Recebi uma nota do fornecedor — e agora?

Toda vez que um fornecedor vende para o seu CNPJ, ele emite uma NF-e (a nota fiscal eletrônica) e uma cópia dela fica guardada na Receita Federal (SEFAZ). A boa notícia: você não precisa pedir o arquivo da nota (o XML) para ninguém, nem digitar produto por produto. O sistema busca essas notas sozinho e, com poucos cliques, lança a compra inteira: cadastra o fornecedor, cadastra os produtos, dá entrada no estoque e ainda gera a conta a pagar com as parcelas certas. A ordem é simples: (1) abra o painel para ter a visão geral; (2) sincronize com a Receita para trazer as notas; (3) veja a lista do que chegou; (4) dê ciência (avise a Receita que você reconhece a compra); (5) importe a nota; e (6) confira o que foi criado em cada parte do sistema. Quem segue esses passos transforma uma pilha de notas em estoque atualizado e contas organizadas — sem retrabalho e sem esquecer nenhuma compra.

Esta é a tela de abertura: um panorama rápido das notas que seus fornecedores emitiram contra o seu CNPJ. Em poucos segundos você vê quantas notas chegaram, o valor total, quantas estão esperando você dar ciência e quantas você já lançou no sistema. É o melhor ponto de partida para não perder nenhuma compra de vista.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra o grupo Fiscal e clique em NF-e Recebidas (ou Distribuição DF-e) e depois em Painel.
2. Olhe os cartões do topo: total de notas, valor, aguardando ciência e já lançadas.
3. Veja o cartão de status para saber quando foi a última busca na Receita.
4. Se for a primeira vez, clique em Sincronizar (ou Sincronizar Agora) para trazer as notas — o próximo passo explica isso em detalhe.
5. Volte a esta tela de vez em quando: ela avisa, de relance, quantas compras ainda precisam da sua atenção.

Sincronizar é o ato de o sistema conversar com a Receita (SEFAZ) e baixar as notas novas que seus fornecedores emitiram contra o seu CNPJ. Você não pede o arquivo a ninguém: ele chega sozinho. O melhor é deixar a busca automática ligada, para nunca ter que se lembrar de fazer isso na mão.

Passo a passo

1. No grupo Fiscal › NF-e Recebidas, clique em Sincronização.
2. Na primeira vez, clique em Sync Completo para o sistema varrer todas as notas que a Receita tem guardadas para você.
3. No dia a dia, basta Sincronizar: ele traz só as notas novas, rapidinho.
4. Acompanhe o Log embaixo: ele mostra quantas notas vieram em cada busca.
5. Ative a sincronização automática (no painel ou aqui): assim as notas chegam sozinhas, sem você precisar lembrar.

Aqui ficam, lado a lado, todas as notas que chegaram da Receita. Cada linha é uma compra: quem te vendeu, o número da nota, a data, o valor e — o mais importante — se você já deu ciência e se já deu entrada dela no sistema. É a tela onde você decide o que fazer com cada nota.

Passo a passo

1. No grupo Fiscal › NF-e Recebidas, clique em Lista de Documentos (ou Lista).
2. Veja cada nota recebida: o fornecedor, o número da NF-e, a data e o valor.
3. Use a busca e os Filtros (por situação, período ou fornecedor) quando a lista crescer.
4. Repare na coluna Entrada: ela mostra, de relance, quais notas você já lançou e quais ainda estão prontas para dar entrada.
5. Se uma nota aparecer com o aviso "sem conta a pagar", é porque você deu entrada dela sem gerar a parcela no financeiro — vale conferir na seção 6.
6. Para lançar uma nota, clique no botão Dar entrada (na coluna Ações): ele leva você à tela da seção 5.

Manifestar é dizer à Receita o que você acha de cada nota emitida contra o seu CNPJ. Na maioria das vezes você só precisa dar Ciência ("recebi e tomei conhecimento desta nota"). Isso libera a nota completa para importar e mostra ao fornecedor que a compra chegou até você. É um clique — e o sistema faz para todas de uma vez.

Passo a passo

1. Na lista de NF-e Recebidas, olhe a coluna Manifestações para ver quais notas ainda não têm ciência.
2. Clique em Dar ciência em todas para confirmar de uma vez as notas que estão aguardando (jeito mais rápido).
3. Para uma nota específica, abra-a e escolha o tipo de manifestação na própria coluna de Ações.
4. Aguarde a confirmação: o status muda e a nota completa fica liberada para importar.

Nesta tela, uma nota inteira vira compra lançada, sem redigitar nada. Conforme as chaves que você ligar, o sistema cadastra o fornecedor e os produtos que faltam. Ele também soma as quantidades ao estoque e gera as parcelas em Contas a Pagar. Você confere os itens, revisa custo e preço de venda e confirma. Antes de confirmar, dois avisos nos itens podem pedir a sua ajuda.

Passo a passo

1. Abra a nota pelo botão Dar entrada, na lista de notas recebidas. Ou escolha o arquivo .xml pelo menu.
2. Confira no topo o fornecedor, o número, o total e as parcelas da nota.
3. Em Opções, ligue o que deve acontecer com a compra.
4. Revise o custo e o preço de venda de cada item. Resolva os avisos dos itens.
5. Clique em Confirmar e Criar Pedido.

Depois que você confirma a entrada da nota, o sistema cria, no mesmo instante, tudo o que aquela compra representa — em quatro lugares diferentes. Você não precisa abrir tela por tela para montar cada pedaço: uma nota vira, de uma só vez, fornecedor cadastrado, produtos no catálogo, saldo no estoque e a conta a pagar no financeiro. Esta seção mostra onde encontrar cada coisa.

Onde encontrar cada coisa

1. Fornecedor → Cadastros (clientes e fornecedores) › Fornecedores e parceiros › Fornecedores. A empresa que te vendeu fica cadastrada, com o CNPJ e o endereço da nota. Na próxima compra dela, ela já é reconhecida sozinha.
2. Produtos → Suprimentos (Produtos) › Produtos › Lista de produtos. Os itens que ainda não existiam entram na lista, com o custo da nota.
3. Estoque → Suprimentos (Produtos) › Estoque › Posição atual. As quantidades da nota são somadas ao saldo de cada produto, na hora.
4. Conta a pagar → Financeiro (contas e caixa) › Contas a Pagar › Lista de contas a pagar. A dívida com o fornecedor entra com uma parcela para cada vencimento da nota. Ela já fica pronta para pagar.

Às vezes você quer tratar várias notas como uma coisa só. Por exemplo: juntar as compras de um fornecedor no mês num único pagamento. Ou parcelar de um jeito diferente do que veio na nota. O financeiro do ERP permite agrupar contas e ajustar as parcelas depois que a entrada da nota as criou. Aqui mostramos só o caminho. O passo a passo completo está no tutorial do Financeiro.

O que dá para fazer

• Agrupar várias contas a pagar num pagamento só. Serve quando o fornecedor manda um só boleto (a cobrança do banco) para várias notas.
• Reparcelar uma conta: mudar a quantidade de parcelas e as datas. Vale mesmo para nota que veio em uma parcela só.
• Pagar em lote: selecionar várias contas e dar baixa de uma vez.

Errou na entrada? Sem pânico: dá para desfazer. E algumas notas exigem um cuidado extra — as que chegam só como resumo, as que a Receita cancelou ou negou, e os avisos sobre certificado e limite de busca. Esta seção reúne o que costuma travar o leigo e como resolver.

Casos comuns

1. Desfazer uma entrada errada: volte à lista de NF-e Recebidas e ache a linha da nota. Na coluna Ações, o ✅ verde com o aviso “Deu entrada — clique para desfazer” é o botão do Desfazer (ao passar o mouse por cima ele vira uma setinha de voltar). Clique nele, leia a confirmação “Desfazer importação do documento de…” e confirme. A entrada volta atrás — como se não tivesse acontecido — e a linha passa a mostrar Dar entrada de novo. O que exatamente sai do sistema está na lista logo abaixo. No celular esta tela mostra as notas em cartões, e o botão de Desfazer não aparece no cartão — para desfazer, use um computador.
2. Nota só resumo: se a nota chegou apenas com os dados principais (sem os itens), dê Ciência (seção 4). A Receita então libera a nota completa e você consegue importar item por item.
3. Nota cancelada ou denegada: notas que a Receita cancelou ou negou (denegada = a Receita recusou a emissão por algum impedimento do emitente) não podem ser lançadas como entrada. A nota cancelada aparece marcada como Cancelada na lista e nem oferece o botão de dar entrada. Já a denegada costuma ser recusada no momento em que você tenta lançar: o sistema explica na tela que aquela nota não pode virar pedido de compra. Nos dois casos é proteção, para você não dar entrada em algo que não vale.
4. Certificado e limite de busca: a sincronização usa o certificado digital da sua empresa. Se ele estiver vencido, as notas param de chegar — renove o certificado. A Receita também limita quantas buscas seguidas você faz por hora; se aparecer um aviso de "aguarde", é normal: tente de novo mais tarde.

O que o Desfazer apaga, exatamente

Antes de clicar, saiba o tamanho do que vai voltar atrás. O Desfazer desmonta só o que aquela nota criou:

• Os produtos que a nota cadastrou — apenas os que nasceram nela. Eles saem do catálogo, e a quantidade que entrou por eles sai junto.
• O pedido de compra que a entrada criou em Compras, com os itens dele. Se por algum motivo o sistema não conseguir apagar esse pedido, ele não desfaz nada e avisa — é de propósito: melhor parar do que deixar o serviço pela metade.
• A conta a pagar que essa nota gerou — sai do financeiro junto com todas as parcelas dela.
• O fornecedor — somente se ele foi cadastrado por essa nota, ou se essa nota era a única compra dele no sistema (nesses casos saem também o telefone e o endereço que vieram dela). Se ele já tem outras compras lançadas, ele fica no cadastro.

E se o sistema não deixar desfazer?

No dia a dia existe uma recusa — e ela é de propósito: quando alguma parcela daquela conta a pagar já foi paga.

O motivo é simples: se o sistema apagasse essa conta, apagaria também o registro de um pagamento que saiu do seu caixa de verdade — e o seu histórico passaria a mentir.

Como resolver (passo a passo)

Estornar é desfazer o pagamento: a parcela deixa de estar paga e volta a ficar em aberto, esperando pagamento. É exatamente isso que o sistema pede antes de deixar você desfazer a nota.

1. Copie o código da conta que apareceu no aviso. É um código do sistema, comprido: começa com PED- quando a conta nasceu do pedido daquela nota, e com NFeG- quando ela juntou notas.
2. Abra Financeiro › Contas a Pagar. Cole esse código no filtro “Nº Documento / Nota Fiscal” e busque. Se não achar assim, procure pelo fornecedor e pelo valor da nota — chega no mesmo lugar.
3. Abra a conta e clique no botão Estornar.
4. Na janela “Estornar Pagamento”, escolha a parcela paga na lista “Selecione a parcela para estornar”.
5. Escreva o “Motivo do estorno (obrigatório)”. Ele precisa ter pelo menos 10 letras — enquanto faltar, o botão de confirmar fica apagado e não clica (o contador embaixo do campo mostra quanto falta). Serve algo simples como nota lançada com valor errado.
6. Clique em Confirmar Estorno. A própria tela avisa o que vai acontecer: o valor volta para o saldo da conta e a parcela volta para o status “Aberto”.
7. Volte à lista de NF-e Recebidas e clique outra vez no ✅ verde “Deu entrada — clique para desfazer”. Agora ele desfaz.
8. Corrija o que estava errado e dê entrada na nota de novo (seção 5).

Notas antigas que travaram antes de 21/08/2026

Vale ser franco com você: até 21/08/2026 havia um problema nesta tela. Em algumas notas, a linha mostrava Deu entrada e Conta a pagar criada, mas o Desfazer respondia “Este documento não foi importado” — e, se a pessoa tentasse importar de novo, ouvia “Esta nota já foi importada”. Fechava dos dois lados, e não havia saída pela tela. Isso foi corrigido: o Desfazer passou a usar a mesma informação do selo que você vê. Ou seja, se a linha diz “Deu entrada”, o Desfazer funciona — e agora ele leva embora também a conta a pagar, que antes, em parte dos casos, ficava solta no financeiro.

O que NÃO fazer

• ❌ Não envie o arquivo .xml de novo achando que isso resolve. A nota já deu entrada uma vez, então o sistema recusa e avisa que ela já foi importada, mostrando o número do pedido que ela criou (um código comprido, que começa com PED). E se você tentar pela própria lista, clicando em Dar entrada numa nota já lançada, o aviso é ainda mais direto: “Esta nota já deu entrada. Para importar de novo, primeiro use ‘Desfazer importação’ nesta mesma linha.” O caminho certo é sempre esse: primeiro desfazer, depois lançar de novo.
• ❌ Não crie o pedido de compra na mão para “consertar”. Isso dobra a quantidade no estoque e dobra a conta a pagar — o erro fica duas vezes maior e bem mais difícil de achar depois.
• ❌ Não apague a conta a pagar pelo Financeiro quando ela veio de uma nota só. A ordem certa é: primeiro desfaça a nota — o Desfazer já leva a conta a pagar embora. No Financeiro você mexe em dois casos: quando a parcela está paga (aí é para estornar, como no passo a passo acima) e quando a conta cobre várias notas (aí é Desfazer agrupamento, na própria conta).