padarias em Goiânia"), monta a lista e pode até mandar a primeira mensagem no WhatsApp com a ajuda da IA. É encher o topo do funil sem garimpar contato na mão.

O que a tela mostra

• Contadores — Encontrados, Enviados, Respondidos e Convertidos.
• Botão Criar Campanha / Nova Campanha pra dizer o que buscar e o que dizer.

O funil é a esteira por onde toda venda passa: Novo Lead → Primeiro Contato → Qualificação → Proposta → Negociação → Ganho. Cada etapa é uma fase da conversa. Nesta tela você vê seus funis, quantos negócios tem em cada etapa, e pode criar funis diferentes para tipos de venda diferentes.

O que dá pra fazer

• Ver o funil padrão — com as etapas já prontas e quantas oportunidades estão paradas em cada uma.
• Editar Etapas — renomear, adicionar ou tirar fases pra bater com o jeito que VOCÊ vende.
• Novo Funil — criar esteiras separadas (ex.: um funil pra "Atacado" e outro pra "Varejo"), cada uma com suas etapas.

O Kanban (Pipeline de Vendas) é a tela mais importante do CRM. Cada negócio é um cartão; cada etapa do funil é uma coluna. Conforme a conversa avança, você arrasta o cartão de uma coluna para a próxima. Bate o olho e vê tudo: o que está começando, o que está pra fechar, e quanto dinheiro tem em jogo.

Como usar no dia a dia

1. Escolha o Funil no seletor do topo (se você tiver mais de um).
2. Olhe as colunas: cada uma é uma etapa, com o total de negócios e o valor somado.
3. Arraste um cartão da coluna onde está pra coluna da etapa nova (ex.: de "Qualificação" pra "Proposta Enviada"). Solte e pronto.
4. Clique num cartão pra abrir a oportunidade e ver o histórico, criar atividade, anexar proposta.

O Kanban é ótimo pra ver o funil de relance, mas às vezes você quer uma lista completa pra filtrar e ordenar. A Lista de Oportunidades mostra todos os negócios em andamento numa tabela, com o valor total do pipeline, quantos estão abertos, ganhos e perdidos, e a sua taxa de conversão. É a mesma informação do funil, em formato de planilha.

O que a tela mostra

• Cartões no topo — Pipeline Total (soma de tudo em aberto), Abertas, Ganhos, Perdidas e a Taxa de Conversão.
• Filtros — por funil, status e temperatura, além da busca por nome ou código.
• A tabela — cada negócio com o contato, a etapa, o valor, a probabilidade, o status e o responsável.

Quando um lead esquenta e vira um negócio com valor e prazo, você cria uma Oportunidade. É ela que entra no funil e que você acompanha até fechar. O formulário pede o essencial: do que se trata, quanto vale, em que funil/etapa entra, quem é o responsável e a previsão de fechar.

Passo a passo

1. Título — um nome curto que você reconheça (ex.: "Padaria Pão Quente — 20 sacos/mês").
2. Funil de Vendas e Etapa Inicial — onde esse negócio começa na esteira.
3. Valor Estimado — quanto você espera faturar com esse negócio.
4. Vendedor Responsável e Previsão de Fechamento — quem cuida e quando deve fechar.
5. Ligue o Contato/Cliente (a Pessoa) e salve.

O Forecast responde a pergunta que todo dono faz: "quanto eu devo vender esse mês?". Ele olha as oportunidades abertas, o valor de cada uma e a chance de fechar, e projeta a receita. Serve pra planejar — comprar estoque, contratar, definir meta — com base em dado, não em achismo.

O que a tela mostra

• Cartões no topo — Receita Prevista, Atingimento da Meta, Total Ponderado e Total em Pipeline.
• Gráfico de Receita Projetada — quanto deve entrar ao longo dos próximos meses.
• Distribuição por Mês — em qual mês cada venda deve cair.

Atividade é toda tarefa com data: ligar, mandar WhatsApp, visitar, mandar proposta. É o que faz você não esquecer ninguém. Esta tela lista tudo que você tem pra fazer, separado por Hoje, Esta Semana e Atrasadas — e mostra com quem é cada uma. Comece o dia por aqui.

O que a tela mostra

• Contadores — quantas atividades de hoje, da semana, e quantas estão atrasadas (essas pedem socorro).
• Abas — Pendentes, Hoje, Esta Semana, Atrasadas. Filtre por tipo, status e responsável.
• A lista — cada atividade com o assunto, a data, o contato e o status. Marque como feita quando concluir.

Se você prefere ver seus compromissos numa agenda em vez de uma lista, o Calendário mostra suas atividades espalhadas pelos dias do mês — ligações, reuniões, visitas — cada uma no seu horário. Dá pra ver por mês, semana ou dia, e filtrar por tipo e responsável. É a sua agenda de vendas, visual.

O que a tela mostra

• Filtros por tipo — Ligação, E-mail, Reunião, Visita, Tarefa, WhatsApp, Proposta — além de Responsável e Status.
• Visões Mês / Semana / Dia — escolha como quer enxergar a agenda.
• Resumo lateral — quantas atividades Hoje, Esta Semana e Atrasadas, e as Próximas.

Toda vez que combinar um próximo passo com o cliente ("te ligo terça", "mando o orçamento amanhã"), crie uma atividade. Você escolhe o tipo, a data e a hora, liga ao lead/oportunidade certo, e ainda pode pedir um lembrete pra avisar você antes. É assim que o CRM vira a sua memória.

Passo a passo

1. Escolha o Tipo: Ligação, E-mail, Reunião, Visita, Tarefa, WhatsApp ou Proposta.
2. Escreva um Título curto e, se quiser, a Descrição e a Prioridade (Baixa a Urgente).
3. Defina o Agendamento: data e hora (ou "dia inteiro"). Dá pra marcar como recorrente.
4. Ligue a atividade a um Lead ou Oportunidade e ao Responsável.
5. Ative o Lembrete (avisar X minutos antes) e salve.

Cadência é um "piloto automático" de follow-up. Em vez de você lembrar de tocar o lead todo dia, define uma sequência — "dia 1 manda mensagem, dia 3 liga, dia 7 manda oferta" — e o CRM vai criando os contatos sozinho, no ritmo certo, até o lead responder ou a sequência acabar. É o que mantém o lead morno aquecendo sem esforço.

O que a tela mostra

• Cadências Ativas, leads inscritos e a taxa de conversão de cada sequência.
• Botão Criar Cadência pra montar a sua sequência de passos.

Quando o cliente pede "me manda uma proposta", você monta aqui. A proposta lista os itens e o preço, sai com a cara da sua empresa, e pode ser enviada pro cliente — que consegue até aceitar digitalmente, sem precisar imprimir nada. A tela ainda mostra quantas você mandou, quantas foram aceitas e o valor total.

O que a tela mostra

• Contadores — Total, Rascunhos, Enviadas, Aceitas e o valor somado.
• Botão Criar proposta pra montar uma nova (você escolhe os itens e o valor).

O Chat junta os seus atendimentos de WhatsApp dentro do CRM. Em vez de cada vendedor no celular dele, a empresa conversa por um lugar só — com a lista de conversas de um lado e o bate-papo do outro. Tudo fica registrado na ficha do cliente, então nada se perde quando alguém falta ou sai.

O que a tela mostra

• Lista de conversas (à esquerda) — com filtros "Minhas", "Sem Dono", "Todas", e busca por contato.
• A conversa (à direita) — o bate-papo com o cliente, igual ao WhatsApp que você já conhece.
• Botão Novo Chat pra começar uma conversa.

Pra atender pelo CRM, você liga o seu número de WhatsApp uma única vez — igual quando você usa o WhatsApp Web no computador: o sistema mostra um QR Code e você lê com a câmera do celular. Depois disso, as conversas passam a aparecer no Chat do CRM.

Como conectar (no sistema de verdade)

1. Abra a tela Conectar WhatsApp. Vai aparecer um QR Code.
2. No celular, abra o WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar um aparelho.
3. Aponte a câmera pro QR Code da tela. Pronto: seu número está ligado ao CRM.

O Atendente Virtual é uma inteligência artificial que conversa com seus clientes no WhatsApp por você — responde dúvidas, manda preço, qualifica o lead e, quando precisa de gente, chama um atendente humano. Ele trabalha 24 horas, não perde a paciência e nunca deixa o cliente no vácuo. Esta tela é o painel de controle dele.

O que o painel mostra

• Cartões — Conversas Ativas, Handoffs Pendentes (quando a IA passou pra um humano), Mensagens Hoje, Vendas Assistidas.
• Aguardando Atendimento Humano — quem a IA não resolveu sozinha e espera por você.
• Status do Sistema — se a IA está ligada, no horário, conectada e com o WhatsApp ativo.
• Um botão liga/desliga pra ativar ou pausar o atendente quando quiser.

Esta é a sala de controle do atendimento por WhatsApp: aqui você acompanha, ao vivo, todas as conversas que o Atendente Virtual está tocando — e assume o controle quando quiser. Dá pra filtrar pelas que a IA cuida sozinha, pelas que ela passou pra um humano (handoff) e pelas que já têm um vendedor.

O que a tela mostra

• Filtros — Todos, "IA com" (a IA está respondendo), "Handoff" (espera por um humano) e "Com Vendedor".
• A lista de conversas — cada uma com o número do cliente e o status (IA Ativo, aguardando humano…).

A IA é tão boa quanto o que você ensina a ela. Na Base de Conhecimento você cadastra o que ela precisa saber: sobre a empresa, os produtos, os preços, as perguntas frequentes e os scripts de atendimento. Quanto mais completo, melhor ela responde — e mais venda ela fecha sozinha.

O que cadastrar

• Empresa — quem você é, horário, endereço, formas de pagamento.
• Produtos / Serviços / Preços — pra IA cotar certo (dá pra importar do seu catálogo).
• FAQ — as perguntas que todo cliente faz ("tem entrega?", "funciona no celular?").
• Scripts e Promoções — o jeito de falar e as ofertas do momento.

O Commerce transforma o WhatsApp numa lojinha: você monta um catálogo de produtos, o cliente escolhe pela conversa, e você fecha o pedido com um link de pagamento — tudo sem sair do zap. É a ponte entre "o cliente perguntou o preço" e "o cliente já pagou".

O que a tela mostra

• Cartões — Catálogos, Pedidos, Conversões e o valor faturado.
• Abas Catálogos, Pedidos e Métricas.
• Botão Criar Primeiro Catálogo pra montar a sua vitrine de produtos.

Aqui você programa mensagens pra saírem na hora certa — um lembrete de visita, um "feliz aniversário", um aviso — em vez de mandar na correria e esquecer. Dá pra agendar uma mensagem só, e a tela mostra quantas estão pendentes, quantas já foram enviadas e quais deram erro.

O que a tela mostra

• Contadores — Pendentes, Enviadas, Com Erro e Cancelados.
• Abas Calendário e Campanhas, com filtros por status e canal.
• Botão Novo Agendamento.

Quando você quer falar com MUITA gente de uma vez — uma promoção, um aviso, um convite — usa as Campanhas. Você monta a mensagem uma vez e dispara (ou agenda) pra uma lista inteira de contatos. A tela mostra quantas campanhas você tem, quantas estão agendadas, em andamento e concluídas.

O que a tela mostra

• Contadores — Total, Agendadas, Em Andamento, Concluídas e Canceladas.
• Botão Nova Campanha / Criar Campanha pra montar e disparar.

Os Relatórios respondem "como vai o meu CRM?". A estrela aqui é o funil de conversão: quantos leads entram, quantos viram proposta, quantos fecham — e onde a maioria desiste. Com isso você descobre o gargalo (ex.: muita gente para na proposta) e ataca o ponto certo, em vez de chutar.

O que a tela mostra

• Período — escolha o intervalo (últimos 30 dias, etc.).
• Cartões — Leads, Conversões, Oportunidades, Valor Ganho e Pipeline.
• Funil de Conversão — a esteira em barras: quanto passa de uma etapa pra outra.
• Detalhes por Etapa — números frios de cada fase, pra achar o gargalo.

Esta tela mostra o desempenho da equipe: quantas atividades cada um fez, quantos leads trabalhou, quantas oportunidades ganhou e a taxa de conversão. Tem ranking de vendedores e até sugestões de próximas ações. Serve pra reconhecer quem está indo bem e ajudar quem precisa de um empurrão.

O que a tela mostra

• Período — 7, 15, 30 ou 60 dias.
• Cartões — Atividades Realizadas, Leads Trabalhados, Oportunidades Ganhas, Taxa de Conversão.
• Próximas Ações Recomendadas — o que o sistema sugere fazer agora.
• Ranking de Vendedores e Tendência ao longo dos meses.

Vender também pode ser um jogo. A Gamificação transforma as metas da equipe em pontos, conquistas e ranking — cada vendedor evolui de nível conforme bate objetivos. É uma forma leve de motivar o time, deixar a meta visível e reconhecer quem se destaca, sem precisar de planilha nenhuma.

O que a tela mostra

• Seu nível e pontos — você começa como "Iniciante" e sobe conforme produz.
• Cartões — Metas Atingidas, Conquistas, Posição no Ranking e Pontos do Mês.
• Abas — Metas, Conquistas, Ranking e Níveis, além de Nova Meta.

A venda não acaba quando o cliente paga. O Pós-Venda cuida de quem já comprou: mede a satisfação (a famosa nota NPS), avisa quando uma renovação está chegando, aponta chances de vender mais (upsell) e dá um "score de saúde" pra cada cliente. Cliente bem cuidado compra de novo e indica — é a venda mais barata que existe.

O que a tela mostra

• Abas — Dashboard, Onboarding, NPS, Renovações, Upsell, Health Score.
• NPS Score — a nota de satisfação (de promotores, neutros e detratores).
• Renovações Próximas — contratos/compras a vencer nos próximos 30 dias.
• Distribuição Health Score e Oportunidades de Upsell — quem está saudável e quem pode comprar mais.

As Automações são regras do tipo "quando acontecer X, faça Y" — sem você mexer. Por exemplo: "lead novo entrou → manda mensagem de boas-vindas", ou "oportunidade parada há 5 dias → avisa o vendedor". Junto vem o Lead Score, a nota automática que diz quais leads estão quentes. É o CRM trabalhando enquanto você dorme.

O que a tela mostra

• Cartões — quantas automações existem, quantas ativas, execuções de hoje, taxa de sucesso.
• A lista de automações — cada regra com um botão liga/desliga (ex.: "Primeiro contato automático", "Notificar lead qualificado", "Follow-up de lead sem contato").
• Abas Lead Score, Alertas e Logs (o histórico do que rodou).

Aqui estão, em palavras simples, os termos que mais aparecem no CRM. Sempre que bater uma dúvida com alguma palavra, volte aqui.

Os personagens da venda

O funil e as etapas

Follow-up e contato

WhatsApp, IA e atendimento

Pós-venda e gestão