Como avisar o seu cliente pelo sistema
Um guia simples para mandar orçamentos, vendas, notas e ordens de serviço direto pro cliente — por WhatsApp ou e-mail — e acompanhar se ele recebeu. Não precisa entender de tecnologia: é só seguir os passos.
🚪 Acesso rápido
Endereço do sistema
app.dotcompany.com.brOnde ficaO botão Enviar em cada documento · Menu → Comunicação
Quem usadono, vendedor, atendimento, financeiro
💡 Cada empresa vê só o que contratou, e cada canal (WhatsApp, e-mail…) precisa ser ligado uma vez. Se algo não aparecer pra você, pode ser permissão de acesso — fale com o responsável.
Como funciona no dia a dia: você abre um documento → clica em Enviar → escolhe WhatsApp ou e-mail (ou deixa no Automático) → o cliente recebe um link com os detalhes → você acompanha Enviado → Entregue → Lido → e, se precisar, gera um comprovante. 📨✅
★ Comece por aqui
📨 Enviar um documento
⏰ Agendar
🕓 Histórico
📡 Central
🔌 Canais
🧾 Comprovante
📜 Tudo o que saiu
🛡️ Política de envio
📈 Painel ROI
★Comece por aqui — as 6 ideias que se repetem
Seis ideias aparecem em quase tudo na Comunicação. Entendendo elas agora, o resto fica fácil — nenhuma é complicada.
- Canal é o caminho da mensagem. É por onde o aviso vai até o cliente: WhatsApp, e-mail e outros. Cada canal é ligado uma vez (veja a seção de Canais) e, depois, fica disponível no botão Enviar.
- O botão “Enviar” mora no documento. Toda venda, orçamento, nota ou ordem de serviço tem uma tela de impressão com o botão Enviar. É dali que você manda pro cliente — sem copiar link, sem sair do sistema.
- Automático escolhe por você. Se você não quiser pensar, deixe no Automático (Recomendado): o sistema escolhe o melhor canal disponível e explica o porquê ali mesmo.
- O que o cliente recebe é um link. A mensagem leva um link seguro com os detalhes do documento (valores, itens). Você pode escrever um recado curto junto.
- Você acompanha: Enviado → Entregue → Lido. Depois de enviar, o sistema mostra uma linha do tempo de cada mensagem. Assim você sabe se o cliente recebeu e leu.
- Comprovante é a sua prova. A qualquer momento você gera um comprovante com essa linha do tempo e um código de segurança — a prova de que avisou o cliente.
As marcações que aparecem no guia
💡
Dica — um jeito mais fácil ou rápido de fazer.
⚠️
Atenção — cuidado para não errar.
📌
O que é isso? — explicação simples de uma palavra difícil.
🔗
Por baixo dos panos — o que o sistema faz sozinho quando você clica em algo.
📌 Nesta demonstração nenhum canal está ligado de verdade — por isso você vê tudo funcionando, mas os envios reais só acontecem depois de contratar e ligar um canal. Todo o passo a passo abaixo é real; só o “apertar o botão final” é que fica para quando o canal estiver conectado.
Enviar no dia a dia
1Enviar um documento pro cliente
Todo documento tem um botão Enviar: venda, orçamento, nota (NF-e, NFC-e e NFS-e), ordem de serviço, boleto e até o histórico do veículo (oficina). Ele manda pro cliente um link com os detalhes, por WhatsApp ou e-mail — sem sair do sistema.
- O contador (ex.:
0/4096) mostra quantas letras da sua mensagem você já usou. - O Automático (Recomendado) deixa o sistema escolher o melhor canal — e explica o porquê ali mesmo.
- Em Enviar por, marque E-mail, WhatsApp ou os dois. Depois é só Enviar Agora.
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📌 O que é esta tela? É a janela “Enviar” que abre por cima do documento. Você confere pra quem vai, escreve um recado (se quiser) e escolhe por onde mandar.
Como chegar e enviar (passo a passo)
- Abra o documento que quer mandar. Ex.: no menu Vendas, abra uma venda e clique em Imprimir (ou já caia na tela de impressão do documento).
- Na barra de cima da tela de impressão, clique no botão Enviar — o azul, com o ícone de avião de papel, logo à direita do botão verde Compartilhar link. A janela de envio abre. Atenção: o último botão da direita é o Imprimir, não é o de enviar.
- Confira o Nome do Destinatário e o Telefone (WhatsApp) ou e-mail — o sistema já preenche com os dados do cliente do documento.
- Se quiser, escreva uma Mensagem Personalizada. O contador (ex.:
0/4096) mostra quantas letras você já usou, pra não passar do limite. - Escolha por onde enviar em Enviar por: marque E-mail, WhatsApp, ou deixe no Automático (o sistema decide — veja a caixa laranja da figura).
- Clique em Enviar Agora. Pronto — o cliente recebe o link. (Nesta demonstração o envio real fica desligado até você ligar um canal.)
⚠️ Dois botões parecidos, lado a lado — para que serve cada um: o verde Compartilhar link serve pra gerar um link público ou um QR Code do documento, pro cliente só abrir e ver (útil no balcão: o cliente aponta a câmera e lê na hora). O azul Enviar é o desta seção: ele manda o documento pelo sistema por WhatsApp ou e-mail, já com o nome, o telefone e o e-mail do cliente preenchidos. A própria dica do botão verde avisa: “para enviar o PDF anexo direto no WhatsApp use o botão Enviar”.
💡 Não sabe qual canal escolher? Deixe no Automático (Recomendado). O sistema escolhe o melhor caminho disponível e escreve, ali mesmo, o motivo da escolha.
🔗 Por baixo dos panos: ao enviar, o sistema gera um link seguro do documento, registra o envio e começa a acompanhar a entrega — tudo aparece depois no Histórico e no Comprovante.
2Agendar o envio pra depois
A janela de envio tem uma opção Agendar envio, pra programar a mensagem em vez de mandar agora. Atenção: hoje ela está em conserto para documentos — confira o aviso abaixo antes de usar.
- Marque Agendar envio para programar, em vez de mandar agora.
- Escolha a data e hora em Quando enviar — ou use os atalhos Hoje 18h / Amanhã 8h. O envio sai no fuso da sua empresa.
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📌 Pra que serve? Pra programar o aviso pra uma hora melhor (ex.: mandar a cobrança amanhã de manhã, não às 22h de hoje).
⚠️ Em manutenção — não use para enviar documento agora
⚠️ Este passo a passo está retirado do guia até o conserto sair. Conferimos o sistema em 08/08/2026 e hoje o agendamento de um documento não entrega o documento: no horário marcado o cliente recebe só um texto — e, se você não tiver escrito uma mensagem, um texto técnico do tipo
Envio agendado (nfe), sem o link e sem o PDF. Por isso não vamos te ensinar um caminho que hoje chega quebrado no seu cliente.💡 O que fazer enquanto isso: use o Enviar Agora da seção 1 na hora em que quiser mandar. Ele entrega o link do documento certinho e já registra tudo no Histórico (seções 3 e 7). A tela de agendamento continua na sua frente — o que está em conserto é o que sai no horário marcado.
📌 Quando voltar: a hora será sempre a da sua empresa (o fuso configurado), não a do celular do cliente — e este guia é atualizado no mesmo dia em que o envio agendado passar a levar o documento.
3Acompanhar: o Histórico de envios
Depois de enviar, a aba Histórico de envios mostra a linha do tempo de cada mensagem: Enviado, Entregue e Lido. Assim você sabe se o cliente recebeu.
- Clique em Histórico de envios para abrir a linha do tempo daquele documento.
- Aqui aparece cada envio com Enviado → Entregue → Lido. Sem envios ainda, mostra honestamente “Nenhum envio registrado ainda”.
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📌 O que significam os status? Enviado = saiu do sistema. Entregue = chegou no aparelho do cliente. Lido = o cliente abriu. É a mesma ideia do “certinho azul” do WhatsApp.
Como ver
- Na janela de envio, clique em Histórico de envios (embaixo, com o ícone de relógio).
- A linha do tempo aparece: cada envio com a data/hora de Enviado, Entregue e Lido.
- Enquanto você ainda não enviou nada, aparece “Nenhum envio registrado ainda” — é o esperado. Assim que enviar, os status aparecem aqui.
💡 A linha do tempo é a base do Comprovante (seção 6): é dali que sai a prova de que você avisou o cliente.
Ver tudo num lugar só
4Central de Comunicação
A Central de Comunicação é o painel que mostra, num lugar só, a saúde de cada canal e quanto você enviou, entregou e leu nos últimos 30 dias.
- Gerenciar canais leva pra tela onde você liga WhatsApp, e-mail e mais.
- Saúde dos canais: um cartão por canal com a bolinha mostrando se está ligado (verde) ou a ligar (laranja).
- Mensagens dos últimos 30 dias: quantas foram enviadas, entregues e lidas.
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📌 Como chegar: menu lateral → Comunicação → Central (ou o endereço
/comunicacao/central).O que você vê aqui
- Saúde dos canais — um cartão pra cada canal (WhatsApp, E-mail, Telegram…) com uma bolinha colorida mostrando se está ligado. Ligado = verde; a ligar = laranja.
- Mensagens dos últimos 30 dias — os números de Enviadas, Entregues e Lidas, pra você ver o quanto está falando com os clientes.
- Por canal — logo abaixo dos números, um gráfico de barras e uma tabelinha (Canal · Env. · Entr. · Lidas) mostram quanto saiu por cada caminho: quanto foi por e-mail, quanto foi por WhatsApp.
- Custos do período — o que o WhatsApp API oficial (Meta) custou no período, e ao lado a lista dos canais sem custo por mensagem (WhatsApp por QR, Telegram, Signal, E-mail).
- Atalhos — botões rápidos pra Conectar canal, Ver histórico e Configurar o WhatsApp oficial.
- O botão Gerenciar canais (canto superior) leva pra tela de Canais (seção 5).
💡 Comece por aqui quando quiser uma visão geral. Se um número estiver zerado, é só porque ainda não houve envios naquele período.
🔗 Recurso extra: algumas empresas com loja pública ganham também uma página pública de contato (um endereço que o cliente abre para falar com você). Ela liga quando a loja pública está configurada — fale com o suporte se quiser usar.
5Canais — ligar WhatsApp, e-mail e mais
A tela de Canais é onde você liga o WhatsApp, o e-mail e os outros aplicativos de mensagem. Depois de ligado, o canal aparece no botão Enviar.
- WhatsApp Cloud API é o jeito oficial de ligar o WhatsApp da empresa.
- O aviso de conta de demonstração: aqui você vê a tela, mas conectar de verdade exige um plano ativo.
- Em Onde usar este canal ficam as preferências do canal: Aparecer no modal de envio, Usar em envios automáticos e Canal ligado.
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📌 Como chegar: na Central, clique em Gerenciar canais (ou o endereço
/comunicacao/canais).O que dá pra fazer
- WhatsApp e E-mail são os canais do dia a dia — os que a maioria das empresas usa pra falar com o cliente. O WhatsApp Cloud API (botão no canto de cima) é o WhatsApp oficial, o caminho recomendado pra empresa.
- Cada canal tem um cartão com o passo de conexão e, no alto, uma etiqueta com o estado — Não configurado enquanto você não conectar. Mais abaixo, o bloco “Onde usar este canal” guarda as suas preferências: Aparecer no modal de envio, Usar em envios automáticos e Canal ligado (leia o aviso logo abaixo antes de contar com elas).
- Telegram, Signal, Instagram Direct e Facebook Messenger já têm o passo de conexão na própria tela — não precisa abrir chamado. No Telegram, escolha Bot (recomendado): você cria um robô conversando com o @BotFather (mande
/newbot), cola o Token do robô no campo e clica em Validar e conectar. A outra opção, Conta de usuário, envia pelo seu próprio Telegram e pede o código do celular. No Signal, o botão Conectar Signal liga o ERP como mais um aparelho da sua conta — igualzinho ao Signal do computador; as suas conversas continuam só no seu celular. - Limite por minuto e Limite por hora (no fim do cartão) e o botão Salvar limites guardam o ritmo que você quer para aquele canal. O cartão também mostra o tamanho máximo da mensagem (ex.: Até 4096 caracteres por mensagem) — esse limite, sim, é do próprio aplicativo.
⚠️ O que medimos em 08/08/2026 — leia antes de confiar nas chavinhas. As opções de “Onde usar este canal” e os campos de Limite por minuto/hora são salvos (a tela confirma “Preferências salvas”), mas o caminho que realmente envia ainda não consulta essas escolhas: hoje o canal aparece no botão Enviar por estar conectado, e o ritmo não é segurado por esses números. Ou seja: não use “Canal ligado” como freio de emergência. Precisa parar um canal de verdade agora? Desconecte o canal no próprio cartão. Já avisamos o time; quando as chaves passarem a valer, este guia é atualizado.
⚠️ Na demonstração aparece o aviso “você está em uma conta de demonstração”: dá pra ver como a tela funciona, mas não dá pra conectar um canal de verdade. Isso é liberado com um plano ativo.
Provar que avisou
6Comprovante de comunicação
O comprovante é um documento com a linha do tempo dos envios e um código de segurança (hash) — a sua prova de que avisou o cliente.
- O título Comprovante de Comunicação: a folha oficial com a prova do aviso.
- Baixar PDF (ou Imprimir) salva o comprovante para guardar ou enviar.
- No rodapé, o código hash SHA-256 e o aviso de que os horários seguem o fuso da empresa.
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📌 Pra que serve? Pra guardar ou mostrar que a mensagem foi enviada, entregue e lida — útil em cobrança, garantia e qualquer situação em que você precise comprovar o aviso.
Como gerar
- Abra o Histórico de envios do documento (seção 3).
- Toque em Gerar comprovante. Abre uma folha pronta pra Imprimir ou Baixar em PDF (botões na barra de cima).
- O comprovante traz o cabeçalho da empresa, o documento, a linha do tempo Enviado → Entregue → Lido e, no rodapé, o código hash SHA-256 e o aviso de que os horários seguem o fuso da empresa.
💡 O código hash é como um lacre: ele cobre os identificadores e horários dos envios (não o conteúdo das mensagens). Se alguém mexer, o lacre não bate — por isso ele serve de prova.
📌 Enquanto não houver envios, o comprovante mostra honestamente “Nenhum envio de comunicação registrado para este documento”. Assim que você enviar, a linha do tempo aparece.
Controlar e medir
7Histórico de Mensagens Enviadas (tudo o que saiu)
Enquanto a seção 3 mostra o histórico de um documento, esta tela mostra tudo o que o sistema já enviou: e-mails e mensagens de WhatsApp, de todos os documentos e de todos os avisos automáticos, numa lista só.
- O título com o total de registros e os botões Exportar, Imprimir e Adicionar.
- Os cartões da Visão Geral: Total, Enviados, Falhas, Pendentes, Parciais e a Taxa de sucesso.
- A busca (mín. 3 letras), o botão Filtros e os três modos de ver: Tabela, Grid e Cards.
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📌 Como chegar: menu lateral → Comunicação → Histórico (ou o endereço
/comunicacao/historico/). Da Central também dá: atalho Ver histórico.O que você vê aqui
- No topo, o título com um contador de registros e três botões: Exportar (leva a lista pra planilha), Imprimir e Adicionar.
- Visão Geral — os cartões coloridos com os números: Total de mensagens, Enviados, Falhas, Pendentes, Parciais e a Taxa de sucesso (a porcentagem que chegou). O botão Ocultar esconde os cartões quando você quiser só a lista.
- A busca (mínimo 3 letras), o botão Filtros e três jeitos de ver a mesma coisa: Tabela, Grid e Cards. No celular, os Cards costumam ser mais confortáveis.
- Cada linha traz Tipo, Destinatário, Assunto (com uma prévia da mensagem), Status, Canais, Contexto (o motivo do envio, ex.:
alerta_estoque) e a Data. O olhinho na coluna Ações abre o detalhe. - No alto aparece Auto-atualização: Ativa com a próxima contagem — a lista se refresca sozinha. Pausar congela; Atualizar força agora.
💡 Use a coluna Status pra caçar problema. Filtre por Falhas pra ver o que não chegou (e-mail errado, número inexistente) e corrija o cadastro do cliente antes de mandar de novo.
⚠️ Não confunda as duas listas: aqui é tudo o que o sistema enviou. O Histórico de envios da seção 3 é só o daquele documento — é ele que vira o Comprovante (seção 6).
8Política de envio: o que o sistema pode mandar sozinho
Esta é a tela em que a sua empresa decide por quais canais o sistema pode avisar o cliente sozinho e em que horário ele pode falar com ele. É o freio dos avisos automáticos.
- A caixa que diz, sem rodeio, o que esta tela controla e o que ela ainda não controla. Leia antes de configurar.
- A chave “Quero definir a minha própria política”. Desligada, vale o padrão do sistema: tudo liberado, das 08:00 às 20:00.
- Por onde o sistema pode avisar meu cliente: as chaves de WhatsApp e E-mail — valem só pros avisos que saem sozinhos.
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📌 Como chegar: menu lateral → Comunicação → Política de envio (ou o endereço
/comunicacao/politica-envio/).📌 “Sozinho” quer dizer o quê? São os avisos que saem sem ninguém clicar: lembrete de revisão, cobrança, régua de vendas, reenvio quando o WhatsApp falha. O envio que você faz clicando em Enviar (seção 1) continua funcionando normalmente — esta tela não mexe nele.
Como configurar (passo a passo)
- Leia primeiro a caixa azul do topo: ela diz o que esta tela controla e o que ela ainda não controla. Vale a pena, porque hoje ela não cobre tudo (veja o aviso abaixo).
- Ligue a chave “Quero definir a minha própria política”. Desligada, vale o padrão do sistema: tudo liberado, das 08:00 às 20:00. Você pode voltar ao padrão a qualquer momento — é só desligar de novo.
- Em “Por onde o sistema pode avisar meu cliente”, ligue ou desligue WhatsApp e E-mail.
- Em “Horário em que o sistema pode falar com o cliente”, marque Respeitar o horário abaixo e escolha a partir de e depois de. Com pressa? Use os atalhos prontos: Comercial 08:00–18:00, Estendido 08:00–20:00, Escritório 09:00–17:00 ou Amplo 07:00–22:00.
- Clique em Salvar política (barra fixa embaixo). Ao lado, o sistema mostra a Última alteração.
💡 Fora do horário o aviso não se perde. Ele fica guardado e sai no próximo horário permitido — é isso que impede uma cobrança de chegar às 6 da manhã.
⚠️ A própria tela avisa: nem todo envio obedece a ela ainda. Hoje valem para os avisos automáticos da oficina, a campanha de recall, o convite de indicação, o reenvio automático quando o WhatsApp falha e a régua automática de vendas e cobrança. Ainda não obedecem: campanhas em massa, prospecção de novos clientes, carrinho abandonado, pesquisa de satisfação, programa de fidelidade e o atendente de IA — mesmo com tudo desligado aqui, esses continuam saindo. A cobertura está sendo ampliada; quando todos obedecerem, o aviso some da tela.
📌 Cadê o SMS? Ele não aparece aqui de propósito: o ERP ainda não tem envio de SMS, então um botão pra ele seria um botão que não faz nada. A própria tela explica isso no rodapé do cartão.
9Painel ROI: quanto as automações venderam
Depois que os avisos automáticos estão rodando, vem a pergunta: isso deu dinheiro? O Painel ROI responde com dois números separados — e é bem honesto sobre o que cada um prova.
- Os filtros Módulo e Mês e o botão Filtrar — o painel sempre fala de um período.
- INFLUENCIADO: as vendas de quem recebeu automação. A etiqueta avisa que não prova causalidade.
- INCREMENTAL: o uplift contra o grupo-controle — só o que não teria acontecido sozinho.
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📌 Como chegar: menu lateral → Comunicação → Painel ROI (ou o endereço
/comunicacao/roi/). Escolha o Módulo e o Mês e clique em Filtrar.Os dois números — e a diferença entre eles
- INFLUENCIADO — as vendas de quem recebeu uma automação: quantas foram, o valor bruto no mês, as devoluções descontadas e o líquido influenciado. A etiqueta é sincera: “não prova causalidade” — parte dessas vendas aconteceria mesmo sem o aviso.
- INCREMENTAL — o número mais rigoroso. O sistema separa um grupo-controle (clientes que de propósito não receberam) e compara com os que receberam. A diferença (uplift) é o que não teria acontecido sozinho. É esse o valor que dá pra defender numa reunião.
- Receita recorrente (MRR) — as assinaturas ativas, contadas em linha própria pra não inflar o resultado das automações.
- Trilha auditável — a lista, venda por venda, de onde saiu o número “influenciado”. Serve pra você conferir em vez de acreditar.
💡 Comece pelo INFLUENCIADO pra ter uma ideia do tamanho, e use o INCREMENTAL pra decidir se vale a pena manter a automação. Quando ainda há pouca gente na conta, o painel avisa: “Amostra ainda pequena — o número existe, mas ainda não é prova”.
📌 Mês sem movimento? Aparece “Ainda sem número de retorno neste mês”. É o esperado enquanto não houver vendas atribuídas — não é erro.
Extras e Glossário
10Perguntas comuns
As dúvidas que mais aparecem de quem está começando — respostas curtas e diretas.
📌 O cliente precisa ter o sistema? Não. Ele recebe um link normal no WhatsApp ou no e-mail e abre no celular ou no computador.
📌 Não aparece o botão Enviar / um canal. Pode ser permissão de acesso ou o canal ainda não ligado. Veja a seção de Canais ou fale com o responsável.
📌 Enviei pro número/e-mail errado. Corrija o cadastro do cliente e envie de novo — o novo envio entra no histórico como uma nova linha.
📌 “Entregue” mas não “Lido”. Chegou no aparelho, mas o cliente ainda não abriu. Alguns canais também podem não informar a leitura — o “Entregue” já é uma boa confirmação.
📌 Dá pra mandar pra vários clientes de uma vez? O botão Enviar é por documento. Para disparos em massa e réguas de aviso, use os recursos de campanha/automação com o suporte.
⚠️ Mandou muita mensagem de uma vez? Hoje a fila é uma só. Um disparo grande entra na mesma fila das mensagens do dia a dia — então o orçamento que você acabou de enviar pro cliente pode ficar atrás da fila do disparo e demorar mais pra sair. Por isso: faça disparos grandes em horários calmos — e note que os campos de Limite por minuto/hora da seção 5 ainda não seguram esse ritmo sozinhos (veja o aviso lá). (A separação entre “fila do dia a dia” e “fila de massa” existe no sistema, mas está desligada — quando for ligada, este guia é atualizado.)
11Glossário da Comunicação
As palavras que aparecem nas telas, explicadas em português simples.
| Palavra | O que quer dizer |
|---|---|
| Canal | O caminho por onde o aviso vai até o cliente: WhatsApp, e-mail, Telegram, etc. |
| Automático (Recomendado) | O sistema escolhe sozinho o melhor canal disponível e explica o porquê. |
| Destinatário | Quem vai receber a mensagem (o cliente do documento). |
| Agendar | Programar o envio pra um dia e hora, no fuso da sua empresa. |
| Enviado / Entregue / Lido | Os três momentos de uma mensagem: saiu → chegou no aparelho → o cliente abriu. |
| Histórico de envios | A linha do tempo de tudo o que foi enviado de um documento. |
| Central de Comunicação | O painel com a saúde dos canais e os números dos últimos 30 dias. |
| Comprovante | Documento com a linha do tempo dos envios + código de segurança, como prova. |
| Hash (SHA-256) | Um “lacre” digital: cobre os dados do envio e denuncia qualquer alteração. |
| WhatsApp Cloud API | A forma oficial de ligar o WhatsApp da empresa ao sistema. |
| Envio automático | O aviso que o sistema manda sozinho, sem ninguém clicar (lembrete, cobrança, régua). É o que a Política de envio controla. |
| Política de envio | A tela onde você diz por quais canais e em que horário o sistema pode avisar o cliente sozinho. |
| Taxa de sucesso | No Histórico, a porcentagem das mensagens que saíram sem falha. |
| Influenciado | Vendas de quem recebeu uma automação. Mostra tamanho, mas não prova que foi o aviso que causou. |
| Incremental (uplift) | A diferença entre quem recebeu e um grupo que de propósito não recebeu. É o que realmente não teria acontecido sozinho. |
| Grupo-controle (holdout) | Um pedacinho dos clientes deixado de fora do aviso, de propósito, só pra servir de comparação. |