Tutorial de Drogaria & Perfumaria — do balcão à validade, passo a passo

Bem-vindo! Este guia foi escrito para quem nunca mexeu num sistema. Tocar uma drogaria (ou perfumaria) tem dois segredos: validade e giro. Remédio e dermocosmético vencem — e produto vencido é prejuízo e risco. No DotCompany tudo segue uma ordem natural: de manhã você abre o painel e vê como está o dia (vendas, lotes vencendo, mix de medicamento × perfumaria). Depois cuida dos produtos — cada item com código de barras, e os remédios com princípio ativo, tarja e registro ANVISA. Quando o cliente chega, você vende no caixa bipando, e o sistema emite o cupom fiscal sozinho. Cliente do bairro compra no crediário e paga com carnê; cliente fiel junta pontos no clube de fidelidade. Quando algo está acabando, a Sugestão de Compras te diz o que repor. E a loja online vende enquanto a loja física está fechada. Não precisa decorar nada: vá seção por seção, no seu ritmo. Cada tela tem uma foto com marcações laranja mostrando onde clicar, um passo a passo e um botão de áudio para ouvir a explicação.

Esta é a tela de abertura da drogaria: um resumo de tudo que importa no dia. Em segundos você vê quanto vendeu hoje, o ticket médio, e — o que é vida ou morte no ramo — quantos lotes estão vencendo, quantos já venceram e quanto dinheiro está em risco por causa de validade. Logo abaixo, o painel mostra o mix: quanto da sua venda é medicamento e quanto é perfumaria. É o melhor lugar para começar a manhã.

Passo a passo

1. No menu lateral, clique no grupo Drogaria & Perfumaria — o painel é a primeira tela.
2. Olhe primeiro os cartões de cima: Vendas Hoje e Ticket Médio dizem como está o faturamento.
3. Agora os cartões de validade: se Lotes Vencidos for maior que zero, resolva hoje (seção 4 ensina como).
4. Veja o Em Risco (Validade): é quanto dinheiro em mercadoria pode virar prejuízo se você não agir.
5. Desça para o Mix medicamento × perfumaria e o gráfico de Vendas dos últimos 14 dias para entender a tendência.
6. Clique em Validades & Lotes para ir direto à tela de ação.

Esta é a prateleira completa da sua loja dentro do sistema: cada linha é um produto, com preço, custo e estoque. O diferencial da drogaria: você pode buscar pelo princípio ativo — digite "dipirona" e o sistema acha Dipirona Sódica, Novalgina, Anador... mesmo que o nome comercial seja outro. Os remédios isentos de receita aparecem com o selo ISENTO, e os de tarja com o selo da tarja.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra o grupo Suprimentos e clique em Lista de Produtos.
2. Na busca, digite "dipirona" — veja que aparecem todos os remédios daquele princípio ativo, de qualquer marca.
3. Clique em qualquer linha para ver e editar os detalhes daquele produto.
4. Repare nos selos coloridos: ISENTO (remédio sem receita), tarja vermelha e tarja preta.
5. Para cadastrar um produto novo, clique em + Adicionar.
6. Se você já tem uma planilha com os produtos, use Importar Excel para subir todos de uma vez.

Aqui você cria um produto novo. Para perfumaria e higiene, basta o de sempre: código de barras, nome, preço e NCM. Para medicamento, o formulário mostra a seção Dados Farmacêuticos (ANVISA): princípio ativo, laboratório, tarja, registro ANVISA e preço máximo ao consumidor (PMC). E a chave "Controla lote e validade" liga o controle FEFO — a entrada de estoque passa a pedir lote e validade, e a saída sugere sempre o lote que vence primeiro.

Passo a passo

1. Na lista de produtos, clique em + Adicionar.
2. Bipe (ou digite) o código de barras e preencha o nome — ex.: "Dipirona Gotas 500mg/ml 20ml".
3. Na aba Valores, informe o preço de venda e o custo.
4. Desça até Dados Farmacêuticos (ANVISA): preencha o princípio ativo (ex.: Dipirona monoidratada), o laboratório e a tarja — "Não é medicamento" para perfumaria.
5. Informe o Registro ANVISA (13 dígitos, está na caixa do remédio). Se o produto não tem registro, preencha o Motivo de Isenção.
6. Ligue Controla lote e validade para todo produto que vence (remédio, dermocosmético, infantil).
7. Na aba Fiscal, confira o NCM e clique em Salvar Produto.

Na drogaria, validade é dinheiro: remédio vencido é prejuízo — e vender remédio vencido é gravíssimo. Esta tela junta tudo que está vencido ou perto de vencer, lote por lote, do mais urgente para o menos. Em cada linha você já age: Baixa (tira do estoque o que venceu) ou Promoção (acelera a venda do que está perto de vencer).

Passo a passo

1. No painel da drogaria (seção 1), clique em Validades & Lotes — ou abra Suprimentos › Estoque › Validades.
2. Olhe os cartões: Vencidos precisa de ação HOJE; Vencendo (30d) é o seu plano da semana.
3. Nas linhas com selo VENCIDO: recolha o produto da prateleira e clique em Baixa para registrar a perda.
4. Nas linhas com selo VENCENDO: clique em Promoção e dê um desconto para o produto girar a tempo.
5. Troque a janela para 60 ou 90 dias para se programar com antecedência.
6. Volte aqui 2–3 vezes por semana — validade não espera.

O PDV (Ponto de Venda, ou frente de caixa) é onde o cliente paga. Você bipa os produtos com o leitor — ou busca por nome/princípio ativo —, o sistema soma tudo, recebe em dinheiro, cartão ou PIX e emite o cupom fiscal eletrônico (NFC-e). Dá para operar só no teclado: Enter adiciona, F2 identifica o cliente (importante para fidelidade e crediário!), F4 finaliza.

Passo a passo (resumo)

1. No menu, abra Fiscal › NFC-e › PDV (ou o atalho de caixa do painel).
2. Bipe cada produto que o cliente está levando; o sistema soma os valores na tela.
3. Pressione F2 e informe o CPF/nome do cliente — é assim que ele acumula pontos no clube (seção 7) e compra no crediário (seção 6).
4. Pressione F4, escolha a forma de pagamento (dinheiro, cartão, PIX ou crediário).
5. Finalize: o cupom fiscal (NFC-e) é emitido e impresso para o cliente.
6. No fim do dia, feche o caixa (seção 10).

Drogaria de bairro vive de confiança: o cliente leva o remédio hoje e paga no fim do mês. O crediário do sistema organiza isso sem caderneta: cada venda a prazo vira parcelas com vencimento, o cliente pode receber um carnê impresso, e esta tela mostra tudo — o que está pendente, o que venceu e o que já foi pago.

Passo a passo

1. No menu, abra Financeiro › Contas a Receber › Parcelas.
2. Olhe primeiro as Vencidas: são clientes para lembrar com carinho (o sistema pode avisar pelo WhatsApp).
3. Quando um cliente pagar uma parcela, clique na linha e registre o recebimento.
4. Para vender no crediário: no caixa (seção 5), identifique o cliente com F2 e escolha crediário como forma de pagamento — as parcelas nascem sozinhas aqui.
5. Imprima o carnê para o cliente que gosta de papel: as parcelas saem prontinhas, com vencimento.
6. Acompanhe a Taxa de Inadimplência: acima de 10%, aperte a régua de cobrança.

O programa de fidelidade faz o cliente voltar. A cada compra, ele acumula pontos que viram desconto ou brinde. Na drogaria isso é ouro: o cliente de remédio contínuo (pressão, diabetes) compra TODO mês — se juntar pontos com você, não muda de farmácia. Aqui você configura o clube, cadastra as recompensas e acompanha quem participa.

Passo a passo

1. No menu, abra Vendas › Fidelidade.
2. Ligue a chave Ativar Programa de Fidelidade e dê um nome ao clube (ex.: "Clube FarmaVida").
3. Defina os pontos por R$ 1,00 (comece com 1 ponto por real) e a validade dos pontos (ex.: 365 dias).
4. Na aba Recompensas, cadastre os prêmios: desconto, brinde, produto grátis.
5. Deixe as notificações automáticas ligadas: o cliente recebe no WhatsApp quando junta pontos e quando pode resgatar.
6. No caixa, identifique o cliente (F2) em toda venda — é assim que os pontos entram.

Comprar errado dói dos dois lados: falta produto (cliente vai embora) ou sobra produto (dinheiro parado que ainda vence!). A Sugestão de Compras olha o que você vendeu nos últimos meses e calcula sozinha o que repor, quanto comprar de cada item e quanto isso vai custar — separando o que falta agora do que acaba em breve.

Passo a passo

1. No menu, abra Compras › Sugestão de Compras.
2. Deixe os parâmetros padrão (90 dias de análise, 30 de cobertura) e clique em Calcular.
3. Olhe primeiro o cartão vermelho Faltam agora: são rupturas — venda que você está perdendo hoje.
4. Revise a lista: a coluna Sugestão (UN) diz quanto comprar de cada item.
5. Marque os produtos e clique em Gerar Cotação para pedir preço aos fornecedores.
6. Quando a mercadoria chegar com a NF-e, importe o XML — a entrada de estoque pede o lote e a validade de cada item (seção 4).

A Curva ABC separa seus produtos por importância no faturamento. Poucos produtos pagam a maior parte das contas: os Classe A (não podem faltar NUNCA), os Classe B (importância média) e os Classe C (vendem pouco). Numa drogaria e perfumaria, é comum um perfume campeão ou um genérico de alto giro carregarem o mês — esta tela te mostra quem são.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Relatórios › Curva ABC.
2. Em Período, escolha "Últimos 90 dias" e veja a divisão em classes.
3. Desça até o Detalhamento por Produto: os primeiros da lista são os seus campeões.
4. Garanta que TODO Classe A esteja sempre em estoque — cruze com a Sugestão de Compras (seção 8).
5. Reavalie os Classe C: produto que quase não vende ocupa prateleira, dinheiro… e vence.
6. Exporte para Excel se quiser discutir a lista com a equipe ou a distribuidora.

Fim do dia: hora de conferir se o dinheiro do caixa bate com o que o sistema registrou. O fechamento de caixa compara o saldo anterior, os créditos (o que entrou) e os débitos (o que saiu) e grava o resultado do dia. Fechamento em dia = diferença descoberta na hora, não no fim do mês.

Passo a passo

1. No menu, abra Financeiro › Caixa › Fechamentos.
2. Clique no botão + para abrir o fechamento do dia.
3. Conte o dinheiro físico da gaveta e confira com o saldo que o sistema mostra.
4. Registre o fechamento: créditos, débitos e saldo final ficam gravados na tabela.
5. Se houver diferença, investigue no mesmo dia (troco errado? sangria não registrada?).
6. Repita todo dia — o histórico vira o seu controle de confiança do caixa.

Sua drogaria e perfumaria também vende enquanto está fechada: a loja online é criada a partir do seu próprio estoque, sem trabalho extra. O cliente entra no link da sua loja, busca por categoria (dermocosméticos, cabelos, perfumaria fina...), paga com PIX ou cartão e escolhe entrega ou retirada. Tudo que vende lá baixa do MESMO estoque da loja física.

Passo a passo

1. No menu, abra Loja Virtual e ative a sua loja pública — o endereço fica erp.dotcompany.com.br/publico/loja/SUA-LOJA (e pode usar o seu próprio domínio).
2. Escolha quais produtos aparecem na vitrine (por padrão, o que tem estoque).
3. Capriche nas fotos dos produtos — em beleza e perfumaria, a foto é metade da venda.
4. Divulgue o link no WhatsApp, Instagram e no balcão (um QR code na sacola funciona muito bem).
5. Os pedidos chegam no sistema como uma venda normal: separe, receba o pagamento e entregue.
6. Acompanhe o que mais vende online e reforce o estoque desses itens.

Quando você quer entender o negócio de verdade — o que vence, o que gira e quanto sobra —, esta é a porta de entrada. A Central de Relatórios da Drogaria junta, num lugar só, os relatórios que mais importam na farmácia, agrupados por assunto: Estoque, Validade e Giro; Resultado e Dinheiro; e Conferência e Compras. Em vez de caçar cada relatório por menus diferentes, você abre aqui e clica no cartão que precisa.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra Drogaria & Perfumaria › Relatórios (ou clique em Relatórios no painel).
2. Repare que os relatórios estão em três grupos: Estoque/Validade/Giro, Resultado e Dinheiro, e Conferência e Compras.
3. Clique em Validades & Lotes para ver o que vence (seção 4) ou em Curva ABC para os campeões (seção 9).
4. No grupo Resultado e Dinheiro, o DRE mostra se sobrou ou faltou no mês (seção 21).
5. Use Estoque mínimo e Valorização do estoque para conferência e reposição.
6. Cada cartão explica, em uma linha, para que serve — clique sem medo, é só leitura.

No painel da drogaria (seção 1) há uma aba chamada Inteligência: é o sistema te dizendo, em bom português, o que fazer. Ele olha as suas vendas e mostra quantos produtos são Classe A (os que mais faturam), o que está na hora de repor, quanto custaria a compra sugerida e quantos clientes estão ativos. Logo abaixo, um gráfico com os cinco produtos que mais faturam e um quadro "O que comprar agora". É ter um gerente experiente olhando os números por você.

Passo a passo

1. Abra o painel (Drogaria & Perfumaria) e clique na aba Inteligência.
2. Veja os quatro números do topo: Produtos classe A, Itens para repor, Compra sugerida e Clientes ativos.
3. No gráfico Curva ABC, os produtos das barras maiores são os que sustentam o seu faturamento — nunca deixe faltar.
4. No quadro "O que comprar agora", o sistema lista o que está acabando (ou avisa que o estoque está saudável).
5. Cruze com a Sugestão de Compras (seção 8) para transformar isso em pedido ao fornecedor.

Ainda no painel, a aba Validades traz o Mapa de vencimentos: um calendário colorido dos próximos 60 dias, onde cada dia mostra quantos lotes vencem nele. As cores são um semáforo — vermelho é urgente (vence em até 3 dias), amarelo é atenção (até 15 dias) e verde é tranquilo (mais de 15 dias). Você bate o olho e já sabe onde está o perigo. Toque num dia para ver exatamente quais produtos vencem naquela data.

Passo a passo

1. No painel, clique na aba Validades.
2. Olhe primeiro os quadros de resumo: Críticos (até 3 dias), Alerta (até 15 dias), lotes no período e o custo em risco.
3. No calendário, procure os dias vermelhos — são os que precisam de ação hoje.
4. Toque (ou clique) num dia para ver a lista de produtos que vencem nele.
5. Leve os vermelhos para promoção ou baixa na tela Validades & Lotes (seção 4).

Farmácia hoje também é serviço: aferição de pressão, aplicação de injetável, teste de glicemia, vacina. A agenda de Atendimentos de Serviço Farmacêutico organiza esses horários como uma agenda de verdade — quem vem, quando, com qual farmacêutico e em que situação está (agendado, confirmado, em andamento, concluído). Assim ninguém fica esperando à toa e o farmacêutico se programa.

Passo a passo

1. No menu, abra Serviços & Agendamentos.
2. Clique em + Adicionar para marcar um atendimento: escolha o serviço (pressão, injetável, glicemia, vacina), o cliente, o horário e o farmacêutico.
3. Acompanhe os números do topo: total, hoje, agendados, confirmados, em andamento e concluídos.
4. Use os filtros de período (Hoje, Esta Semana, Este Mês) para ver a agenda do dia ou da semana.
5. Quando o cliente chegar, mude a situação para em andamento e depois concluído.

Cadastrar remédio parece assustador por causa dos campos de farmácia (princípio ativo, tarja, registro ANVISA, PMC). Por isso o cadastro começa simples: os campos avançados ficam escondidos e o balconista preenche só o básico (código de barras, nome, preço). Quando precisar dos dados de medicamento, é só clicar em "Mostrar campos avançados" — e, para esconder de novo, "Modo simples". Ninguém trava por causa de um campo que talvez nem precise.

Passo a passo

1. Na lista de produtos, clique em + Adicionar.
2. Preencha o básico: código de barras, nome e preço. Só isso já salva um produto de perfumaria ou higiene.
3. É medicamento? Clique em Mostrar campos avançados para abrir os Dados Farmacêuticos (ANVISA).
4. Preencha princípio ativo, tarja, registro ANVISA e PMC (a seção 3 explica cada um).
5. Terminou? Clique em Modo simples para esconder os campos e deixar a tela limpa.
6. A caixa "Como o sistema usa estes dados?" lembra para que cada campo serve.

O crediário (seção 6) fica muito mais leve quando o próprio cliente consegue ver as parcelas dele. O Portal do Cliente é uma página segura, aberta por um link com código, onde o cliente consulta as próprias parcelas, boletos e PIX — sem precisar ligar para a loja perguntando "quanto eu devo?". Você envia o código por WhatsApp ou e-mail; ele acessa e vê tudo.

Passo a passo

1. Envie ao cliente o link do portal com o código de acesso (por WhatsApp ou e-mail).
2. O cliente abre a página Portal Financeiro e cola o código no campo "Código de acesso".
3. Se quiser, ele confirma com o CPF/CNPJ (opcional) e clica em Acessar.
4. Pronto: ele vê as próprias parcelas, boletos e PIX — e pode pagar na hora.
5. É seguro: cada cliente enxerga só a conta dele, e nada é compartilhado.

Cliente comprou errado, o produto veio com defeito ou ele desistiu: a tela de Devoluções e Trocas registra isso do jeito certo, sem bagunçar o estoque nem o caixa. Cada devolução parte de uma venda, tem um status (solicitada, aprovada, recebida, concluída) e um valor — e o sistema devolve o produto ao estoque quando ele volta. Assim você tem controle e histórico, não um "combinado de boca".

Passo a passo

1. No menu, abra Vendas › Devoluções e Trocas.
2. Clique em + Adicionar e escolha a venda de origem do produto.
3. Informe os itens que voltam e o motivo (defeito, arrependimento, troca).
4. Acompanhe o status nos cartões: solicitadas, aprovadas, recebidas e concluídas.
5. Ao receber o produto de volta, conclua a devolução — o estoque é ajustado sozinho.
6. Veja o Valor Devoluções para saber quanto voltou no período.

Você não precisa ficar olhando o estoque o dia todo: o sistema pode te avisar sozinho. Na Configuração de Alertas de Estoque você liga os avisos que quer receber (produto zerado, abaixo do mínimo, campeões da Curva A em baixa, produtos parados) e escolhe a hora do resumo diário — por exemplo, um resumo do estoque às 07:00 e um resumo das vendas às 20:00. Os avisos chegam por e-mail, WhatsApp ou pelo sininho do sistema.

Passo a passo

1. No menu, abra Suprimentos › Configuração de Alertas.
2. Em Tipos de Alerta, ligue os que interessam: Estoque Crítico (zerado), Estoque Mínimo, Produtos Curva A Críticos, Produtos Parados e os resumos diários.
3. Em Frequência e Horários, escolha Imediato, Diário ou Semanal e defina o Horário do Resumo Diário (ex.: 07:00).
4. Em Destinatários, escolha quem recebe (você, gerente, equipe).
5. Clique em Testar Alerta para ver como chega e depois em Salvar Configuração.

Preço na prateleira sem etiqueta feia escrita à mão. A tela de Etiquetas de Gôndola imprime etiquetas de preço com código de barras já no modelo certo — a drogaria vem com o modelo padrão "Gôndola Drogaria 50×30" (5 cm por 3 cm), o tamanho que cabe no trilho da prateleira. Você monta um lote de etiquetas dos produtos que mudaram de preço e manda imprimir de uma vez.

Passo a passo

1. No menu, abra a tela de Etiquetas (Gôndola).
2. Veja o modelo padrão Gôndola Drogaria 50×30 — já pronto para usar.
3. Clique em Novo Lote e escolha os produtos que vão ganhar etiqueta.
4. Confira o preço e o código de barras de cada um e mande imprimir.
5. Precisa de outro tamanho? Novo Modelo cria um layout do seu jeito.

No fim do mês vem a pergunta que importa: sobrou ou faltou dinheiro? Duas telas respondem isso. O DRE mostra, mês a mês, tudo que entrou (receitas) e tudo que saiu (despesas) e o resultado final. A Conciliação confere se o extrato do banco bate com o que o sistema registrou — para nenhum lançamento ficar solto. Juntas, elas dão a foto financeira honesta da sua loja.

O resultado do mês (DRE)

O DRE agrupa tudo por natureza — receitas em cima, despesas embaixo — e mostra o Resultado Líquido: o que realmente sobrou (ou faltou).

A conferência do banco (conciliação)

A conciliação cruza o extrato bancário com os lançamentos do sistema e dá um score de quanto já bateu — assim nada fica solto no fim do mês.

Passo a passo

1. Para o resultado, abra Financeiro › Relatórios › DRE.
2. Escolha o Período (mês e ano) e leia os três cartões: Total Receitas, Total Despesas e Resultado Líquido.
3. Desça na tabela para ver receitas e despesas por natureza, comparando com o mês anterior.
4. Para conferir o banco, abra Financeiro › Caixa › Conciliação.
5. Veja o Score (quanto do extrato já casou com o sistema) e finalize as conciliações em andamento.

Vendeu para entregar? O trabalho não acaba no caixa: alguém precisa separar os produtos e levar até o cliente. Duas telas cuidam disso. A Expedição/Separação é um quadro (estilo Kanban) onde cada pedido é um cartão que anda pelas colunas: Aguardando → Em Separação → Separado → Despachado. E o App do Entregador, que abre no celular do motoboy, mostra as entregas do dia, o caminho e um botão para confirmar a entrega com foto.

Na loja: separar o pedido

Cada pedido é um cartão. Você arrasta o cartão de uma coluna para a outra conforme separa e despacha — e pode avisar o cliente por WhatsApp direto daqui.

Na rua: o app do entregador

No celular, o entregador abre Minhas Entregas, vê o pedido e a rota, e confirma a entrega com a foto do canhoto.

Passo a passo

1. No menu, abra Vendas › Expedição.
2. Arraste cada pedido de Aguardando para Em Separação quando começar a separar.
3. Confira os itens e mova para Separado quando terminar.
4. Ao sair para entrega, mova para Despachado — dá para avisar o cliente por WhatsApp.
5. No celular, o entregador abre o app (Minhas Entregas), vê a rota e o pedido.
6. Ao entregar, ele toca em "Entreguei (foto do canhoto)" para registrar o comprovante.