Como avisar o seu cliente pelo sistema

Seis ideias aparecem em quase tudo na Comunicação. Entendendo elas agora, o resto fica fácil — nenhuma é complicada.

1. Canal é o caminho da mensagem. É por onde o aviso vai até o cliente: WhatsApp, e-mail e outros. Cada canal é ligado uma vez (veja a seção de Canais) e, depois, fica disponível no botão Enviar.
2. O botão “Enviar” mora no documento. Toda venda, orçamento, nota ou ordem de serviço tem uma tela de impressão com o botão Enviar. É dali que você manda pro cliente — sem copiar link, sem sair do sistema.
3. Automático escolhe por você. Se você não quiser pensar, deixe no Automático (Recomendado): o sistema escolhe o melhor canal disponível e explica o porquê ali mesmo.
4. O que o cliente recebe é um link. A mensagem leva um link seguro com os detalhes do documento (valores, itens). Você pode escrever um recado curto junto.
5. Você acompanha: Enviado → Entregue → Lido. Depois de enviar, o sistema mostra uma linha do tempo de cada mensagem. Assim você sabe se o cliente recebeu e leu.
6. Comprovante é a sua prova. A qualquer momento você gera um comprovante com essa linha do tempo e um código de segurança — a prova de que avisou o cliente.

As marcações que aparecem no guia

Todo documento tem um botão Enviar: venda, orçamento, nota (NF-e, NFC-e e NFS-e), ordem de serviço, boleto e até o histórico do veículo (oficina). Ele manda pro cliente um link com os detalhes, por WhatsApp ou e-mail — sem sair do sistema.

Como chegar e enviar (passo a passo)

1. Abra o documento que quer mandar. Ex.: no menu Vendas, abra uma venda e clique em Imprimir (ou já caia na tela de impressão do documento).
2. Na barra de cima da tela de impressão, clique no botão Enviar — o azul, com o ícone de avião de papel, logo à direita do botão verde Compartilhar link. A janela de envio abre. Atenção: o último botão da direita é o Imprimir, não é o de enviar.
3. Confira o Nome do Destinatário e o Telefone (WhatsApp) ou e-mail — o sistema já preenche com os dados do cliente do documento.
4. Se quiser, escreva uma Mensagem Personalizada. O contador (ex.: 0/4096) mostra quantas letras você já usou, pra não passar do limite.
5. Escolha por onde enviar em Enviar por: marque E-mail, WhatsApp, ou deixe no Automático (o sistema decide — veja a caixa laranja da figura).
6. Clique em Enviar Agora. Pronto — o cliente recebe o link. (Nesta demonstração o envio real fica desligado até você ligar um canal.)

A janela de envio tem uma opção Agendar envio, pra programar a mensagem em vez de mandar agora. Atenção: hoje ela está em conserto para documentos — confira o aviso abaixo antes de usar.

⚠️ Em manutenção — não use para enviar documento agora

Depois de enviar, a aba Histórico de envios mostra a linha do tempo de cada mensagem: Enviado, Entregue e Lido. Assim você sabe se o cliente recebeu.

Como ver

1. Na janela de envio, clique em Histórico de envios (embaixo, com o ícone de relógio).
2. A linha do tempo aparece: cada envio com a data/hora de Enviado, Entregue e Lido.
3. Enquanto você ainda não enviou nada, aparece “Nenhum envio registrado ainda” — é o esperado. Assim que enviar, os status aparecem aqui.

A Central de Comunicação é o painel que mostra, num lugar só, a saúde de cada canal e quanto você enviou, entregou e leu nos últimos 30 dias.

O que você vê aqui

• Saúde dos canais — um cartão pra cada canal (WhatsApp, E-mail, Telegram…) com uma bolinha colorida mostrando se está ligado. Ligado = verde; a ligar = laranja. Com o Chat DotCompany ligado (seção 5), ele entra aqui também, já como Ligado. Na conta de demonstração esse cartão não aparece: a demo esconde de propósito (medimos em 13/09/2026).
• Mensagens dos últimos 30 dias — os números de Enviadas, Entregues e Lidas, pra você ver o quanto está falando com os clientes.
• Por canal — logo abaixo dos números, um gráfico de barras e uma tabelinha (Canal · Env. · Entr. · Lidas) mostram quanto saiu por cada caminho: quanto foi por e-mail, por WhatsApp ou pelo Chat DotCompany.
• Custos do período — o que o WhatsApp API oficial (Meta) custou no período, e ao lado a lista dos canais sem custo por mensagem (WhatsApp por QR, Telegram, Signal, E-mail).
• Atalhos — botões rápidos pra Conectar canal, Ver histórico e Configurar o WhatsApp oficial.
• O botão Gerenciar canais (canto superior) leva pra tela de Canais (seção 5).

A tela de Canais é onde você liga o WhatsApp, o e-mail e os outros aplicativos de mensagem. Depois de ligado, o canal aparece no botão Enviar. É aqui também que você liga o Chat DotCompany, o chat próprio da sua empresa.

O que dá pra fazer

• WhatsApp e E-mail são os canais do dia a dia — os que a maioria das empresas usa pra falar com o cliente. O WhatsApp Cloud API (botão no canto de cima) é o WhatsApp oficial, o caminho recomendado pra empresa.
• Cada canal tem um cartão com o passo de conexão e, no alto, uma etiqueta com o estado — Não configurado enquanto você não conectar. Mais abaixo, o bloco “Onde usar este canal” guarda as suas preferências: Aparecer no modal de envio, Usar em envios automáticos e Canal ligado (leia o aviso logo abaixo antes de contar com elas).
• Telegram, Signal, Instagram Direct e Facebook Messenger já têm o passo de conexão na própria tela — não precisa abrir chamado. No Telegram, escolha Bot (recomendado): você cria um robô conversando com o @BotFather (mande /newbot), cola o Token do robô (o código de acesso que ele te dá) no campo e clica em Validar e conectar. A outra opção, Conta de usuário, envia pelo seu próprio Telegram e pede o código do celular. No Signal, o botão Conectar Signal liga o ERP como mais um aparelho da sua conta — igualzinho ao Signal do computador; as suas conversas continuam só no seu celular.
• Limite por minuto e Limite por hora (no fim do cartão) e o botão Salvar limites guardam o ritmo que você quer para aquele canal. O cartão também mostra o tamanho máximo da mensagem (ex.: Até 4096 caracteres por mensagem) — esse limite, sim, é do próprio aplicativo.

Chat DotCompany — ligar o chat próprio da sua empresa

O Chat DotCompany é um chat que é seu. O cliente abre um link e fala com a sua equipe pelo navegador. Não passa pelo WhatsApp e não precisa instalar nada.

1. Abra Comunicação → Canais. O card Chat DotCompany vem primeiro.
2. Ligue a chave Chat próprio, à direita.
3. Clique em Copiar ou abra o QR Code.
4. Divulgue o link no site, no e-mail ou por mensagem.
5. Atenda pelo Chat do CRM, na aba Chat DotCompany.

Como o cliente chega até o seu chat

O cliente chega por três caminhos. Pelo link que você divulgou. Pelo QR Code no balcão. Ou pela página pública Fale com [sua empresa], que reúne todos os seus canais.

Na tela Números de WhatsApp a empresa liga mais de um número ao mesmo tempo. Cada um tem a sua finalidade: para que ele serve. Exemplo: um número manda os lembretes de vencimento e as cobranças. O outro conversa com os clientes no chat do CRM, e é por ele que a IA responde.

Conectar dois números ao mesmo tempo (um para cobrança, outro para o atendimento com IA)

A janela Conectar WhatsApp, parte por parte

As chaves de cada finalidade: IA, “se cair” e número padrão

Cada finalidade do cartão tem três chaves. Verde é ligada. Cinza é desligada. Só o administrador muda as chaves dos números da empresa. Num número novo, a IA já vem ligada só no Atendimento (CRM e IA). Nas outras finalidades ela vem desligada, e a Se cair vem ligada.

1. Abra Números de WhatsApp.
2. No cartão do número, ache a finalidade.
3. Clique na chave IA atendente responde.
4. Confira a cor: verde liga, cinza desliga.

O aviso na tela Status WhatsApp do CRM

A tela Status WhatsApp do CRM cuida só da vaga do atendimento. Conectar outro celular nela troca o número do chat e da IA. Por isso, com Usar vários números ligado, ela avisa e traz você até aqui. Para abrir essa tela: menu CRM (Funil de Vendas) › Chat e WhatsApp › Status do WhatsApp.

Trocar o celular de um número

Mudou de aparelho? O botão Trocar celular, no alto da tela, passa o número para o celular novo sem perder as configurações dele.

1. Clique em Trocar celular, ao lado de Adicionar número.
2. Na janela, escolha o número que vai para o celular novo. Se só há um, ele já vem marcado.
3. Clique em Trocar celular e confirme a pergunta.
4. No celular novo, escaneie o QR code que aparece.

Quais números aparecem no chat do CRM

Com mais de um número, você escolhe quais deles aparecem no Chat do CRM. Quem mexe nas Configurações da empresa é o administrador.

1. Abra Números de WhatsApp e desça até Configurações da empresa.
2. Ligue a chave Mostrar todos os números no chat do CRM.
3. Em cada número, marque Mostrar no chat — a opção aparece depois da chave ligada.
4. Quer ver só um número? Clique em Abrir no chat, no cartão dele.

Com a chave ligada, o Chat do CRM ganha três coisas. No alto da lista, a caixa Todos os números (N): escolha um celular ou veja tudo junto. Em cada conversa, a etiqueta via [número] mostra por qual celular o cliente falou. Se esse celular estiver desconectado, uma faixa avisa por qual número a resposta vai sair.

O comprovante é um documento com a linha do tempo dos envios e um código de segurança (hash) — a sua prova de que avisou o cliente.

Como gerar

1. Abra o Histórico de envios do documento (seção 3).
2. Toque em Gerar comprovante. Abre uma folha pronta pra Imprimir ou Baixar em PDF (botões na barra de cima).
3. O comprovante traz o cabeçalho da empresa, o documento, a linha do tempo Enviado → Entregue → Lido e, no rodapé, o código hash SHA-256 e o aviso de que os horários seguem o fuso da empresa.

Enquanto a seção 3 mostra o histórico de um documento, esta tela mostra tudo o que o sistema já enviou: e-mails e mensagens de WhatsApp, de todos os documentos e de todos os avisos automáticos, numa lista só.

O que você vê aqui

• No topo, o título com um contador de registros e três botões: Exportar (leva a lista pra planilha), Imprimir e Adicionar.
• Visão Geral — os cartões coloridos com os números: Total de mensagens, Enviados, Falhas, Pendentes, Parciais e a Taxa de sucesso (a porcentagem que chegou). O botão Ocultar esconde os cartões quando você quiser só a lista.
• A busca (mínimo 3 letras), o botão Filtros e três jeitos de ver a mesma coisa: Tabela, Grid e Cards. No celular, os Cards costumam ser mais confortáveis.
• Cada linha traz Tipo, Destinatário, Assunto (com uma prévia da mensagem), Status, Canais, Contexto (o motivo do envio, ex.: alerta_estoque) e a Data. O olhinho na coluna Ações abre o detalhe.
• No alto aparece Auto-atualização: Ativa com a próxima contagem — a lista se refresca sozinha. Pausar congela; Atualizar força agora.

Filtrar por tipo: só as conversas do Chat DotCompany

O botão Filtros abre um painel com quatro caixas por linha. Em Tipo você escolhe o canal — inclusive o Chat DotCompany.

1. Clique em Filtros, ao lado da busca.
2. Na caixa Tipo, digite Chat.
3. Clique em Chat DotCompany.
4. Clique em Aplicar.
5. Para ver tudo de novo, clique no X da caixa ou em Limpar.

No celular: o mesmo filtro, num painel que sobe

Esta é a tela em que a sua empresa decide por quais canais o sistema pode avisar o cliente sozinho e em que horário ele pode falar com ele. É o freio dos avisos automáticos.

Como configurar (passo a passo)

1. Leia primeiro a caixa azul do topo: ela diz o que esta tela controla e o que ela ainda não controla. Vale a pena, porque hoje ela não cobre tudo (veja o aviso abaixo).
2. Ligue a chave “Quero definir a minha própria política”. Desligada, vale o padrão do sistema: tudo liberado, das 08:00 às 20:00. Você pode voltar ao padrão a qualquer momento — é só desligar de novo.
3. Em “Por onde o sistema pode avisar meu cliente”, ligue ou desligue WhatsApp e E-mail.
4. Em “Horário em que o sistema pode falar com o cliente”, marque Respeitar o horário abaixo e escolha a partir de e depois de. Com pressa? Use os atalhos prontos: Comercial 08:00–18:00, Estendido 08:00–20:00, Escritório 09:00–17:00 ou Amplo 07:00–22:00.
5. Clique em Salvar política (barra fixa embaixo). Ao lado, o sistema mostra a Última alteração.

Depois que os avisos automáticos estão rodando, vem a pergunta: isso deu dinheiro? O Painel ROI responde com dois números separados — e é bem honesto sobre o que cada um prova.

Os dois números — e a diferença entre eles

• INFLUENCIADO — as vendas de quem recebeu uma automação: quantas foram, o valor bruto no mês, as devoluções descontadas e o líquido influenciado. A etiqueta é sincera: “não prova causalidade” — parte dessas vendas aconteceria mesmo sem o aviso.
• INCREMENTAL — o número mais rigoroso. O sistema separa um grupo-controle (clientes que de propósito não receberam) e compara com os que receberam. A diferença (uplift) é o que não teria acontecido sozinho. É esse o valor que dá pra defender numa reunião.
• Receita recorrente (MRR) — as assinaturas ativas, contadas em linha própria pra não inflar o resultado das automações.
• Trilha auditável — a lista, venda por venda, de onde saiu o número “influenciado”. Serve pra você conferir em vez de acreditar.

As dúvidas que mais aparecem de quem está começando — respostas curtas e diretas.

As palavras que aparecem nas telas, explicadas em português simples.