Tutorial de Cadastros — Pessoas, Clientes e Fornecedores

O modulo Cadastros e a agenda central do seu negocio: aqui ficam todas as pessoas e empresas com quem voce se relaciona — clientes, fornecedores, sua equipe e as transportadoras. A regra de ouro e simples: cada pessoa e cadastrada uma unica vez (com CPF ou CNPJ) e depois recebe os "papeis" que ela tem na sua operacao. A ordem natural e: comece cadastrando a Pessoa, marque se ela e cliente e/ou fornecedor, depois preencha colaboradores e transportadoras, e de tempos em tempos confira os cadastros duplicados.

Esta e a tela de abertura do modulo. Na primeira vez, ela mostra um aviso com a regra de ouro do sistema: cada pessoa ou empresa e cadastrada UMA UNICA VEZ e depois recebe os papeis que tem (cliente, fornecedor, colaborador). Ao fechar o aviso, voce ve o painel com os totais (quantas pessoas, clientes, fornecedores) e os atalhos para cada lista.

Passo a passo

1. No menu lateral, clique em Cadastros para abrir esta tela inicial.
2. Leia o aviso 'Dica Importante': ele explica que a Pessoa e cadastrada uma vez e recebe papeis.
3. Clique em 'Entendi!' para fechar o aviso e ver o painel.
4. Observe os cartoes com os numeros totais (Pessoas, Clientes, Fornecedores, Colaboradores, Transportadoras).
5. Use os cartoes como atalho para entrar direto na lista que voce quer trabalhar.
6. Volte sempre a esta tela quando quiser ter a visao geral de quanto ja cadastrou.

Esta e a tela mais importante do modulo. Toda empresa ou pessoa que se relaciona com o seu negocio vira um registro aqui. Cadastrando a pessoa uma vez so, com o CPF ou CNPJ certo, voce evita ter o mesmo nome repetido varias vezes no sistema.

Passo a passo

1. Abra Cadastros e clique em Pessoas para ver a lista de todos os cadastros.
2. Use a caixa de busca no topo para procurar por nome, CPF ou CNPJ ANTES de cadastrar — assim voce nao duplica.
3. Clique em + Adicionar, no canto superior direito, para criar um cadastro.
4. Preencha nome, CPF ou CNPJ, telefone e e-mail; o CPF/CNPJ e o que identifica a pessoa de verdade.
5. Marque os papeis dela: e cliente? e fornecedor? e da equipe? Pode marcar mais de um.
6. Clique em Salvar. A partir dai essa pessoa aparece automaticamente nas listas dos papeis que voce marcou.

Esta tela lista apenas as pessoas que voce marcou como clientes — quem compra de voce. E a sua carteira de clientes, com filtros e busca para encontrar rapidinho quem voce procura.

Passo a passo

1. Em Cadastros, clique em Clientes para ver so quem compra de voce.
2. Pesquise pelo nome ou documento na caixa de busca no topo.
3. Para cadastrar um cliente novo, clique em + Adicionar — o sistema cria a Pessoa e ja marca o papel de cliente.
4. Se a pessoa ja existe (foi cadastrada como fornecedor, por exemplo), abra-a e marque tambem o papel de cliente.
5. Clique numa linha para abrir o cliente e ver os dados de contato e o historico de compras.
6. Use a busca e os filtros do topo para organizar e encontrar quem voce procura na carteira.

Tudo o que o cliente já comprou, em uma aba

Na ficha do cliente (o olho na lista, ou Visão 360 no cadastro) existe a aba Compras e produtos. Ela junta os números e a lista de TODOS os produtos que ele já levou.

1. Abra a ficha do cliente e clique na aba Compras e produtos.
2. Leia os cartões: compras, total investido, ticket médio, primeira e última compra, ritmo e próxima compra prevista.
3. Veja o gráfico dos últimos 24 meses.
4. Em Está na hora de oferecer estão os produtos que ele costuma repor.
5. Na tabela, procure um produto ou ordene por total, vezes ou última compra.

👀 Você vai ver: cada produto com quantas vezes ele levou, a quantidade, o total gasto, o preço médio e há quanto tempo foi a última.

Mandar o link do Portal do Cliente pela ficha

No topo da ficha existe o botão Portal do cliente. Ele abre uma janelinha com o link permanente do cliente. Escolha WhatsApp, E-mail, Copiar link ou Enviar agora pelo sistema (o ERP manda pelo canal configurado).

😕 Deu errado? "Cliente não aceita WhatsApp (LGPD)": o cliente não autorizou mensagens. Marque a autorização no cadastro ou use Copiar link.

✅ Consegui? A janelinha abriu com o endereço que começa com /publico/meu-portal/.

Aqui ficam as pessoas e empresas de quem voce compra — seus fornecedores. Ter o fornecedor bem cadastrado, com CNPJ correto, facilita lancar compras e notas fiscais de entrada depois.

Passo a passo

1. Em Cadastros, clique em Fornecedores para ver de quem voce compra.
2. Use a busca para localizar um fornecedor por nome ou CNPJ.
3. Clique em + Adicionar para cadastrar um fornecedor novo (cria a Pessoa com o papel de fornecedor).
4. Confira que o CNPJ e o endereco estao corretos — isso e usado nas notas fiscais de entrada.
5. Se o fornecedor tambem for seu cliente, nao duplique: abra a Pessoa e marque os dois papeis.
6. Clique na linha para abrir o fornecedor e ver os detalhes e o historico de compras com ele.

Esta tela reune as pessoas da sua equipe — funcionarios, vendedores, tecnicos. E aqui que voce cadastra quem trabalha com voce e que podera aparecer em vendas, ordens de servico e comissoes.

Passo a passo

1. Em Cadastros, clique em Colaboradores para ver sua equipe.
2. Use a busca para encontrar um colaborador pelo nome.
3. Clique em + Adicionar para incluir um colaborador novo (cria a Pessoa com o papel de colaborador).
4. Informe a funcao/cargo e, se houver, a matricula — o sistema avisa se a matricula ja existe.
5. Marque papeis especificos quando precisar, como vendedor ou tecnico, para ele aparecer nas telas certas.
6. Salario e comissoes: digite como no dinheiro, com virgula — 2.500,00 de salario, 2,5 para 2,5% de comissao. A comissao desta ficha vale quando ele e o tecnico da ordem de servico; se ele tambem e vendedor, as vendas usam a ficha de vendedor dele (3% em servicos e 5% em produtos, de fabrica) — a tela mostra o bloco “Comissao nas vendas (ficha de vendedor)” e a opcao de usar os mesmos percentuais nos dois papeis. Texto que nao e numero nao vira zero: o sistema avisa em vermelho o campo a corrigir.
7. Salve. O colaborador passa a estar disponivel para ser escolhido em vendas e ordens de servico.

Aqui voce cadastra as empresas que fazem suas entregas. Ter a transportadora cadastrada permite preencher os dados de transporte nas notas fiscais e acompanhar quem leva suas mercadorias.

Passo a passo

1. Em Cadastros, clique em Transportadoras.
2. Pesquise por nome ou CNPJ na caixa de busca.
3. Para incluir uma transportadora NOVA, faca pela tela de Pessoas (secao 2): cadastre a Pessoa com o CNPJ e o endereco e marque nela o papel de transportadora. E o mesmo caminho de sempre — transportadora nao e um cadastro separado, e um papel da Pessoa.
4. Capriche no CNPJ e no endereco: sao esses dados que vao para a nota fiscal de transporte.
5. Assim que a Pessoa tiver o papel de transportadora marcado, ela passa a aparecer nesta lista.
6. Depois, ao emitir uma nota com entrega, voce podera escolher essa transportadora na lista.

Com o tempo e normal o mesmo cliente acabar cadastrado duas vezes. Esta tela encontra automaticamente esses cadastros repetidos e ajuda voce a juntar tudo num so, sem perder historico.

Passo a passo

1. Em Cadastros, abra Pessoas Duplicadas para ver os grupos de cadastros parecidos.
2. Cada grupo mostra duas ou mais pessoas que o sistema acha que sao a mesma.
3. Clique em Comparar para ver os dados lado a lado e confirmar se sao realmente a mesma pessoa.
4. Se forem, clique em Mesclar para juntar tudo num unico cadastro, preservando o historico.
5. Use o filtro de pontuacao (score) para ver so os casos mais provaveis primeiro.
6. Faca essa revisao de vez em quando para manter a base limpa e confiavel.

Em vez de digitar os dados do cliente, voce compartilha um link (ou um QR Code) e a propria pessoa preenche o cadastro pelo celular. Os dados chegam prontos no sistema, sem erro de digitacao e sem trabalho para voce.

Passo a passo

1. Em Cadastros, abra Convite de Cadastro.
2. No alto da tela voce ja tem o link universal de cadastro: clique em Copiar link ou em Enviar por WhatsApp para mandar para o cliente.
3. Para usar no balcao, gere o QR Code: a pessoa aponta a camera do celular e abre o formulario direto.
4. No QR Code voce pode Baixar PNG, gerar o Card Branded (com o nome da sua empresa) ou Imprimir para colar no balcao.
5. A pessoa preenche os proprios dados no celular e confirma.
6. Acompanhe nesta mesma tela quantos clientes ja se cadastraram e quais convites estao enviados, pendentes ou completados.

Se voce ja tem seus clientes numa planilha, nao precisa digitar um por um: o Importador le o arquivo do Excel e cria os cadastros de uma vez. Ele caminha com voce em 6 passos e so grava no fim — antes disso ele mostra exatamente o que vai entrar, para voce conferir. E se algo sair errado, da para desfazer a importacao inteira com um clique.

Passo a passo

1. Em Cadastros, abra Importacao. Voce comeca no passo 1, 'Tipo'.
2. Clique no cartao do que voce vai importar (por exemplo Clientes) e depois em Continuar. Repare que cada cartao diz 'Pessoas com papel de...': e sempre a mesma Pessoa, so muda o papel.
3. No passo 'Enviar arquivo', clique primeiro em 'Baixar modelo Excel'. Preencha os dados nas colunas desse modelo — e o jeito mais seguro de nao errar o nome das colunas.
4. Arraste a planilha para a area indicada (ou clique para escolher o arquivo). Vale .xlsx, .xls e .csv. Quando o sistema reconhece, ele mostra o nome do arquivo na tela.
5. No passo 'Mapeamento de campos', o sistema ja liga sozinho cada coluna da sua planilha ao campo certo do cadastro. Confira, ajuste so o que estiver diferente e clique em Continuar.
6. No passo 'Configuracoes', escolha o que fazer quando ele encontrar alguem com o MESMO CPF/CNPJ ja cadastrado: Pular (ignora a linha), Atualizar (completa os dados de quem ja existe) ou Criar Novo. Se essa mesma planilha vai se repetir todo mes, marque 'Salvar este mapeamento como template' e de um nome a ele.
7. Clique em Validar. O sistema confere linha por linha e mostra os contadores de Validos, Avisos e Erros — sem gravar nada ainda. E a sua chance de conferir antes.
8. Marque a declaracao da LGPD (voce confirma que tem base legal para tratar esses dados) e escolha a base legal na lista: execucao de contrato/carteira propria, legitimo interesse, consentimento do titular ou obrigacao legal. O botao Importar so libera depois disso.
9. Clique em Importar. No fim aparece 'Importacao Concluida!' com quantos foram Importados, Duplicados, Atualizados e quantos deram Erro.
10. Se aparecer algum Erro, clique em 'Baixar erros': o arquivo diz qual linha e qual campo o sistema recusou, entao voce corrige so aquelas linhas e importa de novo. Se preferir voltar tudo atras, clique em Desfazer.

No cadastro de uma Pessoa existe o campo Tags. Ele serve para você escrever qualquer palavra que ajude a encontrar aquele cadastro depois — uma informação que não cabe em nenhum outro campo do sistema.

Para que serve, na prática

• Transportadora / pátio: coloque as placas dos veículos daquele cliente. Quando chegar um caminhão e você só souber a placa, pesquise a placa e o sistema mostra de quem é o veículo.
• Peças e serviços: escreva o que aquele fornecedor atende (ex.: hidráulico, bobina magnética). Depois procure pela peça e ache o fornecedor.
• Sua própria organização: qualquer marca que faça sentido para a sua operação (ex.: cliente garagem, só à vista, atende sábado).

Passo a passo

1. Em Cadastros → Pessoas, abra o cadastro (ou crie um novo).
2. No painel da direita, procure o cartão Tags.
3. Digite a palavra no campo "Nova tag..." e tecle Enter (ou clique no botão de adicionar). Ela vira uma etiqueta.
4. Repita para quantas quiser — uma placa por etiqueta, por exemplo.
5. Para remover, clique no × ao lado da etiqueta.
6. Salve o cadastro. Só depois de salvar a etiqueta passa a valer na busca.

Como buscar pela etiqueta

Na lista de Pessoas, digite a palavra no campo de busca do topo, igual você faria com um nome. O sistema procura em nome, e-mail, CPF/CNPJ e também nas etiquetas.

Na lista de Pessoas, o ícone de lixeira exclui o cadastro. Mas quem já tem histórico no sistema não pode ser simplesmente apagado — e isso é proposital.

Por que às vezes o sistema não deixa excluir

Se aquela pessoa já tem ordens de serviço, veículos, notas fiscais, contas a pagar ou a receber ligados a ela, apagar o cadastro deixaria todos esses documentos órfãos: eles continuariam no banco, mas sumiriam das telas. Seus relatórios ficariam errados e a nota fiscal emitida perderia o destinatário.

Por isso o sistema bloqueia e te mostra exatamente o que está preso naquele cadastro — por exemplo: "3 veículos, 2 registros em armazenagem, 5 ordens de serviço".

O que fazer no lugar

1. Desativar — é o caminho normal. O cadastro some das listas do dia a dia e para de aparecer para escolher em venda, OS e nota, mas todo o histórico continua certo. Use quando o cliente simplesmente deixou de comprar.
2. Unificar — use quando a mesma pessoa foi cadastrada duas vezes. O sistema junta os dois cadastros num só e leva o histórico junto, sem perder nada. É a tela de Pessoas Duplicadas.
3. Excluir — só faz sentido para cadastro criado por engano, que nunca foi usado em documento nenhum.

Dizer no cadastro do cliente qual dos preços por nível ele recebe — a venda, a OS e o PDV já vêm com esse preço.

Preços por nível é uma opção do sistema (a empresa liga em Vendas › Configuração) que dá a cada produto até 3 preços alternativos além do Preço de Venda — por exemplo Frota, Atacado e Convênio. No cadastro do cliente você fixa qual nível ele usa; na hora de vender, o preço certo já vem preenchido. Produto sem preço naquele nível sai pelo Preço de Venda normal. Se a opção estiver desligada, nada disso aparece e tudo funciona como sempre.

Passo 1 — Abrir o cliente

1. Em Cadastros › Clientes, abra o cliente (ou crie um novo escolhendo a pessoa).
2. Role até 3. Configurações Comerciais.

Passo 2 — Escolher o nível

1. Em Preço que este cliente usa, escolha o nível (ex.: Atacado). Preço de venda (padrão) significa "sem nível especial".
2. Clique em Salvar Cliente.

Sua loja vende no carnê? O cadastro do cliente ganha o cartão Ficha de crédito / crediário.

Parte 1 · Abrir e preencher

1. Em Cadastros › Clientes, abra o cliente em Editar.
2. Role até Ficha de crédito / crediário e clique no título.
3. Preencha profissão, empregador e Renda mensal (2.350,50).
4. Em Moradia e família, informe casa e dependentes.
5. Cônjuge e Convênio só se fizer sentido.

Parte 2 · Política de crédito e salvar

1. Dia de vencimento preferido: de 1 a 28.
2. Entrada mínima (%) e Categoria (A a E).
3. Ligue Avisar o vendedor e escreva o motivo.
4. Referências, Autorizados, Restrições: preencha e clique no +.
5. Clique em Salvar Cliente, no topo.

A aba Crediário mostra quanto o cliente pode, quanto deve e se está atrasado.

Parte 1 · Chegar e ler

1. Em Cadastros › Clientes, abra o cliente e clique na aba Crediário.
2. Leia os cartões. Vencido em vermelho? Converse antes de vender.
3. Restrições ativas avisa registro em SPC, Serasa ou na loja.
4. Ficha de crédito resume renda, moradia, dia e categoria.

Parte 2 · Registrar um contato de cobrança

1. Em Contatos de cobrança, escolha o canal e o tipo.
2. Escreva o resultado: não atendeu, prometeu pagar.
3. Se prometeu, informe a data e o valor.
4. Clique no +. O contato entra no topo da lista.

O cartão 6. Fotos e Documentos guarda RG, CNH, comprovantes e fotos do cliente, em área privada.

Parte 1 · Guardar um documento

1. Abra Cadastros › Clientes.
2. Clique em Editar no cliente.
3. Role até o cartão 6. Fotos e Documentos.
4. Clique em Selecionar Arquivos ou arraste. Imagem ou PDF, até 10 MB.
5. Aparece na grade com a marca Salvo.

Parte 2 · Ver, baixar e remover

1. Clique na miniatura para abrir o documento.
2. Verde baixa. Estrela: foto principal.
3. Lixeira: remove, depois de confirmar.

O extrato mostra tudo que o cliente deve, pagou e tem a favor. Aqui você faz um lançamento manual (lançamento = registro feito à mão) de crédito que nasceu fora do sistema. Se errar, desfaz. Caminho: Cadastros (Clientes...) → Clientes → abra o cliente → botão Extrato e créditos.