Tutorial de Supermercado — do caixa ao estoque, passo a passo

Bem-vindo! Este guia foi escrito para quem nunca mexeu num sistema. Tocar um supermercado parece complicado, mas no DotCompany tudo segue uma ordem natural e fácil. Primeiro você abre o painel de manhã para ver como está o dia. Depois cadastra seus produtos (cada item da prateleira, com o código de barras e o preço) e acompanha o estoque — quanto você tem de cada coisa. Quando o cliente chega, você vende no caixa bipando os produtos e o sistema emite o cupom fiscal sozinho. Quando algo está acabando, você compra do fornecedor. E, no fim do dia, os relatórios mostram o que mais vendeu e quanto entrou. Não precisa decorar nada: vá seção por seção, no seu ritmo. Cada tela tem uma foto com setas laranja mostrando onde clicar, um passo a passo e um botão de áudio para você ouvir a explicação.

Esta é a tela de abertura do supermercado: um resumo de tudo que importa no dia, em tempo real. Logo no topo aparece o atalho para abrir o caixa. Em segundos você vê quanto vendeu hoje, quantos caixas estão abertos, quantos produtos estão em falta (ruptura) e quantos estão perto de vencer. É o melhor lugar para começar a manhã.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra o grupo Supermercado e clique em Dashboard (o painel).
2. Olhe primeiro a faixa verde no topo: ela mostra quantos caixas estão abertos agora e tem o botão Abrir PDV para começar a vender.
3. Veja os cartões coloridos: Vendas Hoje e Ticket Médio dizem como está o faturamento.
4. Clique no ícone Rupturas para ver o que está em falta na prateleira e precisa repor.
5. Clique no ícone Vencimentos para ver o que está perto de vencer (importante para hortifruti, padaria e laticínios).
6. Use as abas Operacional, Inteligência, Financeiro e Rede logo abaixo para ver gráficos de venda por hora e por departamento.

Esta é a vitrine de tudo que o seu supermercado vende. Cada linha é um produto cadastrado, com nome, preço, custo e quantas unidades (ou quilos) você tem em estoque. É a base de tudo: sem produto cadastrado, o caixa não consegue vender nem emitir o cupom.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra o grupo Suprimentos e clique em Lista de Produtos.
2. Use a barra de busca para achar um produto pelo nome ou pelo código de barras.
3. Clique em qualquer linha para ver e editar os detalhes daquele produto.
4. Para cadastrar um produto novo, clique no botão laranja + Adicionar (canto superior direito).
5. Se você já tem uma planilha com seus produtos, use Importar Excel para subir todos de uma vez.
6. Repare na coluna de estoque: itens com saldo baixo ou zerado aparecem destacados.

Aqui você cria um produto novo. O campo mais importante para supermercado é o código de barras (aquele número embaixo das listras): é ele que faz o caixa reconhecer o item quando você bipa. Você também informa o preço de venda, o custo (quanto pagou) e o NCM (o código que a nota fiscal precisa). Quanto mais completo o cadastro, mais o sistema te ajuda depois.

Passo a passo

1. Na lista de produtos, clique no botão laranja + Adicionar.
2. No campo GTIN/EAN (Código de Barras), bipe a embalagem com o leitor ou digite o número de barras.
3. Digite o Nome do Produto (ex.: "Arroz Branco 5kg Marca X").
4. Vá na aba Valores e informe o preço de venda (o que o cliente paga) e o custo (o que você pagou).
5. Escolha a unidade: UN para itens contados (uma lata, um pacote) ou KG para produtos de balança, vendidos por peso (frutas, carne, frios).
6. Vá na aba Fiscal e preencha o NCM — o código do produto que a nota fiscal exige.
7. Clique em salvar (o ✔ no topo). O painel de Validação fica todo verde quando está tudo certo.

Esta tela responde a pergunta mais comum do dia: quanto eu tenho de cada produto agora? Você vê o saldo de cada item, o valor total parado em mercadoria e o que está acabando. É o seu controle contra a falta (deixar de vender porque acabou) e contra a sobra (dinheiro parado na prateleira).

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Posição Atual (ou Central de Estoque).
2. Olhe os cartões do topo para ter a visão geral: quanto vale o estoque e o que está em falta.
3. Clique no cartão de itens zerados ou abaixo do mínimo para filtrar só o que precisa de reposição.
4. Para registrar mercadoria que chegou, use Entrada Manual (no menu de Estoque): busque o produto, informe a quantidade que entrou e confirme.
5. Procure um produto pela busca para ver o saldo exato dele.
6. Use o botão de exportar/imprimir se quiser levar a posição do estoque para uma planilha ou para o papel.

O PDV (Ponto de Venda, ou Frente de Caixa) é onde o cliente paga. Você bipa os produtos com o leitor, o sistema soma tudo, recebe em dinheiro, cartão ou PIX e emite o cupom fiscal eletrônico (NFC-e) — aquele cupom que sai impresso para o cliente. Esta seção te mostra o painel do caixa; o passo a passo completo de "como vender, receber e fechar o caixa" está num guia próprio, dedicado só ao caixa.

Passo a passo (resumo)

1. No painel do supermercado (seção 1) ou aqui, clique em Abrir PDV.
2. Bipe cada produto que o cliente está levando; o sistema soma os valores na tela.
3. Para itens de balança (frutas, carne), informe o peso ou use a balança integrada.
4. Escolha a forma de pagamento: dinheiro, cartão ou PIX.
5. Finalize: o cupom fiscal (NFC-e) é emitido e impresso para o cliente.
6. No fim do dia, feche o caixa conferindo o dinheiro — tudo explicado no Tutorial da Frente de Caixa ↗.

Quando a mercadoria está acabando, você faz um pedido de compra ao fornecedor: registra de quem você vai comprar, quais produtos e em qual quantidade. Depois, quando a mercadoria chega com a nota, o sistema dá entrada no estoque e lança a conta a pagar — tudo ligado. Esta tela é onde o pedido começa.

Passo a passo

1. No menu, abra Compras › Novo Pedido.
2. No campo Fornecedor, digite o nome de quem vai te vender e escolha na lista (ou clique em Novo para cadastrar).
3. Confira a Data do Pedido e a Previsão de Entrega.
4. Em Produtos do Pedido, busque cada item e informe quanto quer comprar de cada um.
5. Se houver, preencha o frete e as condições de pagamento (à vista, a prazo, parcelado).
6. Clique em Salvar. Quando a mercadoria chegar com a nota, você dá entrada e o estoque sobe automaticamente.

Num supermercado, validade é dinheiro: produto que vence vira prejuízo. Esta tela mostra, num calendário fácil, tudo que está perto de vencer nos próximos dias, separado por urgência. Assim você coloca em promoção a tempo, ou tira da prateleira antes de o cliente reclamar.

Passo a passo

1. No grupo Supermercado, clique em Controle de Vencimentos.
2. Olhe primeiro o cartão Críticos: são os produtos que vencem em até 3 dias e precisam de ação hoje.
3. No calendário, clique nos dias vermelhos para ver quais itens estão prestes a vencer.
4. Decida o que fazer: colocar em promoção, dar destaque na gôndola ou recolher se já passou.
5. Acompanhe os dias amarelos (alerta) para se programar com antecedência.
6. Volte a esta tela algumas vezes por semana, principalmente no hortifruti, padaria e laticínios.

Departamento é o setor da loja: Hortifruti, Açougue, Padaria, Mercearia, Bebidas, Limpeza. Organizar seus produtos por departamento ajuda em tudo — você vê quanto cada setor vende, define a margem de lucro de cada um e monta relatórios separados. É a forma de enxergar a loja em pedaços, e não como uma coisa só.

Passo a passo

1. No grupo Supermercado, clique em Departamentos.
2. Veja os setores já criados (Hortifruti, Açougue, Padaria...).
3. Para criar um setor novo, clique em + Novo Departamento, dê um nome e defina a meta de margem (o lucro que você quer naquele setor).
4. Para editar um setor, clique no ícone de lápis no cartão dele.
5. Ao cadastrar seus produtos, associe cada um ao seu departamento — assim os relatórios saem certinhos por setor.
6. Acompanhe depois, nos relatórios, qual setor vende e lucra mais.

A Curva ABC é um relatório que separa seus produtos por importância no faturamento. A ideia é simples: poucos produtos respondem pela maior parte do dinheiro que entra. Os Classe A são os campeões (não podem faltar nunca); os Classe C vendem pouco. Saber disso te ajuda a focar a atenção (e o estoque) no que realmente paga as contas.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Relatórios › Curva ABC.
2. Em Período, escolha o intervalo (ex.: últimos 90 dias).
3. Veja quantos produtos caíram em cada classe: A (os mais importantes), B e C.
4. Foque a sua atenção nos Classe A: são os que não podem faltar na prateleira de jeito nenhum.
5. Reavalie os Classe C: produtos que quase não vendem ocupam espaço e dinheiro parado — talvez valha reduzir.
6. Clique em Exportar Excel se quiser guardar ou mandar o relatório para alguém.

Este relatório mostra o ranking dos produtos que mais saem, por quantidade e por valor. É a forma mais rápida de saber o que o seu cliente compra mais — para nunca deixar faltar, negociar melhor com o fornecedor e montar promoções que realmente puxam venda.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Dashboard Inteligente › Mais Vendidos.
2. Escolha o Período (este mês, últimos 90 dias...) e clique em Pesquisar.
3. Veja o Top 3 do período e os cartões de total vendido e valor.
4. Compare os gráficos: Top 10 por Quantidade (o que mais sai) e Top 10 por Valor (o que mais fatura).
5. Use essa informação para reabastecer os campeões antes que acabem.
6. Clique em Exportar para guardar o ranking, se precisar.

O programa de fidelidade faz o cliente voltar. A cada compra, ele acumula pontos que depois viram desconto ou prêmios. É o seu "clube" de clientes: você configura quantos pontos cada real gasto vale, quais recompensas oferecer e até avisa o cliente pelo WhatsApp. Cliente fiel compra mais e indica a loja.

Passo a passo

1. No menu, abra Vendas › Fidelidade.
2. Ligue a chave Ativar Programa de Fidelidade.
3. Dê um nome ao clube (ex.: "Clube do Supermercado") e defina quantos pontos por R$ 1,00 o cliente ganha.
4. Escolha a validade dos pontos (por exemplo, 365 dias) e o canal de aviso (WhatsApp).
5. Na aba Recompensas, cadastre os prêmios (descontos, brindes) que o cliente pode trocar pelos pontos.
6. Acompanhe na aba Participantes quem já está no clube e quantos pontos cada um tem.