Tutorial de Cadastros — Pessoas, Clientes e Fornecedores

O modulo Cadastros e a agenda central do seu negocio: aqui ficam todas as pessoas e empresas com quem voce se relaciona — clientes, fornecedores, sua equipe e as transportadoras. A regra de ouro e simples: cada pessoa e cadastrada uma unica vez (com CPF ou CNPJ) e depois recebe os "papeis" que ela tem na sua operacao. A ordem natural e: comece cadastrando a Pessoa, marque se ela e cliente e/ou fornecedor, depois preencha colaboradores e transportadoras, e de tempos em tempos confira os cadastros duplicados.

Esta e a tela de abertura do modulo. Na primeira vez, ela mostra um aviso com a regra de ouro do sistema: cada pessoa ou empresa e cadastrada UMA UNICA VEZ e depois recebe os papeis que tem (cliente, fornecedor, colaborador). Ao fechar o aviso, voce ve o painel com os totais (quantas pessoas, clientes, fornecedores) e os atalhos para cada lista.

Passo a passo

1. No menu lateral, clique em Cadastros para abrir esta tela inicial.
2. Leia o aviso 'Dica Importante': ele explica que a Pessoa e cadastrada uma vez e recebe papeis.
3. Clique em 'Entendi!' para fechar o aviso e ver o painel.
4. Observe os cartoes com os numeros totais (Pessoas, Clientes, Fornecedores, Colaboradores, Transportadoras).
5. Use os cartoes como atalho para entrar direto na lista que voce quer trabalhar.
6. Volte sempre a esta tela quando quiser ter a visao geral de quanto ja cadastrou.

Esta e a tela mais importante do modulo. Toda empresa ou pessoa que se relaciona com o seu negocio vira um registro aqui. Cadastrando a pessoa uma vez so, com o CPF ou CNPJ certo, voce evita ter o mesmo nome repetido varias vezes no sistema.

Passo a passo

1. Abra Cadastros e clique em Pessoas para ver a lista de todos os cadastros.
2. Use a caixa de busca no topo para procurar por nome, CPF ou CNPJ ANTES de cadastrar — assim voce nao duplica.
3. Clique em + Adicionar, no canto superior direito, para criar um cadastro.
4. Preencha nome, CPF ou CNPJ, telefone e e-mail; o CPF/CNPJ e o que identifica a pessoa de verdade.
5. Marque os papeis dela: e cliente? e fornecedor? e da equipe? Pode marcar mais de um.
6. Clique em Salvar. A partir dai essa pessoa aparece automaticamente nas listas dos papeis que voce marcou.

Esta tela lista apenas as pessoas que voce marcou como clientes — quem compra de voce. E a sua carteira de clientes, com filtros e busca para encontrar rapidinho quem voce procura.

Passo a passo

1. Em Cadastros, clique em Clientes para ver so quem compra de voce.
2. Pesquise pelo nome ou documento na caixa de busca no topo.
3. Para cadastrar um cliente novo, clique em + Adicionar — o sistema cria a Pessoa e ja marca o papel de cliente.
4. Se a pessoa ja existe (foi cadastrada como fornecedor, por exemplo), basta abri-la e marcar tambem o papel de cliente.
5. Clique numa linha para abrir o cliente e ver os dados de contato e o historico de compras.
6. Use a busca e os filtros do topo para organizar e encontrar quem voce procura na carteira.

Aqui ficam as pessoas e empresas de quem voce compra — seus fornecedores. Ter o fornecedor bem cadastrado, com CNPJ correto, facilita lancar compras e notas fiscais de entrada depois.

Passo a passo

1. Em Cadastros, clique em Fornecedores para ver de quem voce compra.
2. Use a busca para localizar um fornecedor por nome ou CNPJ.
3. Clique em + Adicionar para cadastrar um fornecedor novo (cria a Pessoa com o papel de fornecedor).
4. Confira que o CNPJ e o endereco estao corretos — isso e usado nas notas fiscais de entrada.
5. Se o fornecedor tambem for seu cliente, nao duplique: abra a Pessoa e marque os dois papeis.
6. Clique na linha para abrir o fornecedor e ver os detalhes e o historico de compras com ele.

Esta tela reune as pessoas da sua equipe — funcionarios, vendedores, tecnicos. E aqui que voce cadastra quem trabalha com voce e que podera aparecer em vendas, ordens de servico e comissoes.

Passo a passo

1. Em Cadastros, clique em Colaboradores para ver sua equipe.
2. Use a busca para encontrar um colaborador pelo nome.
3. Clique em + Adicionar para incluir um colaborador novo (cria a Pessoa com o papel de colaborador).
4. Informe a funcao/cargo e, se houver, a matricula — o sistema avisa se a matricula ja existe.
5. Marque papeis especificos quando precisar, como vendedor ou tecnico, para ele aparecer nas telas certas.
6. Salve. O colaborador passa a estar disponivel para ser escolhido em vendas e ordens de servico.

Aqui voce cadastra as empresas que fazem suas entregas. Ter a transportadora cadastrada permite preencher os dados de transporte nas notas fiscais e acompanhar quem leva suas mercadorias.

Passo a passo

1. Em Cadastros, clique em Transportadoras.
2. Pesquise por nome ou CNPJ na caixa de busca.
3. Para incluir uma transportadora NOVA, faca pela tela de Pessoas (secao 2): cadastre a Pessoa com o CNPJ e o endereco e marque nela o papel de transportadora. E o mesmo caminho de sempre — transportadora nao e um cadastro separado, e um papel da Pessoa.
4. Capriche no CNPJ e no endereco: sao esses dados que vao para a nota fiscal de transporte.
5. Assim que a Pessoa tiver o papel de transportadora marcado, ela passa a aparecer nesta lista.
6. Depois, ao emitir uma nota com entrega, voce podera escolher essa transportadora na lista.

Com o tempo e normal o mesmo cliente acabar cadastrado duas vezes. Esta tela encontra automaticamente esses cadastros repetidos e ajuda voce a juntar tudo num so, sem perder historico.

Passo a passo

1. Em Cadastros, abra Pessoas Duplicadas para ver os grupos de cadastros parecidos.
2. Cada grupo mostra duas ou mais pessoas que o sistema acha que sao a mesma.
3. Clique em Comparar para ver os dados lado a lado e confirmar se sao realmente a mesma pessoa.
4. Se forem, clique em Mesclar para juntar tudo num unico cadastro, preservando o historico.
5. Use o filtro de pontuacao (score) para ver so os casos mais provaveis primeiro.
6. Faca essa revisao de vez em quando para manter a base limpa e confiavel.

Em vez de digitar os dados do cliente, voce compartilha um link (ou um QR Code) e a propria pessoa preenche o cadastro pelo celular. Os dados chegam prontos no sistema, sem erro de digitacao e sem trabalho para voce.

Passo a passo

1. Em Cadastros, abra Convite de Cadastro.
2. No alto da tela voce ja tem o link universal de cadastro: clique em Copiar link ou em Enviar por WhatsApp para mandar para o cliente.
3. Para usar no balcao, gere o QR Code: a pessoa aponta a camera do celular e abre o formulario direto.
4. No QR Code voce pode Baixar PNG, gerar o Card Branded (com o nome da sua empresa) ou Imprimir para colar no balcao.
5. A pessoa preenche os proprios dados no celular e confirma.
6. Acompanhe nesta mesma tela quantos clientes ja se cadastraram e quais convites estao enviados, pendentes ou completados.

Se voce ja tem seus clientes numa planilha, nao precisa digitar um por um: o Importador le o arquivo do Excel e cria os cadastros de uma vez. Ele caminha com voce em 6 passos e so grava no fim — antes disso ele mostra exatamente o que vai entrar, para voce conferir. E se algo sair errado, da para desfazer a importacao inteira com um clique.

Passo a passo

1. Em Cadastros, abra Importacao. Voce comeca no passo 1, 'Tipo'.
2. Clique no cartao do que voce vai importar (por exemplo Clientes) e depois em Continuar. Repare que cada cartao diz 'Pessoas com papel de...': e sempre a mesma Pessoa, so muda o papel.
3. No passo 'Enviar arquivo', clique primeiro em 'Baixar modelo Excel'. Preencha os dados nas colunas desse modelo — e o jeito mais seguro de nao errar o nome das colunas.
4. Arraste a planilha para a area indicada (ou clique para escolher o arquivo). Vale .xlsx, .xls e .csv. Quando o sistema reconhece, ele mostra o nome do arquivo na tela.
5. No passo 'Mapeamento de campos', o sistema ja liga sozinho cada coluna da sua planilha ao campo certo do cadastro. Confira, ajuste so o que estiver diferente e clique em Continuar.
6. No passo 'Configuracoes', escolha o que fazer quando ele encontrar alguem com o MESMO CPF/CNPJ ja cadastrado: Pular (ignora a linha), Atualizar (completa os dados de quem ja existe) ou Criar Novo. Se essa mesma planilha vai se repetir todo mes, marque 'Salvar este mapeamento como template' e de um nome a ele.
7. Clique em Validar. O sistema confere linha por linha e mostra os contadores de Validos, Avisos e Erros — sem gravar nada ainda. E a sua chance de conferir antes.
8. Marque a declaracao da LGPD (voce confirma que tem base legal para tratar esses dados) e escolha a base legal na lista: execucao de contrato/carteira propria, legitimo interesse, consentimento do titular ou obrigacao legal. O botao Importar so libera depois disso.
9. Clique em Importar. No fim aparece 'Importacao Concluida!' com quantos foram Importados, Duplicados, Atualizados e quantos deram Erro.
10. Se aparecer algum Erro, clique em 'Baixar erros': o arquivo diz qual linha e qual campo o sistema recusou, entao voce corrige so aquelas linhas e importa de novo. Se preferir voltar tudo atras, clique em Desfazer.