Recebi uma nota do fornecedor — e agora?

Toda vez que um fornecedor vende para o seu CNPJ, ele emite uma NF-e (a nota fiscal eletrônica) e uma cópia dela fica guardada na Receita Federal (SEFAZ). A boa notícia: você não precisa pedir o arquivo da nota (o XML) para ninguém, nem digitar produto por produto. O sistema busca essas notas sozinho e, com poucos cliques, lança a compra inteira: cadastra o fornecedor, cadastra os produtos, dá entrada no estoque e ainda gera a conta a pagar com as parcelas certas. A ordem é simples: (1) abra o painel para ter a visão geral; (2) sincronize com a Receita para trazer as notas; (3) veja a lista do que chegou; (4) dê ciência (avise a Receita que você reconhece a compra); (5) importe a nota; e (6) confira o que foi criado em cada parte do sistema. Quem segue esses passos transforma uma pilha de notas em estoque atualizado e contas organizadas — sem retrabalho e sem esquecer nenhuma compra.

Esta é a tela de abertura: um panorama rápido das notas que seus fornecedores emitiram contra o seu CNPJ. Em poucos segundos você vê quantas notas chegaram, o valor total, quantas estão esperando você dar ciência e quantas você já lançou no sistema. É o melhor ponto de partida para não perder nenhuma compra de vista.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra o grupo Fiscal e clique em NF-e Recebidas (ou Distribuição DF-e) e depois em Painel.
2. Olhe os cartões do topo: total de notas, valor, aguardando ciência e já lançadas.
3. Veja o cartão de status para saber quando foi a última busca na Receita.
4. Se for a primeira vez, clique em Sincronizar (ou Sincronizar Agora) para trazer as notas — o próximo passo explica isso em detalhe.
5. Volte a esta tela de vez em quando: ela avisa, de relance, quantas compras ainda precisam da sua atenção.

Sincronizar é o ato de o sistema conversar com a Receita (SEFAZ) e baixar as notas novas que seus fornecedores emitiram contra o seu CNPJ. Você não pede o arquivo a ninguém: ele chega sozinho. O melhor é deixar a busca automática ligada, para nunca ter que se lembrar de fazer isso na mão.

Passo a passo

1. No grupo Fiscal › NF-e Recebidas, clique em Sincronização.
2. Na primeira vez, clique em Sync Completo para o sistema varrer todas as notas que a Receita tem guardadas para você.
3. No dia a dia, basta Sincronizar: ele traz só as notas novas, rapidinho.
4. Acompanhe o Log embaixo: ele mostra quantas notas vieram em cada busca.
5. Ative a sincronização automática (no painel ou aqui): assim as notas chegam sozinhas, sem você precisar lembrar.

Aqui ficam, lado a lado, todas as notas que chegaram da Receita. Cada linha é uma compra: quem te vendeu, o número da nota, a data, o valor e — o mais importante — se você já deu ciência e se já deu entrada dela no sistema. É a tela onde você decide o que fazer com cada nota.

Passo a passo

1. No grupo Fiscal › NF-e Recebidas, clique em Lista de Documentos (ou Lista).
2. Veja cada nota recebida: o fornecedor, o número da NF-e, a data e o valor.
3. Use a busca e os Filtros (por situação, período ou fornecedor) quando a lista crescer.
4. Repare na coluna Entrada: ela mostra, de relance, quais notas você já lançou e quais ainda estão prontas para dar entrada.
5. Se uma nota aparecer com o aviso "sem conta a pagar", é porque você deu entrada dela sem gerar a parcela no financeiro — vale conferir na seção 6.
6. Para lançar uma nota, clique no botão Dar entrada (na coluna Ações): ele leva você à tela da seção 5.

Manifestar é dizer à Receita o que você acha de cada nota emitida contra o seu CNPJ. Na maioria das vezes você só precisa dar Ciência ("recebi e tomei conhecimento desta nota"). Isso libera a nota completa para importar e mostra ao fornecedor que a compra chegou até você. É um clique — e o sistema faz para todas de uma vez.

Passo a passo

1. Na lista de NF-e Recebidas, olhe a coluna Manifestações para ver quais notas ainda não têm ciência.
2. Clique em Dar ciência em todas para confirmar de uma vez as notas que estão aguardando (jeito mais rápido).
3. Para uma nota específica, abra-a e escolha o tipo de manifestação na própria coluna de Ações.
4. Aguarde a confirmação: o status muda e a nota completa fica liberada para importar.

Esta é a tela onde a mágica acontece: a partir de uma única nota, o sistema cadastra o fornecedor, cadastra os produtos que ainda não existem, dá entrada das quantidades no estoque e gera as parcelas em Contas a Pagar — tudo integrado, sem redigitar nada. Você só revisa o custo e o preço de venda de cada item e confirma. É aqui que você cai ao clicar em Dar entrada na lista de notas recebidas.

Passo a passo

1. Vindo da lista de NF-e Recebidas, clique em Dar entrada na nota desejada (a nota já entra preenchida). Ou abra Compras › Importar XML com revisão e envie o arquivo .xml.
2. Confira no topo o fornecedor e os dados da nota (número, valor, quantidade de itens e parcelas) — tudo já vem da própria nota.
3. Em Opções, ligue o que você quer que aconteça: Criar fornecedor, Criar produtos novos, Dar entrada no estoque e Lançar no financeiro (a conta a pagar).
4. Revise o custo e o preço de venda de cada item; use Aplicar markup % a todos para precificar tudo de uma vez.
5. Clique em Confirmar (Confirmar e Criar Pedido). Pronto: numa tacada só, o estoque sobe, o fornecedor fica cadastrado e as parcelas entram em Contas a Pagar.

Depois que você confirma a entrada da nota, o sistema cria, no mesmo instante, tudo o que aquela compra representa — em quatro lugares diferentes. Você não precisa abrir tela por tela para montar cada pedaço: uma nota vira, de uma só vez, fornecedor cadastrado, produtos no catálogo, saldo no estoque e a conta a pagar no financeiro. Esta seção mostra onde encontrar cada coisa.

Onde encontrar cada coisa

1. Fornecedor → em Cadastros: a empresa que te vendeu fica cadastrada, com CNPJ e endereço da nota. Da próxima compra dela, já é reconhecido sozinho.
2. Produtos → em Estoque › Produtos: os itens que ainda não existiam entram no seu catálogo, com o custo da nota.
3. Estoque → em Estoque › Posição: as quantidades da nota são somadas ao saldo de cada produto, na hora.
4. Conta a pagar → em Financeiro › Contas a Pagar: a dívida com o fornecedor entra com as parcelas vindas das duplicatas do XML (cada vencimento da nota vira uma parcela), prontas para pagar e baixar.

Às vezes você quer tratar várias notas como uma coisa só — por exemplo, juntar todas as compras de um fornecedor no mês em um único pagamento, ou parcelar de um jeito diferente do que veio na nota. O financeiro do ERP permite agrupar contas e ajustar as parcelas depois que elas já foram criadas pela entrada da nota. Aqui mostramos só o caminho; o passo a passo completo vive no tutorial do Financeiro.

O que dá para fazer

• Agrupar várias contas a pagar num pagamento só (útil quando o fornecedor manda um boleto único para várias notas).
• Reparcelar uma conta: mudar a quantidade de parcelas e as datas de vencimento, mesmo que a nota tenha vindo em uma parcela só.
• Pagar em lote: selecionar várias contas e dar baixa de uma vez.

Errou na entrada? Sem pânico: dá para desfazer. E algumas notas exigem um cuidado extra — as que chegam só como resumo, as que a Receita cancelou ou negou, e os avisos sobre certificado e limite de busca. Esta seção reúne o que costuma travar o leigo e como resolver.

Casos comuns

1. Desfazer uma entrada errada: volte à lista de NF-e Recebidas e clique em Desfazer na nota. A importação reverte os produtos, o estoque e o financeiro que ela criou — como se a entrada não tivesse acontecido.
2. Nota só resumo: se a nota chegou apenas com os dados principais (sem os itens), dê Ciência (seção 4). A Receita então libera a nota completa e você consegue importar item por item.
3. Nota cancelada ou denegada: notas que a Receita cancelou ou negou (denegada = a Receita recusou a emissão por algum impedimento do emitente) não podem ser lançadas como entrada — elas aparecem marcadas e o sistema bloqueia a importação, para você não dar entrada em algo que não vale.
4. Certificado e limite de busca: a sincronização usa o certificado digital da sua empresa. Se ele estiver vencido, as notas param de chegar — renove o certificado. A Receita também limita quantas buscas seguidas você faz por hora; se aparecer um aviso de "aguarde", é normal: tente de novo mais tarde.