Tutorial de Drogaria & Perfumaria — do balcão à validade, passo a passo

Bem-vindo! Este guia foi escrito para quem nunca mexeu num sistema. Tocar uma drogaria (ou perfumaria) tem dois segredos: validade e giro. Remédio e dermocosmético vencem — e produto vencido é prejuízo e risco. No DotCompany tudo segue uma ordem natural: de manhã você abre o painel e vê como está o dia (vendas, lotes vencendo, mix de medicamento × perfumaria). Depois cuida dos produtos — cada item com código de barras, e os remédios com princípio ativo, tarja e registro ANVISA. Quando o cliente chega, você vende no caixa bipando, e o sistema emite o cupom fiscal sozinho. Cliente do bairro compra no crediário e paga com carnê; cliente fiel junta pontos no clube de fidelidade. Quando algo está acabando, a Sugestão de Compras te diz o que repor. E a loja online vende enquanto a loja física está fechada. Não precisa decorar nada: vá seção por seção, no seu ritmo. Cada tela tem uma foto com marcações laranja mostrando onde clicar, um passo a passo e um botão de áudio para ouvir a explicação.

Esta é a tela de abertura da drogaria: um resumo de tudo que importa no dia. Em segundos você vê quanto vendeu hoje, o ticket médio, e — o que é vida ou morte no ramo — quantos lotes estão vencendo, quantos já venceram e quanto dinheiro está em risco por causa de validade. Logo abaixo, o painel mostra o mix: quanto da sua venda é medicamento e quanto é perfumaria. É o melhor lugar para começar a manhã.

Passo a passo

1. No menu lateral, clique no grupo Drogaria & Perfumaria — o painel é a primeira tela.
2. Olhe primeiro os cartões de cima: Vendas Hoje e Ticket Médio dizem como está o faturamento.
3. Agora os cartões de validade: se Lotes Vencidos for maior que zero, resolva hoje (seção 4 ensina como).
4. Veja o Em Risco (Validade): é quanto dinheiro em mercadoria pode virar prejuízo se você não agir.
5. Desça para o Mix medicamento × perfumaria e o gráfico de Vendas dos últimos 14 dias para entender a tendência.
6. Clique em Validades & Lotes para ir direto à tela de ação.

Esta é a prateleira completa da sua loja dentro do sistema: cada linha é um produto, com preço, custo e estoque. O diferencial da drogaria: você pode buscar pelo princípio ativo — digite "dipirona" e o sistema acha Dipirona Sódica, Novalgina, Anador... mesmo que o nome comercial seja outro. Os remédios isentos de receita aparecem com o selo ISENTO, e os de tarja com o selo da tarja.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra o grupo Suprimentos e clique em Lista de Produtos.
2. Na busca, digite "dipirona" — veja que aparecem todos os remédios daquele princípio ativo, de qualquer marca.
3. Clique em qualquer linha para ver e editar os detalhes daquele produto.
4. Repare nos selos coloridos: ISENTO (remédio sem receita), tarja vermelha e tarja preta.
5. Para cadastrar um produto novo, clique em + Adicionar.
6. Se você já tem uma planilha com os produtos, use Importar Excel para subir todos de uma vez.

Aqui você cria um produto novo. Para perfumaria e higiene, basta o de sempre: código de barras, nome, preço e NCM. Para medicamento, o formulário mostra a seção Dados Farmacêuticos (ANVISA): princípio ativo, laboratório, tarja, registro ANVISA e preço máximo ao consumidor (PMC). E a chave "Controla lote e validade" liga o controle FEFO — a entrada de estoque passa a pedir lote e validade, e a saída sugere sempre o lote que vence primeiro.

Passo a passo

1. Na lista de produtos, clique em + Adicionar.
2. Bipe (ou digite) o código de barras e preencha o nome — ex.: "Dipirona Gotas 500mg/ml 20ml".
3. Na aba Valores, informe o preço de venda e o custo.
4. Desça até Dados Farmacêuticos (ANVISA): preencha o princípio ativo (ex.: Dipirona monoidratada), o laboratório e a tarja — "Não é medicamento" para perfumaria.
5. Informe o Registro ANVISA (13 dígitos, está na caixa do remédio). Se o produto não tem registro, preencha o Motivo de Isenção.
6. Ligue Controla lote e validade para todo produto que vence (remédio, dermocosmético, infantil).
7. Na aba Fiscal, confira o NCM e clique em Salvar Produto.

Na drogaria, validade é dinheiro: remédio vencido é prejuízo — e vender remédio vencido é gravíssimo. Esta tela junta tudo que está vencido ou perto de vencer, lote por lote, do mais urgente para o menos. Em cada linha você já age: Baixa (tira do estoque o que venceu) ou Promoção (acelera a venda do que está perto de vencer).

Passo a passo

1. No painel da drogaria (seção 1), clique em Validades & Lotes — ou abra Suprimentos › Estoque › Validades.
2. Olhe os cartões: Vencidos precisa de ação HOJE; Vencendo (30d) é o seu plano da semana.
3. Nas linhas com selo VENCIDO: recolha o produto da prateleira e clique em Baixa para registrar a perda.
4. Nas linhas com selo VENCENDO: clique em Promoção e dê um desconto para o produto girar a tempo.
5. Troque a janela para 60 ou 90 dias para se programar com antecedência.
6. Volte aqui 2–3 vezes por semana — validade não espera.

O PDV (Ponto de Venda, ou frente de caixa) é onde o cliente paga. Você bipa os produtos com o leitor — ou busca por nome/princípio ativo —, o sistema soma tudo, recebe em dinheiro, cartão ou PIX e emite o cupom fiscal eletrônico (NFC-e). Dá para operar só no teclado: Enter adiciona, F2 identifica o cliente (importante para fidelidade e crediário!), F4 finaliza.

Passo a passo (resumo)

1. No menu, abra Fiscal › NFC-e › PDV (ou o atalho de caixa do painel).
2. Bipe cada produto que o cliente está levando; o sistema soma os valores na tela.
3. Pressione F2 e informe o CPF/nome do cliente — é assim que ele acumula pontos no clube (seção 7) e compra no crediário (seção 6).
4. Pressione F4, escolha a forma de pagamento (dinheiro, cartão, PIX ou crediário).
5. Finalize: o cupom fiscal (NFC-e) é emitido e impresso para o cliente.
6. No fim do dia, feche o caixa (seção 10).

Drogaria de bairro vive de confiança: o cliente leva o remédio hoje e paga no fim do mês. O crediário do sistema organiza isso sem caderneta: cada venda a prazo vira parcelas com vencimento, o cliente pode receber um carnê impresso, e esta tela mostra tudo — o que está pendente, o que venceu e o que já foi pago.

Passo a passo

1. No menu, abra Financeiro › Contas a Receber › Parcelas.
2. Olhe primeiro as Vencidas: são clientes para lembrar com carinho (o sistema pode avisar pelo WhatsApp).
3. Quando um cliente pagar uma parcela, clique na linha e registre o recebimento.
4. Para vender no crediário: no caixa (seção 5), identifique o cliente com F2 e escolha crediário como forma de pagamento — as parcelas nascem sozinhas aqui.
5. Imprima o carnê para o cliente que gosta de papel: as parcelas saem prontinhas, com vencimento.
6. Acompanhe a Taxa de Inadimplência: acima de 10%, aperte a régua de cobrança.

O programa de fidelidade faz o cliente voltar. A cada compra, ele acumula pontos que viram desconto ou brinde. Na drogaria isso é ouro: o cliente de remédio contínuo (pressão, diabetes) compra TODO mês — se juntar pontos com você, não muda de farmácia. Aqui você configura o clube, cadastra as recompensas e acompanha quem participa.

Passo a passo

1. No menu, abra Vendas › Fidelidade.
2. Ligue a chave Ativar Programa de Fidelidade e dê um nome ao clube (ex.: "Clube FarmaVida").
3. Defina os pontos por R$ 1,00 (comece com 1 ponto por real) e a validade dos pontos (ex.: 365 dias).
4. Na aba Recompensas, cadastre os prêmios: desconto, brinde, produto grátis.
5. Deixe as notificações automáticas ligadas: o cliente recebe no WhatsApp quando junta pontos e quando pode resgatar.
6. No caixa, identifique o cliente (F2) em toda venda — é assim que os pontos entram.

Comprar errado dói dos dois lados: falta produto (cliente vai embora) ou sobra produto (dinheiro parado que ainda vence!). A Sugestão de Compras olha o que você vendeu nos últimos meses e calcula sozinha o que repor, quanto comprar de cada item e quanto isso vai custar — separando o que falta agora do que acaba em breve.

Passo a passo

1. No menu, abra Compras › Sugestão de Compras.
2. Deixe os parâmetros padrão (90 dias de análise, 30 de cobertura) e clique em Calcular.
3. Olhe primeiro o cartão vermelho Faltam agora: são rupturas — venda que você está perdendo hoje.
4. Revise a lista: a coluna Sugestão (UN) diz quanto comprar de cada item.
5. Marque os produtos e clique em Gerar Cotação para pedir preço aos fornecedores.
6. Quando a mercadoria chegar com a NF-e, importe o XML — a entrada de estoque pede o lote e a validade de cada item (seção 4).

A Curva ABC separa seus produtos por importância no faturamento. Poucos produtos pagam a maior parte das contas: os Classe A (não podem faltar NUNCA), os Classe B (importância média) e os Classe C (vendem pouco). Numa drogaria e perfumaria, é comum um perfume campeão ou um genérico de alto giro carregarem o mês — esta tela te mostra quem são.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Relatórios › Curva ABC.
2. Em Período, escolha "Últimos 90 dias" e veja a divisão em classes.
3. Desça até o Detalhamento por Produto: os primeiros da lista são os seus campeões.
4. Garanta que TODO Classe A esteja sempre em estoque — cruze com a Sugestão de Compras (seção 8).
5. Reavalie os Classe C: produto que quase não vende ocupa prateleira, dinheiro… e vence.
6. Exporte para Excel se quiser discutir a lista com a equipe ou a distribuidora.

Fim do dia: hora de conferir se o dinheiro do caixa bate com o que o sistema registrou. O fechamento de caixa compara o saldo anterior, os créditos (o que entrou) e os débitos (o que saiu) e grava o resultado do dia. Fechamento em dia = diferença descoberta na hora, não no fim do mês.

Passo a passo

1. No menu, abra Financeiro › Caixa › Fechamentos.
2. Clique no botão + para abrir o fechamento do dia.
3. Conte o dinheiro físico da gaveta e confira com o saldo que o sistema mostra.
4. Registre o fechamento: créditos, débitos e saldo final ficam gravados na tabela.
5. Se houver diferença, investigue no mesmo dia (troco errado? sangria não registrada?).
6. Repita todo dia — o histórico vira o seu controle de confiança do caixa.

Sua drogaria e perfumaria também vende enquanto está fechada: a loja online é criada a partir do seu próprio estoque, sem trabalho extra. O cliente entra no link da sua loja, busca por categoria (dermocosméticos, cabelos, perfumaria fina...), paga com PIX ou cartão e escolhe entrega ou retirada. Tudo que vende lá baixa do MESMO estoque da loja física.

Passo a passo

1. No menu, abra Loja Virtual e ative a sua loja pública — o endereço fica erp.dotcompany.com.br/publico/loja/SUA-LOJA (e pode usar o seu próprio domínio).
2. Escolha quais produtos aparecem na vitrine (por padrão, o que tem estoque).
3. Capriche nas fotos dos produtos — em beleza e perfumaria, a foto é metade da venda.
4. Divulgue o link no WhatsApp, Instagram e no balcão (um QR code na sacola funciona muito bem).
5. Os pedidos chegam no sistema como uma venda normal: separe, receba o pagamento e entregue.
6. Acompanhe o que mais vende online e reforce o estoque desses itens.