Tutorial de Estoque — Produtos, Entradas e Saldo

O modulo de Estoque e o coracao do seu comercio: e aqui que voce cadastra cada produto que vende, define quanto custou e por quanto vende, e acompanha quantas unidades ainda tem na prateleira. A ordem natural e simples: comece pelo painel para ter uma visao geral, cadastre seus produtos (com preco, custo e codigo), registre a entrada da mercadoria que chegou — manualmente OU deixando a propria nota fiscal do fornecedor lancar tudo de uma vez (estoque, fornecedor e financeiro juntos; veja as secoes 9 e 10) — e use as telas de saldo, historico e contagem para nunca ser pego de surpresa com falta ou sobra. Quem domina essa base controla o lucro, evita rupturas e fecha o caixa sem dor de cabeca.

Esta e a tela de abertura do modulo: um panorama rapido do seu estoque. Em poucos segundos voce ve quantos produtos tem, quais estao em falta, quais estao abaixo do minimo e quanto dinheiro esta parado em mercadoria. E o melhor ponto de partida para quem esta comecando.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra o grupo Estoque e clique em Painel (ou Dashboard).
2. Olhe os cartoes coloridos no topo: Total de Produtos, Em Falta, Estoque Baixo e Valor em Estoque.
3. Clique no cartao Em Falta para ver na hora quais produtos estao zerados.
4. Clique no cartao Estoque Baixo para ver os que estao acabando.
5. No topo da tela, alterne entre as tres abas — Visao Geral (o panorama do dia), Estoque 360 (o raio-x completo do estoque) e Inteligencia (sugestoes automaticas do que comprar e do que esta parado). Veja a secao 11 deste guia.
6. Volte a esta tela todo dia para saber rapidinho o que precisa de atencao.

Esta e a vitrine de tudo que voce vende. Cada linha e um produto cadastrado, com o nome, o preco de venda, o custo e quantas unidades tem em estoque. E a base do modulo: sem produto cadastrado, nada mais funciona.

Passo a passo

1. No grupo Estoque do menu, clique em Produtos.
2. Use a barra de busca no topo para achar um produto pelo nome ou codigo.
3. Aplique os filtros (categoria, marca, situacao) para enxugar a lista quando ela ficar grande.
4. Clique em qualquer linha para ver os detalhes daquele produto.
5. Para criar um produto novo, clique no botao + Adicionar, no canto superior direito.
6. Repare na coluna de estoque: itens com saldo baixo ou zerado aparecem destacados, avisando que estao acabando.

Aqui voce preenche os dados de um produto novo: nome, codigo de barras, preco de venda, quanto ele custou e a categoria. Quanto mais completo o cadastro, mais o sistema te ajuda depois com lucro, nota fiscal e relatorios.

Passo a passo

1. Na lista de produtos, clique no botao + Adicionar.
2. Digite o nome do produto e o codigo de barras (ou use o botao para gerar um codigo automatico).
3. Informe o preco de venda (quanto o cliente paga) e o custo (quanto voce pagou).
4. Escolha a categoria e a unidade (unidade, caixa, quilo, litro...).
5. Se voce emite nota fiscal, preencha tambem o NCM (o codigo fiscal do produto).
6. Clique em Salvar Produto, no rodape do formulario, para guardar.

Quando chega mercadoria nova, voce registra aqui para o estoque subir. E o oposto da venda: a venda tira do estoque, a entrada coloca. Sem registrar a entrada, o sistema acha que voce nao tem o produto.

Passo a passo

1. No grupo Estoque, clique em Entrada de Estoque.
2. Busque o produto que chegou pelo nome ou codigo de barras — no celular, toque em Bipar codigo de barras para ler com a camera, sem digitar.
3. Informe a quantidade que entrou.
4. Escolha o local de estoque (deposito, loja, prateleira), se voce usa locais.
5. Confira o custo de compra; ele atualiza o custo medio do produto.
6. Clique em Confirmar Entrada para somar a quantidade ao estoque.

Esta tela responde a pergunta mais importante do dia a dia: quanto eu tenho de cada produto agora? Voce ve o saldo atual, o que esta acabando e o valor total parado em mercadoria.

Passo a passo

1. No grupo Estoque do menu, clique em Posicao do Estoque.
2. Veja a lista com o saldo atual de cada produto.
3. Clique nos cartoes do topo (itens zerados, abaixo do minimo) para filtrar so o que precisa de atencao.
4. Procure um produto especifico pela busca no topo.
5. Repare nos itens destacados: sao os que precisam de reposicao.
6. Use o botao de exportar, se quiser levar a posicao para uma planilha.

Esta tela e o extrato do seu estoque: mostra toda entrada, saida, venda e ajuste, com data e quantidade. Quando um saldo nao bate, e aqui que voce descobre o que aconteceu.

Passo a passo

1. No grupo Estoque, clique em Movimentacoes.
2. Veja a lista de tudo que entrou e saiu, da mais recente para a mais antiga.
3. Filtre por periodo (de tal dia a tal dia) para investigar um intervalo.
4. Filtre por produto para acompanhar so um item.
5. Use o filtro de tipo (entrada, saida, ajuste) para focar no que interessa.
6. Use a exportacao se precisar guardar o historico em planilha.

De tempos em tempos voce conta o que tem de verdade na prateleira e compara com o que o sistema mostra. Esta tela foi feita para o celular: voce vai bipando ou digitando os produtos e o saldo se ajusta sozinho.

Passo a passo

1. No grupo Estoque, abra a Contagem Rapida (funciona bem no celular).
2. Bipe o codigo de barras com a camera ou digite o codigo (ou nome) do produto e tecle Enter.
3. Digite quantas unidades voce contou de verdade na prateleira.
4. Confirme: o sistema ajusta o saldo daquele produto na hora.
5. Repita para cada produto que quer conferir.
6. Se errar, use Desfazer ultimo; ao terminar tudo, clique em Encerrar.

Quando o fornecedor sobe o preco ou voce quer aumentar a margem, esta tela muda o preco de varios produtos de uma vez, sem precisar abrir um por um. Voce pode simular antes de aplicar para nao errar.

Passo a passo

1. No grupo Estoque, abra Reajuste de Precos.
2. Na etapa Filtros, escolha quais produtos vao mudar (por categoria, marca ou fornecedor) e clique em Proximo.
3. Na etapa Tipo, escolha o reajuste: por porcentagem (ex.: +10%) ou por valor fixo.
4. Clique em Simular Reajuste para ver os novos precos antes de confirmar.
5. Confira a previa e ajuste se algum preco ficar estranho.
6. Clique em Aplicar Reajuste para gravar os novos precos em todos os produtos selecionados.

Esta é a forma mais rápida (e sem digitação) de dar entrada na mercadoria. Toda NF-e que um fornecedor emite contra o seu CNPJ fica guardada na Receita Federal (SEFAZ). O sistema baixa essas notas sozinho e mostra todas aqui, na tela NF-e Recebidas — você não precisa pedir o arquivo (XML) para ninguém nem teclar item por item. É a porta de entrada para lançar a compra inteira de uma vez: estoque, fornecedor e financeiro.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra Fiscal › NF-e Recebidas › Lista de Documentos.
2. Clique em Sincronização para baixar da Receita as notas que chegaram (ou deixe a sincronização automática ligada, no topo, para elas aparecerem sozinhas).
3. Veja na lista cada nota recebida: o fornecedor que emitiu, o número da NF-e, o valor e a data.
4. Use a busca e os filtros (por status, período, fornecedor) quando a lista crescer.
5. Recomendado: clique em Dar ciência em todas (manifestação) para confirmar à Receita que você reconhece essas compras.
6. Para lançar uma nota no sistema, clique no botão Dar entrada (o ícone de caixa verde) na coluna Ações da nota. Ele leva você para a tela da próxima seção.

Esta é a tela onde a mágica acontece: a partir de uma única nota, o sistema cadastra o fornecedor, cadastra os produtos que ainda não existem, dá entrada das quantidades no estoque e gera as parcelas em Contas a Pagar — tudo integrado, sem redigitar nada. Antes de confirmar, você revisa o custo e o preço de venda de cada item. É aqui que você cai ao clicar em Dar entrada na lista de Notas Recebidas.

Passo a passo

1. Vindo da lista de NF-e Recebidas, clique em Dar entrada na nota desejada (ou abra Compras › Importar XML com revisão e envie o arquivo .xml do fornecedor).
2. Confira no topo o fornecedor e os dados da nota (número, valor, quantidade de itens e parcelas) — tudo já vem preenchido da própria nota.
3. Em Opções, ligue o que você quer que aconteça: Criar fornecedor (cadastra quem te vendeu), Criar produtos novos, Dar entrada no estoque e Lançar no financeiro.
4. Revise o custo e o preço de venda de cada item; use Aplicar markup % a todos para precificar tudo de uma vez.
5. Clique em Confirmar e Criar Pedido. Pronto: o estoque sobe, o fornecedor fica cadastrado e as parcelas entram em Contas a Pagar — de uma vez só.
6. Errou? Volte à lista de Notas Recebidas e clique em Desfazer na nota: a importação reverte os produtos, o estoque e o financeiro que ela criou.

O painel de estoque agora reúne tudo em três abas no topo da tela: Visão Geral (o panorama do dia, que você já viu na seção 1), Estoque 360 (o raio-x completo do que você tem) e Inteligência (o sistema analisa seus dados e sugere o que fazer). É a forma mais rápida de saber, em segundos, o que comprar, o que está parado e onde está o seu dinheiro.

Aba Estoque 360 — o raio-x completo

Mostra a situação do estoque de forma visual: Alertas urgentes, uma faixa que separa os produtos em Crítico (zerado), Abaixo do mínimo (precisa repor), Normal e Em excesso (parado demais); a lista de Produtos acabando já com a classe (curva A/B/C) e as movimentações recentes. Traz ainda sub-visões de Operação, Inteligência e Financeiro.

Aba Inteligência — o estoque que sugere o que fazer

Aqui o sistema trabalha por você. Você encontra:

• Resumo executivo por IA: um resumo em frases curtas do que está acontecendo com o seu estoque hoje.
• Saúde do Estoque: uma nota de 0 a 100 que combina cobertura, nível de serviço, giro e acuracidade — quanto maior, melhor está o seu estoque.
• Curva ABC: separa os produtos por importância (A = poucos itens que respondem pela maior parte do valor; B = importância média; C = muitos itens de baixo valor), para você priorizar compras e atenção.
• Giro e Margem: mostram o que vende rápido (gira) e o que dá mais lucro (margem), ajudando a decidir o que repor e o que promover.
• Sugestões de compra: o sistema calcula o que está para acabar e sugere quanto pedir, com base no histórico de vendas.
• Ruptura e produtos parados (deadstock): aponta o que corre risco de faltar e o que está encalhado ocupando dinheiro.

Passo a passo

1. No grupo Estoque, abra o Painel (Dashboard).
2. No topo, clique em Estoque 360 para ver o raio-x: alertas, situação por faixa e produtos acabando com a curva ABC.
3. Clique em Inteligência para ver o resumo por IA, a nota de Saúde do Estoque, a curva ABC, o giro, a margem e as sugestões de compra.
4. Passe o mouse (ou toque) nos ícones de ? ao lado dos títulos: eles explicam cada termo (curva ABC, acuracidade, saúde do estoque) em linguagem simples.
5. Use as sugestões de compra como ponto de partida para o seu pedido ao fornecedor.

O sistema pode mandar avisos automáticos de estoque por WhatsApp e e-mail: o Resumo Diário (que mostra até o valor total em R$ da sua mercadoria), o alerta de produto abaixo do mínimo, produto zerado, produto parado e mais. Por padrão, TODOS os usuários ativos da empresa recebem. Se você não quer que todo funcionário veja quanto você tem de estoque, é aqui que se resolve — em 1 minuto.

Como chegar

No menu, entre em Suprimentos → Configuração → Alertas de Estoque (ou digite alertas de estoque na busca do menu). Link direto: app.dotcompany.com.br/suprimentos/configuracao/alertas.

Escolher QUEM recebe (o mais importante)

No cartão Destinatários você tem 3 formas — use a que servir melhor:

1) Selecionar Usuários — a mais certeira: clique nos nomes de quem DEVE receber (ex.: só você, o dono). Segure Ctrl para marcar mais de um. Quando há gente selecionada aqui, só essas pessoas recebem — todo o resto para de receber na hora.

2) Enviar apenas para Gerentes/Administradores — um interruptor que corta quem não mexe com estoque (ex.: vendedor puro). Atenção: se na sua empresa todo mundo tem acesso ao estoque (comum em loja de peças e balcão), esse filtro não corta ninguém — nesse caso use o "Selecionar Usuários" acima.

3) Telefones Adicionais (WhatsApp) — números de fora do sistema que também devem receber (ex.: seu contador), separados por vírgula.

Escolher QUAIS avisos e por onde chegam

No cartão Tipos de Alerta, cada aviso tem seu interruptor: Estoque Crítico (Zerado), Estoque Mínimo, Estoque Acima do Máximo, Produtos Parados, Produtos Curva A Críticos, Resumo Diário de Estoque (este é o que mostra o valor em R$) e Resumo de Vendas do Dia. Em Canais de Notificação você liga/desliga WhatsApp, Email, Push e Sistema, e define o horário e os dias da semana.

Desligar de vez

Quer parar tudo? Desligue os interruptores dos avisos (principalmente o Resumo Diário de Estoque) e clique em Salvar Configuração. Para conferir como o aviso chega, use o botão Testar Alerta.

🔒 Dica de privacidade do dono: o Resumo Diário conta quanto dinheiro você tem em mercadoria. O ajuste mais usado é: em Selecionar Usuários, marque só você (e quem for de confiança) — assim os avisos operacionais continuam funcionando, mas o valor do estoque fica só com quem deve ver.

Nem toda mercadoria que sai da prateleira foi vendida: tem o que voce usou dentro da empresa, o que quebrou, o que venceu, a amostra que deu para o cliente e a doacao. Esta tela baixa o saldo e — o mais importante — grava o MOTIVO. Sem isso o sistema continua achando que voce tem o produto, e o dia da contagem vira uma surpresa ruim.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos e clique em Saida de Estoque.
2. Escolha o tipo de saida (consumo interno, perda, quebra, amostra, doacao...).
3. Busque o produto pelo nome ou codigo — ou toque em Bipar codigo de barras.
4. Informe a quantidade que saiu.
5. Escreva no campo de observacao o que aconteceu (ex.: retirada do colaborador Jorge). Isso aparece no historico e salva voce numa conferencia futura.
6. Clique em Confirmar Saida.

Se voce guarda mercadoria em mais de um lugar (deposito e loja, matriz e filial, prateleira e reserva), a transferencia move o produto de um local para o outro. O total da empresa nao muda — muda so ONDE o produto esta. E o jeito certo de nao perder o rastro quando a mercadoria troca de endereco.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos e clique em Transferencia de Estoque.
2. Escolha o local de origem e o local de destino.
3. Busque o primeiro produto e informe a quantidade que vai mudar de lugar.
4. Se precisar mover mais itens, use Adicionar mais produtos (F2).
5. Confira a lista: origem, destino e quantidades.
6. Clique em Confirmar Transferencia.

Local de estoque e o lugar fisico onde a mercadoria fica: deposito, loja, vitrine, prateleira, filial. Quem tem um lugar so pode usar apenas o Principal e viver bem. Quem tem dois ou mais precisa cadastrar cada um — e ai o sistema passa a dizer nao apenas quanto voce tem, mas onde esta.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Estoque e clique em Locais.
2. Clique em Novo Local.
3. De um nome que qualquer funcionario entenda (ex.: Deposito Fundo, Loja Centro) — nao use codigo interno.
4. Salve. O local novo ja aparece nas telas de Entrada, Saida e Transferencia.
5. Repita para cada lugar onde voce realmente guarda mercadoria.

Para quem vende alimento, bebida, medicamento, cosmetico ou qualquer coisa com prazo, esta e a tela que evita prejuizo. Ela mostra o que ja venceu e o que vai vencer nos proximos dias, com o valor em dinheiro de cada grupo. Da tempo de fazer promocao antes do produto virar perda.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Estoque e clique em Validades.
2. Comece no filtro 30 dias: e o que precisa de decisao esta semana.
3. Olhe o Valor Vencendo: e quanto dinheiro esta em risco.
4. Para cada item da lista, decida — promocao, devolucao ao fornecedor ou baixa.
5. Se a lista estiver vazia e aparecer Tudo em dia!, esta tudo certo: nada vencendo na janela escolhida.
6. Se voce nunca ve nada aqui, e porque a validade nao esta sendo informada na Entrada — use o botao Registrar entrada de estoque e preencha o lote e a data.

Estas tres telas sao a arrumacao do seu catalogo. Grupo e a categoria (Alimentos, Eletrodomesticos, Moveis). Marca e o fabricante. Unidade e como voce vende (unidade, caixa, quilo, litro). Parece detalhe, mas e o que faz busca, filtro e relatorio funcionarem — e o que decide se voce pode vender meio quilo.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos e escolha Grupos, Marcas ou Unidades.
2. Clique em Adicionar e de um nome que o seu cliente entenderia.
3. Salve e repita para as categorias que voce realmente usa.
4. Nas Unidades, repare na coluna Permite Fracao: e ela que autoriza vender 0,5 (meio quilo, meio litro). Unidade marcada como Inteira so aceita numero redondo.
5. Volte na lista de produtos e ligue cada produto ao grupo, a marca e a unidade certa.

Uma tabela de preco e um conjunto de precos com um proposito: varejo, atacado, promocao do mes, preco de cliente grande. Em vez de mudar o preco do produto toda vez, voce cria a tabela uma vez e aplica quando precisar — e o preco antigo continua guardado do lado.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos e clique em Tabelas de Preco (ou Precos).
2. Clique em Adicionar.
3. De um nome claro (ex.: Atacado 2026, Promocao de Julho) e escolha o tipo.
4. Se a tabela e temporaria, informe a data de fim — ela expira sozinha e nao te pega de surpresa.
5. Salve e depois entre na tabela para escolher os produtos e os precos dela.

Aqui ficam todos os relatorios de suprimentos, estoque, compras e fornecedores num lugar so — agrupados por assunto, com uma busca em cima. Se voce nao sabe o nome do relatorio, digite o assunto (parado, vencendo, fornecedor) e ele aparece.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos e clique em Relatorios.
2. Se souber o assunto, digite na busca (ex.: repor, vencendo).
3. Leia a frase embaixo do nome: ela diz que pergunta aquele relatorio responde.
4. Clique em Abrir relatorio.
5. Toque na estrela dos 2 ou 3 que voce usa toda semana — eles passam a aparecer primeiro, na aba Favoritos.

Este e o relatorio que responde a pergunta que custa dinheiro: o que eu preciso comprar agora? Ele compara o saldo de cada produto com o minimo que voce definiu e lista o que esta critico ou abaixo do minimo — ja com a quantidade sugerida de compra, o valor e o fornecedor.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Relatorios e clique em Produtos para Repor (Estoque Minimo).
2. Olhe primeiro o cartao Estoque Critico: e o que pode faltar para o cliente hoje.
3. Na tabela, confira as colunas Estoque, Minimo e Qtd. Comprar.
4. Veja a coluna Fornecedor: o sistema ja sugere de quem comprar cada item.
5. Clique em Exportar Excel e mande a lista para o seu fornecedor.
6. Se a lista vier vazia ou estranha, o motivo quase sempre e o mesmo: falta definir o estoque minimo no cadastro do produto (secao 3).

A Curva ABC separa seus produtos em tres grupos: A = os poucos que trazem a maior parte do faturamento, B = os do meio, C = a maioria, que junta pouco dinheiro. Serve para voce parar de tratar tudo igual: o produto A nunca pode faltar; o C nao merece dinheiro parado na prateleira.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Relatorios e clique em Curva ABC.
2. Deixe o periodo em Ultimos 90 dias na primeira vez (menos que isso vira estatistica de sorte).
3. Olhe a lista dos produtos classe A: esses nao podem faltar nunca.
4. Olhe os classe C com estoque alto: e dinheiro parado que voce pode liquidar.
5. Cruze com a secao 20: se um produto A aparece em Produtos para Repor, compre primeiro esse.

Se voce tem centenas de produtos para cadastrar, nao faca um por um. Esta tela cadastra todos de uma vez a partir de uma planilha do Excel. O caminho tem 4 passos na tela e o sistema confere tudo antes de gravar — se algo estiver errado, ele avisa em vez de estragar o seu cadastro.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos e clique em Importar (Importar Produtos).
2. Clique em Baixar Template Excel e abra o arquivo.
3. Leia a aba de instrucoes — ela diz o que e obrigatorio em cada coluna.
4. Preencha uma linha por produto. Comece com 5 linhas de teste, nao com as 500.
5. Volte na tela, envie o arquivo e espere a conferencia.
6. Se aparecer erro, ele diz a linha e o campo: corrija na planilha e envie de novo.
7. Deu certo com as 5? Ai sim mande a planilha inteira.