Como avisar o seu cliente pelo sistema
Um guia simples para mandar orçamentos, vendas, notas e ordens de serviço direto pro cliente — por WhatsApp ou e-mail — e acompanhar se ele recebeu. Não precisa entender de tecnologia: é só seguir os passos.
🚪 Acesso rápido
Endereço do sistema
erp.dotcompany.com.brOnde ficaO botão Enviar em cada documento · Menu → Comunicação
Quem usadono, vendedor, atendimento, financeiro
💡 Cada empresa vê só o que contratou, e cada canal (WhatsApp, e-mail…) precisa ser ligado uma vez. Se algo não aparecer pra você, pode ser permissão de acesso — fale com o responsável.
Como funciona no dia a dia: você abre um documento → clica em Enviar → escolhe WhatsApp ou e-mail (ou deixa no Automático) → o cliente recebe um link com os detalhes → você acompanha Enviado → Entregue → Lido → e, se precisar, gera um comprovante. 📨✅
★Comece por aqui — as 6 ideias que se repetem
Seis ideias aparecem em quase tudo na Comunicação. Entendendo elas agora, o resto fica fácil — nenhuma é complicada.
- Canal é o caminho da mensagem. É por onde o aviso vai até o cliente: WhatsApp, e-mail e outros. Cada canal é ligado uma vez (veja a seção de Canais) e, depois, fica disponível no botão Enviar.
- O botão “Enviar” mora no documento. Toda venda, orçamento, nota ou ordem de serviço tem uma tela de impressão com o botão Enviar. É dali que você manda pro cliente — sem copiar link, sem sair do sistema.
- Automático escolhe por você. Se você não quiser pensar, deixe no Automático (Recomendado): o sistema escolhe o melhor canal disponível e explica o porquê ali mesmo.
- O que o cliente recebe é um link. A mensagem leva um link seguro com os detalhes do documento (valores, itens). Você pode escrever um recado curto junto.
- Você acompanha: Enviado → Entregue → Lido. Depois de enviar, o sistema mostra uma linha do tempo de cada mensagem. Assim você sabe se o cliente recebeu e leu.
- Comprovante é a sua prova. A qualquer momento você gera um comprovante com essa linha do tempo e um código de segurança — a prova de que avisou o cliente.
As marcações que aparecem no guia
💡
Dica — um jeito mais fácil ou rápido de fazer.
⚠️
Atenção — cuidado para não errar.
📌
O que é isso? — explicação simples de uma palavra difícil.
🔗
Por baixo dos panos — o que o sistema faz sozinho quando você clica em algo.
📌 Nesta demonstração nenhum canal está ligado de verdade — por isso você vê tudo funcionando, mas os envios reais só acontecem depois de contratar e ligar um canal. Todo o passo a passo abaixo é real; só o “apertar o botão final” é que fica para quando o canal estiver conectado.
Enviar no dia a dia
1Enviar um documento pro cliente
Todo documento (venda, orçamento, nota, ordem de serviço) tem um botão Enviar. Ele manda pro cliente um link com os detalhes, por WhatsApp ou e-mail — sem sair do sistema.
- O contador (ex.:
0/4096) mostra quantas letras da sua mensagem você já usou. - O Automático (Recomendado) deixa o sistema escolher o melhor canal — e explica o porquê ali mesmo.
- Em Enviar por, marque E-mail, WhatsApp ou os dois. Depois é só Enviar Agora.
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📌 O que é esta tela? É a janela “Enviar” que abre por cima do documento. Você confere pra quem vai, escreve um recado (se quiser) e escolhe por onde mandar.
Como chegar e enviar (passo a passo)
- Abra o documento que quer mandar. Ex.: no menu Vendas, abra uma venda e clique em Imprimir (ou já caia na tela de impressão do documento).
- Na barra de cima da tela de impressão, clique no botão Enviar (o último, à direita). A janela de envio abre.
- Confira o Nome do Destinatário e o Telefone (WhatsApp) ou e-mail — o sistema já preenche com os dados do cliente do documento.
- Se quiser, escreva uma Mensagem Personalizada. O contador (ex.:
0/4096) mostra quantas letras você já usou, pra não passar do limite. - Escolha por onde enviar em Enviar por: marque E-mail, WhatsApp, ou deixe no Automático (o sistema decide — veja a caixa laranja da figura).
- Clique em Enviar Agora. Pronto — o cliente recebe o link. (Nesta demonstração o envio real fica desligado até você ligar um canal.)
💡 Não sabe qual canal escolher? Deixe no Automático (Recomendado). O sistema escolhe o melhor caminho disponível e escreve, ali mesmo, o motivo da escolha.
🔗 Por baixo dos panos: ao enviar, o sistema gera um link seguro do documento, registra o envio e começa a acompanhar a entrega — tudo aparece depois no Histórico e no Comprovante.
2Agendar o envio pra depois
Não quer mandar agora? Marque Agendar envio, escolha o dia e a hora, e o sistema envia sozinho no horário certo — sempre no fuso da sua empresa.
- Marque Agendar envio para programar, em vez de mandar agora.
- Escolha a data e hora em Quando enviar — ou use os atalhos Hoje 18h / Amanhã 8h. O envio sai no fuso da sua empresa.
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📌 Pra que serve? Pra programar o aviso pra uma hora melhor (ex.: mandar a cobrança amanhã de manhã, não às 22h de hoje).
Como agendar
- Na janela de envio, marque a caixinha Agendar envio.
- Aparece o campo Quando enviar: escolha a data e a hora.
- Com pressa? Use os atalhos Hoje 18h ou Amanhã 8h — preenchem a hora com um toque.
- Confirme. O sistema mostra “Será enviado no horário da sua empresa” e cuida do resto sozinho.
⚠️ Atenção ao horário: a hora é a da sua empresa (o fuso configurado), não a do celular do cliente. Se agendar pra uma hora que já passou, o sistema envia assim que puder.
3Acompanhar: o Histórico de envios
Depois de enviar, a aba Histórico de envios mostra a linha do tempo de cada mensagem: Enviado, Entregue e Lido. Assim você sabe se o cliente recebeu.
- Clique em Histórico de envios para abrir a linha do tempo daquele documento.
- Aqui aparece cada envio com Enviado → Entregue → Lido. Sem envios ainda, mostra honestamente “Nenhum envio registrado ainda”.
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📌 O que significam os status? Enviado = saiu do sistema. Entregue = chegou no aparelho do cliente. Lido = o cliente abriu. É a mesma ideia do “certinho azul” do WhatsApp.
Como ver
- Na janela de envio, clique em Histórico de envios (embaixo, com o ícone de relógio).
- A linha do tempo aparece: cada envio com a data/hora de Enviado, Entregue e Lido.
- Enquanto você ainda não enviou nada, aparece “Nenhum envio registrado ainda” — é o esperado. Assim que enviar, os status aparecem aqui.
💡 A linha do tempo é a base do Comprovante (seção 6): é dali que sai a prova de que você avisou o cliente.
Ver tudo num lugar só
4Central de Comunicação
A Central de Comunicação é o painel que mostra, num lugar só, a saúde de cada canal e quanto você enviou, entregou e leu nos últimos 30 dias.
- Gerenciar canais leva pra tela onde você liga WhatsApp, e-mail e mais.
- Saúde dos canais: um cartão por canal com a bolinha mostrando se está ligado (verde) ou a ligar (laranja).
- Mensagens dos últimos 30 dias: quantas foram enviadas, entregues e lidas.
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📌 Como chegar: menu lateral → Comunicação → Central (ou o endereço
/comunicacao/central).O que você vê aqui
- Saúde dos canais — um cartão pra cada canal (WhatsApp, E-mail, Telegram…) com uma bolinha colorida mostrando se está ligado. Ligado = verde; a ligar = laranja.
- Mensagens dos últimos 30 dias — os números de Enviadas, Entregues e Lidas, pra você ver o quanto está falando com os clientes.
- Custos e Atalhos — quanto os canais custaram no período e botões rápidos pra conectar um canal ou ver o histórico.
- O botão Gerenciar canais (canto superior) leva pra tela de Canais (seção 5).
💡 Comece por aqui quando quiser uma visão geral. Se um número estiver zerado, é só porque ainda não houve envios naquele período.
🔗 Recurso extra: algumas empresas com loja pública ganham também uma página pública de contato (um endereço que o cliente abre para falar com você). Ela liga quando a loja pública está configurada — fale com o suporte se quiser usar.
5Canais — ligar WhatsApp, e-mail e mais
A tela de Canais é onde você liga o WhatsApp, o e-mail e os outros aplicativos de mensagem. Depois de ligado, o canal aparece no botão Enviar.
- WhatsApp Cloud API é o jeito oficial de ligar o WhatsApp da empresa.
- O aviso de conta de demonstração: aqui você vê a tela, mas conectar de verdade exige um plano ativo.
- Em Onde usar este canal, decida se ele aparece no botão Enviar, entra nos avisos automáticos e fica ligado.
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📌 Como chegar: na Central, clique em Gerenciar canais (ou o endereço
/comunicacao/canais).O que dá pra fazer
- WhatsApp e E-mail são os canais que já funcionam hoje. O WhatsApp Cloud API (botão no canto) é o WhatsApp oficial.
- Cada canal tem um cartão com o passo de conexão e, em “Onde usar este canal”, chaves pra decidir se ele aparece no botão Enviar, se entra nos avisos automáticos e se está ligado.
- Os canais mais novos (Telegram, Signal e outros) aparecem prontos pra configurar quando estiverem disponíveis para a sua empresa — o suporte ajuda a ligar.
⚠️ Na demonstração aparece o aviso “você está em uma conta de demonstração”: dá pra ver como a tela funciona, mas não dá pra conectar um canal de verdade. Isso é liberado com um plano ativo.
Provar que avisou
6Comprovante de comunicação
O comprovante é um documento com a linha do tempo dos envios e um código de segurança (hash) — a sua prova de que avisou o cliente.
- O título Comprovante de Comunicação: a folha oficial com a prova do aviso.
- Baixar PDF (ou Imprimir) salva o comprovante para guardar ou enviar.
- No rodapé, o código hash SHA-256 e o aviso de que os horários seguem o fuso da empresa.
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📌 Pra que serve? Pra guardar ou mostrar que a mensagem foi enviada, entregue e lida — útil em cobrança, garantia e qualquer situação em que você precise comprovar o aviso.
Como gerar
- Abra o Histórico de envios do documento (seção 3).
- Toque em Gerar comprovante. Abre uma folha pronta pra Imprimir ou Baixar em PDF (botões na barra de cima).
- O comprovante traz o cabeçalho da empresa, o documento, a linha do tempo Enviado → Entregue → Lido e, no rodapé, o código hash SHA-256 e o aviso de que os horários seguem o fuso da empresa.
💡 O código hash é como um lacre: ele cobre os identificadores e horários dos envios (não o conteúdo das mensagens). Se alguém mexer, o lacre não bate — por isso ele serve de prova.
📌 Enquanto não houver envios, o comprovante mostra honestamente “Nenhum envio de comunicação registrado para este documento”. Assim que você enviar, a linha do tempo aparece.
Extras e Glossário
7Perguntas comuns
As dúvidas que mais aparecem de quem está começando — respostas curtas e diretas.
📌 O cliente precisa ter o sistema? Não. Ele recebe um link normal no WhatsApp ou no e-mail e abre no celular ou no computador.
📌 Não aparece o botão Enviar / um canal. Pode ser permissão de acesso ou o canal ainda não ligado. Veja a seção de Canais ou fale com o responsável.
📌 Enviei pro número/e-mail errado. Corrija o cadastro do cliente e envie de novo — o novo envio entra no histórico como uma nova linha.
📌 “Entregue” mas não “Lido”. Chegou no aparelho, mas o cliente ainda não abriu. Alguns canais também podem não informar a leitura — o “Entregue” já é uma boa confirmação.
📌 Dá pra mandar pra vários clientes de uma vez? O botão Enviar é por documento. Para disparos em massa e réguas de aviso, use os recursos de campanha/automação com o suporte.
8Glossário da Comunicação
As palavras que aparecem nas telas, explicadas em português simples.
| Palavra | O que quer dizer |
|---|---|
| Canal | O caminho por onde o aviso vai até o cliente: WhatsApp, e-mail, Telegram, etc. |
| Automático (Recomendado) | O sistema escolhe sozinho o melhor canal disponível e explica o porquê. |
| Destinatário | Quem vai receber a mensagem (o cliente do documento). |
| Agendar | Programar o envio pra um dia e hora, no fuso da sua empresa. |
| Enviado / Entregue / Lido | Os três momentos de uma mensagem: saiu → chegou no aparelho → o cliente abriu. |
| Histórico de envios | A linha do tempo de tudo o que foi enviado de um documento. |
| Central de Comunicação | O painel com a saúde dos canais e os números dos últimos 30 dias. |
| Comprovante | Documento com a linha do tempo dos envios + código de segurança, como prova. |
| Hash (SHA-256) | Um “lacre” digital: cobre os dados do envio e denuncia qualquer alteração. |
| WhatsApp Cloud API | A forma oficial de ligar o WhatsApp da empresa ao sistema. |