Tutorial de Compras — Requisição, Cotação, Pedido e Recebimento

Bem-vindo ao Compras — o módulo de quem abastece a empresa. Aqui você organiza tudo o que compra: do pedido interno até a mercadoria chegar e virar estoque e conta a pagar. Antes de entrar tela por tela, entenda o ciclo e duas regras que confundem todo mundo no começo.

1. 1) Requisição — alguém da equipe pede o que precisa (ainda sem fornecedor nem preço).
2. 2) Cotação — você pergunta o preço a vários fornecedores e compara para escolher o melhor.
3. 3) Pedido de Compra — você fecha a compra com o fornecedor escolhido.
4. 4) Recebimento — a mercadoria chega e você confere (pode vir em partes).
5. 5) Estoque + Financeiro — o recebimento sobe o estoque; a conta a pagar já nasceu na aprovação do pedido.

Antes de clicar em qualquer botao, entenda o caminho. No DotCompany toda compra passa por ate 5 etapas, e cada etapa vira um documento dentro do sistema. Voce nao precisa fazer todas: para uma compra simples pode ir direto ao Pedido. As etapas servem para planejar e economizar.

Passo a passo

1. Etapa 1 - REQUISICAO: alguem da empresa PEDE internamente o que precisa comprar (sem fornecedor, sem preco ainda).
2. Etapa 2 - COTACAO: voce pega esse pedido aprovado e pergunta o preco a varios fornecedores para comparar.
3. Etapa 3 - PEDIDO: voce fecha a compra com o fornecedor escolhido. Ao APROVAR o pedido, o sistema ja gera as contas a pagar.
4. Etapa 4 - RECEBIMENTO: a mercadoria chega e voce marca o que entrou (pode chegar em partes).
5. Etapa 5 - ESTOQUE E PAGAMENTO: receber sobe a quantidade no estoque; o pagamento ja foi lancado quando o pedido foi aprovado.
6. Para abrir tudo isso, va no menu Compras: ele leva ao 'Dashboard de Compras', sua tela inicial.
7. Guarde esta regra de ouro: o DINHEIRO (conta a pagar) nasce ao APROVAR O PEDIDO; o ESTOQUE sobe ao RECEBER. Sao dois momentos diferentes.

O Dashboard e o painel de controle do comprador. Ele mostra, em tempo real, quantas requisicoes, cotacoes e pedidos voce tem, alerta sobre prazos vencendo e da atalhos para criar tudo. Os numeros aparecem sozinhos alguns segundos depois de abrir a tela.

Passo a passo

1. Abra o Dashboard pelo menu Compras (ou clicando em Compras na barra lateral).
2. Olhe os 4 cards do topo: Requisicoes (pedidos do mes), Pendentes (esperando aprovacao), Cotacoes (em aberto) e Pedidos (valor comprado no mes).
3. Cada card e clicavel: clicar leva direto a lista daquele tipo, ja filtrada.
4. Logo abaixo aparece a faixa de Alertas: cotacoes vencidas, pedidos atrasados e prazos chegando - clique para ir ao documento.
5. Mais embaixo, veja 'Ultimas Requisicoes' e 'Cotacoes Vencendo' para acompanhar o que esta em andamento.
6. Use o botao dourado 'Nova Requisicao' no canto superior para comecar uma compra do zero.
7. No rodape ha blocos de atalhos: Cadastros, Listas, Relatorios e Ferramentas (como Importar XML).

No sistema, todo fornecedor e uma Pessoa que ganhou o papel de fornecedor. Por isso o nome, o CNPJ, o e-mail e o telefone ficam no cadastro da Pessoa, nao em uma ficha separada. Voce nao consegue fazer pedido sem um fornecedor cadastrado, entao este e o ponto de partida pratico.

Passo a passo

1. No menu, va em Cadastros e depois Fornecedores. Abre a lista de quem voce ja compra.
2. Use a busca por nome ou CNPJ para conferir se o fornecedor ja existe — assim voce evita cadastro duplicado.
3. Se nao existir, clique em Novo para cadastrar; se ja existir, clique no fornecedor para ver ou ajustar os dados.
4. Confira que o CNPJ, o e-mail e o telefone estao corretos: e por esses dados que a cotacao e a nota fiscal vao bater certo depois.
5. Salvo o fornecedor, ele ja aparece para selecao nas telas de Cotacao e Pedido de Compra.

A requisicao e o pedido INTERNO de compra - quando um funcionario diz 'preciso disto'. Ainda nao tem fornecedor nem preco fechado. Esta tela lista todas as requisicoes, com cartoes de resumo no topo e filtros para achar rapido o que voce procura.

Passo a passo

1. No Dashboard, clique no card 'Requisicoes' (ou va em Listas e Consultas > Requisicoes).
2. No topo, os cartoes resumem por situacao: Total, Em Digitacao, Pendentes, Aprovadas, Em Cotacao e Urgentes. Clique num cartao para filtrar a lista.
3. Use os filtros para refinar: Situacao, Prioridade (Baixa/Normal/Alta/Urgente) e intervalo de datas (De / Ate).
4. Na tabela, cada linha mostra o numero, a data, a prioridade e a situacao em forma de etiqueta colorida.
5. Clique no icone de olho para Visualizar uma requisicao.
6. O lapis (Editar) e a lixeira (Excluir) so aparecem enquanto a requisicao esta 'Em Digitacao' - depois de aprovada, ela trava.
7. Para criar uma nova, clique no botao '+' no canto superior direito.

Criar uma requisicao e simples: voce diz o tipo, quando precisa e o que precisa. O preco aqui e apenas estimado, para ajudar no planejamento. A requisicao nasce 'Em Digitacao' e segue para aprovacao depois.

Passo a passo

1. Clique em 'Nova Requisicao' (botao dourado no Dashboard) ou no '+' da lista de requisicoes.
2. No primeiro cartao, escolha o Tipo de Requisicao (ex: Material, Servico, Equipamento) e confira a Data da Requisicao.
3. Preencha a Data de Necessidade - quando voce precisa receber. Defina a Prioridade (Normal, Alta, Urgente).
4. Se quiser, escolha o Centro de Custo e escreva a Justificativa (em algumas empresas a justificativa e obrigatoria).
5. No segundo cartao, clique em 'Adicionar Item' e descreva o que precisa: descricao, quantidade, unidade e o valor unitario estimado.
6. Repita 'Adicionar Item' para cada produto/servico. O total de cada item e calculado sozinho (quantidade x valor).
7. Clique em 'Registrar Requisicao'. Ela e salva 'Em Digitacao' e ja aparece na lista.

A cotacao serve para uma coisa so: descobrir quem vende mais barato e em melhor prazo, antes de fechar a compra. Nesta tela voce ve todas as suas cotacoes, em que pe esta cada uma, e tem os atalhos para criar uma nova ou comparar precos. E aqui que o comprador economiza dinheiro da empresa.

Passo a passo

1. Abra Compras e clique em Cotacoes. A tela se chama 'Cotacoes de Compras'.
2. Olhe os cards do topo: eles contam quantas cotacoes estao Em Digitacao, Enviadas, Com Resposta, Aprovadas, Vencidas ou Canceladas.
3. Clique em um card para filtrar a lista e ver so as cotacoes naquela situacao.
4. Use os filtros de data e validade para achar uma cotacao especifica.
5. Em cada linha voce tem os botoes Ver, Editar e Imprimir.
6. Para comecar uma cotacao nova, clique no botao de adicionar ('+').

A cotação compara o preço do mesmo produto em vários fornecedores. Na tela de nova cotação, você escolhe quem vai concorrer e quais produtos entram. Ninguém digita preço nesta etapa.

Registrar a cotação

O pedido de compra e o documento oficial da sua compra com o fornecedor. Nesta tela voce acompanha tudo: o que ainda esta em digitacao, o que foi aprovado, o que ja chegou e o que esta atrasado. E tambem o ponto de partida para importar uma nota fiscal recebida.

Passo a passo

1. No menu, abra Compras (cotações e pedidos) › Pedidos, cotações e notas › Lista de Pedidos. A tela se chama Pedidos de Compras.
2. Clique em um cartão do topo para ver só os pedidos daquela situação.
3. Busque por número, nota fiscal, observação ou nome do fornecedor. Situação e datas ficam em Filtros.
4. Para criar um pedido do zero, clique em Adicionar.
5. Para lançar uma compra pela nota fiscal do fornecedor, clique em Filtros: lá ficam os dois botões de importar.
6. Clique no olho (Visualizar) de um pedido para abrir os detalhes e as ações dele.

Aqui voce monta a compra manualmente: escolhe o fornecedor, adiciona os produtos com quantidade e preco, e define como vai pagar. E a tela mais completa do modulo. No fim, ao aprovar, o sistema ja gera as contas a pagar sozinho - por isso vale preencher o pagamento com cuidado.

Passo a passo

1. Na lista de Pedidos, clique no '+' para abrir 'Novo Pedido de Compras'.
2. Escolha como comecar: Pedido Direto (preenche na mao), Importar XML (a partir da nota) ou Importar Cotacao (puxa uma cotacao aprovada).
3. No card Informacoes Gerais, busque e selecione o Fornecedor (e um cadastro de Pessoa - da para criar na hora se nao existir) e informe a Data do Pedido.
4. No card Produtos, use a busca para adicionar cada item com quantidade e preco.
5. No card Condicoes de Pagamento, escolha a Forma (Boleto, PIX, etc.) e a Condicao (A Vista, 30 dias, 30/60...) e confira o Preview das Parcelas.
6. Clique em Salvar. O pedido nasce 'Em Digitacao' para revisao antes de aprovar.

Aprovar transforma o pedido em compromisso com o fornecedor. Antes disso ele é só um rascunho (pedido anotado, nada lançado ainda). Ao aprovar, o sistema lança as contas a pagar no Financeiro, já com as datas das parcelas. O estoque não muda: ele só sobe quando você registra o recebimento. Por isso, aprove só quando fornecedor, itens e pagamento estiverem certos.

Passo a passo

1. Abra o pedido pela lista: clique no olho (Visualizar).
2. Confira fornecedor, itens, valores e a forma de pagamento.
3. Clique em Aprovar Pedido e responda Sim.
4. A situação vira APROVADO. As contas a pagar nascem com as datas das parcelas.
5. Com o pedido aprovado, aparecem Registrar Recebimento e Conferir NF-e.

Quando a mercadoria chega, voce registra o recebimento - e so nesse momento o estoque aumenta. Voce pode receber tudo de uma vez ou so o que chegou, deixando o resto pendente. Conferir a quantidade recebida contra a pedida evita estoque errado mais tarde.

Passo a passo

1. No pedido Aprovado, clique em 'Registrar Recebimento'.
2. Informe o numero da Nota Fiscal e a data de recebimento.
3. Na tabela, veja para cada item quanto foi Pedido, quanto ja foi Recebido e quanto esta Pendente.
4. No campo 'Receber Agora', digite a quantidade que chegou de cada item (ou clique em 'Receber Tudo' para preencher tudo de uma vez).
5. Confirme. O estoque dos produtos aumenta conforme o que voce recebeu.
6. Se recebeu tudo, o pedido vira 'Recebido'; se recebeu so parte, vira 'Recebido Parcial' e voce repete depois com o restante.

Entrada sem XML: o markup e o preco de venda entram na mesma tela (novo em setembro/2026)

Nem toda compra vem com nota eletronica — o fornecedor pequeno, a compra no balcao, o produto importado. Agora a entrada manual faz o que a importacao por XML ja fazia: atualiza o custo e, se voce quiser, o preco de venda de cada item, no ato do recebimento.

1. No pedido Aprovado, clique em Registrar Recebimento (como acima).
2. Em cada item aparecem as colunas Custo (R$), Markup % e Venda (R$). Digite o markup e o sistema calcula o preco de venda — ou digite o preco de venda direto.
3. Quer o mesmo markup em tudo? Use Aplicar markup % a todos no topo da lista.
4. Confirme o recebimento. O estoque sobe e o cadastro de cada produto recebe o novo custo e o novo preco de venda.

Esta tela compara o que voce pediu com o que veio na nota fiscal do fornecedor. Voce sobe o XML da NF-e e o sistema mostra as diferencas de item, quantidade e valor. E a sua protecao contra cobranca a mais ou mercadoria trocada.

Passo a passo

1. No pedido (Aprovado ou ja recebido), clique em 'Conferir NF-e'.
2. Faca o upload do arquivo XML da nota fiscal enviada pelo fornecedor.
3. O sistema cruza a nota com o seu pedido e mostra um comparativo.
4. Verifique os pontos destacados: itens diferentes, quantidades que nao batem e valores divergentes.
5. Se estiver tudo certo, siga com o recebimento normalmente.
6. Se houver divergencia importante, fale com o fornecedor antes de dar entrada definitiva.

Esta lista e o seu radar de entregas: mostra todos os pedidos ja aprovados e em que ponto cada um esta — pendente, parcial, recebido ou atrasado. E o lugar para acompanhar o que ainda nao chegou e cobrar quem esta atrasado. A acao de receber em si voce faz dentro do pedido (secao Registrar Recebimento).

Passo a passo

1. No menu Compras, clique em Recebimento.
2. Olhe os cartoes do topo: Total, Pendentes, Parciais, Recebidos e Atrasados — eles resumem a situacao das entregas.
3. Clique em um cartao (ex.: Atrasados) para filtrar a lista e ver so esses pedidos.
4. Use a busca para achar por numero do pedido, numero da nota ou nome do fornecedor.
5. Clique em Ver no pedido desejado para abrir a tela do pedido e, de la, Registrar Recebimento.

Este é o jeito mais cuidadoso de lançar uma nota de compra. Antes de gravar, você vê o custo de cada item, já com os impostos da nota. Você também define o preço de venda, e o markup (o lucro em porcentagem, somado ao custo) aparece na hora. Use quando a mercadoria vai para a prateleira e você quer acertar a margem item a item.

Passo a passo

1. Abra a tela pelo menu. Ela se chama Importar XML de NF-e (com revisão).
2. Clique em Escolher arquivo e abra o XML da nota. Aparecem o resumo da nota e a lista de itens.
3. Em Opções, ligue o que deve acontecer com a compra.
4. Confira o CUSTO (R$) e acerte a VENDA (R$) de cada item. Para todos de uma vez, use Aplicar markup % a todos.
5. Revise os totais e clique em Confirmar e Criar Pedido.

Apareceu "Esta nota já foi importada"?

Antes de qualquer coisa, confira se a compra realmente entrou. Leva um minuto:

1. Abra Compras e clique em Pedidos. Procure o pedido pelo nome do fornecedor e pela data da nota. (Se der para ler o código PED... do aviso, busque por ele.)
2. Abra Suprimentos (Produtos) e clique em Produtos. Veja o estoque de um dos itens da nota: se ele já subiu, a entrada aconteceu.
3. Abra Financeiro > Contas a Pagar e procure a conta daquele fornecedor com o valor da nota. Na coluna Documento, o código dela começa com PED-. Se ela já existe, o financeiro também já está lançado.
4. Bateu tudo? Então não há nada a fazer: a nota está lançada. Pode fechar esta tela tranquilo.

Precisa MESMO lançar essa nota de novo, porque o custo, o preço de venda ou as parcelas saíram errados? A ordem é sempre esta:

1. Primeiro, desfaça a entrada. Vá no grupo Fiscal > NF-e Recebidas e clique em Lista de Documentos (ou Lista). Ache a linha da nota e, na coluna Acoes, clique no sinal de visto verde. No computador, com o mouse por cima, ele vira uma setinha de voltar e mostra o aviso 'Deu entrada — clique para desfazer'. Cuidado para não confundir com o selo verde 'Deu entrada' da coluna Entrada: aquele é só um aviso, e clicar nele não faz nada.
2. O sistema pergunta 'Desfazer importacao do documento de "..."?' e lista o que vai reverter. Confirme e espere o aviso de que deu certo.
3. Depois volte a esta tela e importe a nota outra vez, agora com os valores certos. A nota não é apagada quando você desfaz. Ela volta a aparecer com o selo 'Dar entrada' na lista de NF-e Recebidas, pronta para ser lançada de novo. O passo a passo com telas está aqui: Desfazer e casos especiais.

Por isso, para os produtos que já existiam no catálogo, faça esta conferência depois de reimportar:

1. Abra Suprimentos (Produtos) e clique em Produtos. Procure um item da nota.
2. Abra o produto e vá na aba Estoque: o campo Estoque Atual mostra a quantidade que o sistema acha que você tem.
3. Se estiver dobrado, use 'Remover (saida de estoque)' e tire a quantidade que entrou a mais. Se preferir digitar o número certo de uma vez, use 'Quantidade Nova (total)'. Salve.
4. Repita nos outros itens da nota. Se a nota tiver muitos itens, é mais rápido conferir bipando pela tela Contagem Rapida de Estoque (procure por Contagem Rapida na busca do menu).

1. Abra Financeiro > Contas a Pagar e clique na conta daquele fornecedor (coluna Documento, código que começa com PED-).
2. Clique no botão 'Estornar', no alto da tela. Ele só aparece quando existe pagamento nessa conta.
3. Em 'Selecione a parcela para estornar', escolha a parcela paga (a lista mostra o valor e a data do pagamento).
4. Escreva o motivo do estorno. Ele é obrigatório e precisa ter no mínimo 10 letras. Embaixo do campo tem um contador ('x/10 caracteres minimo'): enquanto não chegar a 10, o botão de confirmar fica apagado e não clica. Ex.: 'Nota lancada com custo errado'.
5. Clique em 'Confirmar Estorno'. A parcela volta para a situação 'Aberto' e o valor volta para o saldo da conta.
6. Agora sim: volte à lista de NF-e Recebidas e desfaça a nota. Detalhes com telas: Estornar e voltar.

Quando voce quer enxergar o quadro completo das compras — quanto gastou, com quais fornecedores e como isso evoluiu nos ultimos meses — este e o painel certo. Ele junta numa tela so os indicadores principais, a evolucao de compras de 12 meses, o ranking dos maiores fornecedores e a situacao dos pedidos.

Passo a passo

1. No menu Compras, abra o Dashboard 360 (ou acesse pelo painel principal).
2. Veja os indicadores do topo: total comprado, variacao em relacao ao mes anterior e economia gerada.
3. Analise o grafico de evolucao de compras dos ultimos 12 meses para entender a tendencia de gasto.
4. Confira o ranking de Top fornecedores por valor — de quem voce mais compra.
5. Use o grafico de status dos pedidos para ver quanto esta em digitacao, aprovado ou ja recebido.

Depois de cotar e comprar, vale olhar os resultados. A tela de Analytics de Compras mostra em graficos quanto voce economizou nas cotacoes, a evolucao das compras ao longo do tempo e quais sao seus melhores fornecedores. E o raio-x para comprar cada vez melhor.

Passo a passo

1. No Dashboard, clique em 'Analytics' (no topo) ou em Relatorios > 'Analytics Cotacoes'.
2. Veja o grafico de economia: o quanto as cotacoes economizaram comparado a oferta mais cara.
3. Acompanhe a evolucao das compras por periodo para entender se voce esta gastando mais ou menos.
4. Confira o ranking de Top Fornecedores: quem voce mais compra e quem entrega melhor.
5. Use esses numeros para negociar: leve o ranking para a conversa com o fornecedor.
6. Para uma visao ainda mais completa, abra o 'Dashboard 360' (rota /compras/dashboard/360), que junta tudo numa tela so.

Muita gente procura o markup (a margem sobre o custo) na tela do pedido de compra e não acha. Não é erro: o preço de venda nasce quando a mercadoria chega. A tela explica isso, se a sua empresa ligou Entrada manual: custo e preço de venda em Compras › Configurações. Desligado (o padrão), o aviso não aparece.

As palavras do dia a dia, em português simples:

• Requisição: o pedido interno — alguém da empresa registra o que precisa comprar.
• Cotação: pedir preço a vários fornecedores para o mesmo item e comparar.
• Mapa comparativo: a tela que mostra lado a lado o preço/prazo de cada fornecedor na cotação.
• Pedido de Compra: o documento que fecha a compra com o fornecedor escolhido.
• Aprovar o pedido: o passo que confirma a compra e gera as contas a pagar no Financeiro.
• Recebimento: registrar que a mercadoria chegou; pode ser parcial (em partes).
• Conferência da NF-e: o sistema compara a nota do fornecedor com o pedido (quantidade e preço).
• Entrada de estoque: a subida do saldo dos produtos — acontece no recebimento.
• Importar XML: criar o pedido/entrada a partir do arquivo XML da nota do fornecedor.
• Conta a pagar: o que você deve ao fornecedor (gerada ao aprovar o pedido).
• Fornecedor: de quem você compra — é um papel de uma Pessoa cadastrada (CNPJ/nome ficam na Pessoa).