Módulo Fiscal — do zero à sua primeira nota

1. Comece por aqui: o Painel Fiscal

É a tela inicial do módulo. Ela mostra, num relance, se a sua empresa está emitindo bem — e avisa, em amarelo, o que precisa de atenção antes de virar problema com a Receita.

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1. Atalhos rapidos: NF-e, NFC-e, NFS-e, Certificado, SPED
2. Avisos em amarelo: numeros pulados e prazos de ST
3. Cartoes de emissao e impostos do mes

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Como chegar

No menu à esquerda, clique em Fiscal. Você cai direto neste painel.

O que você vê aqui

• Atalhos Rápidos — os botões grandes coloridos (NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, Certificado, SPED). É por aqui que você começa quase tudo.
• Avisos em amarelo — o sistema vigia por você. Ex.: “números de NF-e pulados na numeração” (números que ficaram para trás e a Receita espera que sejam inutilizados) ou prazos de substituição tributária (ST) chegando. Leia esses avisos — eles evitam multa.
• Cartões de Emissão e Impostos do mês — quantas notas você emitiu, faturamento, e os impostos a recolher (ICMS, PIS/COFINS, ICMS-ST, IPI).

2. Central de Notas: onde tudo fica

Toda nota que você emite (ou recebe) aparece aqui. É a sua “caixa de entrada” fiscal — para consultar, filtrar por período e ver a situação de cada uma.

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1. Todas as notas num lugar so
2. Situacao de cada nota
3. Filtro por periodo e tipo

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Como chegar

Menu Fiscal → Central de Notas.

Para que serve

• Ver todas as notas num lugar só, com a situação de cada uma (autorizada, rejeitada, em processamento, cancelada).
• Filtrar por data, tipo (NF-e, NFC-e, NFS-e) ou cliente.
• Abrir uma nota para ver o DANFE (o “papel” da nota), baixar o XML ou reenviar por e-mail/WhatsApp.
• O botão dourado + Adicionar, no alto da tela, começa uma nota nova — é um atalho para a mesma emissão de NF-e que o passo 3 ensina. Use quando você já está aqui conferindo as notas e quer emitir outra sem voltar ao menu.

3. Emitir uma NF-e passo a passo

A NF-e (modelo 55) é a nota de venda de produto entre empresas, ou quando o cliente pede nota. O sistema divide em 4 etapas simples e vai te guiando.

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1. As 4 etapas: Dados, Produtos, Transporte, Pagamento
2. Cliente por link (a pessoa preenche pelo celular)
3. CFOP com deteccao automatica da operacao

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🎬 Passo a passo em figuras · 21 passo(s)

1. Etapa 1 · Quem compra

2. 

   Digite o nome do cliente no campo Cliente.

   👀 Aparece a lista de clientes parecidos. Toque no certo.

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3. 

   Clique em Próximo: Adicionar Produtos.

   👀 Abre a etapa 2, Produtos. O cartão «2» do topo fica em edição.

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4. Etapa 2 · O que levou

5. 

   Digite o nome do produto na barra Buscar produto.

   👀 Aparece a lista dos seus produtos parecidos.

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6. 

   Toque no produto certo na lista.

   👀 Abre o cartão do produto, com quantidade e preço para conferir.

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7. 

   Confira quantidade e preço. Clique em Adicionar à Nota.

   👀 O produto entra em Produtos na Nota (1). Repita para cada item.

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8. Etapas 3 e 4 · Como vai e como paga

9. 

   Clique em Próximo: Transporte.

   👀 Abre a etapa 3, Transporte & Detalhes.

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10. 

    Sem frete? Deixe como está e clique em Próximo: Pagamento.

    👀 Abre a etapa 4, Pagamento.

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11. 

    Em Forma de Pagamento, escolha como o cliente paga (ex.: 01 - Dinheiro).

    👀 Os botões Salvar Rascunho e Salvar e Transmitir acendem.

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12. Guardar ou enviar à Receita

13. 

    Clique em Salvar Rascunho para guardar a nota.

    👀 A nota fica guardada como rascunho: nada foi enviado à Receita ainda.

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14. 

    Quando tudo estiver certo, clique em Salvar e Transmitir.

    👀 A nota vai para a Receita (SEFAZ). Em segundos volta Autorizada, com o PDF (DANFE) para imprimir ou enviar.

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15. Só se precisar · cliente novo

16. 

    Só se precisar: o cliente não existe? Clique em Novo, ao lado do campo Cliente.

    👀 Abre o cadastro rápido da pessoa. Só o nome é obrigatório.

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17. Só se precisar · produto novo

18. 

    Só se precisar: o produto não existe? Clique no + ao lado da busca.

    👀 Abre o Cadastro Rápido de Produto.

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19. 

    Escreva o Nome do Produto.

    👀 Só nome e Valor de Venda são obrigatórios. A dica embaixo diz o que falta.

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20. 

    Não sabe o NCM? Clique em Não sei o NCM — sugerir pelo nome.

    👀 O sistema procura o código e mostra a sugestão. Clique em Usar este.

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21. 

    Digite o Valor de Venda.

    👀 A dica «Para cadastrar, falta» some.

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22. 

    Clique em Cadastrar Produto.

    👀 O produto novo já aparece selecionado. Agora é Adicionar à Nota.

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23. Só se precisar · SUA empresa recolhe o ST (venda para revenda)

24. 

    Na lista Produtos na Nota, clique na etiqueta CST (o código do imposto do item).

    👀 Abre a janela Configurar Item da NF-e, com a parte Impostos do Item já aberta.

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25. 

    Em CFOP, escolha 6403 — venda para revenda em outro estado, como substituto.

    👀 A dica do CFOP muda. Para venda dentro do estado, o irmão dele é o 5403.

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26. 

    Vá em CSOSN (o código de imposto do Simples). Escolha 202 — Sem crédito + ICMS-ST (SUA empresa recolhe o ST).

    👀 A caixa ICMS-ST — Substituição Tributária fica amarela e pede para calcular.

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27. 

    Clique em Calcular ST pela UF de destino.

    👀 O MVA (o quanto o governo estima que o produto valoriza até o consumidor) aparece preenchido. Base, alíquota e valores do ICMS-ST e do FCP-ST também. A conta vem explicada em Como o sistema chegou nesses números.

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28. 

    Confira os números e clique em Salvar Alterações.

    👀 O item ganha a etiqueta ST com o valor e a trava Manual. Na etapa 3, os cartões ICMS-ST e FCP-ST somam no total.

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🔁 De outro jeito: Emitir a nota é preencher um recibo oficial em 4 folhas: quem compra, o que levou, como vai e como paga. Salvar Rascunho é o recibo a lápis, guardado só no sistema. Salvar e Transmitir é passar a caneta e carimbar na Receita (a SEFAZ).

😕 Deu errado? Veja aqui

• Apareceu a janela «Vamos emitir a sua primeira nota»? É a lista do que a empresa precisa antes da 1ª nota (endereço, Inscrição Estadual, certificado). Resolva cada item ou peça ao contador. Falar com o suporte ajuda na hora.
• Saiu o aviso «Falta preencher: Cliente»? O cliente é obrigatório. Digite o nome e toque no certo — ou clique em Novo e cadastre na hora.
• O botão Próximo: Transporte ficou apagado? Falta colocar pelo menos um produto na nota. Todo produto precisa de NCM: no cadastro rápido, use Não sei o NCM — sugerir pelo nome.
• Os botões de salvar ficaram apagados? Falta escolher a Forma de Pagamento na etapa 4.
• A Receita recusou a nota? Leia a mensagem: quase sempre é NCM ou CFOP de um item. Corrija no produto e clique em Salvar e Transmitir de novo.
• Saiu «cliente está cadastrado como NÃO contribuinte... erro 600»? Quem recolhe ST vende para outra empresa contribuinte. Abra Cadastros › Clientes, informe a Inscrição Estadual dela (ou marque Contribuinte isento de IE). Se o cliente é consumidor final, não há ST: use CSOSN 102 e CFOP 5102/6102.
• A conta diz «MVA original 0% — sem protocolo cadastrado»? O sistema usou só o ajuste entre os estados. Se o seu contador disser que o produto tem MVA no Convênio/Protocolo, digite-a em MVA original (%) e clique em Calcular ST de novo — ou cadastre em Fiscal › Protocolos ICMS-ST.
• Você só REVENDE produto que já veio com ST pago? Então você não recolhe o ST de novo: use CSOSN 500 (CFOP 5405/6404) e deixe os campos de ST em zero. O 202 é só para quem cobra o ST do cliente.

Consegui: A nota aparece em Minhas Notas Fiscais como Rascunho (ou Autorizada, se você transmitiu).

🎯 Você clicou em Salvar Rascunho. A nota já foi para a Receita?

Não: ficou guardada só no sistemaSim, já está autorizadaSó se tiver produto

Como chegar

No painel, clique no atalho NF-e, ou vá em Fiscal → NF-e → Nova.

As 4 etapas

• 1) Dados Básicos — escolha o cliente e a operação (CFOP). Não sabe o cliente de cabeça? Use “Enviar link de cadastro” e a pessoa preenche os dados pelo próprio celular.
• 2) Produtos — adicione os itens da nota (o que você está vendendo).
• 3) Transporte & Detalhes — frete, descontos e impostos.
• 4) Pagamento — a forma de pagamento. Depois, clique em Salvar e Transmitir.

4. Suas notas emitidas (e o que fazer com elas)

Depois de emitir, a nota aparece nesta lista com a situação. Aqui você acompanha o que foi autorizado pela Receita e age sobre cada uma.

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1. Situacao: autorizada, rejeitada, cancelada
2. Acoes: DANFE, XML, enviar
3. Motivo claro quando a nota e rejeitada

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Como chegar

Menu Fiscal → NF-e → Lista (ou o cartão “Notas emitidas” no painel).

O que dá para fazer

• Autorizada ✅ — deu tudo certo. Você pode imprimir o DANFE, baixar o XML ou enviar ao cliente.
• Rejeitada ⚠️ — a Receita apontou algo. O sistema explica o motivo em linguagem simples e, quando a correção é óbvia, já sugere o conserto.
• Cancelar — dá para cancelar dentro do prazo legal (em geral 24h após a autorização — varia por estado, confirme com seu contador). Passou o prazo? Aí é carta de correção ou outro caminho — o sistema orienta.

5. Emitir uma NFS-e (nota de serviço)

A NFS-e é a nota de serviço (não de produto) — quem presta serviço emite ela para a prefeitura. Ex.: consultoria, manutenção, mão de obra.

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1. Busque o tomador (quem contratou o serviço)
2. Descreva o serviço prestado e o valor — o ISS sai conforme a sua cidade

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Como chegar

Menu Fiscal → NFS-e → Avulsa (para uma nota pontual).

O básico

• Escolha o tomador (quem contratou o serviço).
• Descreva o serviço e o valor. O ISS (imposto do serviço) é calculado conforme a sua cidade.
• Emita. A nota vai para a prefeitura e volta autorizada.

6. Certificado e configuração (a base de tudo)

Antes de emitir a primeira nota, a empresa precisa de um certificado digital A1 e da série/numeração configurada. É aqui que isso vive — mas você não precisa vir aqui primeiro: ao abrir a tela da nota (NF-e ou NFS-e) o sistema confere a empresa e, se faltar algo, abre a janela “Vamos emitir a sua primeira nota” com um passo por item (Inscrição Estadual, certificado, série, regime…) para preencher ali mesmo e seguir emitindo. No Distrito Federal, o CF/DF vale como Inscrição Municipal e a série do RPS é liberada pela Secretaria de Economia — a janela explica e pede só o que falta.

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1. Certificado digital A1 e senha
2. Aviso de validade do certificado
3. Serie e numeracao das notas

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1. “Vamos emitir a sua primeira nota de produto (NF-e)” — abre sozinha ao entrar na tela da nota quando falta algum dado da empresa; o contador Passo 1 de N diz quanto falta.
2. O passo da vez explica em português o que é o dado e onde achar; você digita ali mesmo.
3. Salvar e continuar grava e passa ao próximo item — quando o último fecha, a nota segue sozinha. Enviar certificado agora sobe o A1 sem sair da tela.

Como chegar

Menu Fiscal → Configurações/Parâmetros, ou o atalho Certificado no painel.

O essencial

• Certificado digital A1 — é a “identidade” da empresa para a Receita. Sem ele, não sai nota. Você sobe o arquivo e informa a senha.
• Validade — o certificado vence (normalmente 1 ano). O sistema mostra um aviso quando está perto de vencer — renove antes, senão a emissão para.
• Série e numeração — a sequência das suas notas. O sistema controla para não repetir nem pular número indevidamente.

7. NFC-e: o cupom fiscal do balcão

A NFC-e (modelo 65) é o "cupom fiscal" eletrônico da venda no balcão, para o consumidor final. Este painel mostra os cupons do dia e concentra as ações do PDV.

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1. Aviso amarelo: o que falta configurar
2. Abrir PDV para emitir o cupom
3. Cancelar um cupom emitido

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Como chegar

No painel Fiscal, clique no atalho NFC-e, ou vá em Fiscal → NFC-e.

O que fazer aqui

• Abrir PDV — é no PDV (a tela de caixa) que o cupom nasce: você registra os produtos, recebe o pagamento e o cupom sai autorizado. Quer o passo a passo do caixa? Veja o tutorial do PDV.
• Cupons Emitidos — a lista de tudo que saiu, com situação e reimpressão.
• Cancelar Cupom — emitiu errado? Veja a seção Cancelar nota ou cupom.
• Série e Numeração / Configurações NFC-e — a base para o cupom sair sem erro (certificado, série, CSC).

8. Cancelar nota ou cupom (e a Carta de Correção)

Errou? Calma: dentro do prazo legal dá para cancelar. E quando o erro é só de texto (um endereço, uma observação), a Carta de Correção resolve sem cancelar nada.

↗ Abrir esta tela no sistema

1. Digite o número do cupom ou a chave de acesso (44 dígitos)
2. Clique em Buscar para achar o cupom

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Cancelar um cupom (NFC-e)

Vá em Fiscal → NFC-e → Cancelar. Digite o número do cupom ou a chave de acesso (os 44 dígitos), clique em Buscar, confira se é ele mesmo e confirme o cancelamento.

Cancelar uma NF-e

Abra a nota na lista (Fiscal → NF-e → Lista) e use o botão Cancelar. Informe o motivo (mínimo de 15 letras) e o sistema envia o cancelamento à Receita.

Carta de Correção (CC-e)

Serve para corrigir erros que não mudam valor nem imposto: endereço escrito errado, observação, dados do transporte. Abra a nota autorizada e clique em Carta de Correção. Não serve para trocar valor, quantidade ou destinatário — nesses casos o caminho é cancelar (no prazo) ou emitir nota de ajuste/devolução.

9. NCM: o código que classifica o produto

Todo produto tem um NCM — um código de 8 dígitos que diz para a Receita "o que" você vende (ex.: cerveja, parafuso, camiseta). É ele que define os impostos do produto. NCM errado = imposto errado = risco de multa.

↗ Abrir esta tela no sistema

1. Busque por nome do produto ou código
2. Filtros para refinar a consulta

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Como chegar

Menu Fiscal → NCM.

Como usar

• Buscar — digite o nome do produto (ex.: "cerveja") ou o código. A tabela oficial completa já vem carregada no sistema.
• Conferir alíquotas — cada NCM mostra IPI, PIS e COFINS de referência.
• No cadastro do produto — ao cadastrar um produto, informe o NCM certo. Na dúvida entre dois códigos parecidos, o contador bate o martelo.

10. CFOP: o código que diz o que você está fazendo

O CFOP é um código de 4 dígitos que descreve a operação: vender, devolver, transferir, comprar… É ele que orienta o imposto de cada movimentação. A boa notícia: o sistema sugere o CFOP certo na hora de emitir.

↗ Abrir esta tela no sistema

1. Busque o código ou a descrição da operação
2. Filtros por tipo (entrada/saída)

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Como chegar

Menu Fiscal → CFOP (ou o atalho CFOP no painel NFC-e).

O básico que vale saber

• Começa com 1, 2 ou 3 — é uma entrada (compra, devolução recebida). Ex.: 1102 = compra para revenda no mesmo estado.
• Começa com 5, 6 ou 7 — é uma saída (venda, remessa). Ex.: 5102 = venda de mercadoria dentro do estado.
• Na emissão — você escolhe o CFOP na 1ª etapa da NF-e e o sistema detecta o tipo de operação sozinho, avisando se algo não combinar (seção 3).

11. Notas recebidas e manifestação

Quando um fornecedor emite uma NF-e contra o seu CNPJ, ela aparece aqui automaticamente — direto da SEFAZ. Você confere tudo o que emitiram para você e responde oficialmente ("manifesta") quando for o caso.

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1. Dar ciência em todas as notas novas
2. Sincronização: busca notas novas na SEFAZ
3. Coluna Manifestação: o que ainda está pendente

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Como chegar

Menu Fiscal → NF-e Recebidas (Distribuição DF-e), ou o atalho Distribuição DF-e no painel.

O que fazer aqui

• Sincronização — busca na SEFAZ as notas novas emitidas contra o seu CNPJ.
• Dar ciência — avisa a Receita que você viu a nota. É a "manifestação" mais simples e destrava o download do XML completo.
• Manifestar — além da ciência existem: Confirmação (a compra aconteceu), Desconhecimento (você não fez essa compra — proteção contra nota fria no seu CNPJ!) e Operação não realizada.
• Dar entrada — da nota recebida você já gera a entrada no estoque (veja o tutorial de Entrada de NF-e).

12. Inutilizar números pulados

A numeração das notas precisa ser contínua. Se algum número ficou "para trás" sem virar nota (erro de sistema, faixa reservada), você avisa a Receita que ele não será usado — isso é inutilizar. O painel fiscal te avisa em amarelo quando detecta números pulados.

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1. Quando inutilizar: os 3 casos
2. Escolha NF-e ou NFC-e e a série
3. Detectar acha os números pulados sozinho

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Como chegar

Menu Fiscal → NF-e → Inutilizar, ou clique em "Ver detalhes" no aviso amarelo do painel.

Do jeito fácil (detecção automática)

• Leia o quadro "Quando inutilizar?" — ele resume os casos.
• Escolha o documento (NF-e ou NFC-e) e a série, e clique em Detectar: o sistema encontra sozinho os números que ficaram faltando na sequência.
• Confira a lista e confirme. Também dá para informar uma faixa manual (número inicial e final).

13. CT-e: a nota do transporte de carga

O CT-e (modelo 57) é o documento fiscal do frete: quem transporta carga para terceiros emite um CT-e para cada viagem/serviço. Se a sua empresa é transportadora, é aqui que ele vive.

↗ Abrir esta tela no sistema

1. Adicionar: cria um CT-e novo
2. Busque por número, chave ou cliente
3. Situação de cada CT-e (rascunho, autorizado, cancelado)

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Como chegar

Menu Fiscal → CT-e, ou o atalho CT-e no painel fiscal.

O essencial

• Adicionar — cria um CT-e novo: remetente, destinatário, percurso (UF de início e fim), a carga e as NF-e que ela acompanha.
• Lista — acompanha a situação de cada CT-e (rascunho, autorizado, cancelado) e imprime o DACTE (o "papel" do CT-e, que viaja com o motorista).
• Inutilizar / Carta de Correção — funcionam como na NF-e (seção 12 e seção 8).

14. Nota fiscal ou Recibo: você escolhe na hora

Muitos comércios vendem de dois jeitos no mesmo caixa: às vezes emitem a nota fiscal (NFC-e), às vezes só um recibo (comprovante sem valor fiscal). O DotCompany deixa você fazer os dois — e trocar com um toque, venda a venda.

Passo 1 — Defina o padrão e ligue a escolha no caixa

Em Configurações de NFC-e → Modo de Operação você decide como o PDV se comporta:

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1. Emitir nota fiscal (NFC-e) por padrão — ligado, cada venda já começa como nota fiscal; desligado, começa como recibo (sem valor fiscal).
2. Deixar o caixa escolher em cada venda — ligue para aparecer o botão no PDV que troca entre nota e recibo na hora.

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• Só nota fiscal: deixe o padrão ligado e a escolha desligada.
• Só recibo: deixe o padrão desligado e a escolha desligada.
• Os dois (híbrido): ligue “Deixar o caixa escolher em cada venda”.

Passo 2 — No caixa, troque com um toque

Com a escolha ligada, aparece um seletor no topo do PDV. Antes de finalizar, toque em Nota fiscal ou Recibo — cada venda começa no padrão e você troca só quando precisar.

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1. Esta venda: o seletor fica no alto, sempre visível.
2. Nota fiscal — sai NFC-e (pede o CPF na nota, se você usar).
3. Recibo — sai o comprovante sem valor fiscal, direto.

Passo 3 — O recibo é um comprovante, não uma nota

O recibo serve para o cliente ter a prova da compra, mas não é nota fiscal. O sistema deixa isso claro para todo mundo: o comprovante mostra “SEM VALOR FISCAL”, não tem chave de acesso nem consulta na SEFAZ.

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1. “Recibo de Venda / SEM VALOR FISCAL” — o cliente vê na hora que não é nota fiscal.
2. Pode ser enviado por WhatsApp e baixado em PDF, sempre como recibo.

15. Maquininha integrada: envie a cobrança direto pro terminal

No pagamento com cartão, o PDV pode mandar o valor direto para a maquininha — ninguém digita nada no terminal. Quando o cliente paga, o sistema percebe sozinho, marca a venda como paga e preenche os dados do cartão na nota automaticamente.

Passo 1 — Envie a cobrança para a maquininha

No PDV, siga a venda normal até o pagamento e escolha Cartão. Em vez de digitar o valor no terminal, toque em Enviar para maquininha: abre o painel “Aguardando a maquininha…”, já com o valor exato da venda.

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1. “Aguardando a maquininha…” — o valor (aqui R$ 26,90) já foi para o terminal. É só pedir ao cliente para inserir ou aproximar o cartão.
2. Cancelar cobrança — enquanto o sistema aguarda, você pode desistir a qualquer momento, sem cobrar nada.

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Passo 2 — O cliente pagou? O PDV marca sozinho

O PDV acompanha a maquininha ao vivo. Quando o terminal aprova o cartão, a venda é marcada como paga sem você fazer nada — e os dados do cartão (NSU, número de autorização e bandeira) entram automaticamente na nota fiscal, do jeito que o pagamento integrado exige. Acabou o "digita o NSU do canhoto".

Passo 3 — Precisou desistir? Cancele sem medo

Cliente mudou de ideia antes de passar o cartão? Toque em Cancelar cobrança. O sistema confirma na hora e deixa claro que nada foi cobrado do cliente — e, se quiser, dá para tentar de novo em um toque.

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1. “Cobrança cancelada.” — o terminal para de esperar o cartão imediatamente.
2. Tentar de novo — reenvia a mesma cobrança para a maquininha, sem redigitar nada.
3. O aviso “Nada foi cobrado do cliente” confirma que cancelar é seguro.

17. Uma nota para vários pedidos — e a cobrança pela nota

O cliente fez três pedidos no mês e quer uma nota só? O sistema importa os pedidos para a nota. Ligue a cobrança pela nota. Sai uma fatura só, com as parcelas (os pedaços da cobrança) da nota. E sai um boleto (a cobrança que ele paga no banco) por parcela da nota, não um por pedido.

16. Pagamento integrado: o que a sua UF exige

Alguns estados já exigem que o pagamento no cartão fique vinculado ao documento fiscal — o chamado “pagamento integrado”. Você não precisa decorar lei nenhuma: se a sua empresa é de um desses estados, o sistema avisa sozinho na tela de configurações da NFC-e, com a regra que vale para você.

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1. O aviso destacado “Pagamento integrado na sua UF” aparece sozinho quando o seu estado tem regra — aqui, uma empresa do Ceará vê a exigência da IN 87/2025 e o atalho “Saiba como ativar a maquininha integrada”.

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Como está a regra hoje, estado por estado

• Goiás (GO) — IN 1.608/2025: empresas com faturamento acima de R$ 4,8 milhões/ano estão obrigadas desde 06/2026, e o cronograma alcança as demais faixas até 12/2026.
• Mato Grosso (MT) — Decreto 599/2023 exige a vinculação do pagamento eletrônico ao documento fiscal.
• Rio Grande do Sul (RS) — Decreto 56.670/2022, na mesma linha: cartão vinculado à nota.
• Ceará (CE) — IN 87/2025 (é o exemplo da tela acima).
• São Paulo (SP) — não exige pagamento integrado, mas atenção: a contingência offline é proibida — se a SEFAZ ficar fora do ar, o caminho é o EPEC. O sistema também mostra esse aviso para empresas de SP.