Tutorial de Compras — Requisição, Cotação, Pedido e Recebimento

Bem-vindo ao Compras — o módulo de quem abastece a empresa. Aqui você organiza tudo o que compra: do pedido interno até a mercadoria chegar e virar estoque e conta a pagar. Antes de entrar tela por tela, entenda o ciclo e duas regras que confundem todo mundo no começo.

1. 1) Requisição — alguém da equipe pede o que precisa (ainda sem fornecedor nem preço).
2. 2) Cotação — você pergunta o preço a vários fornecedores e compara para escolher o melhor.
3. 3) Pedido de Compra — você fecha a compra com o fornecedor escolhido.
4. 4) Recebimento — a mercadoria chega e você confere (pode vir em partes).
5. 5) Estoque + Financeiro — o recebimento sobe o estoque; a conta a pagar já nasceu na aprovação do pedido.

Antes de clicar em qualquer botao, entenda o caminho. No DotCompany toda compra passa por ate 5 etapas, e cada etapa vira um documento dentro do sistema. Voce nao precisa fazer todas: para uma compra simples pode ir direto ao Pedido. As etapas servem para planejar e economizar.

Passo a passo

1. Etapa 1 - REQUISICAO: alguem da empresa PEDE internamente o que precisa comprar (sem fornecedor, sem preco ainda).
2. Etapa 2 - COTACAO: voce pega esse pedido aprovado e pergunta o preco a varios fornecedores para comparar.
3. Etapa 3 - PEDIDO: voce fecha a compra com o fornecedor escolhido. Ao APROVAR o pedido, o sistema ja gera as contas a pagar.
4. Etapa 4 - RECEBIMENTO: a mercadoria chega e voce marca o que entrou (pode chegar em partes).
5. Etapa 5 - ESTOQUE E PAGAMENTO: receber sobe a quantidade no estoque; o pagamento ja foi lancado quando o pedido foi aprovado.
6. Para abrir tudo isso, va no menu Compras: ele leva ao 'Dashboard de Compras', sua tela inicial.
7. Guarde esta regra de ouro: o DINHEIRO (conta a pagar) nasce ao APROVAR O PEDIDO; o ESTOQUE sobe ao RECEBER. Sao dois momentos diferentes.

O Dashboard e o painel de controle do comprador. Ele mostra, em tempo real, quantas requisicoes, cotacoes e pedidos voce tem, alerta sobre prazos vencendo e da atalhos para criar tudo. Os numeros aparecem sozinhos alguns segundos depois de abrir a tela.

Passo a passo

1. Abra o Dashboard pelo menu Compras (ou clicando em Compras na barra lateral).
2. Olhe os 4 cards do topo: Requisicoes (pedidos do mes), Pendentes (esperando aprovacao), Cotacoes (em aberto) e Pedidos (valor comprado no mes).
3. Cada card e clicavel: clicar leva direto a lista daquele tipo, ja filtrada.
4. Logo abaixo aparece a faixa de Alertas: cotacoes vencidas, pedidos atrasados e prazos chegando - clique para ir ao documento.
5. Mais embaixo, veja 'Ultimas Requisicoes' e 'Cotacoes Vencendo' para acompanhar o que esta em andamento.
6. Use o botao dourado 'Nova Requisicao' no canto superior para comecar uma compra do zero.
7. No rodape ha blocos de atalhos: Cadastros, Listas, Relatorios e Ferramentas (como Importar XML).

No sistema, todo fornecedor e uma Pessoa que ganhou o papel de fornecedor. Por isso o nome, o CNPJ, o e-mail e o telefone ficam no cadastro da Pessoa, nao em uma ficha separada. Voce nao consegue fazer pedido sem um fornecedor cadastrado, entao este e o ponto de partida pratico.

Passo a passo

1. No menu, va em Cadastros e depois Fornecedores. Abre a lista de quem voce ja compra.
2. Use a busca por nome ou CNPJ para conferir se o fornecedor ja existe — assim voce evita cadastro duplicado.
3. Se nao existir, clique em Novo para cadastrar; se ja existir, clique no fornecedor para ver ou ajustar os dados.
4. Confira que o CNPJ, o e-mail e o telefone estao corretos: e por esses dados que a cotacao e a nota fiscal vao bater certo depois.
5. Salvo o fornecedor, ele ja aparece para selecao nas telas de Cotacao e Pedido de Compra.

A requisicao e o pedido INTERNO de compra - quando um funcionario diz 'preciso disto'. Ainda nao tem fornecedor nem preco fechado. Esta tela lista todas as requisicoes, com cartoes de resumo no topo e filtros para achar rapido o que voce procura.

Passo a passo

1. No Dashboard, clique no card 'Requisicoes' (ou va em Listas e Consultas > Requisicoes).
2. No topo, os cartoes resumem por situacao: Total, Em Digitacao, Pendentes, Aprovadas, Em Cotacao e Urgentes. Clique num cartao para filtrar a lista.
3. Use os filtros para refinar: Situacao, Prioridade (Baixa/Normal/Alta/Urgente) e intervalo de datas (De / Ate).
4. Na tabela, cada linha mostra o numero, a data, a prioridade e a situacao em forma de etiqueta colorida.
5. Clique no icone de olho para Visualizar uma requisicao.
6. O lapis (Editar) e a lixeira (Excluir) so aparecem enquanto a requisicao esta 'Em Digitacao' - depois de aprovada, ela trava.
7. Para criar uma nova, clique no botao '+' no canto superior direito.

Criar uma requisicao e simples: voce diz o tipo, quando precisa e o que precisa. O preco aqui e apenas estimado, para ajudar no planejamento. A requisicao nasce 'Em Digitacao' e segue para aprovacao depois.

Passo a passo

1. Clique em 'Nova Requisicao' (botao dourado no Dashboard) ou no '+' da lista de requisicoes.
2. No primeiro cartao, escolha o Tipo de Requisicao (ex: Material, Servico, Equipamento) e confira a Data da Requisicao.
3. Preencha a Data de Necessidade - quando voce precisa receber. Defina a Prioridade (Normal, Alta, Urgente).
4. Se quiser, escolha o Centro de Custo e escreva a Justificativa (em algumas empresas a justificativa e obrigatoria).
5. No segundo cartao, clique em 'Adicionar Item' e descreva o que precisa: descricao, quantidade, unidade e o valor unitario estimado.
6. Repita 'Adicionar Item' para cada produto/servico. O total de cada item e calculado sozinho (quantidade x valor).
7. Clique em 'Registrar Requisicao'. Ela e salva 'Em Digitacao' e ja aparece na lista.

A cotacao serve para uma coisa so: descobrir quem vende mais barato e em melhor prazo, antes de fechar a compra. Nesta tela voce ve todas as suas cotacoes, em que pe esta cada uma, e tem os atalhos para criar uma nova ou comparar precos. E aqui que o comprador economiza dinheiro da empresa.

Passo a passo

1. Abra Compras e clique em Cotacoes. A tela se chama 'Cotacoes de Compras'.
2. Olhe os cards do topo: eles contam quantas cotacoes estao Em Digitacao, Enviadas, Com Resposta, Aprovadas, Vencidas ou Canceladas.
3. Clique em um card para filtrar a lista e ver so as cotacoes naquela situacao.
4. Use os filtros de data e validade para achar uma cotacao especifica.
5. Em cada linha voce tem os botoes Ver, Editar e Imprimir.
6. Para comecar uma cotacao nova, clique no botao de adicionar ('+').

Aqui voce monta a pesquisa de precos. A ideia e simples: voce lista os produtos que quer comprar e os fornecedores que vao concorrer. O sistema vai pedir o preco do mesmo item para todos eles, para depois voce comparar lado a lado. Nesta etapa voce ainda NAO digita preco.

Passo a passo

1. Em Cotacoes, clique no '+' para abrir 'Nova Cotacao de Compras'.
2. No card Informacoes Gerais, escolha a Requisicao de origem (ou deixe 'Nenhuma' para uma cotacao avulsa) e preencha a Data da Cotacao e a Data de Validade (prazo limite para os fornecedores responderem).
3. No card Fornecedores, clique em 'Adicionar Fornecedor' e escolha quem vai concorrer. Repita para cada fornecedor (lembre: fornecedor e um cadastro de Pessoa).
4. No card Itens, use a busca de produto e clique em 'Adicionar Item' para cada produto que sera cotado.
5. Confira: cada produto adicionado sera cotado por TODOS os fornecedores da lista.
6. Clique em Salvar. A cotacao nasce 'Em Digitacao' e abre a tela de visualizacao.

O pedido de compra e o documento oficial da sua compra com o fornecedor. Nesta tela voce acompanha tudo: o que ainda esta em digitacao, o que foi aprovado, o que ja chegou e o que esta atrasado. E tambem o ponto de partida para importar uma nota fiscal recebida.

Passo a passo

1. Abra Compras e clique em Pedidos. A tela se chama 'Pedidos de Compras'.
2. Use os cards do topo para filtrar: Em Digitacao, Aprovados, Recebido Parcial, Recebidos, Atrasados e Cancelados.
3. Filtre por data ou busque por numero, observacao ou nome do fornecedor.
4. Para criar um pedido do zero, clique no botao de adicionar ('+').
5. Para trazer uma compra a partir da nota fiscal do fornecedor, use a barra de Importacao (proximas secoes explicam os dois botoes).
6. Clique em Ver em qualquer pedido para abrir os detalhes e as acoes dele.

Aqui voce monta a compra manualmente: escolhe o fornecedor, adiciona os produtos com quantidade e preco, e define como vai pagar. E a tela mais completa do modulo. No fim, ao aprovar, o sistema ja gera as contas a pagar sozinho - por isso vale preencher o pagamento com cuidado.

Passo a passo

1. Na lista de Pedidos, clique no '+' para abrir 'Novo Pedido de Compras'.
2. Escolha como comecar: Pedido Direto (preenche na mao), Importar XML (a partir da nota) ou Importar Cotacao (puxa uma cotacao aprovada).
3. No card Informacoes Gerais, busque e selecione o Fornecedor (e um cadastro de Pessoa - da para criar na hora se nao existir) e informe a Data do Pedido.
4. No card Produtos, use a busca para adicionar cada item com quantidade e preco.
5. No card Condicoes de Pagamento, escolha a Forma (Boleto, PIX, etc.) e a Condicao (A Vista, 30 dias, 30/60...) e confira o Preview das Parcelas.
6. Clique em Salvar. O pedido nasce 'Em Digitacao' para revisao antes de aprovar.

Aprovar o pedido e o momento em que a compra deixa de ser rascunho e vira compromisso. No mesmo instante, o sistema gera automaticamente as contas a pagar conforme as parcelas que voce definiu. Por isso so aprove quando tiver certeza do fornecedor, dos itens e do pagamento.

Passo a passo

1. Abra o pedido pela lista (botao Ver). Confira fornecedor, itens, valores e condicoes de pagamento.
2. Se precisar ajustar algo, use 'Editar Pedido' (disponivel enquanto esta Em Digitacao).
3. Quando estiver tudo certo, clique em 'Aprovar Pedido'.
4. A situacao muda para 'Aprovado' e as Contas a Pagar sao criadas automaticamente, ja com as datas das parcelas.
5. Acompanhe a Timeline do pedido: ela registra a criacao, a aprovacao e os proximos eventos.
6. Com o pedido Aprovado, aparecem os botoes para Registrar Recebimento e Conferir NF-e.

Quando a mercadoria chega, voce registra o recebimento - e so nesse momento o estoque aumenta. Voce pode receber tudo de uma vez ou so o que chegou, deixando o resto pendente. Conferir a quantidade recebida contra a pedida evita estoque errado mais tarde.

Passo a passo

1. No pedido Aprovado, clique em 'Registrar Recebimento'.
2. Informe o numero da Nota Fiscal e a data de recebimento.
3. Na tabela, veja para cada item quanto foi Pedido, quanto ja foi Recebido e quanto esta Pendente.
4. No campo 'Receber Agora', digite a quantidade que chegou de cada item (ou clique em 'Receber Tudo' para preencher tudo de uma vez).
5. Confirme. O estoque dos produtos aumenta conforme o que voce recebeu.
6. Se recebeu tudo, o pedido vira 'Recebido'; se recebeu so parte, vira 'Recebido Parcial' e voce repete depois com o restante.

Esta tela compara o que voce pediu com o que veio na nota fiscal do fornecedor. Voce sobe o XML da NF-e e o sistema mostra as diferencas de item, quantidade e valor. E a sua protecao contra cobranca a mais ou mercadoria trocada.

Passo a passo

1. No pedido (Aprovado ou ja recebido), clique em 'Conferir NF-e'.
2. Faca o upload do arquivo XML da nota fiscal enviada pelo fornecedor.
3. O sistema cruza a nota com o seu pedido e mostra um comparativo.
4. Verifique os pontos destacados: itens diferentes, quantidades que nao batem e valores divergentes.
5. Se estiver tudo certo, siga com o recebimento normalmente.
6. Se houver divergencia importante, fale com o fornecedor antes de dar entrada definitiva.

Esta lista e o seu radar de entregas: mostra todos os pedidos ja aprovados e em que ponto cada um esta — pendente, parcial, recebido ou atrasado. E o lugar para acompanhar o que ainda nao chegou e cobrar quem esta atrasado. A acao de receber em si voce faz dentro do pedido (secao Registrar Recebimento).

Passo a passo

1. No menu Compras, clique em Recebimento.
2. Olhe os cartoes do topo: Total, Pendentes, Parciais, Recebidos e Atrasados — eles resumem a situacao das entregas.
3. Clique em um cartao (ex.: Atrasados) para filtrar a lista e ver so esses pedidos.
4. Use a busca para achar por numero do pedido, numero da nota ou nome do fornecedor.
5. Clique em Ver no pedido desejado para abrir a tela do pedido e, de la, Registrar Recebimento.

Este e o modo mais cuidadoso de importar uma nota. Antes de criar o pedido, voce ve cada item com o custo ja somado aos impostos e define o preco de venda, com o markup calculado na hora. Ideal para quando a mercadoria comprada vai pra prateleira e voce quer acertar a margem item a item.

Passo a passo

1. Abra Compras e clique em 'Com Revisao' (ou Importar XML com revisao). A tela se chama 'Importar XML de NF-e (com revisao)'.
2. Faca o upload do XML da NF-e. O sistema mostra um resumo da nota (fornecedor, numero, total) e a lista de itens.
3. Marque as opcoes: criar fornecedor se faltar, criar produtos novos, dar entrada no estoque, lancar no financeiro.
4. Na tabela, confira a coluna CUSTO (ja com os impostos) e ajuste o preco de VENDA de cada item; o Markup % aparece colorido (verde = boa margem, vermelho = margem baixa).
5. Quer agilizar? Use 'Aplicar markup % a todos' para definir a margem de uma vez.
6. Revise os totais e clique em 'Confirmar e Criar Pedido'.

Quando voce quer enxergar o quadro completo das compras — quanto gastou, com quais fornecedores e como isso evoluiu nos ultimos meses — este e o painel certo. Ele junta numa tela so os indicadores principais, a evolucao de compras de 12 meses, o ranking dos maiores fornecedores e a situacao dos pedidos.

Passo a passo

1. No menu Compras, abra o Dashboard 360 (ou acesse pelo painel principal).
2. Veja os indicadores do topo: total comprado, variacao em relacao ao mes anterior e economia gerada.
3. Analise o grafico de evolucao de compras dos ultimos 12 meses para entender a tendencia de gasto.
4. Confira o ranking de Top fornecedores por valor — de quem voce mais compra.
5. Use o grafico de status dos pedidos para ver quanto esta em digitacao, aprovado ou ja recebido.

Depois de cotar e comprar, vale olhar os resultados. A tela de Analytics de Compras mostra em graficos quanto voce economizou nas cotacoes, a evolucao das compras ao longo do tempo e quais sao seus melhores fornecedores. E o raio-x para comprar cada vez melhor.

Passo a passo

1. No Dashboard, clique em 'Analytics' (no topo) ou em Relatorios > 'Analytics Cotacoes'.
2. Veja o grafico de economia: o quanto as cotacoes economizaram comparado a oferta mais cara.
3. Acompanhe a evolucao das compras por periodo para entender se voce esta gastando mais ou menos.
4. Confira o ranking de Top Fornecedores: quem voce mais compra e quem entrega melhor.
5. Use esses numeros para negociar: leve o ranking para a conversa com o fornecedor.
6. Para uma visao ainda mais completa, abra o 'Dashboard 360' (rota /compras/dashboard/360), que junta tudo numa tela so.

As palavras do dia a dia, em português simples:

• Requisição: o pedido interno — alguém da empresa registra o que precisa comprar.
• Cotação: pedir preço a vários fornecedores para o mesmo item e comparar.
• Mapa comparativo: a tela que mostra lado a lado o preço/prazo de cada fornecedor na cotação.
• Pedido de Compra: o documento que fecha a compra com o fornecedor escolhido.
• Aprovar o pedido: o passo que confirma a compra e gera as contas a pagar no Financeiro.
• Recebimento: registrar que a mercadoria chegou; pode ser parcial (em partes).
• Conferência da NF-e: o sistema compara a nota do fornecedor com o pedido (quantidade e preço).
• Entrada de estoque: a subida do saldo dos produtos — acontece no recebimento.
• Importar XML: criar o pedido/entrada a partir do arquivo XML da nota do fornecedor.
• Conta a pagar: o que você deve ao fornecedor (gerada ao aprovar o pedido).
• Fornecedor: de quem você compra — é um papel de uma Pessoa cadastrada (CNPJ/nome ficam na Pessoa).